Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp là quá trình tổ chức triển khai để thiết lập một hệ thống kế toán và hệ thống kiểm sốt, phân cơng và bố trí nhân sự cho hệ thống để thực thi hệ thống nhằm mục đích cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời, đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp và người dùng hệ thống.
1.2.1 Nội dung công việc tổ chức triển khai hệ thống thơng tin kế tốn
Chia làm 5 giai đoạn: Giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn phân tích, giai đoạn thiết kế, giai đoạn xây dựng, giai đoạn cài đặt và bảo trì.
Nguồn: [25]
+ Giai đoạn lập kế hoạch: Nội dung của việc lập kế hoạch là khảo sát, xem xét
môi trường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như quy mơ, đặc điểm, tình hình
tài chính của doanh nghiệp; khảo sát về yêu cầu chung về thông tin quản lý của lãnh
đạo doanh nghiệp như: đối với kế tốn tài chính thì u cầu về chứng từ, sổ kế tốn,
báo cáo tài chính theo mẫu biểu quy định, đối với kế tốn quản trị thì u cầu về lập
dự tốn, theo dõi dự tốn, theo dõi chi phí, tính giá thành, bán hàng và phân tích bán hàng,… Sau đó lên kế hoạch chung cho tồn bộ hệ thống.
+ Giai đoạn phân tích: Sau khi khảo sát và lên kế hoạch thì các nhân viên
phân tích sẽ nhận về các yêu cầu của nhà quản lý. Việc phân tích càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế được thuận lợi hơn.
+ Giai đoạn thiết kế: Sau các giai đoạn lập kế hoạch và phân tích hồn thành,
nếu các lãnh đạo đơn vị đồng ý với đề xuất đưa ra thì giai đoạn thiết kế được bắt đầụ Nội dung của công việc thiết kế là xác định nội dung và hình thức của từng phần hành
Lập kế hoạch
Cài đặt Thiết kế
Bảo trì & phát triển Phân tích
Xây dựng
cơng việc, quy trình xử lý của hệ thống, các yêu cầu cụ thể về thiết bị và phần mềm kế toán. Trong giai đoạn thiết kế có hai bước: bước thiết kế sơ bộ trình bày ý tưởng logic như từng phần hành cơng việc có những nội dung gì, xử lý như thế nào và bước thiết kế chi tiết trình bày cụ thể mơ hình ý tưởng.
+ Giai đoạn xây dựng: Là giai đoạn chuyển đổi mơ hình hệ thống từ giai đoạn
thiết kế trở thành hệ thống thực tế để sử dụng. Ở giai đoạn này, người thực hiện là
những người chuyên về tin học.
+ Giai đoạn cài đặt và bảo trì: Sau khi hồn chỉnh xây dựng hệ thống, công
việc tiếp theo là cài đặt, huấn luyện nhân viên sử dụng, chạy thử nghiệm hệ thống. Sau
đó là việc sửa chữa những sai sót trong thiết kế hệ thống hay thực hiện những thay đổi
quan trọng nhằm đảm bảo duy trì hoạt động của hệ thống.
1.2.2 Tổ chức nhân sự
Để tổ chức thành công hệ thống thông tin kế tốn cần phải có sự tham gia của
nhân sự, mỗi một nhân sự trong doanh nghiệp đóng vai trị khác nhau trong việc hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn. Trong đó gồm:
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp
- Những người làm cơng tác kế tốn - Ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin - Đội phát triển dự án
- Người phân tích, lập trình hệ thống
- Người khác ngồi hệ thống nhưng có liên quan đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn của doanh nghiệp như: khách hàng, nhà cung cấp, kiểm toán, cơ quan quản lý Nhà nước.
1.2.3 Tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng
Để tổ chức thành công hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường tin học hóa
thì vấn để tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng là một vấn đề quan trọng bởi lẽ cơng việc này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của vấn đề tổ chức hệ thống thông tin.
Đối với trang bị phần cứng như: máy vi tính, máy in, hệ thống mạng và các thiết
bị khác có liên quan phải được lên kế hoạch cụ thể và tìm nhà cung ứng phù hợp để
xác định mức đầu tư thỏa mãn yêu cầu của nhà quản lý và phù hợp với trang thiết bị
Đối với trang bị phần mềm ứng dụng cho việc phát triển hệ thống bao gồm lựa
chọn hệ điều hành, phần mềm ứng dụng và phần mềm kế toán sao cho phù hợp với
việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại doanh nghiệp.