Nguồn: Do tác giả đề xuất
Trước khi triển khai nhập liệu thơng tin trên phần mềm kế tốn, doanh nghiệp sử dụng cần đặt mã cho các đối tượng trong doanh nghiệp và tổ chức hạch toán ban đầu:
- Mã hóa dữ liệu: Đặt mã cho các đối tượng trong doanh nghiệp
Đối với các đối tượng theo dõi chi tiết như: khách hàng, hàng hóa, kho hàng, tài
sản, nhân viên, trung tâm trách nhiệm, trung tâm chi phí…. Doanh nghiệp nên quy
định cách đặt mã (thống nhất trong toàn đơn vị) để có thể hạch tốn chính xác và đảm
bảo điều kiện thuận lợi và tính hiệu quả cao khi vận dụng trên phần mềm kế tốn. Có nhiều cách đặt mã, tác giả đề xuất một số cách đặt mã cho từng đối tượng như sau:
+ Mã số liên tiếp: Để tạo các danh mục: kho, trung tâm chi phí, …
+ Mã số tổng hợp: Kết hợp giữa mã số hình cây với mã số liên tiếp (phân mã
thành từng cấp sau đó dùng mã liên tiếp). Để tạo danh mục vật tư, hàng hóa, danh mục loại vật tư,…
+ Mã số gợi nhớ: Dùng mã mô tả một phần tên hay đặc tính của đối tượng.
Dùng mã hóa cho danh mục phịng ban, kho hàng, …
+ Mã số ghép nối: Dùng cho danh mục khách hàng, danh mục nhân viên, … Số CT Ngày CT Diễn giải Người nhận Địa chỉ TK nợ TK có Mã chi phí ĐT tính giá thành Mã bộ phận/Trung tâm
- Tổ chức hạch toán ban đầu
Theo yêu cầu của kế toán quản trị thì cần phải có thơng tin chi phí của từng loại sản phẩm, từng hoạt động kinh doanh
- Đối với chi phí trực tiếp như tiền lương, chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa
thường xuyên, chi phí th ngồi,… khi những đối tượng chi phí này phát sinh liên
quan đến đối tượng kế toán tập hợp chi phí nào thì căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc tài liệu liên quan hàng ngày ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí đó.
- Đối với chi phí sản xuất chung có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhaụ Vì vậy phải tập hợp chi phí, sau đó phân bổ cho từng đối tượng chịu phí liên quan theo tiêu thức nhất định.
- Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng việc tổ chức chứng từ phản ánh các chi phí này tương tự như chi phí sản xuất chung.
3.2.2 Thiết kế hệ thống phân loại và xử lý thông tin Cách phân loại chi phí Cách phân loại chi phí
Phần mềm kế toán khi thiết kế phải cho người sử dụng lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí: Chi phí có thể được phân loại theo chi tiết đối tượng kế tốn, tuy nhiên
ngồi cách theo dõi chi tiết như trên, phần mềm nên thiết kế để các doanh nghiệp có thể phân loại theo cách ứng xử của chi phí: chia ra thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Người sử dụng phần mềm kế tốn hồn tồn có thể tự phân loại chi phí theo nhu cầu sử dụng của mình.
Khi vận dụng, doanh nghiệp có thể chọn lựa tiêu thức phân bổ chi phí theo lựa chọn của doanh nghiệp mình, có rất nhiều cách phân loại chi phí để đáp ứng yêu cầu
thông tin cho nhà quản lý. Chẳng hạn như:
- Theo mối quan hệ với việc lập kế hoạch và kiểm tra: phân ra thành định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp
- Theo tính chất chi phí: phân ra thành chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, chi phí kiểm sốt được, chi phí khơng kiểm sốt được, …
Cách phân loại chi phí thành biến phí, định phí giúp cho nhà quản trị của công ty xác định được các khoản chi phí cần thiết phải chi, thời điểm thích hợp với mức độ,
khối lượng kinh doanh của công ty, xác định được doanh thu hòa vốn và xác định được mối quan hệ giữa chi phí – doanh thu – lợi nhuận, từ đó nhà quản trị đề ra những
Phần chi phí hỗn hợp phát sinh tại doanh nghiệp thì phải tách thành biến phí và
định phí. Thơng thường, chi phí hỗn hợp thường chiếm tỷ lệ rất nhỏ. Nên khi doanh
nghiệp vận dụng trên phần mềm kế tốn cách phân loại chi phí, phần mềm sẽ có chức năng để nhân viên kế tốn quyết định lựa chọn chi phí hỗn hợp đó đưa vào biến phí
hay định phí.