Công tác tổ chức ở xã Xuân Dương được tiến hành qua những bước sau: Bước 1: Thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban
Với nhiệm vụ:
- Xây dựng, hướng dẫn, đôn đốc, tổ chức thực hiện phương án , kiểm tra các tổ công tác ở thôn.
- Thu thập tài liệu, số liệu, bản đồ, quy hoạch hệ thống giao thông thủy lợi và vật tư văn phòng phẩm.
- Tuyên truyền, tập huấn, điều tra, khảo sát, thống kê, tổ chức hội nghị trong đó:
+ Đối tượng dự họp: toàn đảng bộ, các ban ngành trong xã, các tổ chức đoàn thể quần chúng, các cán bộ thôn, tổ chức công tác.
+ Nội dung tập trung: Phổ biến chỉ thị, kế hoạch triển khai, công bố danh sách BCĐ, điều tra, khảo sát nhân khẩu và thống kê hiện trạng sử dụng đất.
Bước 2: Thực hiện quy hoạch
Ban thực hiện của thôn phối hợp với cán bộ địa chính của xã lập bản đồ quy hoạch như sau:
- Đất ở, công trình công cộng của thôn: nhà trẻ, mẫu giáo, nhà văn hoá thôn, sân thể thao, nghĩa địa, bãi rác thải,…được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Công trình thuỷ lợi, đường giao thông nội đồng: căn cứ hiện trạng để xác định cần nâng cấp, cải tạo hay làm mới, đảm bảo hiệu quả sản xuất lâu dài.
- Vùng đất canh tác giao lâu dài cho hộ: chia theo địa hình của thôn (theo 3 vùng: trũng, vàn và cao). Thiết kế ô thửa theo hướng tiện lợi tưới tiêu và giao thông đi lại trong quá trình sản xuất.
Bước 3: Xây dựng phương án giao ruộng
Xã căn cứ vào điều kiện tự nhiên, tình hình thực tế của từng thôn, xóm lựa chọn phương án dồn đổi cho phù hợp.
Gồm các công việc sau:
- Quy hoạch vùng đất công ích: để đất công ích 5% tập trung theo vùng căn cứ của xã.
- Lập danh sách
Hộ thuộc đối tượng được ưu tiên: gia đình chính sách xã hội, hộ nghèo, hộ cận nghèo được ưu tiên nhận ruộng tốt, có vị trí thuận lợi.
Hộ có điều kiện và khả năng canh tác tự nguyện đăng ký nhận vào nhóm đất xấu thuộc vùng quy hoạch chuyển đổi cơ cấu cây trồng vật nuôi.
Hộ nhận vào những nhóm đất còn lại.
- Chuẩn bị phiếu gắp thăm và đánh số thứ tự
Mỗi nhóm đất lập phiếu gắp thăm tương ứng với nhóm hộ được nhận đất, mỗi phiếu một số khác nhau. Căn cứ vào số thứ tự trên phiếu tiến hành đánh số thứ tự trên bản đồ theo nhóm đất để đo giao đất ngoài thực địa.
Chỉ có chủ hộ hoặc người được chủ hộ ủy quyền( có giấy ủy quyền) mới được tham gia bốc thăm.
Bước 4: Giao ruộng tại thực địa
Tổ chức giao ruộng cho các hộ ở ngoài thực địa cho từng hộ theo đúng số phiếu đã bốc tổ chức đo giao và cắm mốc cá thửa ruộng.
Tổ chức làm thủy lợi: tuyến đường giao thông nội đồng, hệ thống mương tưới, tiêu theo đúng quy hoạch, kế hoạch đúng tiến độ thời gian đảm bảo chất lượng.
Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ địa chính và cấp giấy quyền sử dung đất
Sau khi giao đất ngoài thực địa cho dân xong, ban chỉ đạo xã cùng với các ban thực hiện thôn tiến hành:
- Thông báo số thửa, diện tích, loại đất, hạng đất của từng hộ, phát đơn đăng ký QSDĐ cho hộ kê khai diện tích sau dồn điền đổi thửa, để xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dung đất và lập bộ thuế sử dụng đất nông nghiệp.
- Hoàn thiện hồ sơ cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dung đất trình ubnd huyện quyết định và hoàn thành hồ sơ địa chính.