1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ
1.1.6 Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB
Mối quan hệ này có thể được mô tả trong các hình thức của một khối lập phương như hình 1.1:
Hình 1.1 Mối quan hệ giữa các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB
Nguồn: Báo cáo COSO 2013
- Các cột thể hiện ba mục tiêu của hệ thống KSNB: Hoạt động, báo cáo và tuân thủ
- Các hàng thể hiện năm thành phần cơ bản của hệ thống kiểm sốt nội bộ: mơi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thông, giám sát
- Cơ cấu tổ chức của một tổ chức được đại diện bởi không gian thứ ba.
Khối lập phương này miêu tả khả năng tập trung trên toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức, hoặc bằng cáC mục tiêu, các thành phần, đơn vị tổ chức, hoặc tập hợp con bất kỳ.
1.1.7 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một điều có thể nhận thấy rằng hệ thống KSNB của một doanh nghiệp dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra. Bởi vì khi hệ thống KSNB được thiết kế hồn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị. Như vậy, hệ thống KSNB chỉ giúp cho đơn vị hạn chế tối đa những sai phạm vì bản thân hệ thống KSNB cũng có những hạn chế tiềm tàng.
Chuẩn mực kiểm toán Việt nam 400 đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB như sau:
- Những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh; sự vơ ý, bất cẩn, đãng trí; hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí cơng việc tạm thời, thay thế cho người khác.
- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay với các bộ phận bên ngồi doanh nghiệp. KSNB khó ngăn cản được gian lận của người quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm sốt cần thiết.
- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ khơng
thường xun, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm sốt trở nên yếu kém, thậm chí vơ hiệu.
- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý ln xem xét quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra.
- Nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trịnh thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến khơng kiểm sốt được rủi ro và làm cho mơi trường kiểm sốt trở nên yếu kém.
- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, khơng cịn phù hợp.
Tóm lại, hệ thống Kiểm soát nội bộ dù được thiết kế và hoạt động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Tất cả các hệ thống KSNB đều chứa đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó. Đó là những hạn chế liên quan đến sự chủ quan của con người như làm sai, bất cẩn, hiểu sai hoặc hệ thống KSNB cũng có thể bị vơ hiệu hóa nếu có sự thơng đồng của nhân viên hoặc nhà quản lý lạm quyền.
1.1.8 Một số nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.8.1 Nghiên cứu của các tổ chức
- Nghiên cứu của Ủy ban COSO: COSO là ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia
Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Mỹ (AICPA); Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association); Hiệp hội quản trị viên tài chính (The Financial Executives Institute –FEI); Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants –IMA); Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (The Institute of Internal Auditors –IIA). Một trong những kết quả quan trọng nhất trong hoạt động này đã được ban hành vào năm 1992 của một tập hợp các tài liệu Kiểm soát nội bộ- tích hợp khn khổ bởi COSO. Từ đó, mơ hình này được biết đến như là báo cáo kiểm soát nội bộ theo COSO. Ủy ban COSO là một ủy ban của Hoa Kỳ, vì vậy
nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng của mình về KSNB.
- Nghiên cứu của ủy ban COCO: Tháng 8 năm 1994, COCO (Criteria of
Control Board of Canadian Institute of Chartered Accountants) đã đưa ra một báo cáo về kiểm soát nội bộ tương tự như báo cáo COSO, nhưng theo đó báo cáo COCO đã đưa ra một cách nhìn khác về các yếu tố của KSNB, theo đó KSNB bao gồm bốn yếu tố:
o Mục đích: bao gồm việc phổ biến các mục đích của tổ chức, nhận dạng và đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện mục đích, xây dựng các chính sách thực hiện mục tiêu và chỉ số đánh giá.
o Cam kết: bao gồm các giá trị đạo đức, các chính sách nhân sự, phân chia quyền hạn và trách nhiệm, sự trung thực.
o Năng lực: bao gồm kiến thức và kỹ năng, quy trình truyền thơng và sự phối hợp ra quyết định.
o Giám sát và học hỏi: bao gồm sự nhận thức về các nhân tố ảnh hưởng đến các mục đích hiện tại và tương lai, giám sát việc thực hiện các mục tiêu, định kỳ đánh giá sự hữu hiệu của KSNB.
- Nghiên cứu của ủy ban Cadbury của Anh: Tương tự như ủy ban COSO, năm
1994, nhóm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ của Ủy ban tài chính, quản trị doanh nghiệp của Vương quốc Anh cũng đã ban hành báo cáo Cadbury về KSNB, báo cáo này rất giống với COSO và COCO về định nghĩa và mục tiêu của kiểm soát nội bộ.Tuy nhiên, báo cáo của Cadbury lại có một hạn chế khi u cầu cơng ty niêm yết phải báo cáo về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và các kiểm toán viên cần báo cáo về tuyên bố này vì khơng phải cơng ty kiểm tốn nào cũng sẵn sàng chịu trách nhiệm đưa ra ý kiến về hiệu quả kiểm soát nội bộ.
1.1.8.2 Nghiên cứu của các nhà nghiên cứu độc lập
Bên cạnh các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ của các tổ chức tổ chức, một số nhà nghiên cứu cũng đã tìm hiểu về kiểm sốt nội bộ cũng như tác động của kiểm soát nội bộ, trong đó có thể kể đến:
- Tác động của từng nhân tố của hệ thống kiểm sốt nội bộ đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB: Các nghiên cứu này đã chứng minh rằng từng nhân tố (thông tin và truyền thông, mơi trường kiểm sốt) đều có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Tiêu biểu cho các nghiên cứu này là nghiên cứu của Steihoff (2001) & Hevesi; Hevesi (2005), Lannoye (1999).
- Tác động của KSNB đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, thị giá cổ phiếu: Ge và McVay (2005), Doyle (2005), Hammersley (2007); kết qủa nghiên cứu đã chỉ ra rằng KSNB không tác động đến thị giá cổ phiếu - Ashbough- Skaife & cộng sự (2006), Bryan & Lilien (2005) cũng đưa ra kết quả tương tự.
- Nghiên cứu của Conor O’leary ở Đại học Queensland, Úc về với đề tài “Phát triển một mơ hình chuẩn để đánh giá Hệ thống KSNB” –“Developing a standardised model for internal control evaluation” cũng đã cho thấy rằng mơi trường kiểm sốt tốt cũng sẽ làm tăng tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.
- Một nghiên cứu khác về ngân hàng ở Ghana với chủ đề: “KSNB và những đóng góp cho sự hữu hiệu và hiệu của của tổ chức” –“Internal control and its contributions to organization effectiveness” đã cho thấy việc thiết lập kiểm soát nội bộ và vai trị của kiểm tốn nội bộ theo COSO đã làm tăng sự hữu hiệu và hiệu quả trong công tác tổ chức tại Ecobank Ghana Limited.