1.Công ty tách bạch chức năng bán hàng và thu tiền 2.Xác minh tình hình tài chính khách hàng khi bán hàng trả chậm 3.Đưa ra tiêu chuẩn bán chịu 4.Phiếu xuất kho ghi đầy đủ thông tin 5.Lập bảng phân tích tuổi nợ 6.Lập phiếu thu khi thanh tốn tiền mặc N Valid 50 50 50 50 50 50 Missing 0 0 0 0 0 0 Mean 4.40 3.96 4.00 4.24 4.16 4.20 Median 4.00 4.00 4.00 4.00 4.00 4.00 Mode 4 4 4 4 4 4 Std. Deviation 0.495 0.832 0.700 0.431 0.370 0.495
Kết quả khảo sát về việc công ty tách bạch chức năng: Đề nghị bán hàng, phê duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền thì Median là 4 và Mode là 4 có nghĩa là hầu hết các câu trả lời đều “Đồng ý”. Điều này cho thấy nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các khâu bán hàng, phê duyệt bán chịu và ghi chép rất được chú trọng, phân chia trách nhiệm đầy đủ trong cơng ty nhằm hạn chế gian lận có thể xảy ra, tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn.
Về việc xác minh về tình hình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng trả chậm thì Median là 4 và Mode là 4 có nghĩa là hầu hết các câu trả lời đều “Đồng ý”. Tại đơn vị có quy định về chính sách bán chịu và có bộ phận xử lý xét duyệt bán chịu, bộ phận này sẽ phê chuyệt chấp nhận hoặc từ chối việc bán hàng cho khách hàng, và nhân viên thuộc bộ phận này đều là những người có năng lực về chun mơn và đạo đức, nhằm bảo vệ tài sản đơn vị tránh thất thoát.
Về việc đưa ra tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu và phân quyền xét duyệt bán chịu cho từng cấp quản lý thì thì Median là 4 và Mode là 4 có nghĩa là hầu hết các câu trả lời đều “Đồng ý”. Công ty sử dụng phần mềm ERP để quản lý, trong đó thơng tin về khách hàng được theo dõi rất chi tiết về tình hình thanh tốn cũng như về số dư cơng nợ phải thu, từ đó cơng ty có các chính sách phù hợp cho việc xét duyệt bán chịu đối với những trường hợp này. Bên cạnh đó, đối với những khách hàng mới thì cơng ty cũng có chính sách xét duyệt riêng.
Về việc lập phiếu xuất kho khi xuất hàng và ghi ghi đầy đủ thông tin: Số lượng, chủng loại… và có chữ ký của thủ kho, bộ phận gửi hàng thì Median là 4 và Mode là 4 có nghĩa là hầu hết các câu trả lời đều “Đồng ý”. Tại công ty, chỉ xuất kho khi đã có phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký sau khi đã kiểm tra đầy đủ thông tin trên phiếu xuất kho bao gồm: Chủng loại, số lượng…
Về việc lập bảng phân tích tuổi nợ và định kỳ đối chiếu với công nợ với khách hàng thì Median là 4 và Mode là 4 có nghĩa là hầu hết các câu trả lời đều “Đồng ý”. Hàng tháng, đơn vị đều gởi thông báo nợ cho khách hàng và đối chiếu cơng nợ với khách hàng nhằm đảm bảo kế tốn phản ánh kịp thời về những thay đổi
công nợ. Nếu phát hiện chênh lệch, bộ phận kế tốn cơng nợ sẽ làm việc với khách hàng và xử lý chênh lệch.
Về việc lập phiếu thu khi khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì Median là 4 và Mode là 4 có nghĩa là hầu hết các câu trả lời đều “Đồng ý”. Cơng ty ít có phát sinh những giao dịch liên quan đến thu tiền mặt mà chủ yếu là các khoản thanh toán qua ngân hàng hoặc khách hàng mua chịu, nhưng khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến bán hàng thu tiền mặt thì doanh nghiệp đều lập phiếu thu đầy đủ.
+ Kiểm sốt chu trình tiền lương
Chu trình tiền lương là chu trình quan trọng trong đơn vị, có liên quan đến các nghĩa vụ phải trả như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn, thuế thu nhập cá nhân… Nên nếu có sai phạm xảy ra thì sẽ ảnh hưởng đến những hậu quả pháp lý. Chu trình tiền lương tại đơn vị bao gồm những bước sau: Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương, tính lương và các khoản trích theo lương, phát hành sec trả lương, nộp thuế thu nhập và các khoản trích theo lương và ghi sổ kế tốn. Tác giả đã tổng kết kết quả khảo sát về kiểm sốt nội bộ chu trình này như sau: