3.3 Một số giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB tại cơng ty TNHH Đồng Tâm
3.3.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy khơng phải tồn thể nhân viên trong công ty đều nắm rõ các quy định của cơng ty, vì vậy bên cạnh việc ban hành các văn bản quy định khi tuyển dụng thì các trưởng, phó phịng ban cần phải phổ biến quy định các quy định của phòng và quy định chung của công ty cho các nhân viên thơng qua các cuộc họp phịng hoặc các buổi trao đổi với nhân viên. Xây dựng các giá trị đạo đức thường rất khó khăn vì phải dung hịa lợi ích của Cơng ty và nhân viên. Việc thiết lập bản quy tắc ứng xử ứng xử là rất cần thiết và hữu ích để truyền đạt các giá trị đạo đức đến nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng. Bên cạnh đó việc đưa ra các biện pháp kỉ luật đối với việc vi phạm nguyên tắc ứng xử cũng tạo được sự tin tưởng ở nhân viên.
Công ty chưa ban hành quy định cụ thể về các hình thức xử lý vi phạm cho các trường hợp sai sót hoặc vi phạm kỉ luật trong q trình làm việc. Chủ yếu hình thức xử lý sẽ do Hội đồng kỉ luật quyết định nên vẫn cịn mang nhiều cảm tính, đơi khi nhân viên cảm thấy có sự phân biệt và đối xử khơng cơng bằng trong việc xử phạt. Vì vậy, ngồi những quy định chung về công việc chuyên môn, công ty cũng cần ban hành các quy định cụ thể hơn về chế độ khen thưởng và kỉ luật. Nếu nhân viên vi phạm quy định hoặc gây ra sai sót trong q trình làm viêc, trước tiên nên để cho nhân viên tự nhận hình thức kỉ luật theo khung xử lý đã ban hành trong quy định xử phạt, sau đó Hội đồng kỉ luật căn cứ vào quy định cụ thể cũng như cân nhắc về thực tế tình hình sai phạm của nhân viên để xem xét và đưa ra hình thức kỉ luật phù hợp. Cơng ty có thể ban hành những quy định rõ ràng (có thể định lượng được) những trường hợp vi phạm nào sẽ bị sa thải, những trường hợp làm mất uy tín Cơng ty hoặc khơng hồn thành nhiệm vụ …Nếu vi phạm lần thứ nhất sẽ bị nhắc nhở, vi phạm lần thứ hai sẽ bị cảnh cáo và vi phạm đến lần thứ ba sẽ bị sa thải.
Ban lãnh đạo cũng cần phải gương mẫu trong việc thực hiện việc xử phạt theo các khung xử lý đã đề ra, kể cả nhân viên vi phạm là người thân quen của Ban lãnh đạo, cần có các biện pháp khuyến khích phát hiện sai phạm và khắc phục sai phạm theo chuẩn mực đạo đức đã đề ra.
Công ty chưa chú trọng đến việc điều chỉnh khối lượng cơng việc thích hợp giữa các bộ phận nên nhân viên ở một số phòng ban phải xử lý rất nhiều việc, điều này làm cho nhân viên dễ sai sót trong q trình làm việc. Vì vậy, cơng ty nên phân cơng cơng việc theo đúng chức năng của các phòng ban, điều chỉnh khối lượng công việc cho phù hợp với từng nhân viên trong phòng ban, phân công công việc phù hợp với năng lực và sức khỏe của từng nhân viên. Nếu có sự cắt giảm nhân sự, hoặc điều chuyển nhân sự nên bố trí lại nhân viên giữa các phịng ban để đảm bảo các nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Tuy nhiên phòng tổ chức cần xem xét lại hồ sơ của nhân viên về chuyên ngành đào tạo cũng như kinh nghiệm làm việc để đảm bảo nhân viên có đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ mới được giao.