3.3 Một số giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB tại cơng ty TNHH Đồng Tâm
3.3.2.2 Nhận dạng rủi ro
Tại Công ty, việc nhận dạng các rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài cũng như những rủi ro phát sinh từ bên trong chưa thật sự được chú trọng, điều này làm cho doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị động khi có rủi ro phát sinh. Đề tránh tình trạng này, Cơng ty nên lập một bộ phận riêng biệt để nhận các các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Các rủi ro mà Công ty có thể gặp phải là sự xuất hiện kĩ thuật mới từ các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước. Mức sống người dân ngày càng cao, điều đó dẫn đến yêu cầu của người tiêu dùng cũng ngày càng khắt khe hơn. Bên cạnh đó, Cơng ty có thể gia nhập vào các tổ chức nghề nghiệp để có thể cập nhật những thay đổi của môi trường pháp lý, môi trường kinh
doanh và mơi trường xã hội… Từ đó có thể đưa ra các chính sách đối phó cho phù hợp.
Rủi ro có thể tác động đến Cơng ty ở mức độ toàn đơn vị:
- Bộ phận kĩ thuật cần nhận dạng rủi ro liên quan đến sự đổi mới, cải tiến về kĩ thuật cũng như cơng nghệ liên quan đến quy trình sản xuất vật liệu xây dựng. Việc sản xuất các sản phẩm mới với cơng nghệ hiện đại có thể giúp Cơng ty cạnh tranh với các đối thủ trong ngành. Tuy nhiên Cơng ty cần cân nhắc về sự dung hịa giữa chi phí đầu tư và lợi ích đạt được từ việc cải tiến kĩ thuật.
- Bộ phận chăm sóc khách hàng cần nhận dạng rủi ro liên quan đến nhu cầu của khách hàng về sản phẩm của Công ty thay đổi cũng như sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cùng ngành. Bộ phận chăm sóc khách hàng cần tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm, hình thức sản phẩm và giá thành sản phẩm thơng qua việc tìm hiểu, nghiên cứu thị trường, khảo sát nhu cầu người tiêu dùng. Định kỳ hàng q, Cơng ty có thể mở các buổi hội nghị khách hàng để tìm hiểu thêm thị hiếu cũng như nhu cầu của người tiêu dùng. Từ đó, Cơng ty sẽ đưa ra các giải pháp kịp thời.
- Bộ phận nhân sự cần nhận dạng rủi ro liên quan đến tình hình biến động nhân sự cũng như trình độ năng lực chun mơn, nghiệp vụ của các nhân viên để đáp ứng yêu cầu cơng việc hoặc tình trạng thay đổi cán bộ quản lý. Để tránh tình trạng các nhân sự chủ chốt nghỉ việc đột xuất hoặc chuyển cơng tác thì Cơng ty cần có một số chính sách thu hút nhân tài, có chính sách ln chuyển cán bộ để khi có cần thì các nhân sự khác có thể kịp thời thay thế các nhân sự nghỉ việc.
- Ban lãnh đạo cũng cần nhận dạng các rủi ro liên quan đến việc thay đổi chính sách của Nhà nước. Cụ thể là tình hình thị trường mở cửa như hiện nay, khi Nhà nước ban hành một văn bản khuyến khích nước ngồi đầu tư vào ngành sản xuất vật liệu xây dựng thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bộ phận tài chính cũng cần lưu ý việc nhận dạng các rủi ro liên quan đến sự biến động tỷ giá ngoại tệ, lãi suất cho vay của ngân hàng. Vấn đề này liên quan đến
tình hình lãi lỗ do chênh lệch tỷ giá trong thanh tốn của doanh nghiệp, có thể gây ảnh hưởng rất lớn đến tài sản cũng như nợ phải trả của doanh nghiệp.
Rủi ro có thể tác động đến các hoạt động cụ thể có thể gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị:
- Hoạt động mua hàng: Bộ phận mua hàng cần nhận dạng các rủi ro liên quan
đến nguồn hàng như biến động giá cả, biến động nguồn hàng, chất lượng hàng hóa khơng đảm bảo. Hoạt động mua hàng rất quan trọng, nếu không đảm bảo nguồn hàng có thể gây tình trạng trì trệ cho cả quy trình sản xuất, tăng chi phí sản xuất hoặc nếu nghiêm trọng có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty vì chất lượng hàng hóa khơng đảm bảo.
- Hoạt động bán hàng: Bộ phận kinh doanh cần nhận dạng các rủi ro liên quan
đến thị trường từ đó có thể đề ra các chính sách bán hàng cho phù hợp. Nếu thực hiện khơng tốt khâu bán hàng có thể dẫn đến khơng đảm bảo doanh thu cho đơn vị cũng như hàng tồn kho bị tồn động dẫn đến hư hỏng, lỗi thời gây tổn thất cho Cơng ty.
- Bộ phận kế tốn: cần nhận dạng những rủi ro liên quan đến việc hạch tốn
sai nghiệp vụ, ghi nhận nghiệp vụ khơng kịp thời cũng như áp dụng hoặc hiểu sai các chính sách kế tốn, chuẩn mực kế tốn, trình bày những thơng tin tài chính không phù hợp dẫn đến ảnh hưởng sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.
Để nhận dạng rủi ro, người quản lý của Cơng ty có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu q khứ của Cơng ty, thường xun rà sốt các hoạt động, hoặc thông qua các cuộc trao đổi tiếp xúc với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, các buổi hội nghị khách hàng cũng như các buổi họp giao ban trong nội bộ.
3.3.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro
Dựa vào đặc điểm của từng quy trình nghiệp vụ cụ thể, Cơng ty có thể nhận dạng và đánh giá các rủi ro dựa trên một số kĩ thuật sau:
- Thống kê rủi ro có thể xảy ra (Những rủi ro đã từng phát sinh trong quá khứ cũng như các rủi ro chưa phát sinh) từ các nhân tố bên ngồi, bên trong… Từ đó có thể nhận dạng các rủi ro có thể có.
- Dựa trên nhiều nguồn thông tin khác nhau để từ đó phân tích khái quát về các rủi ro.
- Tiến hành thảo luận, trao đổi, góp ý giữa các phịng ban để có thể phân tích các tác động của rủi ro và các giải pháp xử lý kịp thời.
- Tham khảo thêm ý kiến của chun gia từ đó xây dựng và hồn thiện các thủ tục, quy trình quản trị rủi ro phù hợp với tình hình thực tế.
Qua kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy, Công ty gặp phải vấn đề thiếu hụt những nhà lãnh đạo giỏi vì thường xuyên thay đổi các nhân sự chủ chốt hoặc những nhà quản lý này nghỉ việc đột xuất. Rủi ro về biến động nhân sự ảnh hưởng rất lớn đến tình hình quản lý kinh doanh của Công ty, vì vậy Cơng ty cần thiết lập các chính sách đào tạo các bộ nguồn giỏi chun mơn và đạo đức tốt, tạo nguồn nhân lực có thể sẵn sàng thay thế các vị trí lãnh đạo chủ chốt nhằm đối phó với rủi ro biến động về nhân sự. Cơng ty nên thiết lập chính sách cho nhân viên đi đào tạo ở nước ngồi được sự tài trợ của Cơng ty và phải cam kết phục vụ cho Công ty sau khi hồn thành khóa đào tạo. Điều này có thể đảm bảo nguồn nhân lực cho Công ty.
Công ty cũng cần phân tích những rủi ro liên quan đến kế tốn, rủi ro có thể ảnh hưởng đến tính trung thực và hợp lý cho báo cáo tài chính tại Cơng ty như: tài sản khơng có thực hoặc khơng thuộc quyền sở hữu của Công ty; đánh giá tài sản và nợ phải trả khơng phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế tốn; khai báo thiếu thu nhập và chi phí; trình bày và cơng bố khơng phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán…
Từ việc nhận dạng và đánh giá các rủi ro, Công ty cần xây dựng các phương án đối phó với rủi ro. Với các phương án đưa ra, Công ty cần xem xét những rủi ro mới có thể phát sinh từ việc chọn phương án cũng như các cơ hội có thể có. Hơn nữa, Cơng ty cần cụ thể hóa các tác động của những rủi ro này và phổ biến đến cho các nhân viên trong các phòng ban, bộ phận, điều này giúp nhân viên ý thức được rủi ro liên quan đến công việc.
3.3.2.4 Đối phó với rủi ro
Rủi ro đơi khi cũng là cơ hội nếu Cơng ty biết đón đầu sự xuất hiện cũng như phân tích tốt các rủi ro. Vì vậy, nếu có cơ chế tốt về việc đối phó với rủi ro Công ty sẽ chủ động hơn và sẽ nắm bắt được các cơ hội mới mà những rủi ro có thể mang đến. Về việc này, Cơng ty có thể giao quyền cho các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm điều hành và quản lý rủi ro cũng như đề xuất các phương án đối phó với rủi ro. Cơng ty cần có những khóa huấn luyện, đào tạo để trang bị đầy đủ các kiến thức, nâng cao năng lực quản trị rủi ro cho các trưởng bộ phận và cho toàn thể nhân viên. Những thay đổi và biến động của nền kinh tế phải thường xuyên thông tin đến nhân viên thông qua các cuộc họp nhằm giúp nhân viên nắm bắt được tình hình thực tế, nâng cao kiến thức cũng như nắm bắt được rủi ro có thể phát sinh, từ đó có thể cùng với cơng ty đối phó với rủi ro có thể xảy đến cho Cơng ty.
- Rủi ro kinh doanh: Một số rủi ro có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh
doanh của Công ty mà Công ty cần phải đối phó gồm: sự biến đổi nhu cầu thị trường, sự thay đổi giá bán, sự thay đổi giá cả và các yếu tố đầu vào
o Sự biến đổi nhu cầu thị trường: Hiện nay, với nhu cầu ngày càng tăng cao và mức sống người dân ngày càng phát triển đi liền với yêu cầu của người tiêu dùng ngày càng khắt khe. Công ty cần phải cải tiến quy trình sản xuất, đảm bảo công nghệ hiện đại để có thể sản xuất những mặt hàng vật liệu xây dựng mẫu mã đẹp, chất lượng cao để cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành nhằm đảm bảo doanh thu và chi phí thực hiện theo kế hoạch đề ra.
o Sự thay đổi giá bán: Cơng ty cần phải khảo sát cũng như tìm hiểu giá bán của các sản phẩm tương tự của các đối thủ cùng ngành để việc đưa giá bán sao cho phù hợp. Việc phân khúc thị trường để xác định giá bán cũng là một trong những yếu tố Nhà quản lý cần xem xét. Chất lượng đảm bảo cùng với giá bán cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được rủi ro xuống mức thấp nhất.
o Sự thay đổi giá cả và các yếu tố đầu vào: Với tình hình chi phí đầu vào ngày càng tăng cao, Cơng ty cần phải tìm nguồn hàng ổn định để đảm bảo giá thành sản phẩm cũng như những nhà cung cấp có uy tín và tiết kiệm chi phí vận chuyển từ đó
đảm bảo có khả năng kiểm sốt chi phí đầu vào, từ đó hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất.
- Rủi ro tài chính: Cơng ty cũng cần xem xét về những rủi ro tài chính gắn liền
với hoạt động tài chính và mức độ sử dụng nợ của doanh nghiệp. Trong đó phải nói đến tình hình sử dụng vốn vay, biến động của chi phí lãi vay, tình hình biến động tỷ giá hối đối
o Tình hình sử dụng vốn: để tránh tình trạng đối mặt với việc đi vay, Cơng ty có thể huy động vốn trong nội bộ doanh nghiệp bằng cách phát hành cổ phiếu. Bên cạnh đó, với uy tín của Cơng ty, Cơng ty có thể huy động vốn của các cán bộ nhân viên làm việc tại công ty bằng cách phát hành tín phiếu nội bộ để huy động nguồn vốn nhàn rỗi của các cán bộ cơng nhân viên. Điều này có thể giúp Cơng ty giảm bớt gánh nặng của chi phí lãi vay, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên và quan trọng là cán bộ công nhân viên trong Công ty sẽ đồng lịng cùng Cơng ty thực hiện mục tiêu đặt ra cũng như giúp Cơng ty ngày càng phát triển. Ngồi ra, Cơng ty cần quản lý chặt chẽ các nguồn thu liên quan đến việc quản lý công nợ, lập kế hoạch xử lý các khoản nợ quá hạn hoặc ban hành các chính sách chiết khấu thanh tốn để đầy nhanh tốc độ thanh toán.
o Hạn chế biến động của chi phí lãi vay: tại Cơng ty, các khoản vay để đầu tư rất lớn, điều này dẫn đến chi phí lãi vay phải trả cũng rất cao. Để hạn chế rủi ro lãi vay, Cơng ty có thể sử dụng các sản phẩm của thị trường tài chính phái sinh cụ thể như quyền chọn lãi suất như vậy Doanh nghiệp có quyền cố định lãi suất vào một ngày cụ thể trong tương lai, nếu có lợi thì doanh nghiệp mua nhưng nếu bất lợi thì khơng mua, phí mua quyền chọn được xem là phí bảo hiểu rủi ro lãi suất; hợp đồng kì hạn hoặc có thể mua bảo hiểm cho các khoản vay…
o Giảm rủi ro tỷ giá hối đoái: Việc sử dụng ngoại tệ để thanh tốn cho việc nhập khẩu có thể làm phát sinh một số rủi ro liên quan đến tỷ giá hối đối. Cơng ty có thể sử dụng các sản phẩm của thị trường tài chính phái sinh như: hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai, hợp đồng quyền chọn hoặc sử dụng thị trường tiền tệ để bảo hiểm.
Khi thực hiện hoạt động đối phó với rủi ro Cơng ty cũng cần cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được.
3.3.3 Hoạt động kiểm soát