2.3 Thực trạng về KSNB tại Công ty TNHH Đồng Tâm
2.3.1 Mơi trường kiểm sốt
Dựa trên các nguyên tắc theo báo cáo COSO 2013, tác giả đã khảo sát các nhân tố như: Tính chính trực và giá trị đạo đức, cam kết về năng lực và chính sách nhân sự, sự độc lập của hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, cơ cấu tổ chức, việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của công ty, kết quả khảo sát chi tiết như sau:
Kết quả các phát biểu được quy ước như sau:
Hồn tồn
khơng đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý
Hoàn toàn đồng ý
1 2 3 4 5
Sau khi tổng kết kết quả khảo sát, tác giả đã tính trung bình (Mean), trung vị (Median), Mode và độ lệch chuẩn của các kết quả trả lời như bảng 2.1
Bảng 2.1 Thống kê mơ tả về tính chính trực và giá trị đạo đức 1. Ban hành nội 1. Ban hành nội
qui đạo đức
2. NQL chính trực trong lời nói và hành
động
3. Qui định xử phạt hợp với qui tắc, nội
quy 4. Công ty giảm áp lực N Valid 50 50 50 50 Missing 0 0 0 0 Mean 3.80 3.28 3.48 3.44 Median 4.00 4.00 4.00 3.00 Mode 4 4 4 3 Std. Deviation 0.639 1.161 0.995 1.033
Nguồn: Dữ liệu tính tốn của tác giả 2014
Trong đó:
N Valid: là Tổng thể mẫu khảo sát Missing: Mẫu khảo sát bị lỗi
Mean (Trung bình): Giá trị trung bình cơng của các phát biểu được quy ước. Cách tính như sau: =Average (number 1, number 2… number n)
Median (Trung vị): Giá trị nằm ở giữa của các phát biểu được quy ước. Cách tính như sau: =Median (number 1, number 2… number n)
Mode: Là phát biểu có tần suất xuất hiện nhiều nhất. Cách tính như sau: =Mode (number 1, number 2… number n)
Std. Veviation (Độ lệch chuẩn): Mức độ phân tán của các phát biểu xung quanh giá trị trung bình (Giá trị càng gần về không thể hiện câu trả lời càng tập trung). Cách tính như sau: =Stdev (number 1, number 2… number n)
Kết quả khảo sát cho thấy, về việc ban hành các văn bản, quy tắc và nội quy liên quan đến đạo đức nghề nghiệp như tính trung thực, liêm chính, bảo mật thơng tin thì Mode là 4 và Median là 4 có nghĩa là hầu hết ý kiến đều “Đồng ý”. Quy định này được phổ biến đến Ban giám đốc và tất cả những nhân viên. Nhưng bên cạnh đó cũng cịn 20% “Khơng rõ” và 4% “Khơng đồng ý” về vấn đề này. Điều này cho thấy rằng không phải tất cả nhân viên trong đơn vị đều được biết về vấn đề này.
Về việc nhà quản lý đặt quyền lợi chung lên hàng đầu bằng cách thực thi tình chính trực, đạo đức trong lời nói và hành động thì giá trị mode là 4 có ý nghĩa là đa phần các ý kiến đều “Đồng ý”. Tuy nhiên, độ lệch chuẩn là 1,161 cho thấy các nhiều ý kiến khác, cụ thể là có đến 20% “khơng rõ”, 16% “Hồn tồn khơng đồng ý” với điều này, cụ thể là các quy định được ban hành bằng văn bản và lời nói, nhưng vẫn cịn tình trạng nhà quản lý vẫn chưa thực sự thể hiện sự chính trực và đạo đức trong hành động trong quá trình quản lý.
Về vấn đề công ty đưa ra các quy tắc xử phạt thích hợp đối với các quy tắc ứng xử, nội quy của cơng ty thì giá trị Mode là 4 có nghĩa là đa phần ý kiến đều “Đồng ý”. Trường hợp nhân viên vi phạm đạo đức thì mức kỉ luật có thể là sa thải nhưng nếu gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể sẽ truy tố ra pháp luật, tuy nhiên qua phỏng vấn cho thấy mức xử phạt vẫn còn rất chung và vẫn chưa cụ thể nên có đến 16% “Khơng rõ” và 24% “Khơng đồng ý về việc này, vì đa số các nhân viên khơng biết nếu vi phạm thì mình sẽ nhận hình thức kỉ luật nào. Mức kỉ luật cịn tùy thuộc vào từng trường hợp vi phạm và được hội đồng kỉ luật quyết định, chủ yếu là trừ lương, cắt giảm khen thưởng. Vì mức kỉ luật do hội đồng kỉ luật quyết định nên cịn mang nhiểu cảm tính nên một số nhân viên trong cơng ty cảm thấy có sự phân biệt và không công bằng đối với một số nhân viên là người thân quen của nhà quản lý khi vi phạm quy định và vi phạm kỉ luật.
Về việc thực hiện giảm thiểu áp lực để nhân viên giảm sai sót và gian lận thì có 20% “Hồn tồn đồng ý” và 24% “Đồng ý”. Thực tế, đơn vị đã sử dụng phần mềm ERP và có sự hướng dẫn của chuyên gia đến các nhân viên giúp họ chun mơn hóa hơn về cơng việc của mình và giảm được sự sai sót trong việc thực hiện
nghiệp vụ. Tuy nhiên, Giá trị Mode là 3 cho thấy đa phần ý kiến là “Khơng rõ/ Khơng có ý kiến” với vấn đề này vì thực tế tại đơn vị áp lực công việc của nhân viên rất cao vì số lượng nghiệp vụ và số lượng cơng việc quá nhiều và thời gian xử lý phải rất nhanh chóng và tất cả các thơng tin đều phải được bảo mật nên đôi khi nhân viên vẫn cịn sai sót trong khi thực hiện cơng việc.
+ Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
Bảng 2.2: Thống kê mô tả cam kết năng lực và chính sách nhân sự 1. Sử dụng 1. Sử dụng bảng mô tả công việc 2. Thay thế nhà quản lý thường xuyên 3. Sa thải nhân viên không đủ năng lực 4. Phân công đúng chuyên môn đào tạo
5. Ban hành quy chế khen thưởng hợp lý N Valid 50 50 50 50 50 Missing 0 0 0 0 0 Mean 3.56 3.56 2.88 3.88 4.00 Median 4.00 4.00 3.00 4.00 4.00 Mode 4 3 2 4 4 Std. Deviation 0.577 0.577 1.043 0.594 0.756
Nguồn: Dữ liệu tính tốn của tác giả 2014
Kết quả thống kê cho thấy, mode là 3 có nghĩa đa phần các ý kiến đều “Đồng ý” cho rằng công ty sử dụng bảng mô tả công việc về việc yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí. Kết quả này là do việc tuyển dụng nhân sự do Giám đốc đơn vị quyết định và có quy chế tuyển dụng kèm theo yêu cầu cụ thể cho từng công việc như quy định độ tuổi, trình độ anh văn, vi tính và một số u cầu về lĩnh vực chuyên mơn ví dụ như đối với vị trí kế tốn phải đảm bảo trình độ đại học chính quy chun ngành kế tốn tài chính, với bộ phận kinh doanh phải tốt nghiệp chuyên ngành quản trị kinh doanh, có ngoại hình, có khả năng thuyết phục khách hàng. Tuy nhiên, vẫn có 48% “khơng rõ” về các u cầu này, lý do là vẫn còn một số trường hợp quen biết không đảm bảo về chuyên môn theo quy chế tuyển dụng vẫn được tuyển dụng.
Về việc nhà quản lý, nhân sự chủ chốt về tài chính hay kiểm toán nội bộ thường xuyên bị thay đổi, nghỉ việc bất ngờ, bị thay đổi liên tục thì mode là 3 có nghĩa là hầu hết các ý kiến đều “Không rõ/ Không đồng ý”. Điều này là do áp lực
công việc của các nhân sự chủ chốt quá nhiều dẫn đến việc nghỉ việc hoặc chuyển công tác của các nhân viên này. Chủ yếu là ý kiến từ các nhân viên có kinh nghiệm cơng tác dưới 3 năm nên chưa rõ nhiều về tình hình nhân sự trong cơng ty.
Về việc công ty sa thải nhân viên không đủ năng lực, đặc biệt đó là người thân của ban lãnh đạo thì Mode là 2 có nghĩa là hầu hết các ý kiến đều “Không đồng ý”. Thực tế cho thấy dù quy chế tuyển dụng của công ty đã quy định rất rõ về việc yêu cầu năng lực và trình độ, tuy nhiên vẫn cịn một số trường hợp là người thân quen hoặc có quan hệ với ban lãnh đạo hoặc các nhân viên trong cơng ty được ưu tiên tuyển dụng. Vì vậy việc sa thải nhân viên là người thân của Ban lãnh đạo khơng đủ năng lực ít khi được áp dụng mà hầu hết là khiển trách hoặc chuyển sang công việc khác.
Về việc nhân sự trong công ty được phân công công việc theo đúng chuyên môn được đào tạo thì Mode là 4 có nghĩa là hầu hết ý kiến đều “Đồng ý”. Điều này cho thấy đa số nhân viên trong đơn vị hài lịng với việc bố trí cơng việc theo đúng chun mơn của mình.
Về việc cơng ty ban hành quy chế khen thưởng, sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hợp lý thì Mode là 4 có nghĩa là hầu hết ý kiền đều “Đồng ý”. Điều này cho thấy, đơn vị có quy định về chế độ khen thưởng, sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi hợp lý. Tuy nhiên trong tình hình kinh tế khó khăn hiện nay, đơn vị thường xuyên cắt giảm nhân sự và ít khi tuyển dụng người mới thay thế mà hầu hết các nhân viên trong cùng phịng ban phải đảm nhiệm cơng việc của nhân viên đã nghỉ, điều này làm cho áp lực công việc gia tăng dẫn đến nhân viên dễ sai sót và bị kỉ luật. Tuy nhiên điều này cũng góp phần tiết kiệm được chi phí của doanh nghiệp.
+ Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Bảng 2.3: Thống kê mô tả hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
1. Ban kiểm soát độc lập 2. Ban kiểm sốt đáp ứng u cầu cơng ty
N Valid 50 50 Missing 0 0 Mean 3.92 3.08 Median 4.00 3.00 Mode 4 3 Std. Deviation 0.566 0.944
Nguồn: Dữ liệu tính tốn của tác giả 2014
Kết quả thống kê có Mode là 4 có nghĩa là hầu hết ý kiến đều “Đồng ý” về việc Ban kiểm soát độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, tuy nhiên Ban kiểm soát vẫn hưởng lương từ các doanh nghiệp được chủ sỡ hữu bổ nhiệm làm kiểm soát viên.
Về việc Ban kiểm soát của cơng ty đáp ứng với u cầu đặt ra thì Mode là 3 có nghĩa là đa phần đều “Khơng rõ/ Khơng có ý kiến”. Điều này thể hiện Ban kiểm sốt của cơng ty chưa thật sự đáp ứng với u cầu. Vì Ban kiểm sốt là thành viên của công ty nên chưa thật sự độc lập trong việc kiểm tra, kiểm soát cũng như việc báo cáo vẫn còn chưa trung thực so với thực tế.
+ Cơ cấu tổ chức
Bảng 2.4: Thống kê mô tả về cơ cấu tổ chức
1.Cơ cấu tổ chức phù hợp 2. Định kỳ điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp
N Valid 50 50 Missing 0 0 Mean 3.64 3.28 Median 4.00 3.00 Mode 4 3 Std. Deviation 0.563 0.607
Nguồn: Dữ liệu tính tốn của tác giả 2014
Kết quả thống kê cho thấy, hầu hết tất cả các ý kiến đều “Đồng ý” cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty. Công ty xây dựng
đầy đủ các phòng ban chức năng phù hợp với đặc thù mơ hình kinh doanh của đơn vị.
Về việc điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức để phù hợp với sự thay đổi của mơi trường kinh doanh thì có 4% ý kiến “Hoàn toàn đồng ý”, 24% “Đồng ý”. Khi đơn vị kinh doanh một sản phẩm hoặc một hoạt động mới, đơn vị sẽ cơ cấu lại bộ máy làm việc cho phù hợp. Tuy nhiên Mode là 3 có ý nghĩa đa số “Khơng có ý kiến”, qua khảo sát nhân viên cho thấy Cơng ty có cơ cấu lại bộ máy làm việc nhưng chưa đồng bộ và chưa đúng chức năng, nhiệm vụ các bộ phận.
+ Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Bảng 2.5: Thống kê mô tả về việc phân định quyền hạn và trách nhiệm 1. Ban hành văn bản phân 1. Ban hành văn bản phân
chia quyền hạn rõ ràng
2. Quyền hạn và trách nhiệm tương xứng nhau
3.Nguyên tắc ủy quyền được đảm bảo nghiêm ngặt
N Valid 50 50 50 Missing 0 0 0 Mean 3.88 3.12 3.04 Median 4.00 3.00 3.00 Mode 4 4 3 Std. Deviation 0.594 0.824 0.832
Nguồn: Dữ liệu tính tốn của tác giả 2014
Kết quả thống kê cho thấy Mean là 3.88 và Mode là 4, độ lệch chuẩn là 0.594 có nghĩa là đa số ý kiến “Đồng ý” về vấn đề này. Mỗi phòng ban đều được quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho các các nhân trong phòng ban, do trưởng phòng xây dựng và Giám đốc xét duyệt. Các quy định này được phổ biến rộng rãi đến nhân viên được biết và thực hiện. Các văn bản này cũng là cơ sở để phân định trách nhiệm khi có sai sót xảy ra khi các nhân viên thực hiện nhiệm vụ.
Về việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm tương xứng với nhau, theo kết quả thống kê thì Median là 3, và Mode là 4. Thực tế tại công ty, các nhân vật chủ chốt hoặc trưởng phòng ban đa phần đều là người thân quen của Ban lãnh đạo, vì vậy nếu có sai sót xảy ra thì thơng thường nhân viên thực hiện sẽ là người chịu trách nhiệm, nhưng nếu một hoạt động đạt hiệu quả thì thành quả lại được quy về cho các
trưởng phòng ban, nhân vật chủ chốt. Vì vậy, việc phân định quyền hạn và trách nhiệm chưa thật sự tương xứng với nhau.
Về việc đảm bảo nghiêm ngặt nguyên tắc ủy quyền trong Cơng ty thì có đến Mode là 3 và Median là 3 có nghĩa là hầu hết ý kiến đều là “Khơng rõ/ Khơng có ý kiến”. Thực tế tại Công ty vẫn cịn nhiều trường hợp có một số công việc đã ủy quyền thực hiện nhưng Giám đốc hoặc trưởng phòng vẫn còn chỉ đạo và tự xử lý, điều này dẫn đến tình trạng một số hoạt động cịn trì trệ và mất quyền chủ động khi xử lý một số công việc sự vụ.
2.3.2 Đánh giá rủi ro
+ Xác định mục tiêu của đơn vị:
Bảng 2.6: Thống kê mô tả về việc xác định mục tiêu của đơn vị 1. Mục tiêu được truyền đạt bằng 1. Mục tiêu được truyền đạt bằng
văn bản đến nhân viên
2. Đặt mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban N Valid 50 50 Missing 0 0 Mean 3.64 3.72 Median 4.00 4.00 Mode 4 4 Std. Deviation 0.693 0.671
Nguồn: Dữ liệu tính tốn của tác giả 2014
Kết quả thống kê cho thấy về việc truyền đạt mục tiêu đến nhân viên thơng qua văn bản cụ thể thì Median là 4 và Mode là 4 có nghĩa là hầu hết ý kiến “Đồng ý”. Thực tế tại công ty thường tổ chức các cuộc họp tổng kết sáu tháng đầu năm và họp tổng kết năm giữa ban lãnh đạo và tồn thể nhân viên. Trong buổi họp, có thảo luận về mục tiêu mà công ty cần đạt được trong năm và kế hoạch phát triển trong những năm tiếp theo, từ đó trưởng các phịng ban và chi nhánh có thể đề ra các biện pháp nhằm đạt được các mục tiêu đó.
Về việc đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng phịng ban, bộ phận thì hầu hết các ý kiến đều “Đồng ý”. Trưởng các phòng ban hoặc bộ phận luôn vạch ra các biện pháp, phương hướng nhằm thực hiện những mục tiêu Ban lãnh đạo đã đề ra, từ đó
truyền đạt đến các nhân viên trong phịng nhằm đảm bảo nhân viên hiểu rõ và thực hiện tốt đặc biệt là thông qua kế hoạch được giao.
+ Nhận dạng rủi ro:
Bảng 2.7: Thống kê mô tả về việc nhận dạng rủi ro của đơn vị 1. Xây dựng cơ chế nhận 1. Xây dựng cơ chế nhận
diện rủi ro từ bên ngoài
2. Xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên trong N Valid 50 50 Missing 0 0 Mean 3.04 3.08 Median 3.00 3.00 Mode 3 3 Std. Deviation 0.450 0.488
Nguồn: Dữ liệu tính tốn của tác giả 2014
Kết quả thống kê về việc xây dựng các cơ chế để nhận diện rủi ro từ bên ngồi ví dụ như biến động kinh tế, chính trị, thay đổi của luật pháp, chính sách, người tiêu dùng và đối thủ cạnh tranh thì Median là 3 và Mode là 3 hầu hết ý kiến đều là “Khơng có ý kiến/Khơng rõ”. Điều này cho thấy hầu hết các nhân viên trong đơn vị chưa được phổ biến các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải mà chỉ thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Điều này chưa phát huy hết vai trò cũng như khả năng của nhân viên để họ có thể đưa ra các giải pháp hoặc các đề xuất để đơn vị có thể