STT NHÓM TÀI LIỆU Biểu mẫu
1 Internet 114
2 Mạng viễn thông 151
3 Chất lượng 2
4 Nhân sự - Hành chính 77
5 Tài chính 17
6 Viễn thông quốc tế 86
7 Bảo mật thông tin 13
8 Năng lượng 11
Tổng 471
Nguồn: Sổ tay chất lượng và hệ thống tài liệu nội bộ công ty
2.2.3.3. Hoạt động duy trì và cải tiến hệ thống
Trong hơn 10 năm, kể từ khi nhận được giấy chứng nhận, hệ thống quản lý chất lượng đã hỗ trợ cho Ban lãnh đạo định hướng, điều hành và kiểm sốt mọi hoạt động của cơng ty với mục tiêu chung là thỏa mãn cao nhất các yêu cầu của khách hàng từ đó đem lại những lợi ích cho doanh nghiệp, cộng đồng và xã hội. Ban chất lượng (FTQ) được thành lập với chức năng kiểm soát việc áp dụng và tổ chức các hoạt động duy trì – cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Nhiều hoạt động duy trì và cải tiến hệ thống được triển khai trong thời gian qua nhằm hướng tới các cam kết trong chính sách chất lượng, cụ thể:
Cải tiến quá trình tác nghiệp và hệ thống quản lý chất lượng
Hoạt động đánh giá nội bộ được thực hiện định kỳ 2 lần/năm tại tất cả các bộ phận/phòng bàn và chi nhánh nhằm đánh giá sự phù hợp và hiệu quả của từng hoạt động/q trình; từ đó khắc phục những điểm khơng phù hợp, tìm kiếm các cơ hội cải tiến, nâng cao hiệu quả của hoạt động/quá trình.
Triển khai xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả thông qua xác định KPIs (Key Performance Indicators) cho từng quá trình cụ thể.
Các cuộc họp xem xét của lãnh đạo được tổ chức thường niên nhằm đánh giá hiệu quả của hệ thống. Ngồi ra, cơng ty cịn duy trì họp giao ban hàng tháng để các bộ phận, chi nhánh báo cáo – đánh giá kết quả làm việc trong tháng đồng thời Ban lãnh đạo cơng ty phổ biến những chính sách, mục tiêu hoạt động trong từng thời điểm ngắn hạn đến mọi cấp trong tổ chức.
Thực hiện phương châm tin học hóa trong cơng tác quản lý, hầu hết các bộ phận đều ứng dụng phần mềm trong cơng việc của mình như phần mềm quản lý vật tư của Ban Tài chính, phần mềm quản lý sự cố hạ tầng của Trung tâm phát triển và quản lý hạ tầng hay phần mềm quản lý nhân viên của Ban Nhân sự…Và nổi bật nhất trong thời gian qua, Ban chất lượng đã hoàn thành dự án bán hàng qua Mobisale cho nhân viên kinh doanh, với mục đích giảm chi phí văn phịng trong hoạt động bán hàng.
Bắt đầu từ năm 2010, Ban lãnh đạo đã triển khai chương trình Kaizen trong tồn cơng ty nhằm tìm kiếm cải tiến từ chính đội ngũ nhân viên của mình.
Đảm bảo chất lượng hạ tầng mạng viễn thông
Trước đây, FPT Telecom phải đi thuê hạ tầng mạng của Tập đồn Bưu chính viễn thơng Việt Nam (VNPT). Nhưng đến năm 2012, công ty đã hoàn thiện và làm chủ được hạ tầng mạng tuyến trục Bắc Nam, kéo dài từ Lạng Sơn đến Cà Mau với tổng chiều dài các tuyến cáp liên tỉnh đạt 4.000km đi qua 30 tỉnh thành.
Trong năm 2012, công ty tham gia hợp tác đầu tư dự án Hệ thống cáp quang biển Châu Á – Thái Bình Dương (APG). Đầu tư vào tuyến cáp này, FPT Telecom đã có thêm phương án bảo vệ và duy trì sự ổn định cho hạ tầng mạng viễn thông quốc tế.
Từ quý IV năm 2014, công ty đã tiến hành thực hiện nâng cấp toàn bộ hạ tầng mạng từ cáp đồng lên cáp quang để đảm bảo cung cấp đường truyền ổn định và nhanh hơn cho khách hàng. Hiện tại, dự án đã hoàn tất ở Hà Nội và Hồ Chí Minh, và đang được thực hiện cho các chi nhánh tỉnh; theo kế hoạch thì đến q IV năm 2016, cơng ty sẽ hồn thành dự án quang hóa trên tồn quốc.
Ngồi ra, để đảm bảo hạ tầng ln đạt tiêu chuẩn, cơng ty đã ban hành những quy định, quy trình về việc thực hiện bảo trì, bảo dưỡng định kỳ đài trạm, mạng ngoại vi;
tùy thuộc vào hạ tầng ở mỗi khu vực mà có tần suất bảo trì khác nhau từ một đến hai lần mỗi tháng.
Phát triển các nguồn lực
Các khóa huấn luyện cho nhân viên mới được tổ chức định kỳ hàng năm, các chương trình đào tạo về quản lý và kiến thức chuyên môn nhằm xây dựng đội ngũ nịng cốt cho sự phát triển của cơng ty được duy trì thường xun. Ngồi ty, cơng ty đã tổ chức nhiều hoạt động tập thể nhằm tạo sự gắn kết giữa khối chi nhánh và văn phòng như ngày hội ngành dọc của các bộ phận/phòng ban; duy trì bản tin nội bộ nhằm cập nhật các thông tin nổi bật đến tất cả các thành viên trong cơng ty tạo nên một văn hóa rất riêng của FPT Telecom.
Kiểm sốt nguồn lực tài chính, Ban lãnh đạo đã ban hành áp dụng quy chế kiểm sốt tài chính cho mọi hoạt động, đặc biệt là hoạt động quản lý vật tư.
Cơng ty ln duy trì cơng tác kiểm tốn và cơng bố báo cáo tài chính về tình hình hoạt động theo định kỳ ra công chúng nhằm đảm bảo sự minh bạch và cơng khai trong hoạt động.
2.3. Phân tích thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT 9001:2008 tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT
2.3.1. Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng
Dựa trên chính sách chất lượng mới nhất được cơng bố vào tháng 11/2008 và tình hình hoạt động của cơng ty, Ban lãnh đạo sẽ xây dựng mục tiêu chất lượng theo từng năm.
Theo kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng trong năm 2014 (bảng 2.5) thì có ba chỉ tiêu không đạt là độ trưởng thành của hoạt động tài liệu, số hóa bảng chỉ tiêu và triển khai áp dụng ISO 20000. Độ trưởng thành của hoạt động tài liệu chỉ đạt 2 điểm, không đạt mục tiêu 3 điểm đã đề ra là do trong năm 2014 là năm phát triển các dự án về sản phẩm/dịch vụ cơng ty như truyền hình và Fshare. Vì thế, số lượng tài liệu phục vụ cho các hoạt động cũng tăng cao, chỉ trong vòng một năm hệ thống tài liệu đã tăng thêm 64 tài liệu từ 827 tài liệu của năm 2013 đến 891 tài liệu năm 2014. Vì thế, việc kiểm sốt hệ thống tài liệu cũng gặp nhiều khó khăn, khơng đạt được mục
tiêu đề ra. Về ngun nhân khơng thực hiện hồn thành mục tiêu số hóa bảng chỉ tiêu và triển khai áp dụng ISO 20000 là do từ quý III năm 2014, công ty đã tập trung nguồn lực của mình vào dự án quang hóa – nâng cấp hạ tầng mạng viễn thông từ cáp đồng lên cáp quang, vì thế khơng đủ nguồn lực để thực hiện hai hoạt động này mặc dù đã chuẩn bị kế hoạch triển khai chi tiết từ đầu năm 2014.