CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm tại Cơng ty TNHH
Nông Lúa Vàng
2.4.1 Về cơ cấu tổ chức quản lý và phân cấp quản lý
▪ Ưu điểm: cơ cấu tổ chức quản lý công ty tương đối đầy đủ các bộ phận chức
năng cần thiết, công ty cũng đã thực hiện phân cấp, phân quyền hợp lý trên cơ sở phân công công việc cho các bộ phận, phòng ban, xác định được quyền hạn và trách nhiệm
của từng chức danh, từng bộ phận. Qua đó, cơng ty đã đánh giá được hiệu quả, năng
lực làm việc của các nhà quản lý bộ phận, phịng ban. Thêm vào đó, tại Lúa Vàng, các trưởng bộ phận là những nhân sự gắn bó cơng ty lâu năm, có nhiều kinh nghiệm trong
dàng và thuận lợi hơn. Đây cũng là một trong những điều kiện giúp thực hiện tốt công tác KTTN.
▪ Nhược điểm: Mặc dù công ty đã thực hiện phân cấp quản lý, xác định được
nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức. Tuy nhiên, do bộ máy quản lý chưa xây dựng đầy đủ các bộ phận chức năng nên vẫn cịn tình trạng việc kiêm nhiệm tại một số vị trí quản lý như sau:
- Tại công ty, TGĐ đồng thời là chủ tịch HĐTV, TGĐ ngoài việc điều hành
chung hoạt động của tồn cơng ty thì cịn trực tiếp giám sát hoạt động của phòng IT về hệ thống mạng và phần mềm quản lý. Đồng thời, do cơng ty khơng có bộ phận hành
chính-nhân sự (P. HC-NS) mà chỉ có 1 nhân viên ngồi tại văn phịng cơng ty phụ trách công tác tuyển dụng, chấm công nhân viên khối văn phịng và các cơng việc hành chính liên quan như cơng tác bảo vệ, an tồn vệ sinh, phịng chống cháy nổ, thủ tục giấy tờ pháp lý…Nhân viên này trực tiếp báo cáo cơng việc cho TGĐ khi cần thiết. Do
đó, tác giả nhận thấy TGĐ phải kiêm nhiệm nhiều công việc chi tiết như vậy nên ảnh
hưởng đến thời gian và chất lượng thực hiện công tác quản trị DN của TGĐ.
- Tại nhà máy, quản đốc phân xưởng ngồi nhiệm vụ chính là quản lý hoạt động
SX thì cịn trực tiếp quản lý việc tuyển dụng nhân công nhà máy, theo dõi việc chấm cơng cơng nhân, các chính sách và cơng tác bảo hộ lao động…các công việc này do 1 nhân viên tại nhà máy phụ trách dưới sự giám sát của quản đốc nhà máy. Do đó, tác giả nhận thấy việc này ảnh hưởng đến thời gian điều hành hoạt động SX của quản đốc. Như vậy, về cơng tác hành chính-nhân sự của cơng ty hiện chưa có sự tập trung quản lý, điều hành của chung một bộ phận và chưa có nhà quản lý chun mơn phụ
trách giám sát. Do đó, cơng tác tuyển dụng, đào tạo, xây dựng các chính sách lương
thưởng, phúc lợi và các cơng việc hành chính chưa được hệ thống và chun nghiệp.
doanh. Do đó, việc kiêm nhiệm cơng việc quản lý chi tiết này có thể ảnh hưởng đến
thời gian tập trung cho chiến lược bán hàng, phát triển kinh doanh của GĐ kinh doanh. Như vậy có thể thấy, việc kiêm nhiệm tại một số vị trí quản lý sẽ làm gia tăng khối lượng công việc cho nhà quản lý đó và có thể gây khó khăn cho cơng tác đánh giá trách nhiệm quản lý bộ phận vì nó chưa được thống nhất với các chỉ tiêu và địa chỉ trách
nhiệm cụ thể. Điều này cũng dẫn đến cản trở việc xây dựng thành công hệ thống kế
toán trách nhiệm.
2.4.2 Về việc tổ chức các TTTN
▪ Ưu điểm: Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của từng phịng ban, nhìn chung
cơng ty đã bước đầu xây dựng được các trung tâm trách nhiệm tương đối phù hợp và đầy đủ gồm có bốn trung tâm: trung tâm CP, trung tâm DT, trung tâm LN, trung tâm đầu tư.
▪ Nhược điểm: việc phân chia các TTTN dựa trên cơ cấu tổ chức và phân cấp
quản lý hiện tại dẫn đến việc xác định trách nhiệm và quyền hạn của các cấp quản trị chưa được rõ ràng và chồng chéo nhau.
2.4.3 Về các chỉ tiêu đánh giá tại các TTTN
▪ Ưu điểm: công ty đã bước đầu thực hiện việc đo lường, đánh giá thành quả tại
các bộ phận bằng cách so sánh các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch thông qua các báo cáo của các bộ phận. Điều này giúp nhà quản lý cấp cao nắm bắt được tình hình
thực hiện của các bộ phận và có cơ sở đánh giá trách nhiệm của các cấp quản lý.
▪ Nhược điểm: các chỉ tiêu đánh giá công ty sử dụng chưa đầy đủ, tồn diện vì
mới chỉ dừng lại ở chỉ tiêu kết quả mà chưa sử dụng các chỉ tiêu hiệu quả nên còn chưa
đáp ứng được yêu cầu đánh giá trách nhiệm của KTTN. Cụ thể:
ü Tại trung tâm doanh thu: chưa sử dụng chỉ tiêu tỷ lệ CP bán hàng trên DT và
xác định mức chênh lệch tỷ lệ này giữa thực tế và dự toán để đánh giá thành quả quản lý của bộ phận bán hàng
ü Tại trung tâm lợi nhuận: chưa sử dụng chỉ tiêu số dư đảm phí, LN trên DT và
LN trên CP và xác định mức chênh lệch của các chỉ tiêu này giữa thực tế với kế hoạch
để đánh giá được hiệu quả hoạt động SXKD của công ty
ü Tại trung tâm đầu tư: chưa sử dụng ROI, RI để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn
và đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý trung tâm.
2.4.4 Về báo cáo đánh giá thành quả tại các TTTN
▪ Ưu điểm: Công ty đã xây dựng được hệ thống báo cáo của các bộ phận để đánh giá thành quả hoạt động các bộ phận và của tồn cơng ty.
▪ Nhược điểm: báo cáo của công ty mới chỉ dừng lại ở mức độ là báo cáo đánh
giá thành quả hoạt động chứ chưa phải là báo cáo đánh giá thành quả quản lý của các bộ phận, phòng ban. Bên cạnh đó, các báo cáo của cơng ty chưa được thiết kế đầy đủ, chưa cung cấp được thông tin cụ thể, chi tiết mức đóng góp của từng bộ phận vào mục tiêu chung của công ty mà chỉ mới so sánh tình hình thực hiện so với kế hoạch. Cụ thể:
ü Báo cáo tại trung tâm chi phí sản xuất: chưa phân biệt biến phí và định phí và
chưa có phân tích biến động chi phí do ảnh hưởng của nhân tố lượng và giá trong kỳ
hoạt động nên chưa thể hiện được nguyên nhân của sự biến động và xác định được
trách nhiệm cụ thể từng bộ phận trong sự biến động đó.
ü Báo cáo tại trung tâm chi phí quản lý: chưa tách bạch CP của từng bộ phận riêng lẻ mà gộp chung CP quản lý của các bộ phận lại thành CP quản lý cơng ty nên khơng thể đánh giá chính xác thành quả hoạt động của từng phòng ban quản lý cụ thể.
ü Báo cáo lợi nhuận: chưa được xây dựng theo số dư đảm phí nên chưa đáp ứng được nhu cầu phân tích của KTTN, đồng thời chưa có phân tích sự biến động LN do ảnh hưởng của lượng và giá trong kỳ hoạt động và chưa lý giải được nguyên nhân của
sự chênh lệch là do đâu, vì vậy chưa xác định được trách nhiệm cụ thể của các bộ phận trong sự biến động đó.
ü Báo cáo đầu tư: chưa thể hiện được nhân tố ảnh hưởng như ROI, RI để đánh giá
hiệu quả đầu tư.
Nhìn chung các chỉ tiêu đánh giá và hệ thống báo cáo trách nhiệm của cơng ty cịn khá sơ xài, chưa giúp cho NQT đánh giá được trách nhiệm của từng bộ phận trong tổ chức.
2.4.5 Về các vấn đề liên quan đến KTTN tại Công ty TNHH HN Lúa Vàng 2.4.5.1 Về cơng tác lập dự tốn
Việc lập kế hoạch định kỳ từng vụ mùa và hàng năm đều được công ty thực hiện
đồng bộ tồn cơng ty theo quy định. Việc lập kế hoạch được dựa trên căn cứ phù hợp
với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty nên các kế hoạch khi giao xuống cho
các bộ phận được thực hiện rất khả thi. Từ kế hoạch nhận được, các bộ phận đã thực hiện một số dự toán hoạt động SXKD và chủ động thực hiện nhằm đạt mục tiêu kế
hoạch. Tuy nhiên, các dự toán cũng chưa có biểu mẫu cụ thể cho từng bộ phận và đều
được thực hiện thủ công bằng excel chứ chưa sử dụng phần mềm. Nếu các dự toán được lập trên hệ thống phần mềm sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian và cung cấp thơng
tin cho NQT một cách nhanh chóng.
2.4.5.2 Phân bổ chi phí
Các chi phí tại các bộ phận phục vụ hiện nay chưa được phân bổ cho các bộ phận chức năng để xác định kết quả thực hiện của các bộ phận. Do đó, ảnh hưởng đến việc đánh giá đúng thành quả của các bộ phận.
2.4.5.3 Phân tích biến động chi phí
Công ty chỉ mới dừng lại ở xác định chênh lệch giữa thực hiện với kế hoạch, dự toán; giữa số liệu thực tế năm này với năm trước chứ chưa phân tích chênh lệch để xác
định biến động của những khoản mục bởi các yếu tố cụ thể như lượng và giá để xác định được nguyên nhân biến động, đánh giá đúng thành quả của nhà quản lý bộ phận
và tìm giải pháp điều chỉnh, khắc phục kịp thời. Do đó, chưa phát huy hết chức năng, vai trò của hệ thống KTTN trong việc đánh giá, điều hành các hoạt động của các bộ
phận trong công ty.