CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
2.2 Giới thiệu quá trình khảo sát và thu thập dữ liệu về việc thực hiện
2.2.3 Nội dung khảo sát và thu thập dữ liệu:
- Tổng quan tình hình tổ chức và quan điểm, nhận thức của nhà quản trị về hệ thống KTQT nói chung và KTTN nói riêng tại cơng ty
- Tình hình tổ chức thực hiện hệ thống KTTN tại công ty, cụ thể là : cơ cấu tổ
chức quản lý, việc phân cấp quản lý, việc xác lập các TTTN, hệ thống chỉ tiêu và báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý mà công ty đang sử dụng.
2.2.4 Phương pháp khảo sát và thu thập:
hiện quan sát thực tế, khảo sát thông qua phỏng vấn ban lãnh đạo cùng với nhà quản lý các cấp tại các phịng ban trong cơng ty, tại nhà máy và các nhân viên kế toán tại văn phịng. Ngồi ra, tác giả còn sử dụng các phương pháp như thống kê, tổng hợp, so sánh để tìm hiểu và mơ tả thực trạng về hệ thống KTTN
2.2.5 Kết quả khảo sát:
Từ các phương pháp khảo sát và thu thập dữ liệu trên, tác giả có thể mơ tả và nhận định về công tác KTTN tại công ty như sau:
Tổng quan tình hình tổ chức và quan điểm của nhà quản lý về KTQT nói chung và KTTN nói riêng: kết quả khảo sát cho thấy hiện cơng ty đã có hệ thống KTQT nói chung và hệ thống KTTN nói riêng. Tuy nhiên vẫn chưa có sự tách bạch rõ ràng về nội dung cũng như phạm vi cung cấp thông tin và mối quan hệ giữa KTQT và KTTC. Quan điểm của nhà quản lý xem KTTN là một bộ phận chi tiết của KTTC. Công ty vẫn chưa xây dựng hệ thống tài khoản, chứng từ và chưa khai thác các ứng dụng phần mềm kế tốn đã có để phục vụ cho cơng tác lập báo cáo và quản lý theo yêu cầu của KTTN. Tuy nhiên, hầu hết các nhà quản lý đều nhận thức được tầm quan trọng cũng như mức độ cần thiết của KTTN trong việc đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm của nhà quản lý bộ phận, đây là điều kiện thuận lợi giúp cơng ty dễ dàng hồn thiện hệ thống KTTN hiện tại.
Tình hình thực hiện KTTN tại cơng ty: qua q trình nghiên cứu, khảo sát cho
thấy việc áp dụng KTTN đã được công ty thực hiện trong suốt thời gian qua. Biểu hiện cụ thể của việc áp dụng này là Ban giám đốc đã thực hiện phân cấp quản lý cụ thể, quy trách nhiệm cụ thể đối với từng chức danh, bộ phận phịng ban và cá nhân trong cơng ty. Tuy chưa tổ chức các trung tâm trách nhiệm thực sự hồn hảo nhưng việc kiểm sốt và đánh giá trách nhiệm đã được cụ thể hóa thơng qua các chỉ tiêu theo dõi, chế độ báo cáo, hệ thống báo cáo chi tiết cụ thể liên quan từng mảng doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hiệu quả đầu tư. Tuy nhiên để việc áp dụng KTTN được thực hiện một cách chun nghiệp hơn thì địi hỏi cơng ty phải khơng ngừng hồn thiện việc phân cấp quản lý, các
chỉ tiêu và cáo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý, xác định các TTTN một cách đúng nghĩa. Có như vậy thơng tin mới được cung cấp một cách kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định, đánh giá đúng trách nhiệm của các bộ phận, phịng ban, cá nhân trong cơng ty, từ đó có chính sách đãi ngộ nhân viên và xây dựng chiến lược kinh doanh đúng đắn. Cụ thể tác giả sẽ trình bày về tình hình thực hiện KTTN của công ty thông qua các nội dung chi tiết tại mục 2.3 “Thực trạng công tác KTTN tại Cơng ty
TNHH Hóa Nơng Lúa Vàng”
2.3 Thực trạng cơng tác KTTN tại Cơng ty TNHH Hóa Nơng Lúa Vàng 2.3.1 Phân cấp quản lý tại công ty
Hiện tại, bộ máy quản lý công ty đã được phân cấp, phân quyền cho từng chức danh, từng bộ phận cụ thể dựa theo điều lệ công ty. Cụ thể, công ty Lúa Vàng hoạt động theo mơ hình cơng ty TNHH, đứng đầu là hội đồng thành viên (HĐTV) gồm có 2 thành viên; tiếp theo là ban giám đốc (BGĐ) gồm 1 tổng giám đốc (TGĐ) phụ trách chung toàn bộ hoạt động của công ty, 1 GĐ nhà máy phụ trách hoạt động sản xuất, 1 GĐ kinh doanh phụ trách hoạt động kinh doanh, 1 GĐ tài chính phụ trách hoạt động tài chính và sau cùng là trưởng các phòng ban tại khối văn phòng và tại nhà máy sản xuất là cấp chịu sự quản lý trực tiếp và hoạt động theo chức năng được phân cơng của các Giám đốc. Đồng thời, các trưởng phịng trực tiếp quản lý và phân công nhiệm vụ cho các nhân viên một cách chính xác để cùng hướng đến mục tiêu chung của cả phòng.
Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của HĐTV, BGĐ, BKS, các bộ phận và sự phân cấp quản lý tại công ty thể hiện như sau:
v Hội đồng thành viên: là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, đứng đầu là chủ tịch HĐTV. HĐTV nhân danh chủ sở hữu công ty tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty.
Quyền hạn và trách nhiệm của HĐTV:
- Quyết định các chiến lược, kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty - Kiểm soát BGĐ trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty
- Quyết định phương án huy động vốn và dự án đầu tư mở rộng SXKD. v Ban kiểm soát: hoạt động độc lập với HĐTV và BGĐ
Quyền hạn và trách nhiệm của BKS:
- Ban hành các quy trình hoạt động trong cơng ty; kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong điều hành hoạt động kinh doanh của HĐTV và BGĐ
- Thẩm định báo cáo tài chính và các báo cáo hoạt động của các bộ phận
v Ban giám đốc: là cơ quan điều hành hoạt động hàng ngày của công ty. BGĐ gồm 1 TGĐ và 3 GĐ ( GĐ nhà máy, GĐ ngành hàng, GĐ tài chính)
Quyền hạn và trách nhiệm của BGĐ và các bộ phận trực thuộc:
Ø Tổng giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của cơng ty, có trách nhiệm và
quyền hạn như sau:
- Tổ chức, điều hành mọi hoạt động SXKD theo đúng pháp luật, điều lệ công ty. - Tổ chức, thực hiện các quyết định của HĐTV về kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư và phương án huy động vốn
- Giám sát trực tiếp các giám đốc bộ phận trong quản lý các bộ phận - Quản lý và điều hành hoạt động của phòng IT, văn phịng cơng ty.
▪ Phịng cơng nghệ thông tin (IT): hiện cơng ty chỉ có 1 nhân sự giữ chức
vụ trưởng phòng IT, chịu trách nhiệm quản lý chung và báo cáo trực tiếp cho TGĐ về tình hình cơ sở hạ tầng thông tin và hệ thống mạng cơng ty.
▪ Văn phịng cơng ty: hiện chỉ có 1 nhân sự tại văn phòng chịu trách nhiệm thực hiện và báo cáo cho TGĐ về các cơng việc hành chính, giấy tờ, chấm cơng nhân viên văn phịng, thực hiện cơng tác tuyển dụng nhân sự khối văn phòng, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh…trong tồn cơng ty.
Ø Giám đốc nhà máy: là người đứng đầu nhà máy SX, báo cáo trực tiếp cho TGĐ về việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động tại nhà máy bao gồm phân xưởng SX và các phòng ban hỗ trợ SX đặt tại nhà máy. GĐ nhà máy chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo việc SX đúng quy trình, hồn thành kế hoạch về sản lượng SX, đảm bảo sản
phẩm SX đạt tiêu chuẩn chất lượng. Đồng thời, kiểm sốt được chi phí sản xuất trong giới hạn định mức đề ra. Ngoài ra, GĐ nhà máy cũng thực hiện việc đàm phán mua nguyên vật liệu đảm bảo tiến độ SX theo kế hoạch.
▪ Phân xưởng sản xuất
Quản đốc phân xưởng: là người đứng đầu phân xưởng, trực tiếp báo cáo cho GĐ nhà máy về các trách nhiệm sau:
- Vận hành, quản lý, giám sát và hướng dẫn việc thực hiện các quy trình sản xuất sản phẩm đảm bảo đạt chất lượng;
- Phối hợp với Giám đốc nhà máy xây dựng định mức chi phí SX đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng cao và có hiệu quả kinh tế nhằm phục vụ cho cơng tác kế tốn tính giá thành SP có sự nhất quán;
- Lập kế hoạch sử dụng NVL, thực hiện SX và giám sát chất lượng sản phầm
- Đào tạo cơng nhân có kỹ thuật;
- Nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật phát triển SP mới vàoSX
Chuyền trưởng (Quản lý dây chuyền SX): dưới quản đốc phân xưởng là
các chuyền trưởng. Hiện tại, phân xưởng có 5 chuyền SX gồm các chuyền: thuốc ốc, thuốc sâu, thuốc bệnh, thuốc cỏ và thuốc sinh trưởng. Đứng đầu mỗi chuyền là chuyền trưởng có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Quản đốc về mọi hoạt động cũng như tình hình SX của dây chuyền mình phụ trách. Chuyền trưởng có nhiệm vụ giám sát quá trình SX đúng qui định kỹ thuật và SP đạt tiêu chuẩn với tỷ lệ SP hỏng thấp nhất. Chuyền trưởng cũng tham gia đào tạo huấn luyện cơng nhân có kỹ thuật.
Ngoài ra, để hoạt động SX được thuận lợi, tại nhà máy cịn có các phịng ban hỗ trợ SX, đứng đầu là các trưởng phòng. Mỗi phòng ban này là một bộ phận phát sinh CP hỗ trợ SX, các trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về CP phát sinh và báo cáo cho GĐ nhà máy về tình hình hoạt động của phịng mình phụ trách.
▪ Phòng kiểm tra chất lượng (QC): chịu trách nhiệm kiểm tra và giám sát
chất lượng của NVL, bao bì, bán thành phẩm theo tiêu chuẩn đã ban hành, kiểm nghiệm SP hoàn thành trước khi nhập kho và phân phối ra thị trường.
▪ Phòng nghiên cứu phát triển (R&D): chịu trách nhiệm trong hoạt động
nghiên cứu, thử nghiệm, phát triển sản phẩm mới, ứng dụng công nghệ mới.
▪ Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra, sửa chữa và bảo
trì định kỳ tất cả máy móc thiết bị phục vụ SX để bảo đảm tình hình hoạt động sản xuất ln được liên tục, đạt hiệu quả sử dụng tối ưu.
▪ Phòng mã hóa: thực hiện mã hóa SP nhằm bảo mật dữ liệu từ kho, tránh
cho việc đánh cắp thông tin về SP rị rỉ ra ngồi, gây thiệt hại cho công ty.
▪ Tổng kho: hiện tại nhà máy có 2 kho gồm 1 kho đầu vào là nguyên vật liệu, bao bì và 1 kho đầu ra là thành phẩm. Thủ kho có trách nhiệm quản lý, lưu trữ và cung ứng NVL, thành phẩm đầy đủ kịp thời phục vụ cho hoạt động SX.
Ø Giám đốc ngành hàng: là người đứng đầu phụ trách quản lý và báo cáo trực tiếp cho TGĐ về tình hình hoạt động của khối kinh doanh bao gồm phòng kinh doanh và phòng marketing.
▪ Phòng kinh doanh:
GĐ kinh doanh: là người đứng đầu phòng kinh doanh và chịu trách nhiệm trước GĐ ngành hàng về mọi hoạt động kinh doanh, phát triển kênh phân phối, tìm kiếm mở rộng thị trường trong và ngoài nước. GĐ kinh doanh trực tiếp quản lý 5 Trưởng vùng. Các trưởng vùng phụ trách hoạt động phân phối, bán hàng và quản lý khách hàng tại các khu vực được phân chia dựa vào doanh số và vị trí địa lý cụ thể:
Vùng 1: các tỉnh miền Miền Đông, Tây Nguyên và miền Bắc Vùng 2: tỉnh Sóc Trăng, Kiên Giang, Cà Mau
Vùng 3: tỉnh Bến Tre, Tiền Giang, Trà Vinh, Vĩnh Long
Vùng 4: tỉnh Cần Thơ, Hậu Giang, Đồng Tháp Vùng 5: tỉnh Long An và An Giang
Trách nhiệm và quyền hạn của các trưởng vùng:
- Xây dựng, thực hiện kế hoạch kinh doanh và báo cáo tình hình tiêu thụ so với kế hoạch đề ra theo từng vụ mùa và định kỳ hàng quý, năm.
- Tìm kiếm đại lý, thực hiện bán hàng, xây dựng, quản lý chính sách bán hàng và phát triển hệ thống phân phối đến các đại lý bán hàng.
- Theo dõi chặt chẽ và nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, giá cả của các đối thủ cạnh tranh để đề xuất mức giá bán phù hợp và chính sách chiết khấu hợp lý.
- Trực tiếp tiếp xúc, liên hệ và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng với bên đại lý và người nông dân.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp về doanh thu và chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng của khu vực mình phụ trách.
▪ Phịng marketing
Giám đốc Marketing: là người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo với
Giám đốc ngành hàng về tình hình hoạt động của phòng Marketing. Giám đốc Marketing quản lý trực tiếp 3 trưởng bộ phận được phân quyền cụ thể như sau:
Bộ phận truyền thông: chịu trách nhiệm về việc xây dựng, truyền
thơng hình ảnh của cơng ty đến với nông dân.
Bộ phận chuyển giao giải pháp: chịu trách nhiệm về việc chuyển giao cho nông dân những giải pháp kỹ thuật tiến bộ, kết hợp với nông dân thăm trực tiếp các cánh đồng để phát hiện dịch hại kịp thời hoặc dự báo dịch hại sắp xảy ra để có hướng xử lý phù hợp.
Bộ phận quảng bá: chịu trách nhiệm về việc hỗ trợ các vùng kinh doanh về tư vấn bán hàng, làm các hội thảo đầu bờ, hội thảo bán hàng.
Ø Giám đốc tài chính: là người hỗ trợ và báo cáo trực tiếp cho TGĐ, BKS và HĐTV trong việc kiểm sốt tài chính cơng ty, xây dựng và xem xét các phương án huy động vốn, thẩm định các dự án đầu tư mở rộng hoạt động sản xuất và bán hàng. GĐ tài chính xem xét đối với các hợp đồng mua/cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo quy định.
GĐ tài chính quản lý trực tiếp phịng tài chính kế tốn.
▪ Phịng kế tốn: đứng đầu là kế toán trưởng, chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với GĐ tài chính và TGĐ về trách nhiệm và quyền hạn được giao:
- Kiểm tra giá thành SP, quản lý vốn và tài sản, tổng hợp kết quả KD.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, quản lý số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước, thực hiện việc khai báo và nộp thuế đầy đủ cho cơ quan thuế.
- Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch công ty.
- Cung cấp thơng tin về tình hình tài chính hiện tại và lập các báo cáo quản trị cung cấp cho Ban giám đốc.
2.3.2 Các trung tâm trách nhiệm
Theo sự phân cấp quản lý hiện tại thì cơng ty đã hình thành nên các TTTN trong cơ cấu tổ chức quản lý của mình. Hiện nay, tuy các TTTN chưa được xây dựng đầy đủ ở tất các các bộ phận, phòng ban, các cấp quản lý nhưng nó cũng đã được xác lập phù hợp với sự phân cấp, phân quyền của công ty. Cụ thể gồm các 4 TTTN như sau:
2.3.2.1 Trung tâm chi phí
Hiện tại, trung tâm chi phí tại cơng ty được chia thành 2 nhóm là trung tâm chi phí sản xuất và trung tâm chi phí quản lý
Trung tâm chi phí sản xuất: là phân xưởng sản xuất, đây là bộ phận phát sinh
chi phí sản xuất trực tiếp của cơng ty. Để kiểm sốt chi phí sản xuất hiệu quả, cơng ty lên kế hoạch chi phí sản xuất cho từng thời kỳ, từng mùa vụ và xây dựng định mức cho từng loại sản phẩm, các định mức này sẽ giao cho từng chuyền sản xuất phụ trách. Chi phí phát sinh tại phân xưởng được kế toán theo dõi ghi nhận và tập hợp riêng theo từng đối tượng sản phẩm sản xuất tại mỗi chuyền riêng biệt, với các chi phí chung khơng tách được đối tượng riêng thì sẽ được phân bổ trong q trình tính giá thành theo số giờ chạy máy. Định kỳ tổng hợp báo cáo cho quản đốc phân xưởng và giám đốc nhà máy
về tình hình thực hiện chi phí trong tháng. Bên cạnh mục tiêu kiểm sốt chi phí, hạ mức hao hụt, phân xưởng sản xuất phải đảm bảo về số lượng, chất lượng và thời gian hoàn thành sản phẩm.
Trung tâm chi phí quản lý: là các bộ phận phục vụ tại khối văn phòng (phòng