CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KTTN tại Cơng ty TNHH Hóa Nơng
3.2.1 Tổ chức lại bộ máy quản lý và sự phân cấp quản lý tại công ty
Qua khảo sát như đã trình bày tại chương 2 về cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Lúa Vàng thì hiện tại cơng ty vẫn cịn tình trạng kiêm nhiệm tại một vài vị trí quản lý, việc này gây ảnh hưởng đến việc thực hiện phân cấp quản lý cũng như việc xây dựng cơ chế đánh giá trách nhiệm quản trị và thành quả hoạt động của từng vị trí, từng bộ
phận một cách rõ ràng. Do đó, tác giả đề xuất cơng ty cần bổ sung thêm vị trí và sắp
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý thiết kế lại
Về chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban và các nhà quản lý về cơ bản không thay đổi. Sự thay đổi thể hiện ở việc sắp xếp như sau:
- Tuyển mới 1 vị trí GĐ tổng hợp
- Thiết lập phịng hành chính-nhân sự dưới sự quản lý của Giám đốc tổng hợp
- Di chuyển phòng IT đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Giám đốc tổng hợp và
tuyển thêm 1 nhân viên phần cứng cho phòng IT
- Thiết lập phòng vật tư dưới sự quản lý của GĐ ngành hàng
- Thiết lập bộ phận kế tốn quản trị trong phịng kế tốn và tuyển thêm 1 vị trí trưởng bộ phận KTQT, dưới sự giám sát của GĐ tài chính
Cụ thể về việc tổ chức nhân sự và hiệu quả mang lại khi tổ chức lại bộ máy quản lý và sự phân cấp như trên là:
- Tuyển mới 1 GĐ tổng hợp và thiết lập phịng hành chính-nhân sự: GĐ tổng hợp sẽ trực tiếp quản lý phịng hành chính-nhân sự và phịng IT để giảm bớt sự giám sát trực tiếp của TGĐ như trước đây, giúp TGĐ có thời gian tập trung cho cơng tác
ty…sẽ giúp các công việc này được tập trung quản lý một cách có hệ thống, chuyên
nghiệp cũng như xác định được địa chỉ đánh giá trách nhiệm của bộ phận hành chính- nhân sự tại cơng ty. Bên cạnh đó, phịng hành chính-nhân sự cũng cần xây dựng quy
trình, bảng mơ tả cụ thể cơng việc của từng phịng ban, từng vị trí cụ thể để nhà quản lý bộ phận và nhân viên ý thức rõ được phạm vi, quyền hạn và trách nhiệm của lĩnh vực mình phụ trách. Đó cũng là cơ sở để nhà quản lý cấp cao hơn đánh giá được thành quả quản lý của bộ phận, của nhân viên mình quản lý.
- Tuyển mới 1 nhân sự phòng IT: với sự mở rộng phát triển hệ thống bán hàng và
sự gia tăng nhân sự tại các phòng ban như hiện nay, việc tuyển thêm 1 nhân viên phần cứng sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc hiện tại và giúp trưởng phịng IT có thời gian tập trung hơn về phần mềm và hỗ trợ phòng kế toán trong việc phát triển các mẫu biểu báo cáo để đáp ứng yêu cầu của KTTN.
- Thiết lập phịng vật tư: cơng ty có thể đề xuất 1 trong 2 nhân sự hiện tại đang
phụ trách công tác mua vật tư tại phòng kinh doanh làm trưởng phòng vật tư. Chức năng của phòng vật tư là phụ trách việc tìm kiếm nhà cung cấp và mua vật tư phục vụ cho hoạt động quảng cáo, bán hàng của phòng marketing và phòng kinh doanh. Hiện
tại các CP mua hàng này chiếm khoản khá lớn trong CP bán hàng cơng ty, do đó cần
thành lập nên phịng ban này để việc giám sát được hiệu quả hơn. Trưởng phòng vật tư sẽ chịu trách nhiệm trước GĐ ngành hàng về việc kiểm sốt các chi phí này trong dự toán ngân sách cho phép.
- Thiết lập bộ phận KTQT riêng và tuyển mới 1 vị trí trưởng bộ phận KTQT: để
xây dựng được hệ thống KTTN hiệu quả thì một yếu tố quan trọng hàng đầu đó là bộ máy kế tốn cơng ty phải đáp ứng được những yêu cầu của KTTN. Theo đó, cơng ty
cần tổ chức, sắp xếp lại bộ máy kế toán theo hướng kết hợp bộ phận kế tốn tài chính (KTTC) với KTQT. Trên cơ sở đó, bộ phận KTQT sẽ sử dụng nguồn thông tin đầu vào
công nhiệm vụ, quyền hạn, nội dung và phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa 2 bộ phận này. Như vậy, phịng kế tốn sẽ gồm bộ phận KTTC và bộ phận KTQT với chức năng, nhiệm vụ như sau:
Bộ phận KTTC: chức năng, nhiệm vụ các phần hành kế toán cơ bản khơng thay
đổi. Kế tốn trưởng quản lý bộ phận KTTC và báo cáo cho GĐ tài chính. Riêng 2 nhân
sự kế toán ngân sách sẽ được luân chuyển qua bộ phận KTQT, kế toán giá thành sẽ chỉ thực hiện việc ghi nhận, tổng hợp và lên báo cáo về giá thành SP chứ không kiêm nhiệm việc lên định mức CP và báo cáo phân tích đánh giá chênh lệch như trước đây.
Bộ phận KTQT: có trách nhiệm thu thập, tổng hợp thông tin từ bộ phận KTTC,
nhà máy SX và các phòng ban khác để lập kế hoạch, thiết kế và cung cấp mẫu báo cáo trách nhiệm cho các phòng ban. Thực hiện theo dõi tình hình hoạt động của các phịng ban dựa trên các báo cáo này và báo cáo với BGĐ, đề xuất các giải pháp thực hiện. Căn cứ vào cơ cấu phịng kế tốn hiện tại, tác giả đề xuất bộ phận KTQT nên tổ chức thành 2 nhóm: nhóm dự tốn và nhóm phân tích sẽ gồm 2 nhân viên kế toán ngân sách cũ chuyển qua, đồng thời tuyển mới 1 trưởng bộ phận KTQT để quản lý bộ phận KTQT và báo cáo cho GĐ tài chính. Chức năng, nhiệm vụ của các nhóm như sau:
Nhóm dự tốn: lập dự toán ngân sách chung cho tồn cơng ty dựa trên
thông tin của bộ phận KTTC và dự toán của các bộ phận, phịng ban trong cơng ty
Nhóm phân tích: lập báo cáo và phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của
các TTTN dựa vào các dự toán đã được lập và kết quả thực hiện, từ kết quả phân tích làm cơ sở cho các tiêu thức phân bổ chi phí.
Việc thiết lập thêm bộ phận KTQT sẽ giúp cho công tác đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, phịng ban cơng ty được thống nhất và hoàn thiện hơn.
Kết luận: Với việc hoàn thiện đầy đủ các bộ phận chức năng trong cơ cấu tổ