Tại chi nhánh có thể phân cơng 1 nhân sự chuyên phụ trách sản phẩm cho vay thấu chi và mua xe để đảm bảo tính chuyên nghiệp, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ.
Để rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ vay cần có quy định rõ thời gian từ lúc nhận hồ sơ tới khi khách hàng nhận được tiền tối đa là 3 – 5 ngày làm việc, từ đó nhân viên các bộ phận phối hợp cùng với nhau và hoàn tất hồ sơ trong thời gian u
65
cầu. Có chương trình phần mềm cụ thể kiểm soát thời gian giải quyết hồ sơ của nhân viên tín dụng để có thể kiểm sốt và đảm bảo đúng quy trình. Ngồi ra, do đặc thù công việc tại ACB là chun mơn hóa cao, thời gian giải quyết hồ sơ phụ thuộc vào nhiều nhân viên tại nhiều bộ phận khách nhau: như nhân viên định giá, nhân viên tín dụng tư vấn và thẩm định hồ sơ (PFC), nhân viên pháp lý thực hiện thủ tục công chứng, đăng ký, nhân viên giải ngân... vì vậy cần có một quy trình cụ thể, quy định rõ thời gian cho từng bộ phận có liên quan đến việc giải quyết hồ sơ vay của khách hàng, trong đó phải có một nhân viên có trách nhiệm chính, theo dõi và đốn đốc từng quá trình của hồ sơ ở từng bộ phận để đảm bảo theo đúng tiến độ, nhân viên này sẽ có trách nhiệm chính về thời gian giải quyết hồ sơ theo đúng thời gian yêu cầu và vẫn phải đảm bảo tuân thủ đúng quy trình cho vay và sự kiểm soát của các bộ phận. Thủ tục vay vốn không được quá cứng nhắc, cần linh động với từng trường hợp của khách hàng.
Thời gian giải quyết hồ sơ nhanh nhưng vẫn phải đảm bảo sự kiểm soát chéo lẫn nhau giữa các bộ phận, giữa ban lãnh đạo, nhân viên tín dụng, nhân viên quản lý giải ngân… phải có sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình phê duyệt, thẩm định, kiểm soát...
Đối với vay mua xe ở cơng ty có liên kết với ACB và cho vay thấu chi, thời gian giải quyết hồ sơ nhanh (1-2 ngày), yêu cầu chứng từ đơn giản vì mục đích vay rõ ràng. Chi nhánh có thể sắp xếp 01 nhân sự chuyên trách về cho vay sản phẩm này để tạo tính chun nghiệp và chuẩn về quy trình.
Nâng cấp và ứng dụng các kỹ thuật, công nghệ, hệ thống cơng nghệ thơng tin có sẵn nhằm thực hiện các quy trình cơng việc như thẩm định, phê duyệt trên máy để giảm bớt thời gian phê duyệt, chi phí trong việc in ấn giấy tờ như hiện tại, đồng thời có thể rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ của khách hàng.
Đối với việc cung cấp các chứng từ, thủ tục cho ngân hàng, để giảm các phiên phức và rắc rối cho khách hàng, một số giải pháp được đề xuất:
66
+ Xây dựng hệ thống dữ liệu tại ngân hàng về các chứng từ hồ sơ của khách hàng hiện hữu, khách hàng cũ... Nếu khách hàng này có giao dịch lại trong 5 năm vẫn có thể chấp nhận sử dụng lại các chứng từ cũ.
+ Có cơ chế linh hoạt về các chứng từ hồ sơ: chấp nhận sao kê lương in từ internet (nhân viên có thể xác minh được ở ngân hàng phát hành), tăng cường đánh giá hồ sơ thông qua thẩm định thực tế, hạn chế yêu cầu khách hàng bổ sung chứng từ hồ sơ.
+ Để đảm bảo an toàn trong cho vay, nhân viên tín dụng phải tn theo quy trình tín dụng của Ngân hàng, phải đảm bảo tính khách quan trong việc ra quyết định cấp tín dụng. Bên cạnh các nguồn thơng tin truyển thống, nhân viên tín dụng cần thu thập thêm thông tin từ các nguồn khác (internet, báo chí, ngân hàng bạn, ngân hàng nhà nước, các mối quan hệ…) để đảm bảo tính xác thực của thông tin.
+ Thiết lập mối quan hệ song phương, liên kết cùng hỗ trợ phát triển giữa các ngân hàng trong nước để có thể sử dụng nguồn thơng tin chung của các ngân hàng về khách hàng (lịch sử giao dịch, uy tín thanh tốn, ....). Từ đó, nhân viên tín dụng có thể sử dụng các nguồn tin chính xác, nhanh chóng xác thực thơng tin để có thể thẩm định hồ sơ hiệu quả, đây cũng là một kênh hiệu quả để phát triển khách hàng cho các ngân hàng.