CHƯƠNG 1 : MỘT SÓ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
2.1. Giới thiệu tống quan về Công ty cố phần Misa tại Văn phòng Misa Hà Nội
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty
2.I.4.I. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cồ phần Misa
a. Mơ hình cơ cấu tổ chức Cơng ty Cơ phần Misa
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Cơng ty cố phần Misa
(Nguồn: Phịng Tổ chức hành chính)
b. Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ)
Chủ tịch ông Lữ Thành Long có nhiệm vụ vạch ra chiến lược cho tồn cơng ty, giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như giải quyết rủi ro xảy ra. ĐHĐCĐ là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. ĐHĐCĐ là cơ quan thơng qua chủ trương, chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hội đồng quản trị (HĐQT)
Là cơ quan quản lý Công ty, nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ quyết định. HĐQT quyết định cơ cấu tổ chức và cơ cấu quản lý Cơng ty, xây dựng và
f
Khóa luận tơt nghiệp đại học
9
Chương 2: Thực trạng hoạt động bán hàng sản phàm MISA AMIS của Công ty cô phân Misa
quyết định chiến lược kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Ban kiếm sốt
Trưởng ban kiềm sốt ơng Lê Anh Tuấn, có nhiệm vụ giám sát, kiếm sốt các hoạt động của cơng ty, báo cáo lên Đại hội đồng cố đông.
Ban Tổng Giám đốc
Bà Đinh Thị Thúy làm Tổng Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm, là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT, thực hiện phương án đầu tư và kế hoạch kinh doanh của Công ty. Tổng Giám đốc quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty.
Ban thư ký
Ơng Nguyễn Minh Đức làm trưởng ban thư ký có nhiệm vụ xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi,...
Các văn phòng đại diện
Văn phịng đại diện có nhiệm vụ đại diện cho Công ty trong việc giao tiếp thương mại, đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng, đại lý tại khu vực được Công ty chi định. Tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng sản phẩm cửa Công ty trong khu vực được chỉ định. Điều tra, khảo sát yêu cầu của khách hàng tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty trong việc hoạch định kế hoạch phát triển sản phấm chiếm lĩnh thị trường. Ngoài ra, triển khai các chiến dịch xúc tiến thương mại của Cơng ty.
- Văn phịng MISA Hà Nội: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng thuộc khu
vực miền Bắc từ Quảng Bình trở ra;
- Văn phòng MISA Đà Nằng: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 5 tỉnh
thành thuộc khu vực miền Trung là Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nằng, Quảng Nam, Quảng Ngãi;
- Văn phòng MISA Buôn Ma Thuột: thực hiện việc triển khai và hồ trợ khách hàng 4
tỉnh thành thuộc khu vực Tây Nguyên là Kon Turn, Gia Lai, Đăk Lak và Đăk Nơng;
- Văn phịng MISA Tp. Hồ Chí Minh: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng
từ Bình Định trở vào;
- Vãn phịng MISA cần Thơ: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 8 tỉnh thành thuộc khu vực đồng bằng sông Cửu Long;
Văn phịng tổng cơng ty
Gồm một số phịng ban phục vụ cho hoạt động vận hành cùa cơng ty như: Phịng Tổ chức hành chính, phịng Nhân sự, phịng Tài chính kế tốn, phịng Marketing.
___ ->
Chương 2: Thực trạng hoạt động bán hàng sản phâm MỈSA AMIS của Công tỵ cô phân Misa
f
Khóa luận tót nghiệp đại học
- Phịng Tơ chức hành chính: Thực hiện chức năng tơ chức cơng tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của Công ty, đảm bảo tốt cho cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc,...
- Phòng Nhân sự: Thực hiện chức năng quản lý nhân sự, chấm cơng, tính lương,
chế độ khen thưởng, kỷ luật, đào tạo cán bộ công nhân viên cùa Cơng ty,...
- Phịng Tài chính kế tốn: Thực hiện các chức năng quản lý tài chính, lưu trữ, theo
dõi, báo cáo hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Phòng Marketing: Thực hiện chức năng xây dựng ý tưởng để đem hình ảnh, uy
tín của Công ty đến đối tượng khách hàng.
Khối sản xuất
- Kiềm tra giám sát quá trình phát triển phần mềm đảm bảo tuân thủ quy trình quản
lý chất lượng cúa Công ty;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra các sản phẩm phần mềm cùa Công ty trước khi lưu hành trên thị trường;
- Nghiên cứu và đưa ra đề xuất để phát triển sản phẩm phần mềm cùa Công ty.
Trung tăm tư vấn và hỗ trợ khách hàng
Được coi như phịng Chăm sóc khách hàng và thực hiện giải quyết và xử lý những vấn đề, thắc mắc của khách hàng đang sử dụng sản phẩm, bên cạnh đó phịng cũng quản
lý các trang web hỗ trợ khách hàng đế tư vấn và hỗ trợ ngay khi khách hàng cần.
c. Tình hình sử dụng lao động số lượng nhân sự Công ty cổ phần MISA - 2020 1555 2222 1942 2018 2019 2020
Hình 2.2: Sơ lượng nhân sự của Cơng ty Cơ phãn Mìsa nấm 2018, năm 2019 và năm 2020
\ _ _ - - - 7
(Nguôn: Phịng Hành chỉnh tơng hợp)
f
Khóa luận tơt nghiệp đại học
9
Chương 2: Thực trạng hoạt động bán hàng sản phàm MISA AMIS của Cơng ty cơ phân Misa
SƠ lượng nhân sự của Cơng ty tăng theo hàng năm, có thê thây quy mơ của MTS A ngày càng phát triến, mạng lưới lớn. Trong cơ cấu nhân sự của MISA, nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ lớn nhất. Bên cạnh việc nâng cao chuyên môn cho các thành viên, MISA cịn ln chú trọng trong việc đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, cán bộ nguồn để họ có những cơ hội phát triển trong tương lai, trở thành đội ngũ lãnh đạo kế
cận tài giỏi và nhiệt huyết cống hiến cho Công ty.
Với đặc thù là hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực cơng nghệ cao, địi hỏi sự nắm bát các kiến thức mới nhanh và đầy sáng tạo, cơ cấu nhân sự của M1SA ln
có lao động trong độ tuổi trẻ (dưới 30 tuổi) là lớn nhất. Tiếp đến là từ 30 đến 40 tuổi và cuối cùng chiếm tỷ lệ lao động ít hơn là trên 40 tuổi. Đặc thù ngành này cần phải có sự bền bỉ, năng động và sáng tạo, chịu được áp lực, MISA chú trọng tuyển dụng các bạn trẻ đế thích nghi với cơng việc tốt hơn, đây là một thế mạnh của MISA.
2.1.4.2. Cơ cấu tổ chức Văn phịng Misa Hà Nội
a. Mơ hình cơ cấu tơ chức Vãn phịng Misa Hà Nội
Hình 2.3: Cơ cẩu tổ chức Văn phịng Misa Hà Nội
(Nguồn: Phịng Hành chính tơng hợp)
r
Khóa luận tót nghiệp đại học Chương 2: Thực trạng hoạt động bán hàng sản phâm MỈSA AMỈS cùa Công ty cơ phân Mìsa
b. Chức năng và nhiệm vụ của các hộ phận
Ban Giám đốc Văn phòng Misa Hà Nội
Đưa ra các kế hoạch chiến lược, chiến thuật ngắn hạn và dài hạn cho văn phòng đại diện ở khu vực Hà Nội. Giám sát chặt chẽ các hoạt động của Văn phòng Misa Hà Nội.
Các Trung tâm kinh doanh (TTKD)
Đề ra phương án và bán các sản phẩm do trung tâm mình chịu trách nhiệm.
Ban đào tạo♦
Giảng dạy, đào tạo cán bộ công nhân viên, nâng cao hiệu quả làm việc và gắn kết tinh thần đồn kết trong Cơng ty.
Ban phát triển kinh doanh
Nghiên cứu các chiến lược, phương án đế nâng cao hiệu quả kinh doanh cho cá nhân và đội nhóm cho tồn Cơng ty.
Phịng Giám sát bán hàng
Lập ra các kế hoạch, thiết lập các giao dịch trực tiếp với các đối tác và hệ thống bán hàng. Triển khai hoạt động bán hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phịng Giám sát bán hàng cịn phối hợp với các bộ phận liên quan như phòng Kế tốn, phịng PR - Marketing,.. .nhằm mang lại dịch vụ đầy đù nhất cho khách hàng.
Phịng Hành chính tồng hợp
- Giám sát các hoạt động hành chính;
- Tổ chức tiếp nhận/chuyển phát tài liệu, công văn, bưu phẩm của Công ty. Tiếp đoán khách hàng, đối tác và thu thập yêu cầu, chuyền tiếp yêu cầu, điện thoại cho các phịng ban liên quan;
- Tìm kiếm đối tác trong việc mua văn phịng phẩm, cơng cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất nhằm tham mưu cho kế tốn trong cơng tác xem xét giá cả và kế toán nhập hàng;
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan đến cơng tác hành chính.
Phịng Tài chính - Kế tốn
- Tồ chức việc ghi chép sồ sách kế toán của Công ty theo đúng quy định của Pháp
luật và quy chế của Cơng ty;
- Kiểm sốt hoạt động của Ban Giám đốc căn cứ trên định mức và dự tốn chi tiêu
của Cơng ty đã được HĐQT phê duyệt, tham mưu cho HĐỌT trong việc lập kế hoạch chi tiêu tài chính trong năm;
- Báo cáo về hoạt động chi tiêu tài chính và hiệu quà sản xuất kinh doanh cho Ban
Giám đốc và HĐQT định kỳ hàng tháng.
f
Khóa luận tơt nghiệp đại học
9
Chương 2: Thực trạng hoạt động bán hàng sản phàm MISA AMIS của Cơng ty cơ phân Misa
Phịng Quản trị ngn nhân lực
- Lên kế hoạch, chương trình để nâng cao hiệu quả nguồn nhân lực;
- Thực hiện làm dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm, xác định nguồn lực, tiếp
nhận, sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên, tiếp nhận phong vấn và đào tạo cho nhân viên mới;
- Tổ chức đánh giá năng lực cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các chế độ chính
sách của Nhà nước liên quan đến quyền và nghĩa vụ của nhân viên;
- Giải quyết và xử lý các quan hệ lao động;
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc khen thưởng trong tháng, quý, năm hoặc
tăng lương đối với cán bộ nhân viên hồn thành cơng việc xuất sắc trong Cơng ty;
Phòng PR - Marketing
- Lập kế hoạch, triển khai các hoạt động tun truyền, quảng bá hình ảnh thương
hiệu của Cơng ty;
- Tổ chức các sự kiện của Công ty;
- Quan hệ với các cơ quan hữu trách, thực hiện các cơng việc như hồ sơ tham dự,
trích lục thông tin, tài trợ, từ thiện, đối nội, đối ngoại;
- Đào tạo Văn hóa Cơng ty cho các nhân viên Cơng ty.
Phịng Hỗ trợ dịch vụơ • • •
- Tư vấn về chun mơn kế toán, nghiệp vụ kế toán máy, hỗ trợ nhập số liệu, sửa
số liệu cho khách hàng;
- Tư vấn nghiệp vụ, khảo sát yêu cầu của khách hàng, viết tài liệu hướng dẫn cài
đặt, sử dụng, tác nghiệp, bài tập hỗ trợ phòng Phát triển phần mềm;
- Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về chính sách mới, văn bản, quy định của
Nhà nước liên quan tới lĩnh vực phát triển phần mềm của Cơng ty.
Phịng Kỹ thuật và phát triển phần mềm
Xử lý các sự cố liên quan đến máy móc, trang thiết bị nhàm đảm bảo duy trì hoạt động cùa hệ thống được liên tục và ổn định. Ngồi ra, phịng ban sẽ nghiên cứu, nâng cấp các tính năng mới cho sản phẩm của Cơng ty.
c. Tình hình sử dụng lao động
f
Khóa luận tót nghiệp đại học Chương 2: Thực trạng hoạt động bán hàng sân phâni MỈSA AMIS
9 X
cùa Công tỵ cỏ phân Misa
Sô lượng nhân sự .
Vãn phòng MISA Hà Nội - 2020 700 612 600 584 ’ 500 400 ồ 5 CT> 300 200 Ị 2018 2019 2020
Hình 2.4: số lượng nhân sự của Văn phòng Misa Hà Nội năm 2018, năm 2019 và năm 2020
(Nguồn: Phòng Hành chỉnh tổng hợp)
Văn phòng Misa Hà Nội là Trung tâm kinh doanh trọng điểm của doanh nghiệp, đồng thời chiếm số lượng lao động cao nhất trong 5 văn phòng đại diện của MISA với 612 người chiếm khoảng 27,5% số lượng nhân sự tại Công ty cổ phần Misa. Đặc biệt, Hà Nội là nơi tập trung nhiều các doanh nghiệp, thích hợp để hoạt động kinh doanh. Mặt khác, Hà Nội là nơi tập trung nhiều các bạn sinh viên, các bạn trẻ phù hợp với đặc thù của ngành mà MISA đang hướng tới. Do vậy, MĨSA ngày càng đấy mạnh quy mô và mạng lưới tại Hà Nội. Trong tương lai, có thể Misa sẽ càng gia tàng số lượng nhân sự tại Hà Nội hơn nữa.• •
Hàng năm, MIS A đầu tư rất nhiều vào việc nghiên cứu và phát triển các sản phẩm phần mềm mới và nâng cấp các tính năng mới hoặc cơng nghệ cho các sản phẩm hiện
có của Cơng ty.