Khai hải quan từ xa thông qua phương tiện điện tử (gọi tắt là khai báo hải quan từ xa) là việc doanh nghiệp (người khai hải quan) khai các thông tin của một
số chứng từ thuộc hồ sơ hải quan trên máy tính và truyền dữ liệu khai tới hệ thống máy tính của cơ quan Hải quan. Việc nộp hồ sơ hải quan giấy và thủ tục hải quan vẫn được thực hiện theo các quy định hiện hành đối với các loại hình hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong khai báo Hải quan từ xa được Ngành Hải quan thực hiện từ năm 2007, đến nay công tác khai báo hải quan từ xa đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cơ quan hải quan.
3.4.1. Đối với Doanh nghiệp
Khai báo từ xa thực chất là quy trình giúp đồng bộ hố dữ liệu giữa cơ quan Hải quan và doanh nghiệp, từ đó giúp cả cơ quan Hải quan và doanh nghiệp có thể tự thanh khoản thơng qua dữ liệu khai báo từ xa được lưu vào hệ thống. Tất cả các dữ liệu được lưu trữ khi thanh khoản chỉ cần một vài thao tác là có kết quả chính xác
Khai báo hải quan từ xa giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan do thông tin khai báo qua mạng được Chi cục Hải quan cửa khẩu kiểm tra ngay khi doanh nghiệp truyền đến. Hạn chế các chi phí phát sinh về đi lại, văn phòng phẩm và đặc biệt tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Những ưu tiên khi thực hiện khai hải quan từ xa: Cùng một thời điểm, cán bộ hải quan đăng ký tiếp nhận tờ khai của nhiều doanh nghiệp khác nhau thì ưu tiên cho việc tiếp nhận đăng ký tờ khai hải quan được khai qua mạng Internet trước; Khi có thơng tin khai báo từ xa của doanh nghiệp gửi đến, cán bộ làm nhiệm vụ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay và sớm có kết quả trả lời; Những khó khăn vướng mắc trong thực hiện khai báo hải quan điện tử từ xa sẽ được Tổ giải quyết khó khăn vướng mắc tại các Chi cục hải quan cửa khẩu ưu tiên giải quyết trước, đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện đúng quy định; Định kỳ, Chi cục hải quan cửa khẩu phối hợp với các đơn vị liên quan hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện khai hải quan điện tử kiểm tra hệ thống, quét vi rút và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện.
3.4.2. Đối với cơ quan hải quan
Khai hải quan từ xa giúp cho cán bộ hải quan có nhiều thời gian hơn cho phân tích, xử lý thơng tin do không phải nhập số liệu; chất lượng thông tin được tăng cường, có độ chính xác cao. Bước đầu chuyển đổi phương thức quản lý hải quan hiện đại từ quản lý theo từng giao dịch sang quản lý theo doanh nghiệp, từ xử lý giấy tờ sang xử lý trên dữ liệu điện tử, đảm bảo tính cơng khai, minh bạch, cơng bằng trong quản lý, nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan hải quan; Qua đó cũng hình thành đội ngũ cán bộ làm việc trong môi trường mới, tạo được hình ảnh đẹp của cơ quan hải quan đối với cộng đồng doanh nghiệp và xã hội.
3.4.3. Doanh nghiệp thực hiện khai hải quan từ xa
Đăng ký tài khoản khai Hải quan từ xa (mẫu đơn đăng ký có sẵn tại website Hải quan www.customs.gov.vn).
- Cài đặt phần mềm khai hải quan
Doanh nghiệp có 3 cách để cài đặt sử dụng phần mềm khai báo:
o Doanh nghiệp tự xây dựng phần mềm theo chuẩn dữ liệu của Tổng cục Hải quan.
o Tải phần mềm miễn phí và hướng dẫn sử dụng tại đây .
o Hoặc mua phần mềm khai báo của các Công ty cung cấp phần mềm khai báo hải quan từ xa.
Sau khi được cấp tài khoản và mật khẩu đăng nhập hệ thống khai điện tử từ xa của Hải quan, doanh nghiệp sử dụng tài khoản và mật khẩu này để thực hiện việc truyền thông tin, dữ liệu liên quan đến hệ thống của cơ quan hải quan. Các dữ liệu truyền gồm: danh mục nguyên phụ liệu, danh mục sản phẩm xuất khẩu, định mức, tờ khai hải quan, hồ sơ thanh lý.