3.5.1. Khái niệm hải quan điện tử
Hải quan điện tử là một bộ phận của chính phủ điện tử, thực hiện việc tự động hóa tất cả các loại hình thủ tục và các chế độ hải quan (kiểm soát hàng hóa, các quy trình xử lý thủ tục, giám sát hàng quá cảnh) với những chức năng cốt yếu của cơ quan hải quan thông qua việc áp dụng kỹ thuật quản lý hải quan hiện đại vào tất cả các khâu nghiệp vụ hải quan.
Là một bộ phận của Chính phủ điện tử: Hệ thống hải quan điện tử được kết nối với các bộ phận khác của Chính phủ điện tử (thực tế là một cổng điện tử của Hải quan đã được kết nối với các cổng điện tử của cơ quan nhà nước khác).Việc xây dựng, thực hiện thủ tục hải quan điện tử dựa trên các quy định của Luật giao dịch điện tử, Luật CNTT và các chính sách phát triển CNTT, lộ trình thực hiện chính phủ điện tử.
Hiện nay các nước không đề cập tới khái niệm “thủ tục hải quan điện tử” mà thường đề cập tới khái niệm “hệ thống tự động hóa hải quan” (customs automation system). Đây là chương trình ứng dụng CNTT để xử lý các nghiệp vụ hải quan. Hệ thống gồm nhiều chương trình ứng dụng CNTT để quản lý hàng hóa đưa ra, đưa vào lãnh thổ hải quan, và các chương trình hỗ trợ cho công tác nghiệp vụ hải quan (tại Hàn Quốc: 60 chương trình hỗ trợ).
3.5.2. Điều kiện doanh nghiệp tham gia vào hải quan điện tử
Để tham gia thủ tục hải quan điện tử, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng một số vấn đề, trong đó đặc biệt quan trọng là hạ tầng (CNTT) và đội ngũ nguồn nhân lực.
Về hạ tầng CNTT: Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn các điều kiện cơ sở vật chất như máy tính, đường truyền, phần mềm khai báo, các phần mềm bổ trợ (nếu cần). Tham gia thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quan sẽ sử dụng máy tính (chủ yếu của mình/sử dụng máy tính của cơ quan hải quan ở bộ phận khai báo hải quan) để tạo thông tin cho từng chứng từ thuộc hồ sơ hải quan điện tử và thông qua phương tiện điện tử truyền số liệu khai hải quan đến cơ quan hải quan. Và để chuẩn hóa những dữ liệu này, hệ thống khai báo của doanh nghiệp phải tương thích với hệ thống của cơ quan hải quan. Hiện nay có một số doanh nghiệp được chứng nhận xây dựng phần mềm tương thích trong truyền nhận dữ liệu với cơ quan Hải quan, gồm Công ty CP Công nghệ phần mềm Đà Nẵng, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ CNTT G.O.L và Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn.
Nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực là vấn đề quan trọng hàng đầu ảnh hưởng
đến hiệu quả quá trình tham gia hải quan điện tử. Nói như vậy khơng phải là một sự cường điệu bởi tất cả các khía cạnh trong quản lý hải quan, kể cả việc ứng dụng và bảo trì hệ thống CNTT hiện đại đều địi hỏi đội ngũ tiếp nhận có đủ trình độ để vận hành hệ thống hiện đại một cách hiệu quả và chuẩn bị sẵn sàng để đón nhận các kỹ thuật và quy trình mới.