1.2. Cơ sở lý luận về chi phí xây lắp và quản lý chi phí xây lắp
1.2.2. Nội dung quản lý chi phí xây lắp
Có nhiều cách quản lý chi phí xây lắp nhƣng các doanh nghiệp thƣờng sử dụng hai cách sau:
- Quản lý theo các khoản mục chi phí: áp dụng với các cơng trình lớn, phức tạp mà cơng ty không giao khốn hoặc chỉ giao khốn một phần thì chi phí khơng nằm trong giao khốn sẽ đƣợc quản lý theo khoản mục chi phí.
- Giao khốn: khốn gọn, khoán thu nộp và hạch toán báo sổ, khoán theo từng hạng mục chi phí
Mỗi phƣơng pháp quản lý chi phí xây lắp đều đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau:
+ Xây dựng định mức chi phí
+ Lập dự tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm + Tổ chức thực hiện chi phí xây lắp trong doanh nghiệp + Kiểm sốt chi phí.
1.2.2.1. Xây dựng định mức chi phí
Định mức chi phí là khoản chi đƣợc định trƣớc bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trƣờng hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí khơng những chỉ ra đƣợc các khoản chi dự kiến mà còn xác định nên chi trong trƣờng hợp nào.Tuy nhiên, trong thực tế chi phí ln thay đổi vì vậy các định mức cần phải đƣợc xem xét lại thƣờng xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng.
Trong các DNXL, định mức dự toán xây dựng cơ bản (gọi tắt là định mức dự toán, viết tắt là ĐMDT) là định mức kinh tế- kỹ thuật xác định hao
phí cần thiết về vật liệu, lao động, máy thi cơng để hồn thành một đơn vị khối lƣợng cơng tác xây lắp tƣơng đối hồn chỉnh nhƣ1m3 tƣờng gạch, l m3 bê tông, l m2 lát nền, l m2 trát tƣờng... từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc công tác xây lắp (kể cả những hao phí cần thiết do yêu cầu kĩ thuật và tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo thi cơng xây lắp liên tục, đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật).
Định mức dự toán xây dựng cơ bản do Bộ Xây dựng nghiên cứu và ban hành, áp dụng thống nhất trong cả nƣớc.
a. Xây dựng định mức chi phí vật liệu
Vật liệu xây dựng ngồi xi măng sắt thép cịn có các vật liệu trong môi trƣờng tự nhiên nhƣ cát đá sỏi. XDCB là một nghành sản xuất không chấp nhận sản phẩm kém chất lƣợng vì vậy các nhà thầu ln phải thƣờng xun kiểm tra vật liệu tại cơng trƣờng, tránh tình trạng hỏng phá đi làm lại vì ngồi chi phí phải thi cơng lại, cịn tốn chi phí di dời sản phẩm hỏng ra khỏi công trƣờng nhà thầu sẽ chịu rất nhiều tốn kém.
Về mặt lƣợng vật liệu: Lƣợng nguyên vật liệu cần thiết để thi công 1m3 bê tơng, 1m2 tƣờng gạch… có cho phép những hao hụt bình thƣờng. Để thi cơng 1 hạng mục cơng việc thì định mức tiêu hao ngun vật liệu là:
1. Nguyên vật liệu cần thiết để thi công một hạng mục công việc nhƣ 1m3 bê tông, 1m3 vữa xây, 1m2 tƣờng gạch …
2. Tỉ lệ hao hụt cho phép
Về mặt giá nguyên vật liệu: Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là:
- Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán)
- Chi phí thu mua nguyên vật liệu, hoặc tự sản xuất nhƣ đá các loại. - Chi phí vận chuyển ngun vật liệu đến chân cơng trình
- Chi phí lƣu kho bãi nếu có Nhƣ vậy ta có:
Định mức về chi phí NVL = Định mức về lƣợng * định mức về giá
b. Xây dựng đinh mức sử dụng chi phí máy
Định mức về giá chi phí máy theo giờ hoặc theo khối lƣợng thực hiện một công việc đƣợc xác định căn cứ vào:
- Đơn giá ca máy theo định mức nhà nƣớc. - Khấu hao máy trong kì của doanh nghiệp.
- Định mức sử dụng nhiên liệu theo thiết kế máy của nhà sản xuất kết hợp với kiểm tra bấm giờ tiêu hao nhiên liệu thực tế của thiết bị.
Về lƣợng thời gian để thi công một hạng mục công việc đƣợc xác định nhƣ sau:
- Căn cứ vào định mức thi công công việc của nhà nƣớc.
- Căn cứ vào điểm dừng kĩ thuật lập tiến độ thi công cho từng hạng mục công việc trong bảng tiến độ chung của dự án.
Định mức chi phí máy = định mức ca máy * định mức giá ca máy
c. Xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp
Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm không chỉ mức lƣơng căn bản mà còn gồm cả các khoản phụ cấp lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ của lao động trực tiếp. Định mức giá 1 giờ công lao động trực tiếp ở một hạng mục công việc nhƣ sau:
Mức lƣơng căn bản một giờ BHXH, BHYT, KPCĐ
Định mức về lƣợng thời gian (có tham khảo giá nhân cơng thực tế trên thị trƣờng) cho phép để hồn thành 1 đơn vị sản phẩm. Có thể đƣợc xác định bằng 2 cách:
1. Phƣơng pháp kỹ thuật: chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc
2. Phƣơng pháp bấm giờ
Về lƣợng thời gian để sản xuất 1 sản phẩm đƣợc xác định nhƣ sau: + Thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm
+ Thời gian nghỉ ngơi, lau chùi máy Nhƣ vậy ta có:
Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp = Định mức lƣợng x Định mức giá d. Xây dựng định mức chi phí chung
Trong XDCB chi phí chung đƣợc xác định dựa vào tỉ lệ % ( 5-6% chi phí trực tiếp) tuỳ thuộc vào từng dự án.
Để lập đƣợc định mức chi phí chung của doanh nghiệp phải căn cứ vào các khoản chi thực tế trong kì trƣớc của doanh nghiệp nhƣ chi lƣơng, chi phí cho bộ phận điều hành dự án, điều hành công ty, các khoản chi khác chiếm khoảng bao nhiêu % trong XDCB trên sản lƣợng thực hiện để có định mức chi phí chung cho phù hợp.
1.2.2.2. Lập dự tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Dự toán doanh nghiệp là chức năng không thể thiếu đƣợc đối với các nhà quản lý hoạt động trong môi trƣờng cạnh tranh ngày nay. Đặc biệt, trong DNXL thì việc lập dự tốn có thể nói là quan trọng hàng đầu, bởi vì giá bỏ thầu để xây dựng các cơng trình, hạng mục cơng trình đều phải dựa trên cơ sở dự toán. Dự toán xây dựng đƣợc xác định trên cơ sở khối lƣợng các loại cơng tác xây lắp tính tốn từ bản vẽ kỹ thuật hoặc bản vẽ thi công, đơn giá xây dựng cơ bản do Liên Sở Tài chính - Xây dựng thơng báo hoặc đơn giá cơng trình đối với những cơng trình đƣợc lập đơn giá riêng, định mức các chi phí tính theo tỷ lệ % do Bộ Xây dựng ban hành, và các chế độ chính sách của nhà nƣớc có liên quan. Dự tốn chi phí xây dựng bao gồm chi phí trực tiếp
(CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC và chi phí trực tiếp khác); chi phí chung; thu nhập chịu thuế tính trƣớc; thuế giá trị gia tăng và chi phí nhà tạm tại hiện trƣờng để ở và điều hành thi cơng.
a. Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Yêu cầu sử dụng vật liệu chủ yếu của cơng trình giao thơng xuất phát từ thiết kế và kết cấu cơng trình, ngồi ra các giải pháp tổ chức kĩ thuật thi công cũng chi phối nhiều đến chủng loại và lƣợng tiêu hao của vật liệu. Dự tốn chi phí ngun vât liệu trực tiếp là phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng yêu cầu xây lắp đã đƣợc thể hiện trên dự toán khối lƣợng bản vẽ tổ chức thi cơng. Để lập dự tốn ngun vật liệu trực tiếp cần xác định:
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một khối lƣợng sản phẩm xây lắp
Đơn giá xuất nguyên vật liệu.
Mức độ dự trữ nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối kì dự tốn đƣợc tính tốn trên cơ sở lí thuyết quản trị tồn kho
Nhƣ vậy:
Lƣợng NVL Định mức tiêu hao Khối lƣợng công tác
= x
cần dùng NVL cho 1 đơn vị thi công theo thiết kế
cho thi công công việc
Trong thực tế, bất cứ lƣợng vật liệu nào cũng có một lƣợng hao hụt nhất định do quá trình vận chuyển, bảo quản và quá trình sử dụng gây nên. Lƣợng vật tƣ hao hụt thƣờng đƣợc xác định bằng tỷ lệ phần trăm so với lƣợng vật tƣ cần dùng. Lƣợng NVL cung cấp bao gồm lƣợng NVL cần dùng và lƣợng NVL hao hụt.
Lƣợng NVL Lƣợng NVL Lƣợng NVL
= x
Và dự toán nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất sẽ là: Dự tốn chi phí Dự tốn chi phí Đơn giá xuất
= x
NVL trực tiếp NVL sử dụng NVL
Trong trƣờng hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có đơn giá khác nhau để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì cơng thức xác định chi phí vật liệu nhƣ sau :
n m
CPVL = ∑∑QiMijGj
i j
Với: Mi j là mức hao phí vật liệu j để sản xuất một sản phẩm i Gi là đơn giá vật liệu loại j ( j = 1,m )
Qi là số lƣợng sản phẩm i dự toán sản xuất ( i = 1,n ) n là số loại sản phẩm
m là số loại vật liệu
b. Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc xây dựng từ dự tốn khối lƣợng công tác xây lắp. Dự tốn này cung cấp những thơng tin quan trọng liên quan đến qui mô của lực lƣợng lao động cần thiết cho kì dự tốn. Mục tiêu cơ bản của dự tốn này là duy trì lực lƣợng vừa đủ để đáp ứng yêu cầu thi cơng cơng trình, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong sử dụng lao động. Dự tốn này cịn là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán về đào tạo, tuyển dụng trong q trình hoạt động.
Chi phí nhân cơng trực tiếp thƣờng là biến phí trong mối quan hệ với khối lƣợng sản phẩm sản xuất. Trong một số ít các trƣờng hợp chi phí nhân cơng trực tiếp khơng thay đổi theo mức độ hoạt động, đó là trƣờng hợp ở các doanh nghiệp sử dụng cơng nhân có trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sản phẩm. Để lập dự tốn này, doanh nghiệp phải tính tốn dựa vào số lƣợng nhân
công, quĩ lƣơng, cách phân phối lƣơng và nhiệm vụ của doanh nghiệp. Đối với biến phí nhân cơng trực tiếp, để lập dự toán doanh nghiệp cần xây dựng:
- Định mức lao động để thực hiện khối lƣợng công việc. - Tiền công cho từng giờ lao động
Và chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc xác định:
m n
CPNCTT = ∑∑QiMijGj hoặc CPNCTT = ∑m QiLi
i j i
Với: Mi j là mức hao phí lao động trực tiếp loại j Gj là đơn giá lƣơng của lao động loại j
Qi là khối lƣợng công việc i dự tốn phải thi cơng theo thiết kế Số liệu về chi phí nhân cơng phải trả cịn là cơ sở để lập dự tốn tiền mặt
c. Dự tốn chi phí máy móc thiết bị
Yêu cầu sử dụng máy móc thiết bị phục vụ thi cơng: chỉ tiêu này chủ yếu xác định số ca máy cần dùng cho thi công, số ca máy phụ thuộc vào khối lƣợng công việc phải thi công bằng máy và định mức sản lƣợng của mỗi ca máy hay định mức thời gian làm bằng máy cho mỗi đơn vị khối lƣợng công việc. Trong xây dựng thƣờng sử dụng định mức sản lƣợng cho mỗi ca ngày Số ca máy cần có
để hồn thành khối lƣợng cơng việc
thiết kế
n
Dự tốn chi phí máy thi cơng = ∑QiGi
i=1
Với: Qi là khối lƣợng ca máy làm việc thứ i
Gi là đơn giá định mức ca máy làm việc thứ i
Ngồi 3 khoản mục chi phí trên thì chi phí trực tiếp cịn bao gồm chi phí trực tiếp khác đó là chi phí cho những công tác cần thiết phục vụ trực tiếp việc thi cơng xây dựng cơng trình nhƣ di chuyển lực lƣợng lao động trong nội
bộ cơng trƣờng, an tồn lao động, bảo vệ mơi trƣờng cho ngƣời lao động, chi phí bơm nƣớc, vét bùn, thí nghiệm vật liệu,...khơng xác định đƣợc khối lƣợng từ thiết kế.
Dự tốn
chi phí = 0,25% x ( chi phí
trực tiếp khác
d. Dự tốn chi phí chung
Chi phí chung bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí điều hành sản xuất tại cơng trƣờng, chi phí phục vụ cơng nhân, chi phí phục vụ thi cơng tại cơng trƣờng và một số chi phí khác. Chi phí chung đƣợc tính bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên chi phí trực tiếp hoặc bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên chi phí nhân cơng trong dự tốn đối với từng loại cơng trình.
Đối với hạng mục cơng trình tƣơng ứng với từng loại cơng trình thì
mỗi hạng mục cơng trình đó đƣợc coi nhƣ một cơng trình độc lập và đƣợc áp
dụng định mức tỷ lệ chi phí chung theo loại hình cơng trình phù hợp. Trong
trƣờng hợp các dự án có nhiều hạng mục xây lắp thì sau khi xác định chi phí
chung cho tồn bộ dự án sẽ phân bổ chi phí chung của tồn bộ dự án cho từng
Dự tốn Định mức chi phí Chi phí chi phí chung = chung (tính theo tỷ lệ %) x trực tiếp
e. Thu nhập chịu thuế tính trước và thuế giá trị gia tăng
- Thu nhập chịu thuế tính trƣớc: (TL) đƣợc sử dụng để nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và một số khoản chi phí phải nộp, phải trừ khác, phần cịn lại đƣợc tính vào các quỹ theo quy chế quản lý tài chính và hạch tốn kinh doanh đối với doanh nghiệp. Mức thu nhập chịu thuế tính trƣớc đƣợc tính bằng tỉ lệ phần trăm (%) so với chi phí trực tiếp và chi phí chung theo từng loại cơng trình do Bộ Xây dựng quy định.
TL = (Chi phí trực tiếp + Chi phí chung) x Tỷ lệ % quy định
- Thuế giá trị gia tăng đầu ra: Trong dự toán xây lắp thuế suất thuế giá trị gia tăng đầu ra đƣợc tính theo quy định đối với công tác xây dựng.
Căn cứ để lập dự tốn cơng trình
Để lập đƣợc dự tốn chi phí sản xuất cần phải có các tài liệu nhƣ: - Báo cáo nghiên cứu tính khả thi hoặc báo cáo đầu tƣ đƣợc cấp thẩm quyển phê duyệt
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công.
- Khối lƣợng cơng tác xây lắp tính theo thiết kế phù hợp với danh mục định mức, đơn giá xây dựng cơ bản.
- Đơn giá xây dựng cơ bản: Đơn giá xây dựng cơ bản do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng ban hành, bao gồm chi phí trực tiếp về nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng và chi phí sử dụng máy thi cơng tính trên một đơn vị khối lƣợng cơng tác xây lắp tiêng biệt hoặc bộ phận kết cấu xây lắp.
- Giá cƣớc vận chuyển, lƣu kho, bãi theo hƣớng dẫn của ban quản lý nhà nƣớc.
- Định mức các loại chi phí, lệ phí.
- Các chế độ, chính sách khác có liên quan do Bộ xây dựng và các cơ quan có thẩm quyền ban hành.
1.2.2.3. Tổ chức quản lý chi phí xây lắp khi phát sinh chi phí
Trong doanh nghiệp xây lắp, ban chỉ huy công trƣờng và đội thi cơng xây dựng chính là đơn vị trực tiếp sản xuất.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu sản xuất và điều hành thi cơng dự án
Cơng ty
Xí nghiệp Ban điều hành Văn phịng đại diện
Đội thi cơng số 1
Đội thi cơng số 2 Đội thi cơng số 3
Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty cổ phần tư vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung
Để quản lý chi phí xây lắp, tại các cấp quản lý và phát sinh chi phí cần có các biện pháp cụ thể để quản lý chi phí, cụ thể:
- Ban chỉ huy cơng trƣờng: u cầu phải có chun mơn là kĩ sƣ xây dựng hoặc kĩ sƣ điện và kinh nghiệm điều hành dự án. Điều hành tồn bộ