Cơng ty
Xí nghiệp Ban điều hành Văn phịng đại diện
Đội thi công số 1
Đội thi công số 2 Đội thi công số 3
Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty cổ phần tư vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung
Để quản lý chi phí xây lắp, tại các cấp quản lý và phát sinh chi phí cần có các biện pháp cụ thể để quản lý chi phí, cụ thể:
- Ban chỉ huy cơng trƣờng: u cầu phải có chun mơn là kĩ sƣ xây dựng hoặc kĩ sƣ điện và kinh nghiệm điều hành dự án. Điều hành tồn bộ cơng trƣờng chịu trách nhiệm trƣớc công ty về tiến độ và chất lƣợng cơng trình, quan hệ trực tiếp với tƣ vấn giám sát, đại diện chủ đầu tƣ tại dự án thực hiện toàn bộ các khâu từ hồ sơ kĩ thuật, tiến độ tổ chức thi công...Giám sát và hƣớng dẫn các đội thi công của công ty thi công đúng thiết kế và chất lƣợng, tiến độ cơng trình. Ban chỉ huy cơng trƣờng chính là bộ phận quản lí tại cơng trƣờng.
- Đội thi công (ĐTC): Là một đơn vị trực thuộc cơng ty có trách nhiệm thi cơng trực tiếp các cơng trình, hạng mục cơng trình. Đội thi cơng nhận khốn nếu trực tiếp tự cân đối về năng lực lao động, thiết bị, vật liệu và tài chính trong q trình thi cơng, bảo hành cơng trình. Đội bao cấp nếu nhận tồn bộ các chi phí từ cơng ty cấp để hồn thành cơng trình.
- Đơn vị thi cơng (ĐVTC): Là đội thi công trực thuộc công ty hoặc nhà thầu phụ.
a. Thực hiện quản lý chi phí cơng trình, hạng mục cơng trình tại các đơn vị thi công
Nội dung quản lý chi phí cơng trình, hạng mục cơng trình thƣờng bao gồm các chỉ tiêu:
- Khối lƣợng công tác thi công xây lắp: Là khối lƣợng thi cơng xây lắp tính bằng hiện vật mà từng bộ phận, tồn đội thi cơng phải tiến hành trong kì. Chỉ tiêu này đƣợc xác định từ tiến độ tổ chức thi công chi tiết của từng phần việc, từ bản thiết kế chi tiết đã đƣợc duyệt. Từ khối lƣợng cơng tác thi cơng xây lắp có thể lập biểu đồ những cơng việc phải tiến hành theo trình tự thi cơng xây lắp.
- Giá trị sản lƣợng xây lắp giao khốn:
Từ chỉ tiêu khối lƣợng cơng tác thi cơng xây lắp, mức hạ giá thành kế hoạch để tính chỉ tiêu giá trị sản lƣợng xây lắp giao cho đội thi cơng. Chỉ tiêu này tính theo cơng thức:
n
Giá trị SLXL = ∑QiPi + C – Mkh
i=1
Trong đó: Qi khối lƣợng công việc thứ i Pi dự tốn của cơng việc thứ i C chi phí chung
Mkh mức lãi kế hoạch
* Đối với cơng trình cơng ty quản lý chi phí:
- Lƣợng vật liệu cần để thi cơng: Là lƣợng vật liệu cấp cho đơn vị thi cơng theo dự tốn ngun vật liệu có tính thêm lƣợng hao hụt trong q trình thi cơng.
- Giá vật liệu đƣợc các bộ phận cung cấp vật tƣ mua trực tiếp tại các nhà cung cấp theo giá thị trƣờng
- Lƣợng lao động, quĩ tiền lƣơng căn cứ kế hoạch dự toán đã lập theo tiến độ thi công từng hạng mục công việc để công ty cấp cho ĐVTC.
- Số ca máy sử dụng thiết bị phục vụ thi công đƣợc huy động đến cơng trình theo tiến độ và dự tốn chi phí máy đã lập
- Chi phí quản lý gián tiếp và các chi phí khác phục vụ điều hành thi công tại dự án đƣợc cấp cho ĐVTC theo dự tốn chi phí đƣợc duyệt.
- Đối với cách quản lý này ban chỉ huy công trƣờng và các bộ phận quản lý của công ty gồm bộ phận kế hoạch, bộ phận vật tƣ, kế tốn chi phí, kế tốn quản trị phải chịu trách nhiệm quản lý chi phí cũng nhƣ giám sát chất lƣợng tiến độ cơng trình của ĐVTC.
* Đối với cơng trình giao cho ĐVTC quản lý chi phí:
- Cơng ty sẽ tính tốn mức lãi kế hoạch giao cho đội thi công trực tiếp quản lý từ khâu đầu vào cho đến khi kết thúc cơng trình, ĐVTC đƣợc quyền chủ động và cân đối về tài chính để thực hiện cơng việc đƣợc giao và trích nộp cho cơng ty phần lãi kế hoạch đã đề ra. Trong q trình thi cơng ĐVTC sẽ căn cứ vào dự tốn chi phí trong q trình hoạch định dự tốn để quản lý chi phí thi cơng cơng trình.
- Cơng ty sẽ hỗ trợ về công nghệ xe máy thiết bị vật tƣ khi ĐVTC yêu cầu, khi kết thúc cơng trình hoặc từng hạng mục cơng việc công ty sẽ tiến hành quyết tốn giá trị thi cơng cho ĐVTC căn cứ vào khối lƣợng do ban chỉ huy cơng trình và chủ đầu tƣ nghiệm thu thanh tốn sau khi khấu trừ tồn bộ kinh phí về vật tƣ thiết bị, chi phí khác mà ĐVTC đã nhận hoặc tạm ứng của công ty.
- Đối với cách quản lý này bộ phận chỉ huy công trƣờng khơng chịu trách nhiệm về quản lý chi phí mà chịu trách nhiệm rất lớn về việc giám sát và quản lý chất lƣợng cũng nhƣ tiến độ thi cơng cơng trình của ĐVTC. Các bộ phận của công ty phải chịu trách nhiệm quản lý chi phí và thanh quyết tốn cơng trình cho ĐVTC.
* Trong q trình thi cơng: ban chỉ huy công trƣờng và ĐVTC thƣờng phải lƣu ý một số vấn đề sau:
+ Bảo đảm an toàn lao động và cung cấp trang bị bảo hộ lao động cá nhân cho cơng nhân lao động
+ Tn thủ quy trình quy phạm trong q trình thi cơng về tiến độ và chất lƣợng cơng trình
+ Mua bảo hiểm cơng trình, thiết bị và cơng nhân lao động
+ Bảo quản tốt vật tƣ thiết bị trên cơng trƣờng tránh tình trạng mất mát và hao hụt.
b. Thực hiện quản lý chi phí cơng trình, hạng mục cơng trình nghiệm thu bàn giao
sử dụng
- Nghiệm thu hạng mục cơng trình chính là nghiệm thu chất lƣợng hạng mục công việc này để chuyển tiếp thi công cho hạng mục công việc tiếp theo theo thiết kế chi tiết bản vẽ thi công đã đƣợc chủ đầu tƣ chấp thuận
Ví dụ: Nghiệm thu cốt thép để đổ bê tơng, nghiệm thu phần móng để thi cơng phần lắp dựng cột trong thi công lắp dựng cột điện cao áp.
- Nghiệm thu cơng trình chính là nghiệm thu tổng hợp tất cả các hạng mục cơng trình sau khi có các chứng chỉ xác minh chất lƣợng cơng trình đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế và các tiêu chuẩn kĩ thuật Việt Nam quy định
- Thành phần tiến hành công tác nghiệm thu gồm: Đại diện chủ đầu tƣ, nhà thầu, tƣ vấn giám sát, tƣ vấn thiết kế
Nghiệm thu cơng trình ngồi việc có ý nghĩa kết thúc một giai đoạn công việc để tiếp tục thi cơng giai đoạn cơng việc tiếp theo, cịn là công tác kết thúc một giai đoạn sản xuất thi công tạo ra sản phẩm hoặc bán thành phẩm để tiêu thụ và thanh toán vốn với chủ đầu tƣ. Nếu sản phẩm nhà thầu thực hiện không đáp ứng yêu cầu về kĩ thuật, chất lƣợng thẩm mỹ theo đơn đặt hàng đã đƣợc quy định trong hợp đồng và hồ sơ mời thầu thì sản phẩm đó sẽ khơng đƣợc chấp nhận thanh tốn. Khi đó ngịai khả năng khơng thu hồi đƣợc chi phí và vốn đã bỏ ra mà nhà thầu còn phải tốn kém chi phí di dời tháo ra
làm lại hết sức tốn kém về thời gian và tài chính làm tăng các khoản chi phí ngồi dự tốn của doanh nghiệp, cơng ty sẽ bị thua lỗ và mất uy tín.
Nghiệm thu kịp thời và bàn giao bảo hành cơng trình (12 tháng theo quy định hiện hành) đúng thời gian cơng ty sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí về lãi vay, giảm áp lực về vốn lƣu động tạo điều kiện quay vòng vốn thi công các bƣớc công việc tiếp theo kịp tiến độ hợp đồng đã kí.
1.2.2.4. Kiểm sốt chi phí trong doanh nghiệp xây lắp a. Kiểm sốt mức hao phí
Mức hao phí vật liệu:
Là số lƣợng vật liệu chính, vật liệu phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời lẻ, vật liệu luân chuyển (không kể vật liệu phụ dùng cho máy móc, phƣơng tiện vận chuyển và những vật liệu dùng cho chi phí chung) cần cho thực hiện và hồn thành khối lƣợng cơng tác xây lắp. Số lƣợng vật liệu đã bao gồm chi phí ở khâu thi cơng. Riêng đối với những vật liệu hao hụt nhƣ cát, đã, sỏi đã kể hao hụt.
Mức hao phí lao động:
Là số ngày cơng lao động của cơng nhân (chuyên nghiệp và không chuyên nghiệp) trực tiếp thực hiện khối lƣợng công tác xây lắp (kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ, vật liệu trong phạm vi mặt bằng).
Số lƣợng ngày cơng tính cho số lao động chính và lao động phụ, kể cả công tác chuẩn bị, kết thúc, dọn dẹp cơng trƣờng thi cơng.
Mức hao phí máy thi cơng:
Là số lƣợng ca máy sử dụng thi công trực tiếp phục vụ xây lắp cơng trình, chuyển động bằng động cơ hơi nƣớc, diezen xăng điện (kể cả một số máy phục vụ xây lắp hoạt động độc lập tại hiện trƣờng gắn liền với dây truyền sản xuất thi cơng cơng trình xây lắp.
Trong phần lớn cơng việc xây dựng thì hao phí tài nguyên đều đã đƣợc xác định trong định mức xây dựng cơ bản. Khi xác định chi phí bắt buộc phải
bám sát định mức. Lấy định mức là cơ sở chính để tính tốn hao phí tài ngun. Chỉ có những cơng việc khơng tính đƣợc định mức mới cho phép tính tƣơng đƣơng hoặc tạm tính theo kinh nghiệp của ngƣời quản lý.
Trên cơ sở lƣợng hao phí tài nguyên và tiến độ thi cơng của cơng trình mà ta xác định kế hoạch cung cấp tài nguyên và xác định dịng tiền mặt bởi vì mức hao phí là chi phí định mức đƣợc sử dụng nhƣ là thƣớc đo trong hệ thống dự toán của doanh nghiệp. Khi một doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm, kế tốn sẽ sử dụng mức hao phí để xác định tổng chi phí dự tốn để sản xuất sản phẩm. Sau khi quá trình sản xuất đƣợc tiến hành, kế tốn sẽ so sánh giữa chi phí thực tế và dự tốn để xác định sự biến động về chi phí. Đây chính là cơ sở để kiểm sốt chi phí.
Quản lý mức hao phí là phƣơng pháp cần thiết giúp cho q trình thi cơng đƣợc kiểm soát chặt chẽ hơn tránh thất thoát tài ngun, vì chi phí định mức là một trong các thƣớc đo để đánh giá thành quả các trung tâm trách nhiệm, nhất là trung tâm chi phí.
Q trình xây dựng mức hao phí tiêu chuẩn trƣớc hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt đƣợc. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp.
Các phƣơng pháp xây dựng định mức hao phí:
* Phương pháp kỹ thuật: phƣơng pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các
chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác cơng việc nhằm mục đích xác định lƣợng ngun vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp
* Phương pháp phân tích số liệu: Xem lại giá thành đạt đƣợc ở những
kỳ trƣớc nhƣ thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải
xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trƣớc đã phù hợp hay chƣa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại.
* Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp
với điều kiện hoạt động trong tƣơng lai của doanh nghiệp. Đây là phƣơng pháp DN cần quan tâm vì định mức ln phải thay đổi cho phù hợp với từng vị trí địa lí khơng gian thời gian hoặc các chế độ chính sách của nhà nƣớc cũng nhƣ thay đổi của thị trƣờng.
b. Kiểm sốt biến động chi phí
Biến động chi phí là chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí định mức. Chi phí phát sinh thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với định mức ban đầu, điều này tạo nên sự biến động chi phí so với định mức. Biến động có thể là bất lợi khi chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Mục đích phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với định mức để làm rõ mức tiết kiệm hay vƣợt chi của từng khoản mục chi phí phát sinh, giúp nhà quản lí đƣa ra biện pháp đúng đắn và kịp thời để chấn chỉnh hoặc phát huy các nhân tố đó theo hƣớng có lợi nhất cho DN.
Doanh nghiệp cần kiểm soát biến động của một số loại chi phí sau: * Kiểm sốt biến động chi phí ngun vật liệu trực tiếp:
Kiểm sốt biến động chi phí NVL trực tiếp (nguyên liệu, vật liệu chính và vật liệu phụ) gắn liền với các nhân tố giá và lƣợng liên quan.
+ Biến động giá: Là chênh lệch giữa giá NVT trực tiếp thực tế với giá NVL trực tiếp dự toán để sản xuất ra lƣợng sản phẩm nhất định. Nếu tính trên một đơn vị sản phẩm thì nó phản ánh giá cả của một đơn vị NVL để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm đã thay đổi nhƣ thế nào so với dự toán. Biến động về giá đƣợc xác định:
Ảnh hƣởng về giá đến
biến động = NVLTT
Ảnh hƣởng biến động về giá do nguyên nhân biến động của giá vật liệu trên thị trƣờng, chi phí thu mua, chất lƣợng NVL, thuế, phƣơng pháp tính giá NVL
+ Biến động về lƣợng: Là chênh lệch giữa lƣợng NVL trực tiếp thực tế với lƣơng NVL trực tiếp dự toán để sản xuất ra lƣợng sản phẩm nhất định. Biến động về lƣợng là phản ánh tiêu hao vật chất thay đổi nhƣ thế nào và ảnh hƣởng đến tổng chi phí NVL trực tiếp ra sao. Biến động về lƣợng đƣợc xác định.
Ảnh hƣởng
về lƣợng đến = biến động NVLTT
Ảnh hƣởng biến động về lƣợng do khâu tổ chức sản xuất, mức độ hiện đại của cơng nghệ, trình độ cơng nhân, chất lƣợng NVL mua vào, thiên tai, hỏa hoạn, mất điện.
*Kiểm sốt biến động chi phí lao động trực tiếp: Kiểm sốt biến động
chi phí nhân cơng trực tiếp gồm chi phí lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, phí cơng đồn, BHXH, BHYT của cơng nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, dịch vụ gắn liền với các nhân tố giá và lƣợng liên quan.
+ Nhân tố giá: Là chênh lệch giữa giá giờ công lao động trực tiếp thực
tế với giá dự toán để sản xuất ra lƣợng sản phẩm nhất định, nhân tố này phản ánh sự thay đổi về giá của giờ công lao động để sản xuất sản phẩm ảnh hƣởng đến chi phí nhân cơng trực tiếp.
Ảnh hƣởng của giá đến biến động chi = phí nhân cơng
Ảnh hƣởng của nhân tố giá do các nguyên nhân nhƣ chế độ lƣơng, chính sách nhà nƣớc, thị trƣờng cung cầu lao động. Nếu ảnh hƣởng tăng (giảm) giá cịn thể hiện sự lãng phí hay tiết kiệm chi phí nhân cơng trực tiếp, việc kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp cho phép ta làm rõ bộ phận chịu trách nhiệm, làm ảnh hƣởng đến công tác quản lý chi phí và giá thành.
+ Nhân tố lượng: Là chênh lệch giữa số giờ công lao động trực tiếp thực
tế với dự toán để sản xuất ra lƣợng sản phẩm nhất định, nhân tố này phản
ánh sự thay đổi về giờ công để sản xuất sản phẩm ảnh hƣởng đến chi phí nhân cơng trực tiếp hay cịn gọi là nhân tố năng suất.
Ảnh hƣởng của thời gian lao động
đến biến động= chi phí nhân cơng
trực tiếp
Ảnh hƣởng của nhân tố thời gian do các nguyên nhân nhƣ trình độ và năng lực của ngƣời lao động, điều kiện trang bị máy móc thiết bị, chính sách