CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2.2. Cơng tác lập dự tốn chi phí xây lắp
Đối với một doanh nghiệp xây lắp, việc lập dự tốn chi phí sản xuất phải căn cứ vào khối lƣợng công việc thi công và các văn bản quy định hiện hành về định mức xây dựng cơ bản do nhà nƣớc ban hành. Mỗi cơng trình xây dựng cơ bản đều đƣợc căn cứ trên khối lƣợng công việc cần thực hiện để tiến hành lập dự tốn sản xuất. Trên cơ sở dự tốn chi phí sản xuất đã đƣợc lập, phịng kế hoạch thƣơng mại của Công ty cổ phần tƣ vấn, đầu tƣ và xây dựng Bắc Miền Trung tiến hành lập kế hoạch chi phí. Kế hoạch chi phí sản xuất đƣợc lập cho từng cơng trình (đơn đặt hàng), trên cơ sở khối lƣợng công việc dự kiến hồn thành của cơng trình đó và tổng hợp tồn bộ cơng trình của cơng ty. Do tất cả các cơng trình đều lập theo một quy trình nhất định rồi tập hợp các cơng trình lại nên tác giả sử dụng cơng trình cụ thể là Hạng mục móng nhà cơng trình Khách sạn Bơng sen vàng – Thị xã Cửa Lị thì việc lập kế hoạch nhƣ sau:
Khối lƣợng công việc cần thực hiện trong một kỳ sẽ đƣợc xác định trƣớc trên cơ sở tiến độ cơng việc cần hồn thành. Phòng kế hoạch thƣơng mại sẽ căn cứ vào khối lƣợng công việc cần thi công, căn cứ vào các định mức xây dựng cơ bản do nhà nƣớc ban hành để tiến hành tính tốn và lập ra Bảng phân tích đơn giá (Phụ lục 02) cho khối lƣợng cơng việc cần thi cơng. Từ đó lên Bảng dự toán chi tiết và lập Bảng dự tốn tổng hợp chi phí sản xuất trong kỳ, cụ thể nhƣ sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (VL): VL = a1
Chi phí vật liệu chính là dịng tổng cộng của vật liệu trong Bảng dự toán chi tiết (đƣợc ký hiệu là a1).
• b1: Là chi phí nhân cơng trong đơn giá, đó chính là dịng tổng cộng của nhân cơng trong bảng dự tốn chi tiết. Vì mức lƣơng thay đổi nên Bộ xây dựng đã ban hành các văn bản để điều chỉnh mức lƣơng cơ bản cho phù hợp với chế độ hiện hành. Do đó, để tính đƣợc chi phí nhân cơng trực tiếp, chúng ta cần phải nhân với hệ số điều chỉnh.
• 1,955: Hệ số nhân cơng KNC theo quy định, căn cứ vào Thông tƣ số 05/2009/TT-BXD về việc hƣớng dẫn điều chỉnh dự tốn xây dựng cơng trình.
- Chi phí sử dụng máy thi cơng (M): M = c1 * 1,7
• c1: là chi phí máy thi cơng trong đơn giá, đó chính là dịng tổng cộng của chi phí máy trong bảng dự tốn chi tiết.
• 1,7: Hệ số máy thi công KMTC theo quy định, căn cứ vào Thông tƣ số 05/2009/TT-BXD về việc hƣớng dẫn điều chỉnh dự tốn xây dựng cơng trình.
- Chi phí sản xuất chung (C): C = NC * 0,58
Trong đó 0,58 là định mức sản xuất chung quy định đối với loại cơng trình dân dụng. Ta có bảng dự tốn chi phí xây dựng nhƣ sau: (Bảng 3.2)
Trong đó: 5,5% là mức thu nhập chịu thuế tính trƣớc đối với loại cơng trình dân dụng do Bộ Xây dựng quy định.
Bảng 3.2: Bảng dự tốn tổng hợp chi phí xây dựngCơng trình: Khách sạn Bơng sen vàng – Thị xã Cửa Lị Cơng trình: Khách sạn Bơng sen vàng – Thị xã Cửa Lị
Hạng mục: Móng nhà T
Hạng mục T
Chi phí trong đơn giá
Vật liệu Nhân cơng Máy
I Chi phí trực tiếp
1 Chi phí vật liệu
2 Chi phí nhân cơng
3 Chi phí máy thi cơng
II Chi phí chung
III Giá thành dự tốn xây dựng
Thu nhập chịu thuế tính trƣớc
IV Giá trị dự toán xây dựng trƣớc
thuế
Thuế giá trị gia tăng
Giá trị dự tốn xây dựng sau thuế
Chi phí lán trại
V Tổng chi phí xây dựng
Nguồn: Phịng kế hoạch thương mại Cơng ty cổ phần Tư vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung
3.2.3. Tổ chức thực hiện quản lý chi phí thi cơng
Hiện nay Cơng ty cổ phần Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung quản lý chi phí theo hai cách: giao khốn và quản lý theo từng khoản mục chi phí. Tất cả các phịng ban của cơng ty và đội thi cơng đều kết hợp chặt chẽ với nhau cụ thể:
- Đội thi công là đơn vị chủ chốt thực hiện thi công xây lắp trên cơng trƣờng, chịu trách nhiệm chính là đội trƣởng và giám sát thi cơng.
- Phịng kế hoạch thƣơng mại: Lập hợp đồng giao việc, lập kế hoạch điều động và dự tốn các chi phí đầu vào cho đội thi cơng;
- Phịng kỹ thuật: Đơn đốc tiến độ thi công, cung cấp hồ sơ kĩ thuật, khối lƣợng thi công; Cấp nguyên nhiên vật liệu, điều động thiết bị thi công; Nghiệm thu các hạng mục hồn thành cho đội thi cơng, theo dõi kiểm tra chất lƣợng cơng trình.
- Phịng tổ chức hành chính: lập hợp đồng th nhân cơng, điều động nhân sự cho cơng trƣờng.
- Phịng tài chính kế tốn: Cấp vốn bằng tiền mua nguyên nhiên vật liệu, thuê thiết bị, chi lƣơng và cho đội thi công.
Hệ thống tài khoản để tổ chức kế tốn chi phí dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành theo quyêt định số 48/2006 - QĐ/BTC ngày 14/9/2006 và đƣợc chi tiết tƣơng đối hợp lý nhằm cung cấp thơng tin chi phí cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào các chứng từ (Hợp đồng mua bán nguyên vật liệu đến tận chân cơng trình, hạng mục cơng trình, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, bảng chấm cơng thực tế) mà đội gửi lên, kế tốn chi phí cơng ty hạch tốn chi phí ngun vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí máy thi cơng, chi phí sản xuất chung cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình trên sổ chi tiết và tổng hợp theo dõi trên chứng từ sổ sách kế toán và đƣợc tổng hợp thành từng tháng, từng q trong năm. Kế tốn quản trị cơng ty sẽ thu
thập các chứng từ này để phân tích và tham mƣu cho lãnh đạo đƣa ra các quyết định đúng đắn.
3.2.3.1 Thực hiện quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tồn bộ vật tƣ sẽ do Cơng ty cung cấp. Khi có cơng trình thì vật tƣ đƣợc dự trữ tại Công ty sẽ vận chuyển đến công trƣờng hoặc Công ty sẽ đặt hàng trực tiếp của ngƣời bán sau đó vật tƣ sẽ đƣợc vận chuyển đến ngay tại nơi mà cơng trình sẽ thi cơng. Ban chỉ huy công trƣờng và bộ phận kĩ thuật sẽ giám sát tiến độ thi công, kĩ thuật chất lƣợng hạng mục thi công, cũng nhƣ khối lƣợng ngun vật liệu đƣợc cấu thành vào cơng trình. Khi hạng mục cơng trình hồn thành tiến hành nghiệm thu thi công việc tiếp theo và chuyển khối lƣợng đã nghiệm thu về phòng kế hoạch làm thủ tục chuyển cho phịng kế tốn thanh tốn. CPNVLTT bao gồm các chi phí về nguyên vật liệu chính: xi măng, sắt, thép, đất, đá, gạch, bấc thấm,... và vật liệu phụ nhƣ bê tông, ống cống, cọc tiêu, biển báo, lan can, sơn các loại,...chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Loại chi phí này là chi phí trực tiếp nên khi phát sinh đối với cơng trình, hạng mục cơng trình nào thì đƣợc hạch tốn cho cơng trình, hạng mục cơng trình đó, và đƣợc hạch tốn chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị thực tế. Căn cứ vào các chứng từ (Hợp đồng mua bán nguyên vật liệu đến tận chân cơng trình, hạng mục cơng trình, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), Kế tốn Cơng ty hạch tốn chi tiết chi phí ngun vật liệu trực tiếp cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình trên sổ chi tiết tài khoản 621 (Bảng 3.3).
Bảng 3.3: Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Từ ngày 01/07/2013 đến ngày
31/12/2013 Tài khoản 621- Chi phí ngun vật liệu trực tiếp Cơng trình: Khách sạn
Bơng sen vàng – Thị xã Cửa Lị Hạng mục: Móng nhà Chứng từ Số Ngày 124J/15 05/07 135k/12 08/07 156L/12 03/08 …….. ……. 09 31/12 Ngày…tháng…năm…
Kế tốn trƣởng Kế tốn ghi sổ
( Nguồn Phịng Tài chính kế tốn Cơng ty CP Tư vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung)
Cơng trình Khách sạn Bơng sen vàng – thi xã Cửa Lị là một cơng trình làm mới hồn tồn nằm trên nền đất yếu lại có cát chảy, phần thi công cơ bản chủ yếu bằng máy đào đất đá làm móng nên cơ cấu chi phí vật liệu trong giá thành cơng trình chỉ chiếm 60%. Đây là khoản chi phí cơ bản cấu thành sản phẩm và chất lƣợng cơng trình. Theo qui định xây dựng cơ bản hiện hành trong tính tốn thiết kế và dự tốn, chất lƣợng cơng trình sẽ bị ảnh hƣởng nếu khối lƣợng vật tƣ vật liệu khơng đƣợc đƣa đầy đủ vào cơng trình, do đó các loại vật liệu đầu vào sẽ đƣợc chủ đầu tƣ kiểm sốt và theo dõi chặt chẽ thơng
qua các tổ chức tƣ vấn giám sát độc lập. Vì vậy, để thực hiện quản lý chi phí đúng nhƣ kế hoạch đã đặt ra công ty phải kiểm sốt thơng qua các định mức sử dụng vật liệu thực tế, tính tốn chính xác chặt chẽ khối lƣợng, chất lƣợng vật tƣ đầu vào không để tăng, giảm vƣợt quá khối lƣợng vật tƣ thiết kế. Chi phí nguyên vật liệu chỉ đƣợc tiết kiệm thông qua các khối lƣợng nguyên vật liệu hao hụt mà nhà nƣớc đã qui định. Nếu doanh nghiệp sử dụng quá khối lƣợng vật liệu yêu cầu không những khơng tiết kiệm đƣợc chi phí, mà cịn làm tăng giá thành cơng trình.
Trong q trình thi cơng để thực hiện hạng mục công việc đúng yêu cầu chất lƣợng theo thiết kế và sử dụng khối lƣợng vật liệu phòng vật tƣ đã cung cấp, ĐVTC cần phải sử dụng vật liệu theo đúng định mức nhà nƣớc qui định, khối lƣợng vật liệu không phát sinh tăng nếu ĐVTC đúng định mức nhà nƣớc quy định và giảm đƣợc khối lƣợng vật liệu nếu có phƣơng án tổ chức thi cơng phù hợp thực tế trong q trình thi cơng. Trong q trình thực tế thi cơng cơng trình ĐVTC đã sử dụng khối lƣợng vật liệu đúng kế hoạch dự toán nguyên vật liệu trực tiếp theo định mức nhà nƣớc nên khối lƣợng tăng giảm không đáng kể, nhƣng công ty đã tận dụng đƣợc nguồn đá và cát tại địa phƣơng nên giảm giá đá các loại và cát so với giá mua trong dự tốn .
3.2.3.2.Thực hiện quản lý chi phí nhân cơng trực tiếp
Chi phí nhân cơng trực tiếp của Cơng ty CP Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung bao gồm toàn bộ tiền lƣơng và các khoản phụ cấp của công nhân trực tiếp tham gia thi công xây lắp ở các đơn vị sản xuất. Nhân công trực tiếp ở các đội thi công bao gồm công nhân trong biên chế và cơng nhân lao động th ngồi. Tuỳ thuộc vào nhu cầu về thi cơng của từng cơng trình trong từng thời kỳ mà công ty tiến hành ký hợp đồng ngắn hạn theo thời vụ, công việc với số lƣợng công nhân phù hợp. Căn cứ vào "Bảng chấm công" thực tế làm việc ở các đội thi cơng làm căn cứ tính lƣơng. Hàng ngày, tổ trƣởng sản xuất ở các đội thực hiện theo dõi và chấm công vào bảng chấm
công. Ở cơng ty áp dụng 2 hình thức tiền lƣơng: Hình thức tiền lƣơng sản phẩm áp dụng đối với cơng nhân trực tiếp thi cơng, hình thức tiền lƣơng thời gian áp dụng đối với nhân viên quản lý đội, quản lý công ty. Cuối mỗi quý, căn cứ vào số liệu do các đội thi công gửi lên về khối lƣợng cơng việc hồn thành, kế toán thanh toán sẽ lập Bảng phân bổ tiền lƣơng cho công nhân trực tiếp thi cơng theo từng cơng trình cụ thể (Theo phụ lục 04), căn cứ vào đó tiến hành phản ánh chi phí nhân cơng trực tiếp phát sinh trong kỳ vào Sổ chi tiết chi phí nhân cơng trực tiếp (Bảng 3.4).
Bảng 3.4: Sổ chi tiết chi phí nhân cơng trực tiếp Từ ngày 01/01/2013 đến
ngày 31/12/2013 Tài khoản 622 – Chi phí nhân cơng trực tiếp Cơng trình: Khách sạn Bơng sen vàng – Thị xã Cửa Lị Hạng mục: Móng nhà
Chứng từ Số LGQ3/51 LGQ3/51 LGQ4/59 LGQ4/59 10 Kế tốn trƣởng
(Nguồn Công ty CP Tư vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung)
3.2.3.3.Thực hiện quản lý chi phí máy thi cơng
Chi phí sử dụng máy thi cơng là loại chi phí đặc thù trong lĩnh vực sản xuất xây lắp. Tại Công ty CP Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung thì khoản mục chi phí này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công nhằm hồn thành khối lƣợng xây lắp nhƣ: Chi phí nhân cơng, chi phí vật liệu, chi phí cơng cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao máy thi cơng, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí bằng tiền khác,...
Máy thi công (máy ủi, máy xúc, máy đào, máy trộn bê tông...) tại Công ty bao gồm 2 loại: Một loại thuộc sở hữu cơng ty và một loại th ngồi.
Chứng từ sử dụng để hạch tốn chi phí sử dụng máy thi cơng gồm có Bảng phân bổ tiền lƣơng cho công nhân điều khiển máy thi cơng, Hố đơn giá trị gia tăng mua nhiên liệu phục vụ cho hoạt động của máy thi công, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ đối với máy thi công,…Các chứng từ này là căn cứ để ghi Sổ chi tiết chi phí sửdụng xe, máy thi công.
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Theo phụ lục 05): đƣợc lập vào cuối mỗi
quý nhằm mục đích phân bổ khấu hao TSCĐcủa cơng ty trong kỳ cho từng cơng trình cụ thể. Đây là căn cứ để kế toán ghi vào các sổ tổng hợp và chi tiết.
- Bảng phân bổ tiền lương (Phụ lục 04): ở phần kế tốn chi tiết chi phí
nhân cơng trực tiếp.
Đối với công nhân điều khiển máy thi công, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cũng khơng đƣợc tính vào chi phí sử dụng máy thi cơng mà tính vào chi phí sản xuất chung.
Căn cứ vào các chứng từ gốc đã đƣợc lập, kế tốn tiến hành ghi Sổ chi tiết chi phí sử dụng xe, máy thi công (Bảng 3.5). Đây là loại sổ chi tiết dùng để phản ánh chi phí sử dụng máy thi cơng phát sinh cho cơng trình hay hạng mục cơng trình.
Bảng 3.5: Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi cơng
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013 Tài khoản 623: Chi phí sử dụng máy thi cơng Cơng trình: Khách sạn Bơng sen vàng - Thị xã Cửa Lị
Hạng mục: Móng nhà
Chứng từ
Số Ngày
…. …..
124/15 8/10 Nhiên liệu thi cơng MN
124/21 11/10 Xuất thi công MN
125/25 14/10 Xuất thi công MN
KH/05 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (MMTB)
Quý 4
KH/11 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (phƣơng
tiện vận tải) Quý 4
KH/11 31/12 Phân bổ khấu hao TSCĐ (dung
chung) Quý 4
LGQ4/59 31/12 Phân bổlƣơng q 4 cơng trình MN
11 31/12 K/C chi phí sửdụng máy thi cơng
Ngày…tháng…năm… Kế tốn trƣởng Kế tốn ghi sổ (Nguồn Cơng ty CP Tư vấn thiết kế và Xây dựng
Bắc Miền Trung)
3.2.3.4. Quản lý chi phí chung
Chi phí sản xuất chung bao gồm tiền lƣơng của bộ phận quản lý; các khoản trích theo lƣơng trên tồn bộ cơng nhân viên; tiền ăn giữa ca; chi phí vật liệu, dụng cụ, khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí bằng tiền khác.
Chi phí sản xuất chung là khoản mục liên quan đến nhiều đối tƣợng tập hợp chi phí khác nhau. Vì thế để xác định chi phí sản xuất chung cho từng cơng trình kế tốn phải tiến hành phân bổ.
Tại cơng ty khi nhận đƣợc các chứng từ ở đội thi công gửi về nhƣ: Bảng thanh toán tiền lƣơng cho nhân viên quản lý thi cơng, Hố đơn GTGT mua vật liệu phục vụ chung cho thi công, Bảng phân bổ khấu hao, Phiếu chi, Bảng phân bổ bảo hiểm, Hoá đơn thanh toán tiền điện nƣớc,…. Cụ thể đối với hạng mục cơng trình móng nhà Khách sạn Bơng sen vàng – Thị xã Cửa Lị các