CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2.4. Thực hiện kiểm sốt chi phí
Để kiểm sốt chi phí hiệu quả, cơng ty đã tự lập các báo cáo chi phí nhƣ: báo cáo chi phí sản xuất, Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp (Theo phụ lục 07; Phụ lục 08). Các báo cáo về chi phí đƣợc lập nhằm mục đích cung cấp thơng tin cho lãnh đạo cơng ty vê tình hình chi phí phát sinh trong kỳ; từ đó phục vụ đắc lực cho lãnh đạo cơng ty trong việc kiểm sốt, đánh giá và ra các quyêt định phù hợp, kịp thời, đảm bảo duy trì và nâng cao hiệu qủa của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ngồi ra, việc kiểm sốt chi phí ở Công ty đƣợc thực hiện dựa trên bảng đối chiếu giá thành nhằm so sánh giữa giá thành thực tế của cơng trình với giá phí tiêu chuẩn trƣớc khi bỏ thầu (Bảng 3.8). Từ đó biết đƣợc tình hình biến động về giá và lƣợng trong quá trình thi cơng của chi phí ngun vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí máy thi cơng, chi phí sản xuất chung và tình hình kiểm sốt đƣợc chất lƣợng cơng trình.
Bảng 3.8: BẢNG ĐỐI CHIẾU GIÁ THÀNH
Cơng trình: Khách sạn Bơng sen vàng - Thị xã Cửa Lị Hạng mục: Móng nhà Giá trị dự tốn STT Nội dung 1 Chi phí NVLTT 2 Chi phí NCTT 3 Chi phí MTC 4 Chi phí SXC Tổng cộng Kế tốn trƣởng
(Nguồn: Phịng Tài chính Kế tốn Cơng ty CP Tư vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung)
3.2.4.1. Thực hiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
* Biến động về lượng trong quá trình thi cơng do các ngun nhân sau:
+ Thay đổi thiết kế: khơng do tác động của cơng tác quản lí, cơng ty thực hiên tốt q trình quản lý chi phí.
+ Tăng do hao hụt vƣợt định mức dự tốn của nhà nƣớc cho phép hoặc thất thốt trong q trình thi cơng khơng kiểm sốt tốt trong q trình thi cơng cần phải có biện pháp quản lí tìm ra khâu làm tăng khối lƣợng để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
+ Giảm do tiết kiệm đƣợc tỷ lệ hao hụt khơng làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng cơng trình điều này tốt cho cơng tác quản lí
* Biến động về giá tăng giảm do các nguyên nhân:
+ Tăng do biến động giá nếu nhà thầu mua vật tƣ vật liệu đúng thông báo giá, tăng do biến động theo qui định sẽ đƣợc điều chỉnh giá sau khi thi cơng hồn thành, nhƣng lƣu ý bổ sung lƣợng vốn bằng tiền để mua vật tƣ cho khoản kinh phí mua vật liệu chênh lệch so với dự tốn chi phí ban đầu khi chờ chủ đầu tƣ điều chỉnh giá
+ Giảm do thay đổi phƣơng thức cung cấp vật liệu bằng cách tận dụng các vật liệu có sẵn tại cơng trình nhƣ cát đá...hoặc thay đổi cự ly vận chuyển so với dự tốn chi phí vật liệu ban đầu hoặc thay đổi bằng sản phẩm thay thế có giá thấp hơn khơng làm thay đổi chất lƣợng cơng trình đƣợc tƣ vấn giám sát va chủ đầu tƣ chấp thuận.
Cụ thể cơng trình Hạng mục móng nhà Khách sạn Bơng sen vàng – Thị xã Cửa Lị, theo bảng đối chiếu giá thành (Bảng 3.8) ta thấy chi phí nguyên vật liệu thực tế giảm so với dự tốn là 34 triệu đồng. Ngun nhân do cơng trình ở ngay thị xã cách thành phố Vinh 15km, mặt khác lại gần mỏ khai thác đá nên tiết kiệm đƣợc chi phí vận chuyển và lƣu kho bãi.
3.2.4.2. Thực hiện kiểm sốt chi phí nhân cơng
+ Thay đổi thiết kế: Tăng giảm sẽ dẫn đến khối lƣợng ngày công tăng giảm không do tác động của công tác quản lý, công ty thực hiện tốt q trình quản lý chi phí nhân cơng.
+ Tăng do vƣợt định mức nhân công của nhà nƣớc cho phép hoặc lãng phí ngày giờ cơng trong q trình thi cơng khơng kiểm sốt tốt trong q trình thi cơng cần phải có biện pháp quản lý tìm ra khâu làm tăng khối lƣợng để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
+ Tăng do rút ngắn tiến độ thi công không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng cơng trình điều này tốt cho cơng tác quản lý.
+ Giảm khối lƣợng ngày công do thay đổi biện pháp thi công tăng cƣờng công tác cơ giới hố thi cơng bằng máy móc thiết bị, khi đó ca máy sử dụng sẽ tăng lên. Cần cân đối hiệu quả giữa sử dụng nhân cơng và chi phí máy.
* Biến động về đơn giá tăng giảm do các nguyên nhân:
Tăng do thay đổi các qui định về mức chi trả lƣơng tối thiểu của nhà nƣớc theo thông tƣ, nghị định sẽ đƣợc điều chỉnh giá sau khi thi cơng hồn thành, nhƣng lƣu ý bổ sung lƣợng vốn bằng tiền để chi trả lƣơng cho khoản kinh phí tiền lƣơng chênh lệch so với dự tốn chi phí ban đầu khi chờ chủ đầu tƣ điều chỉnh giá.
Qua số liệu cơng trình Khách sạn Bơng sen vàng – thị xã Cửa Lị hạng mục móng nhà, chi phí nhân cơng thực tế giảm so với kế hoạch là 23,8 triệu đồng. Ngun nhân do cơng trình chỉ cách trụ sở 15km nên giao thông thuận tiện, huy động nhân cơng nhanh chóng, rút ngắn đƣợc tiến độ thi cơng, mặt khác địa chất cơng trình yếu, lại gặp cát chảy nên chủ yếu phải dùng máy xúc và đóng cọc chống.
3.2.4.3.Thực hiện kiểm sốt chi phí máy thi cơng
Phân tích ngun nhân tăng giảm chi phí máy giữa dự tốn và thực tế: * Biến động về khối lượng tăng giảm do các nguyên nhân sau:
+ Thay đổi thiết kế: không do tác động của công tác quản lý, công ty thực hiện tốt q trình quản lý chi phí máy móc thiết bị.
+ Tăng do sử dụng vƣợt định mức dự toán của nhà nƣớc cho phép hoặc lãng phí trong q trình thi cơng khơng kiểm sốt tốt trong q trình thi cơng cần phải có biện pháp quản lý tìm ra khâu làm tăng khối lƣợng ca máy để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
+ Tăng do chủ động thay đổi biện pháp thi cơng nếu có lợi và khơng ảnh hƣởng đến thiết kế thì đây là kết quả tốt.
+ Giảm do tiết kiệm đƣợc tỷ lệ hao hụt không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng cơng trình điều này tốt cho cơng tác quản lý
* Biến động về đơn giá tăng giảm do các nguyên nhân:
Tăng do biến động giá mua nhiên liệu đúng thông báo giá tăng do biến động của nhà nƣớc theo qui định sẽ đƣợc điều chỉnh giá sau khi thi cơng hồn thành, nhƣng lƣu ý bổ sung lƣợng vốn bằng tiền để mua nhiên liệu cho khoản kinh phí mua nhiên liệu và chi phí nhân cơng vận hành máy chênh lệch so với dự tốn chi phí ban đầu khi chờ chủ đầu tƣ điều chỉnh giá.
Cơng trình Khách sạn Bơng sen vàng – thị xã Cửa Lị hạng mục móng nhà khối lƣợng ca máy thực tế tăng 9 triệu đồng do huy động máy xúc và máy đóng cọc chống đề kè móng.
3.2.4.4.Thực hiện kiểm sốt chi phí sản xuất chung
Chi phí chung thực tế giảm so với kế hoạch 40,7 triệu đồng do tiết kiệm đƣợc chi phí tiền lƣơng theo quy định của nhà nƣớc và giảm chi phí lãi vay.
3.2.4.5. Thực hiện kiểm sốt chất lượng theo hạng mục cơng trình
a. Q trình thi cơng
Trong q trình thi cơng, ban chỉ huy cơng trƣờng và đội thi công phải tuân thủ nghiêm ngặt các qui định trong hồ sơ thiết kế và yêu cầu của chủ đầu tƣ. Thƣờng xuyên thí nghiệm các mẫu bê tơng, tính chất cơ lí, độ uốn kéo, độ chặt, cƣờng độ của các bán thành phẩm và sản phẩm hạng mục hoàn thành chuyển bƣớc thi công tiếp theo. Đội thi cơng phải tn thủ ngun tắc an tồn
trong q trình thi cơng tránh sự cố làm thiệt hại đến con ngƣời, thiết bị máy móc...và ảnh hƣởng tiến độ chất lƣợng cơng trình.
b. Nghiệm thu cơng trình đƣa vào sử dụng
Căn cứ vào các biên bản kiểm tra, các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng theo giai đoạn của tƣ vấn giám sát, các biên bản nghiệm thu hồn thành cơng việc nhà thầu tập hợp lại lập hồ sơ và bản vẽ hồn cơng chuyển toàn bộ hồ sơ cho chủ đầu tƣ, đơn vị quản lí cơng trình kiểm tra. Khi các bên chủ đầu tƣ và đơn vị quản lí dự án chấp thuận bàn giao đƣa cơng trình vào sử dụng, khi đó nhà thầu đƣợc thanh toán 95% giá trị khối lƣợng cơng trình đã thi cơng bao gồm cả khối lƣợng thi công theo hồ sơ mời thầu cũng nhƣ khối lƣợng phát sinh thực tế trong q trình thi cơng. Chủ đầu tƣ sẽ giữ lại 5% giá trị cơng trình trong thời gian 12 tháng để nhà thầu bảo hành cơng trình và làm quyết tốn cơng trình, trong thời gian này nhà thầu sẽ điều chỉnh giá những loại vật tƣ vật liệu có biến động giá trong thời gian thi cơng. Tại Công ty CP tƣ vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung sau 12 tháng nhà thầu cùng tƣ vấn giám sát kiểm tra cơng trình nếu có hƣ hỏng thuộc lỗi của nhà thầu sẽ tiến hành sửa chữa (chi phí sửa chữa nhiều hay ít phụ thuộc vào chất lƣợng cơng trình đã thi cơng, hƣ hỏng do thiên tai lũ lụt, bất khả kháng chủ đầu tƣ đã mua bảo hiểm cơng trình). Sau đó nhà thầu sẽ nhận đựơc chứng chỉ hết bảo hành cơng trình, chủ đầu tƣ thẩm tra quyết tốn cơng trình căn cứ vào số liệu kiểm tốn nếu kết quả không thay đổi giá trị thanh quyết tốn chính là giá trị hợp đồng và phụ lục đã kí nhà thầu sẽ đƣợc thanh tốn 5% tạm giữ, nếu bị cắt giảm thì chủ đầu tƣ sẽ khấu trừ vào 5% tạm giữ.
3.3. Đánh giá chung về hoạt động quản lý chi phí xây lắp của Cơng ty cổ phần Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung. Thành quả và nguyên nhân
3.3.1. Thành quả đạt được
Qua thực tế tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng tại Cơng ty cổ phần Tƣ vấn thiết kế và Xây dựng Bắc Miền Trung. Tác giả nhận thấy công tác quản lý chi phí tại cơng ty đạt đƣợc những thành tựu nhƣ sau:
Cơng ty đã có những cơng tác kế hoạch hóa chi phí tiến hành hàng năm, hàng quý. Nhà quản lý chi phí dựa vào thực trạng của doanh nghiệp và biến động của thị trƣờng để lập kế hoạch cụ thể cho từng tháng, từng quý trong năm.
Cơng tác quản lý chi phí xây lắp đƣợc phân cơng xuống từng đội, từng cơng trình nhằm kiểm tra giám sát chặt chẽ và thơng tin kịp thời cho nhà quản lý chi phí cấp cao giúp cho nhà quản lý có những biện pháp đúng đắn và phù hợp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp
Nhìn chung tình hình quản lý chi phí của cơng ty đƣợc theo dõi chi tiết, cụ thể theo từng khoản mục, từng đối tƣợng cơng trình, hạng mục cơng trình. Các loại chi phí đƣợc bóc tách phân loại chi tiết và quản lý tƣơng đối chặt chẽ, giảm đƣợc thất thoát, hiệu quả quản lý tƣơng đối cao. Các khoản chi phí hàng tháng đƣợc so sánh với dự tốn chi tiết của từng cơng trình và hạng mục cơng trình nên có thể kiểm tra tính hợp lý, có thể thƣờng xuyên đối chiếu so sánh với dự tốn, những ngun nhân vƣợt hụt có thể phát hiện kịp thời và có biện pháp xử lý.
Đội ngũ cán bộ trong cơng ty có trình độ chun mơn vững vàng và tƣơng đối đồng đều, có kinh nghiệm trong cơng tác chun mơn và có trách nhiệm trong cơng việc. Cơng tác tổ chức sắp xếp nhân sự phù hợp với năng lực, trình độ, khả năng chun mơn của từng nhân viên cũng đã góp phần khơng nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, giúp ban lãnh đạo cơng ty có đƣợc những thơng tin cần thiết phục vụ công tác quản lý.
Bộ máy kế tốn tại cơng ty đƣợc tổ chức theo mơ hình tập trung, mơ hình này đảm bảo đƣợc sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế tốn, kiểm tra, xử lý và cung cấp thơng tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm đƣợc tình hình hoạt động của đơn vị thơng qua thơng tin kế tốn cung cấp. Hình thức này có ƣu điểm là phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của cơng ty, giúp cho cơng tác quản lý hạch tốn kế tốn đối với các xí nghiệp trực thuộc đƣợc dễ dàng và thuận tiện hơn.
3.3.2. Nguyên nhân
3.3.2.1 Về xây dựng kế hoạch cung cấp vật liệu đầu vào
Việc quản lý chi phí nguyên vật liệu đầu vào tại cơng ty chƣa chặt chẽ, tồn diện vì thế giá thành sản phẩm xây lắp chƣa phản ánh đúng bản chất của nó. Kế hoạch cung ứng vật tƣ cho từng dự án, cơng trình tuy đã đƣợc lập nhƣng trong q trình thực hiện có những thay đổi khơng đƣợc cập nhật nên kế hoạch chƣa sát với tiến độ yêu cầu. Trong giá thành xây lắp của Công ty, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những hƣớng chính để tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm. Trƣớc tình hình biến động giá của các loại vật tƣ hàng hoá chủ yếu (sắt thép, xi măng, gạch các loại, xăng dầu), cơng ty chƣa có kế hoạch mua dự trữ vật tƣ để tránh biến động giá, thực tế khi xảy ra biến động giá công ty đã phải giãn tiến độ của các cơng trình. Việc thất thốt ngun vật liệu chính vẫn xảy ra do kho bãi không đảm bảo cho lƣu cất lâu dài. Để tránh lƣu kho bãi và đảm bảo nguyên vật liệu cơng ty áp dụng thi cơng đến đâu thì lấy đến đấy, điều này chịu tác động của biến động giá cả vật liệu và phí vận chuyển. Phần nguyên vật liệu này làm cho giá thành sản phẩm có phần cao hơn hoặc chất lƣợng chƣa đƣợc đảm bảo.
3.3.2.2. Về tổ chức thực hiện quản lý chi phí a. Về định mức chi phí
Hiện nay công ty CP tƣ vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung chƣa có hệ thống định mức nội bộ hồn chỉnh nhằm quản lí theo dõi cấp phát nguyên vật liệu, sử dụng thiết bị, cấp phát nhiên liệu và quản lí nhân cơng lao động thực tế tại cơng trƣờng.
Công ty đang áp dụng chủ yếu các định mức của nhà nƣớc ban hành, cấp phát nhiên liệu theo thiết kế công suất máy của nhà sản xuất thiết bị và một số định mức chi tiết do công ty tự xây dựng, tuy nhiên định mức này chỉ phản ánh một vài thao tác kỹ thuật và công việc cụ thể, định mức tổng hợp cho từng công việc tƣơng ứng với các hạng mục công việc chƣa đầy đủ.
Các định mức cơng ty đang áp dụng khơng phản ánh đƣợc trình độ quản lý và công nghệ của công ty, các định mức công ty tự xây dựng đã sử dụng lâu nên lạc hậu không phản ánh đƣợc tiến bộ khoa học kỹ thuật trong dây chuyền sản xuất của công ty (do công ty đã đầu tƣ đổi mới thiết bị, đào tạo tay nghề cho công nhân...). Công ty chƣa xây dựng đƣợc những phƣơng pháp để xây dựng định mức.
b. Về quản lý chi phí trong q trình nghiệm thu cơng trình
Trong xây lắp thì khi tổ chức nghiệm thu hồn thành các hạng mục cơng trình nhà thầu phải tn theo các trình tự nhất định và phải tuân thủ các thủ tục về kiểm tra, nghiệm thu hết sức chặt chẽ. Qui trình thi cơng xây lắp cũng địi hỏi phải thi cơng tuần tự từ hạng mục này sang hạng mục khác, do đó phải nghiệm thu các hạng mục trƣớc khi tiến hành thi cơng các hạng mục tiếp theo. Vì vậy, nghiệm thu hồn thành các hạng mục cơng trình kịp thời thì mới đảm bảo tiến độ cơng trình.
Thực trạng cơng tác nghiệm thu thanh tốn của cơng ty cổ phần tƣ vấn thiết kế và xây dựng Bắc Miền Trung trong những năm qua cịn những thiếu sót và tồn tại sau :
+ 25% cơng trình tuy đã hồn thành nhƣng chậm nghiệm thu hồn thành cơng trình và bàn giao đƣa vào sử dụng, dẫn đến chậm thanh toán, thời