2.2. Thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ của Agribank chi nhánh huyện
2.2.1. Thực trạng mơi trường kiểm sốt
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Đi qua hon 23 năm hình thành, cải cách và phát triển, NHNo&PTNT Việt Nam chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên đã xây dựng một mơi trường văn hóa doanh nghiệp để cải thiện sự liêm chính và các giá trị đạo đức của nhân viên. Chi nhánh đang đã triển khai sử dụng “Bộ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử của cán bộ ngân hàng” [16] được phát hình bởi Trụ sở chính, trong đó quy định rất cụ thể về Sứ mệnh, tầm nhìn, triết lý kinh doanh đồng thời nhấn mạnh đến đặc trưng văn hóa Ngân hàng Nơng nghiệp và các chuẩn mực ứng xử giao tiếp của nhân viên Ngân hàng Nông nghiệp như là: Chuẩn mực trong chào hỏi, chuẩn mực trong giới thiệu và tự giới thiệu bản thân, chuẩn mực trong đàm thoại, chuẩn mực giao tiếp với khách hàng, chuẩn mực trong viết, trả lời thư điện tử (e-mail), chuẩn mực trong ngồi xe ô tô, chuẩn mực trong giữ gìn mơi trường làm việc, chuẩn mực khi sử dụng thang máy. Bên cạnh đó, Cẩm nang cũng quy định rất rõ ràng về cách ứng xử, giao tiếp của cấp dưới với cấp trên và của cấp trên với cấp dưới. Nó có ảnh hưởng lớn đến mơi trường làm việc và giúp môi trường làm việc trở nên thân thiện và hiệu quả. Ngoài ra, tất cả nhân viên tại Chi nhánh đều đã hiểu rõ luật lao động và được hướng dẫn, đào tạo về cách sử dụng, vận hành các loại máy móc, thiết bị làm việc, bao gồm máy fax, máy
photocopy,... giúp các nhân viên có thể đảm bảo giờ giấc làm việc, nâng cao chất lượng công việc.
Chi nhánh cũng rất quan tâm đến vấn đề đạo đức kinh doanh trong thời gian gần đây. Hoạt động ngân hàng luôn ẩn chứa nhiều rủi ro liên quan đến đạo đức nghề nghiệp, đặc biệt là hoạt động tín dụng. Do đó, việc rèn luyện và truyền bá một cách rộng rãi những giá trị đạo đức liêm chính trong cơng việc là việc vơ cùng cần thiết.
Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo các cấp luôn là tấm gưong sáng, thực hiện đúng các tiêu chuẩn trong “Bộ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử của cán bộ ngân hàng” và nhắc nhở tất cả các cán bộ nhân viên tại Chi nhánh chấp hành nghiêm túc các quy định của Pháp luật, của Ngân hàng Nhà Nước. Bằng những hành động thiết thực, Agribank Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên đã thể hiện sự quan tâm và đầu tư hợp lý cho việc xây dựng văn hóa ngân hàng nhằm tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, lành mạnh, góp phần vào sự phát triển bền vững, ổn định trên tồn hệ thống Ngân hàng Nơng nghiệp.
- Chính sách nhân sự và Năng lực nhân viên: Nguồn nhân lực luôn là mối
quan tâm đặc biệt của tất cả các tổ chức nói chung và Agribank Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Ngun nói riêng. Vì vậy, cơng tác nhân sự của Chi nhánh ln có một bộ phận đặc biệt chịu trách nhiệm, thực hiện chính sách nhân sự của hệ thống và đào tạo trình độ chun mơn cho cán bộ, nhân viên chức.
Để có được một đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ kiến thức về ngành nghề, công tác tuyển dụng nhân viên mới rất được Chi nhánh chú trọng. Khi có nhu cầu cần tuyển dụng nhân sự, Chi nhánh đề xuất, giao chỉ tiêu cho Trụ sở chính phê duyệt. Sau đó, NHNo&PTNT Việt Nam sẽ thơng báo tổ chức thi tuyển cho các ứng viên. Q trình thi tuyển được diễn ra cơng khai tại các văn phòng đại diện của NHNo&PTNT Việt Nam theo các khu vực như: khu vực phía Bắc, khu vực phía Nam - Thành Phố Hồ Chí Minh,... Có 3 vịng thi mà các ứng viên tham gia ứng tuyển sẽ phải trải qua: Vòng 1: So tuyển hồ so để đảm bảo các ứng viên đủ điều kiện tham gia ứng tuyển (đều tốt nghiệp hoặc từng làm việc đúng chuyên ngành phù hợp với vị trí cần tuyển dụng như: Giao dịch viên, IT, tín dụng,...). Sau khi đáp ứng thơng qua vịng 1, tiếp đến là vòng thi tuyển, các ứng viên làm bài thi
về chun ngành của mình tùy theo vị trí đăng ký dự thi (gồm anh văn, công nghệ thơng tin và mơn chun ngành). Cuối cùng, vịng 3 là vòng phỏng vấn với Hội đồng tuyển dụng. Đặc biệt, đây là vòng chỉ những ứng viên đạt yêu cầu từ kết quả của vòng 2 mới được tham gia. Sau khi đã được tuyển dụng, Trụ sở chính sẽ phân các nhân viên mới về Chi nhánh theo chỉ tiêu đã được phê duyệt trước đó. Dựa theo hình thức tuyển dụng này, chất lượng cán bộ đầu vào của Chi nhánh sẽ luôn được đảm bảo.
Về công tác đào tạo, NHNo&PTNT Việt Nam đã thành lập trường đào tạo cán bộ riêng, gồm trụ sở chính tại Hà Nội và các khoa đào tạo tại các thành phố lớn như Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Cần Thơ ... để phục vụ công tác đào tạo cho các cán bộ nhân viên ở tất cả các tỉnh và thành phố trên cả nước. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên đã xây dựng chính sách quy hoạch nhân sự một cách rất rõ ràng và có hiệu quả. Những cán bộ, nhân viên trong danh sách quy hoạch luôn được quan tâm, giúp đỡ để hoàn thiện bản thân, nâng cao chun mơn nghiệp vụ để có thể trở thành một nhà quản lý giỏi trong tương lai.
Ngoài ra, Chi nhánh cũng xây dựng chính sách đánh giá kết quả cơng việc hàng tháng. Những cán bộ, nhân viên đạt thành tích tốt trong cơng tác huy động vốn và công tác chuyên môn sẽ được khen thưởng, động viên, khích lệ kịp thời. Ngược lại, những hành vi vi phạm kỷ luật, vi phạm quy chế sẽ bị lên án và xử lý tùy theo mức độ vi phạm nhất định.
Chi nhánh áp dụng hình thức luân chuyển cán bộ thường xuyên, 6 tháng một lần. Việc luân chuyển cán bộ giúp cho các nhân viên có thể nắm được quy trình nghiệp vụ, làm quen và hiểu tất cả các khách hàng tín dụng một cách rõ ràng, đồng thời hạn chế hiện tượng gian lận, che giấu sai phạm, thông đồng với khách hàng do ở q lâu một vị trí cơng tác.
- Bộ phận hậu kiểm: Các Chi nhánh Agribank Việt Nam, bao gồm cả Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên, đều đã thành lập bộ phận hậu kiểm để kiểm sốt hoạt động của tồn bộ Chi nhánh. Bộ phận hậu kiểm thực hiện thực thi các hoạt động kiểm soát tại hội sở chi nhánh, các chi nhánh cấp II, III trực thuộc và
các phòng giao dịch. Trưởng bộ phận hậu kiểm do Trụ sở chính bổ nhiệm và quản lý, khơng thuộc Ban Giám đốc.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Ban Giám đốc và các cấp quản lý của Chi nhánh phải là những người sở hữu khối kiến thức chuyên môn sâu và luôn hiểu rõ được những rủi ro của hoạt động ngân hàng. Vì vậy, việc chấm điểm khách hàng, lựa chọn và thẩm định khách hàng luôn phải được thực hiện một cách thường xuyên và cẩn thận. Ban cạnh đó, cán bộ, nhân viên ln chăm sóc khách hàng chu đáo, mang tâm thế thấu hiểu khách hàng để đảm bảo triết lý kinh doanh của NHNo&PTNT Việt Nam là “mang phồn thịnh đến khách hàng”.
Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn, trách nhiệm: Bản chất của cơ cấu
tổ chức chính là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cán bộ trong Chi nhánh. Việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm trong Chi nhánh phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban. Mỗi cán bộ đều phải lập bản mô tả công
việc chi tiết, được các cấp quản lý trực tiếp phê duyệt kỹ càng (Phụ lục 1: Mau mô
tả công việc của các cán bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên). Qua đó, các cán bộ nhận thức rõ cơng việc mình phải làm và trách
nhiệm của mình với cơng việc đó. Bên cạnh đó, Ban giám đốc, các cấp quản lý và nhân viên sẽ được giao các chỉ tiêu cơng việc theo tháng tùy từng vị trí cơng tác, cuối mỗi tháng sẽ tổ chức họp và đánh giá mức độ hồn thành cơng việc. Điều này đảm bảo các cán bộ đều cố gắng, nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Ở tại mỗi bộ phận nghiệp vụ, cán bộ nhân viên đều được phân chia để quản lý và theo dõi một lượng khách hàng nhất định. Khi có vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết, cán bộ nhân viên phải thông báo kịp thời và đầy đủ cho cán bộ quản lý cấp cao để tìm cách giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Bên cạnh đó, Ban giám đốc chỉ đạo thành lập đoàn kiểm tra tạm thời, kiểm tra thường xuyên nhằm kiểm tra chéo hồ sơ để đảm bảo cán bộ nhân viên trong hệ thống thực hiện đúng chức trách, quyền hạn được giao khi xử lý và giải quyết công việc. Loại bỏ sự chồng chéo công việc bằng cách không cho phép nhân viên làm việc trong q trình nghiệp vụ và giảm thiểu sai sót, gian lận là mục đích chính của việc phân chia trách nhiệm trong từng bộ phận.