3.2. Giải pháp
3.2.4 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt
Phần mềm IPCAS đang được sử dụng cho toàn hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam đôi khi bị quá tải và nghẽn mạng do đường truyền chậm. Để hạn chế điều này, bộ phận điện toán tại Chi nhánh cần theo dõi thường xuyên, liên tục đường truyền để có thể sử dụng đường truyền dự phịng đảm bảo cho việc hạch tốn, xử lý nghiệp vụ trên IPCAS được thông suốt.
60
Ban Giám đốc cũng phải ban hành văn bản quy định rõ ràng về những người được quyền và/hoặc ủy quyền phê duyệt toàn bộ hoặc một loại nghiệp vụ để nhân viên cấp dưới có thể dễ dàng trong việc trình ký hồ sơ. Ví dụ: khi phê duyệt hạn mức cho vay, việc phê duyệt hồ sơ có thể được phân cấp theo số tiền vay như sau:
Từ 5 tỷ đến 20 tỷ Giám đốc Chi nhánh
Chi nhánh cũng cần phân bổ nguồn lực, tránh sự kiêm nhiệm chức vụ trong cơng việc. Ở các phịng giao dịch, cần phải sử dụng nhân sự hợp lý để khơng xảy ra tình trạng bị động về nhân sự nên khi có đơng khách hàng, một số cán bộ tín dụng cũng phải giao dịch khách hành như các nhân viên kế tốn nên dễ dẫn đến sai sót do khơng nắm vững quy trình. Ngồi ra, khi các cán bộ tham gia vào các cuộc kiểm tra đột xuất đối với các phòng ban khác hoặc đi học, nghỉ phép sẽ dẫn đến việc thiếu hụt nhân sự tạm thời. Ban giám đốc và các trưởng phịng cần có sự phân cơng nhân sự thay thế trong các trường hợp này, không để công việc bị ùn tắc, gián đoạn.
Ban giám đốc và các cấp quản lý của Chi nhánh cần yêu cầu các nhân viên xử lý nghiệp vụ và hồ sơ phải hết sức cẩn trọng, không mang thái độ ỷ lại vào bộ phận Hậu kiểm.
Ngoài ra, Chi nhánh cần thực hiện giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng khơng đúng mục đích. Có các biện pháp ngăn ngừa các nhà quản lý sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng như: chi phí taxi, điện thoại,...