2.2. Thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ của Agribank chi nhánh huyện
2.2.4. Thực trạng hoạt động kiểm soát
- Kiểm sốt xử lý thơng tin và các nghiệp vụ: Hiện nay, toàn bộ hệ thống của NHNo&PTNT Việt Nam, bao gồm cả Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên, đều sử dụng phần mềm IPCAS - Hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng - trong hạch toán và xử lý nghiệp vụ. Tất cả dữ liệu và thông tin được lưu trữ và xử lý trực tiếp trên hệ thống. Cán bộ nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống IPCAS tùy theo vị trí, chức vụ hoặc tính chất cơng việc. Kiểm sốt chặt chẽ và phân quyền các nghiệp vụ hạch tốn mới, xóa, sửa thơng tin trên hệ thống. Trước khi đăng nhập vào hệ thống IPCAS, các cán bộ nhân viên phải đăng nhập mã giao dịch, mật khẩu và kết nối với thẻ nhân viên để nhận dạng, hệ thống sẽ tự động ghi lại nhật ký công việc của người dùng.
Dữ liệu được xử lý và kiểm sốt chặt chẽ, đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời và cần thiết cho các bên liên quan, giúp họ có sự phân tích, đánh giá để đưa ra quyết định phù hợp. Vì vậy, để có được thơng tin đáng tin cậy, Chi nhánh đã thực hiện hoạt động kiểm sốt chặt chẽ trong q trình xét duyệt giao dịch. Điều quan trọng nhất là phải kiểm soát chặt chẽ chứng từ, sổ sách làm cơ sở cho các nghiệp vụ phát sinh, tức là kiểm soát dữ liệu đầu vào. Như vậy, việc kiểm soát dữ liệu đầu vào bao gồm: phê duyệt hợp lý các giao dịch và kiểm soát hệ thống hồ sơ, tài liệu.
+ Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ: Agribank chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên đã xây dựng quy trình xử lý và phê duyệt nghiệp vụ rõ ràng, chặt chẽ. Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, nhân viên phải đảm bảo có đầy đủ cơ sở về hồ sơ, chứng từ; sau đó thực hiện nhập dữ liệu vào hệ thống, xử lý nghiệp vụ theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo quy định và tất cả các nghiệp vụ đều được kiểm soát viên phê duyệt trực tiếp trên hệ thống. Việc phê duyệt các nghiệp vụ diễn ra theo quy trình như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ: Nhân viên tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng hoặc hồ sơ
nội bộ ngân hàng; kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của hồ sơ theo đúng quy định, quy trình hiện hành. Sau khi đã kiểm tra tính phù hợp của hồ sơ, nhân viên chuyển toàn bộ hồ sơ cho kiểm soát viên kiểm tra lại. Kiểm soát viên đồng ý với hồ sơ tiếp nhận, nhân viên mới thực hiện bước tiếp theo. Nếu kiểm sốt viên khơng đồng ý cho hạch toán phải nêu rõ lý do và đề nghị điều chỉnh, bổ sung hồ sơ cho đầy đủ.
Bước 2: Thực hiện hạch toán: Sau khi hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ, nhân viên đăng
nhập vào hệ thống IPCAS, thực hiện hạch toán và xử lý nghiệp vụ theo đúng quy trình hướng dẫn rồi đẩy màn hình hạch tốn qua máy tính của kiểm sốt viên, đồng thời chuyển toàn bộ hồ sơ vừa tiếp nhận qua kiểm sốt viên đối chiếu thơng tin hạch tốn trên màn hình và trên hồ sơ. Nếu các thơng tin khớp đúng, kiểm sốt viên phê duyệt bằng cách đánh mã số của mình vào màn hình phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, nhân viên in chứng từ hạch tốn có phần chữ ký của người hạch toán, kiểm soát viên, Giám đốc. Nhân viên, kiểm soát viên ký đầy đủ vào hồ sơ và chứng từ rồi chuyển toàn bộ hồ sơ lên Giám đốc để ký duyệt.
Bước 3: Hoàn thiện và theo dõi hồ sơ: Sau khi kết thúc một hoặc một phần của
nghiệp vụ, nhân viên thực hiện lưu trữ hồ sơ đảm bảo dễ truy lục và đúng nguyên tắc. Đồng thời tiếp tục theo dõi các hồ sơ chưa tất tốn hoặc chưa hồn thành để có thể hạch tốn các bước tiếp theo khi phát sinh.
Như vậy, việc phê duyệt các nghiệp vụ tại Agribank đều được thực hiện kết hợp cả phê duyệt chứng từ giấy và phê duyệt thông qua hệ thống IPCAS. Điều này đảm bảo được tính chính xác và xác thực của các thơng tin lưu trữ.
+ Kiểm soát hệ thống hồ sơ, chứng từ: Hệ thống chứng từ sổ sách của Chi nhánh được kiểm sốt thơng qua bộ phận Hậu kiểm. Sau khi các nhân viên hạch tốn, có kiểm sốt viên phê duyệt và Giám đốc ký duyệt, toàn bộ hồ sơ sẽ được sao ra 2 bản, một bản được lưu tại bộ phận xử lý nghiệp vụ, một bản phải chuyển lên bộ phận Hậu kiểm để kiểm tra lại. Nếu phát hiện sai sót hoặc hồ sơ khơng hợp lệ, bộ phận Hậu kiểm yêu cầu bộ phận thực hiện nghiệp vụ xử lý, điều chỉnh lại. Các hồ sơ sau khi được bộ phận Hậu kiểm kiểm tra, nếu phù hợp, đúng tính chất nghiệp vụ, bộ phận Hậu kiểm thực hiện đóng hồ sơ lưu kho theo thứ tự ngày tháng và vào sổ Hậu kiểm. Những hồ sơ chưa phù hợp hoặc không đầy đủ sẽ được trả về cho bộ phận nghiệp vụ tiếp tục hồn thiện.
Hình 2.2 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu kế tốn số 2326-QD- NHNo-TCKT-25122009
SỔ:Jl3Ae
NQẤN HẢNGNỞNG NGHIỆP VÀ PHÁT TTtlEN NƠNG THpN VLET NAM
O-TCKT
TỎNG GIÁM DĨC NHNoA PTNT VlẠT NAM
CỘNG HỒ XÀ HỘI CHÙ NGHĨA VlET NAM Độc lập - Tv dơ - Hạnh pbúc
HảNởi. ngáyẨS" tháng J2 nám 2009
QUYẾT ĐỊNH
VA: Ban hành Quy định thói hạn bảo quán bồ W, thl liệu kế toiin trong hệ Ihung NgAn hãng Nòng nghiệp vi Phil Iriin Nftog thân Việt Nant
Cta cú Quyêt đinh số l9l3tf005∕QD-N1INN ngày 30∙'Lltf 005 cởa Ngan hãng Nhố nước Việt Nam về việc ben hanh chế độ lưu irữ tài liệu kẻ to∙D trong ngành Ngta MniiL
Cta cữ Thtag lư số ZO-IOWTT- NHNN ngậy 07.'WtfOW của Ngin hãng Nhi nute Việt Noxn vể việc Quy định thời hạn bta quân hồ tơ. lài l⅛u trong nginh Ngta hàng.
Theo dê nghị của Kề toán trường Ngta Iitag Ntag nghiệp vã Phải Citin Ntag thta Việt Nam7
QUYẾT ĐỊNH;
Diiu 1. Ban Iitah kém theo Quyét đ|ũh aày “Quỵđịnh thài hạn bão quta hòw, tài liệu kế lota Iroog hộ th⅛ng Ngta háng Ntag nghiẽp vĩ PhAi Uita Ntag thta Việt Nam".
Điền 1. Quyét địtih nãy UiBV the Quycl địuh sổ IWtj-lQD-NHNo-TCKT ngày 27/10/2006 cùa Tống giám đóc Ngta háng Ntag □ghi<p vả Phit tõẽn Nong th*n Viiệt Nam vè việc ban btah chế độ lưu trữ lát Iita ké Iota trong hệ thống Ngta hỏng Ntag nghiệp VB Phải Irita Nông thta Việt Nam.
DiMi 3. Quyct định cò hita lực thi hành kể tử ngáy ký.
Dliu 4. Kẻ Iota tnrông. Ttvdng c*c Bnn (phòng), Trung tim tại Trụ sớ chinh, Trutag vin phòng dw diiộn. Sò gMO dịch, Chi Qhtah lu≠i lt 2, Ctag ty cho thuẻ tài chinh 1, Ctag ty Cho thuè tài chinh H VA Đon vi sự nghiệp trực thuộc NHNoAPTNr Việt Nam Chju trách nhiệm tíu htah Quyẻc định πi)√.
Ý nghĩa
^DP Deposit - Nghiệp vụ Tiền gửi
TN Loan - Nghiệp vụ tín dụng
^FX Remittance - Nghiệp vụ chuyển tiền trong nước
TF and FX Trade Finance - Nghiệp vụ Tài trợ thương mại và
Remittance - Nghiệp vụ chuyển tiền nước ngoài
ATM Nghiệp vụ thẻ
- Kiểm tra độc lập, phân tích và sốt xét lại:
Việc kiểm tra độc lập và soát xét lại được thực hiện tại Chi nhánh rất hiệu quả. Tại các bộ phận nghiệp vụ: Mỗi tuần, tháng, quý các nhân viên trong mỗi bộ phận nghiệp vụ thường kiểm tra chéo, sốt xét các hồ sơ tại phịng ban mình; sau đó rút ra những điểm chưa nhất quán trong việc xử lý hồ sơ của từng nhân viên và đi đến thống nhất cách xử lý hợp lý nhất.
Hình 2.3: Quy định nghiệp vụ Hậu kiểm trong hệ thống Ngân hàng Agribank - số 150-QD-HDTV-TCKT
NGẰN HÀNG NƠNG NGHIỆP CỘNG 1ỈỒ XẢ HỘI CHtl NGHLA VIỆT NAM VÃ PHÁT TRItN NĨNG THƠN VIỆT NAM Độc tập - Tr da - Hạnh phúc
QUY DlNll
NGHIỆP VỤ HẬU KltM ITlONG Ht THỐNG NGAN HÀNG NÔNG NGHIfP VA PHÁTTRIÊN NONG THÔN NTfTNAM
(Ban hành W* thĩọ Quyit đỊnh √ JfQ ,QD∙HDTV∙TCKT ngộyJỊ ihàngcư. nà* ĨOl 4 cua Hữi đồng thành tứn ,Vgán hãng Nóng nghiêp vù Phát triỊn nứng thôn Kifr Nơm)
Cbinmg 1 QVY ĐỊNH CHƯNG Diều LNfycdkh
1. Thống nhạt việc cồ chức kiểm tra, đổi chiếu lại tính đầy đủ, họp pháp,
bơp lệ cùa chứng từ ké lồn, tính chính Xftc của các bút tốn hạch
tốn đl hoàn
thảnh tại các phin hệ nghiệp ⅛v trân Hệ thống thanh toán nội bộ và
kế toản
khách KAng (IPCAS) nhím phát hiện kịp thời các sai 9Ĩt phát sinh,
bảo đảm an
toàn tài sản cho khách hàng vi Agribank.
2. Phán định rồ trách. nhiệm, quyền hạn của các cá nbinbộ phận tham gia
vào quy trình thực hiên háu kiềm.
Biêu 2. Phạm vi, đổi tượng áp dụng
Vin bân này quy định việc thực hiện hịu kiếtn chứng từ, giao dịch phái sinh, hoãn thành trên hệ thong IPCAS đổi VỚI Ttv β⅛ chính, VSn phịng đại diện khu vực; Đơn vi sV nghiệp; Sờ giao dịch, chỉ nhánh loại I, II, III, Phòng giao
dịch; chi nhánh hoợt động ở nc ngồi vi cắc thành Viin khác tham gia hệ ứ.ốcg IPCAS-
Điều 3. Giải thích tứ ngữ
Trong Vftn bàn này, các từ ngừ dưới dãy được hiểu như sau: 1. Trụ sởchiuh-1 â Trụ sở chính cùa Agrihank.
2. Chi nhánh: Bao gồm Sở giao dịch, chi nhánh Agribonk Ioyi I, II, III;
chi
nhánh Agribank hoạt động ở nvóc ngồi; Đon vì sụ nghiệp; VSn
phịng đại diện
khu vực và các thành viên khác Ilium gia l>ệ thống IKAS-
Chương H
QUY BỊNH HẬU KrtM CinTNG TỪ, GIAO DỊCH Diều 5. Giao nhản hả sơ. chứng từ hậu kiềm
1. Việc giao nhấn phải trén CO sở kiềm tra đổi chiếu thục tè giữa hồ SOt chúng tứ và B áng Iict kè giao dịch. Ho so, chúng tù được sáp xẻp thành
tập cheo
từng Giao dịch viên (hoφc theo tùng phin hệ nghiệp vụ) dề thuịn tiện cho
việc
giao- nhận giữa các bộ phận.
2. Việc giao nhân hồ 9Ơ. chứng từ hậu kiềm được thực hiện tại noi lảm việc của Bộ phộn hậu kiềm.
3. Ngoài hΛ SO chửng từ giao nhặn để hậu kiềm và Ivu trữ. Hậu kiềm vi⅛
có the yêu cau các bộ phỆn nghiệp vụ cung cắp hồ sơ, tải liệu Iirn quan
phục vụ
cho công tác hậu kiỉm (níu cẳn thiết) và giao trã bộ phận nghiệp vụ ngav sau
khi hoán thành hậu kiêm.
4. Mỏ sổ theo dôi giao nhận hồ sơ. chủng từ giữa các ci nhảtvbộ phận /X Điều 6. Kicm soát, luân Chuyen chứng tứ của Giao dịch viền
1. Ket thúc ngây giao dịch. Giao dịch nên tập hợp đầy đũ hổ sơ, chúng từ.
Sftp xếp khoa học và đám bảo tinh họp pháp, họp lộ theo quy đinh. Giao
dịch viên
kiểm tra, đối chiếu chửng từ với bỏng liệt kẻ giao dịch đảm bào khóp
đúng.
2. Chuyển ho sơ, chúng từ giao dịch kèm hàng bột kẽ giao dỹch cho Kietn
soát
viên đẻ Kiềm soát viên thực hiên kiểm soát, ký trẽn báng Liet kê giao dịch.
3. Nhận lại hồ sơ, chúng tù giao dịch từ Kiem soát viên, xử lý sai sót (nếu có).
4. Đảnh sơ chúng từ theo quy định hiện hành cùa Agribank.
5. Giao nộp tạp chững tử, hẨ sơ cho bộ phạn hâu kiểm theo quy định. Dica 7. Kicm soát, luân chuyên chứng tù cùa Hậu kiêm viên
1. Tiếp nhản, kiểm tra hổ sơ, chúng từ giao dịch.
2. Hftu kiêm hồ sơ, chúng từ giao dịch.
3. Thông báo, de XUOt xũ lý sai sót phát hiện trong quá trinh hâu kiếm.
4. Hoãn thiện hồ sơ, lưu trữ chửng từ. Dieu X. To chức bộ mây Hiu Idem đói với Phóng giao dịch
1. Giâm đốc chi nhảnh tồ chúc thực hiện hậu kictn. chịu trách nhiệm kiểm
tra việc chấp hành quy định hậu kiếm tai dơn vị và các Phỏng giao dịch trực
thuộc đâm bão an toàn tài sân của khách hảng vả Agribank.
Vj .ú> Λ T
Nguồn: Danh mục tài liệu Kế toán - Ngân quỹ 2018
Tại bộ phận Hậu kiểm: Bộ phận Hậu kiểm thực hiện kiểm tra độc lập hồ sơ chứng từ theo ngày và tổng hợp các sai sót, báo cáo trực tiếp Giám đốc để có hình thức xử lý, điều chỉnh phù hợp.
Ngoài ra, mỗi tháng một lần, các bộ phận, phòng ban, chi nhánh đều tổ chức họp giao ban để đưa ra các ý kiến, vướng mắc trong q trình thực hiện cơng việc. Thêm vào đó, Ban quản lý, điều hành Chi nhánh thường xuyên tổ chức các cuộc kiểm tra ngắn hạn để những phòng ban, bộ phận nghiệp vụ của các phòng giao dịch thực hiện kiểm tra chéo hồ sơ để đảm bảo việc thống nhất quy trình xử lý nghiệp vụ trong tồn hệ thống.
Để đạt được mục tiêu là tạo ra sự thống nhất và thuận tiện trong kiểm tra, hậu kiểm viên phải tuân thủ hệ thống chỉ mục hồ sơ, ký hiệu tham chiếu theo quy định. Hậu kiểm viên chỉ sử dụng các ký hiệu tham chiếu cụ thể hơn cho các hồ sơ, chứng từ chi tiết khơng có mẫu chuẩn và các tài liệu, bằng chứng hậu kiểm thu thập được.
Treasury: Foreign Exchange; Money Market; Securities; Dealing
Nghiệp vụ Quản lý vốn và kinh doanh tiền tệ gồm: Kinh doanh ngoại tệ; Thị trường tiền tệ; Kinh doanh giấy tờ có giá; Cơng cụ phái sinh.
GA: Payroll; Importance Certificate; WT -
Working Tools; Fixed Asset; Construction; Budget
General Affairs - Nghiệp vụ Quản lý nội bộ gồm: Quản lý tiền lương; Quản lý Ản chỉ quan trọng; Quản lý Công cụ dụng cụ; Quản lý Tài sản; Quản lý Xây dựng cơ bản; Quản lý Ngân sách
Nguồn: Danh mục tài liệu Kế toán - Ngân quỹ 2018