3.2. Giải pháp
3.2.2 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro tại Chi nhánh đã khá đầy đủ, tuy nhiên, việc nhận dạng rủi ro, đưa ra các giải pháp phản ứng với rủi ro cịn chung chung và khó tiếp cận đối với tồn thể nhân viên. Vì vậy, Chi nhánh cần tổ chức đào tạo cụ thể, bài bản về các loại rủi ro phát sinh trong hoạt động ngân hàng, cần đưa ra các ví dụ cụ thể, điển hình, dễ hiểu để các nhân viên nhìn nhận rủi ro ở các khía cạnh quen thuộc
và dễ tiếp thu hơn. Thêm vào đó, Chi nhánh cũng cần phổ biến cho nhân viên tại các bộ phận về cách hạn chế và phòng ngừa rủi ro, về cách nhận biết các nguy cơ có thể xảy ra trong cơng việc hàng ngày dẫn đến rủi ro tránh tình trạng khi có sự việc phát sinh có khả năng xảy ra rủi ro các nhân viên thường lúng túng và không biết trình tự giải quyết. Đối với hoạt động tín dụng, bộ phận quản trị rủi ro cần làm rõ các loại rủi ro đặc biệt là rủi ro tín dụng trong hoạt động cho vay đến từng cán bộ; cần nâng cao nhận thức của các cán bộ trong từng công đoạn từ thẩm định hồ sơ, thẩm định tài sản, giải ngân,... để có thể hạn chế và phịng ngừa rủi ro. Ngồi ra, bộ phận quản trị rủi ro cần đưa ra quy trình xử lý cụ thể khi rủi ro phát sinh. Từ đó, các cán bộ có thể vận dụng để xử lý rủi ro được hiệu quả.
Bộ phận quản trị rủi ro tại Chi nhánh nhận dạng rủi ro thường dựa vào các tài liệu liên quan, các rủi ro đã phát sinh rồi đi đến tổng kết. Vì vậy, Ban Giám đốc cần chỉ đạo bộ phận quản trị rủi ro sử dụng thêm nhiều phương pháp để nhận dang, phân tích rủi ro như: dựa vào tình hình thực tế tại Chi nhánh sẽ có khả năng gặp phải loại rủi ro nào cao hơn, phân tích dữ liệu hiện tại tại chi nhánh, dự báo tương lai,.. .Ví dụ: Hiện nay, hoạt động chủ yếu của Chi nhánh là huy động tiền gửi, kinh doanh ngoại hối và cho vay.Vì vậy, Chi nhánh có thể gặp phải rủi ro tín dụng, rủi ro tỷ giá, rủi ro lãi suất. Tuy nhiên, việc huy động tiền gửi và kinh doanh ngoại hối Chi nhánh chủ yếu thực hiện theo các hướng dẫn về lãi suất, tỷ giá của Trụ sở chính nên các rủi ro về lãi suất và tỷ giá được hạn chế rất nhiều; chỉ có rủi ro tín dụng là có khả năng cao nhất. Vì vậy, bộ phận quản lý rủi ro tại Chi nhánh cần chú trọng vào loại rủi ro này. Đặc biệt, bộ phận quản trị rủi ro cần tích cực thu thập thơng tin từ các nhân viên trong Chi nhánh hoặc từ bên ngồi thơng qua việc tiếp xúc với họ để đánh giá và định lượng tác hại của rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
Bộ phận quản trị rủi ro nên xây dựng biểu đồ rủi ro cho các bộ phận, đồng thời xác định cụ thể mức độ rủi ro có thể chấp nhận được và khơng thể chấp nhận cho từng bộ phận. Việc xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể, rõ ràng sẽ giúp cho các nhân viên ý thức được những rủi ro có thể phát sinh liên quan đến cơng việc của mình. Bên cạnh đó, biểu đồ cũng giúp cho các nhà quản lý đánh giá công việc, năng lực của nhân viên, theo dõi và xác định mức rủi ro chính xác hơn.
3.2.3 Hồn thiện hệ thống thơng tin và truyền thông
Đối với việc thu thập thông tin
Các cán bộ ngân hàng phải tích cực trong việc thu thập thơng tin và khai thác có hiệu quả các nguồn thông tin:
Thu thập thông tin về khách hàng:
+ Thơng tin tài chính: Để thu thập được thơng tin tài chính, các nhân viên ngân hàng cần nghiên cứu và phân tích báo cáo tài chính của khách hàng qua các năm; từ đó tổng hợp các thơng tin và đánh giá tình hình tài chính của khách hàng. Để tăng thêm tính tin cậy của các thơng tin trên báo cáo tài chính, ngân hàng có thể yêu cầu khách hàng cung cấp các báo cáo tài chính đã được kiểm tốn. Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng cần theo dõi và tổng hợp dòng tiền ra và vào tài khoản của khách hàng tại ngân hàng để xác định dịng tiền đó là từ đâu? Mục đích của các dịng tiền (thanh tốn xuất nhập khẩu, đầu tư,...)? Đối với các tài sản thế chấp, Chi nhánh cần phải thẩm định rõ ràng về nguồn gốc tài sản, khả năng sinh lời của tài sản,...tránh trường hợp tài sản bị tranh chấp và có nguồn gốc khơng rõ ràng.
+ Thơng tin phi tài chính: Thơng tin phi tài chính rất quan trọng đối với ngân hàng. Dựa vào các thơng tin này, ngân hàng có thể đánh giá được chính xác hơn tình hình khách hàng của mình. Các thơng tin phi tài chính có thể được thu thập bằng rất nhiều kênh. Thơng qua thị trường và tình hình chung của ngành nghề trong nền kinh tế, ngân hàng có thể đốn biết được xu hướng sắp tới của các doanh nghiệp trong đó có khách hàng của mình. Ngồi ra, khi tiến hành thẩm định tại trụ sở làm việc, nơi sản xuất hàng hóa của khách hàng, cán bộ ngân hàng thơng qua việc trị chuyện với các nhân viên và tìm hiểu về quy trình làm việc của các bộ phận có thể đánh giá được mơi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp cũng như khả năng quản lý, điều hành của khách hàng. Từ các đối tác của khách hàng, ngân hàng cũng có thể thu thập được những thơng tin hữu ích. Đơi khi khách hàng kinh doanh thua lỗ hoặc cạnh tranh khơng lành mạnh nhưng lại có ý che đậy thì việc thu thập thơng tin từ các đối tác để đánh giá tình hình kinh doanh là hết sức cần thiết. Ngồi ra, Chi nhánh có thể thu thập thơng tin thơng qua các ngân hàng mà khách hàng đã và đang giao dịch, thông qua các cơ quan quản lý như cơ quan thuế,.
Hạn mức tín dụng Cấp phê duyệt
Dưới 3 tỷ đồng Giám đốc phòng giao dịch
Từ 3 tỷ đến dưới 5 tỷ Phó giám đốc phụ trách phịng giao dịch
Thu thập thông tin về thị trường: các cán bộ cần thường xuyên cập nhật thông tin về ngành nghề mà khách hàng kinh doanh thơng qua việc tìm hiểu các chính sách về giá cả, hạn mức nhập khẩu, tình hình thời tiết, tình hình chung của nền kinh tế để có được những thơng tin chính xác. Ví dụ: Chi nhánh cho khách hàng vay để đầu tư vào nghề nuôi tôm. Do ảnh hưởng của bão lũ làm cho tôm chết, không thể thu hoạch hoặc do ảnh hưởng của chính sách tại nước nhập khẩu làm cho mặt hàng tôm không thể xuất khẩu. Các cán bộ ngân hàng cần nắm bắt được các thơng tin này để cùng khách hàng tìm ra phương án tốt nhất cho tình hình kinh doanh để ngân hàng có thể thu hồi lại vốn.
Đối với việc tiếp nhận thông tin
Chi nhánh cần nâng cao hiệu quả của hệ thống đường dây nóng. Bởi lẽ, hoạt động ngân hàng ln chứa đựng rất nhiều rủi ro. Vì vậy, việc phát hiện ra những sự việc bất thường và báo cáo gấp thơng qua đường dây nóng là hết sức cần thiết. Ngồi ra, hệ thống đường dây nóng khơng chỉ để tiếp nhận những phản hồi từ phía nội bộ mà cịn tiếp nhận cả thơng tin từ các đối tượng bên ngồi như: khách hàng, các chi nhánh khác,... nên đường dây nóng càng đóng vai trị quan trọng trong cơng tác thơng tin và truyền thơng.
Bộ phận điện tốn cần theo dõi hoạt động của hệ thống phần mềm IPCAS một cách tỉ mỉ và thường xuyên, từ đó, rút ra được những lỗi thường gặp để tìm cách xử lý. Đối với những lỗi không thể xử lý được ở Chi nhánh, bộ phận điện toán cần chủ động liên hệ trợ giúp từ trung tâm cơng nghệ thơng tin Trụ sở chính. Ngồi ra, Chi nhánh cũng cần có những ý kiến để trung tâm cơng nghệ thơng tin ngày càng hồn thiện về hệ thống phần mềm cũng như về mảng tiền lương trên IPCAS.
3.2.4 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt
Phần mềm IPCAS đang được sử dụng cho tồn hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam đơi khi bị quá tải và nghẽn mạng do đường truyền chậm. Để hạn chế điều này, bộ phận điện toán tại Chi nhánh cần theo dõi thường xuyên, liên tục đường truyền để có thể sử dụng đường truyền dự phịng đảm bảo cho việc hạch tốn, xử lý nghiệp vụ trên IPCAS được thông suốt.
60
Ban Giám đốc cũng phải ban hành văn bản quy định rõ ràng về những người được quyền và/hoặc ủy quyền phê duyệt toàn bộ hoặc một loại nghiệp vụ để nhân viên cấp dưới có thể dễ dàng trong việc trình ký hồ sơ. Ví dụ: khi phê duyệt hạn mức cho vay, việc phê duyệt hồ sơ có thể được phân cấp theo số tiền vay như sau:
Từ 5 tỷ đến 20 tỷ Giám đốc Chi nhánh
Chi nhánh cũng cần phân bổ nguồn lực, tránh sự kiêm nhiệm chức vụ trong cơng việc. Ở các phịng giao dịch, cần phải sử dụng nhân sự hợp lý để khơng xảy ra tình trạng bị động về nhân sự nên khi có đơng khách hàng, một số cán bộ tín dụng cũng phải giao dịch khách hành như các nhân viên kế toán nên dễ dẫn đến sai sót do khơng nắm vững quy trình. Ngồi ra, khi các cán bộ tham gia vào các cuộc kiểm tra đột xuất đối với các phòng ban khác hoặc đi học, nghỉ phép sẽ dẫn đến việc thiếu hụt nhân sự tạm thời. Ban giám đốc và các trưởng phịng cần có sự phân cơng nhân sự thay thế trong các trường hợp này, không để công việc bị ùn tắc, gián đoạn.
Ban giám đốc và các cấp quản lý của Chi nhánh cần yêu cầu các nhân viên xử lý nghiệp vụ và hồ sơ phải hết sức cẩn trọng, không mang thái độ ỷ lại vào bộ phận Hậu kiểm.
Ngoài ra, Chi nhánh cần thực hiện giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng khơng đúng mục đích. Có các biện pháp ngăn ngừa các nhà quản lý sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng như: chi phí taxi, điện thoại,...
3.2.5 Hồn thiện giám sát kiểm sốt
Ban Giám đốc cần ban hành văn bản quy định trưởng các bộ phận và các cấp quản lý thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh. Mọi phát hiện về khiếm khuyết của hệ thống
kiểm soát nội bộ cần được kịp thời báo cho các cấp quản lý để có phương hướng xử lý phù hợp.
Ban quản lý Chi nhánh cần làm cho nhân viên hiểu được tầm quan trọng của hoạt động giám sát và phải thường xuyên, liên tục thực hiện giám sát, tự kiểm tra, không đùn đẩy trách nhiệm giám sát, theo dõi cho các cấp quản lý.
Đối với các giao dịch nhỏ, nằm trong hạn mức của nhân viên khơng cần có sự phê duyệt, các cấp quản lý phải trường xuyên rà soát lại những hồ sơ này trước khi đóng chứng từ lưu kho nhằm tránh hiện tượng gian lận và sai sót.
3.3. Kiến nghị
3.3.1. Đối với cơ quan Nhà nước
Hồn thiện mơi trường pháp lý đối với các hoạt động ngân hàng: tiếp tục ban hành các quy chế và chỉ đạo các ngân hàng hồn thiện mơ hình tổ chức và hoạt động phù hợp với thơng lệ quốc tế; thực hiện quyết liệt, đồng bộ, có hiệu quả các giải pháp điều hành chính sách tiền tệ và hoạt động ngân hàng,...
Thường xuyên giám sát chặt chẽ việc thực hiện các quy định của Ngân hàng Nhà nước về lãi suất huy động và cho vay, kịp thời phát hiện các sai phạm để có biện pháp xử lý kịp thời.
Ngân hàng Nhà nước cần phối hợp với các cơ quan liên quan để tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức để nâng cao năng lực đánh giá, đo lường phân tích, kiểm sốt rủi ro cho các ngân hàng.
Ngân hàng Nhà nước tiếp tục thực hiện cơ cấu lại hệ thống Ngân hàng Thương mại, kiên quyết xử lý các ngân hàng yếu kém, gây thất thoát cho nền kinh tế. Tiếp tục khuyến khích các Ngân hàng có quy mơ nhỏ hợp nhất, sáp nhập với các Ngân hàng có quy mơ lớn, có sức cạnh tranh cao để tạo ra hiệu quả hoạt động cho toàn ngành.
3.3.2. Đối với ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Thúc đẩy quá trình cơ cấu lại nền kinh tế, tập trung củng cố hoạt động đầu tư, phát triển hệ thống tài chính, hệ thống ngân hàng.
Nâng cao tính minh bạch thơng tin của các tổ chức tín dụng.
Nâng cao tính độc lập cũng như tăng cường quyền hạn quản lý nhà nước về hoạt động tiền tệ cho Ngân hàng Nhà nước.
3.3.3. Đối với Agribank Việt Nam
Nâng cao chất lượng công tác thanh tra, giám sát, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Chi nhánh. Hiện nay, cơng tác thanh tra của Trụ sở chính đối với các Chi nhánh chưa thật sự đạt hiệu quả, có nhiều sai phạm chưa được phát hiện và xử lý kịp thời. Vì vậy, việc đào tạo nhân lực thanh tra giám sát am hiểu sâu về quản trị rủi ro, hồn thiện khn khổ thể chế và hạ tầng cơ sở hỗ trợ hoạt động giám sát, xây dựng các quy đinh rõ ràng cho các Chi nhánh là những hành động cần thiết của NHNo&PTNT Việt Nam để nâng cao công tác thanh tra, giám sát.
Hồn thiện các quy trình nghiệp vụ để các Chi nhánh có thể chủ động trong việc giải quyết các tình huống phát sinh. Khi có các sự kiện bất thường xảy ra, Chi nhánh thường phải liên hệ với Trụ sở chính nhờ sự trợ giúp mất rất nhiều thời gian dẫn đến việc xử lý không kịp thời. Để có thể hạn chế điều này, NHNo&PTNT Việt Nam cần hồn thiện các quy trình, đồng thời thống kê các sự kiện xảy ra tại các Chi nhánh và ban hành thành các cẩm nang nghề nghiệp để các Chi nhánh có thể chủ đơng hơn trong việc xử lý các sự kiện bất thường.
Nâng cao năng lực của bộ máy quản trị, điều hành và cơ cấu tổ chức:
+ Hồn chỉnh mơ hình quản lý năng động, hiệu quả để đáp ứng kịp thời yêu cầu của thị trường, quản trị và điều hành cần thiết kế theo nguyên tắc trách nhiệm gắn liền với quyền hạn. Các chế độ, quy chế cần phải được xây dựng trên cơ sở luật định, tránh tình trạng áp đặt theo lối cục bộ.
+ Cơ cấu hợp lý lại các Chi nhánh trong toàn hệ thống: những Chi nhánh hoạt động không hiệu quả cần phải được giám sát, kiểm tra thường xuyên, đồng thời khuyến khích các Chi nhánh trên cùng địa bàn quận, huyện hợp nhất, sáp nhập để tránh sự cồng kềnh của hệ thống các Chi nhánh trên tồn quốc.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Khơng thể phủ nhận vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức. Đặc biệt, với hoạt động ngân hàng ln tiềm ẩn rủi ro thì hệ thống kiểm sốt nội bộ càng phải phát huy được tác dụng trong việc kiểm sốt và phịng ngừa rủi ro. Vì vậy, việc khơng ngừng hồn thiện các hoạt động kiểm soát nội bộ là một yêu cầu tất yếu trong thời đại ngày nay. Trên cơ sơ khảo sát, nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên, tác giả xin đưa ra một số giải pháp giúp chi nhánh hoàn thiện hơn hoạt động kiểm soát nội bộ. Đồng thời, tác giả cũng mạnh dạn nêu ra các kiến nghị đối với Chi nhánh để có thể góp phần giúp Chi nhánh hồn thiện hơn hệ thống kiểm sốt nội bộ của mình.
KẾT LUẬN
Agribank chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên nói riêng và Agribank Việt Nam nói chung là một doanh nghiệp đặc thù với lĩnh vực kinh doanh chính là ngân hàng. Hệ thống kiểm sốt nội bộ như một phần khơng thể thiếu của kế hoạch hoạt