2.2. Thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ của Agribank chi nhánh huyện
2.2.2. Thực trạng quy trình quản lý rủi ro
Hoạt động ngân hàng ln chứa đựng nhiều rủi ro, do đó, việc phân tích và đánh giá rủi ro là khâu rất quan trọng trong hệ thống kiểm sốt, địi hỏi tồn thể các cấp quản lý, cán bộ nhân viên phải nhận thức được các nguy cơ tiềm ẩn dẫn đến rủi ro, từ đó có biện pháp phịng ngừa và xử lý kịp thời các rủi ro này.
“Rủi ro trong kinh doanh ngân hàng được hiểu là những biến cố không mong đợi mà khi xảy ra sẽ dẫn đến sự tổn thất về tài sản của ngân hàng, giảm sút lợi nhuận thực tế so với dự kiến hoặc phải bỏ ra thêm một khoản chi phí để có thể hồn thành được một nghiệp vụ tài chính nhất định” (Tài liệu giới thiệu tổ chức hoạt động NHNo&PTNT Việt Nam, Trường đào tạo cán bộ, 2013) [13]. Rủi ro là yếu tố khách quan nên khơng thể loại bỏ hồn tồn rủi ro mà chỉ có thể hạn chế sự xuất hiện và tác hại do chúng gây ra.
Khi rủi ro xảy ra, Các Chi nhánh có thể bị thiệt hại đáng kể về tài sản. Lỗ vốn khi cho vay, chi phí hoạt động tăng, lợi nhuận giảm, giá trị tài sản giảm sút là những tổn thất thường gặp nhất.. .Ngoài ra, rủi ro cũng sẽ làm giảm uy tín của chi nhánh. Bởi vì, một ngân hàng hoạt động thua lỗ liên tục hoặc thường xun khơng có đủ khả năng thanh khoản có thể dẫn đến lượng tiền mặt rút ra ồ ạt và phá sản là điều không thể tránh khỏi. Không những vậy, rủi ro khiến ngân hàng thua lỗ, bị phá sản sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến nhiều người gửi tiền, nhiều cơng ty khơng hồn được vốn,.. .dẫn đến sự suy thoái kinh tế, kéo theo đó là sự sụp đổ của hàng loạt ngân hàng trong nước.
- Xác định mục tiêu:
Mục tiêu của Agribank Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên là giữ vững và phát huy vai trò là ngân hàng thương mại hàng đầu, là trụ cột đầu tư vốn kinh tế của đất nước và chủ lực của thị trường tài chính. Tập trung mọi nguồn lực và thực hiện mọi biện pháp để huy động tối đa các nguồn vốn trong và ngồi nước; duy trì tăng trưởng tín dụng ở mức hợp lý để đảm bảo hoạt động tín dụng an tồn, có hiệu quả; cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tiện ích, hiện đại, chất lượng cao, nhằm đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng. Để có thể đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra, mỗi bộ phận, phòng ban phải lên kế hoạch xây dựng các mục tiêu chi tiết và cụ thể của mình. Các mục tiêu này phải rõ ràng, có thể đo lường được, có thể đạt được và có thời hạn cụ thể.
- Nhận dạng rủi ro:
Bộ phận quản trị rủi ro của Chi nhánh đã tóm tắt và liệt kê các loại rủi ro chính trong hoạt động ngân hàng dưới dạng văn bản, bao gồm:
Rủi ro tín dụng: là khả năng xảy ra tổn thất trong hoạt động ngân hàng do khách hàng khơng thực hiện hoặc khơng có khả năng thực hiện nghĩa vụ của mình theo cam kết. Rủi ro tín dụng khơng chỉ giới hạn trong hoạt động cho vay mà cịn bao gồm các hoạt động tín dụng khác của ngân hàng như: hoạt động bảo lãnh, tài trợ ngoại thương,. Rủi ro tín dụng là rủi ro cơ bản nhất, có quy mơ lớn nhất trong Chi nhánh và mang tính khách quan chỉ có thể ngăn chặn, hạn chế chứ khơng thể loại bỏ. Do đó, rủi ro tín dụng dự kiến luôn được xác định trước trong chiến lược hoạt động chung của Chi nhánh.
Rủi ro thanh khoản: Là rủi ro phá sản phát sinh trong trường hợp Chi nhánh thiếu khả năng chi trả do không chuyển đổi kịp các loại tài sản ra tiền mặt hoặc không thể vay mượn để đáp ứng yêu cầu của các hợp đồng thanh tốn. Có thể nói rủi ro thanh khoản là rủi ro nguy hiểm nhất. Nó liên quan đến sự sống cịn của Chi nhánh. Chi nhánh hoạt động bình thường là phải đảm bảo được khả năng thanh toán, tức là phải đáp ứng được các nhu cầu thanh toán hiện tại và tương lai và các nhu cầu thanh tốn đột xuất với chi phí hợp lý.
Rủi ro lãi suất: Là khả năng xảy ra những tổn thất không mong muốn liên quan đến sự thay đổi của lãi suất và nhiều yếu tố khác (chẳng hạn như ngày đáo hạn, nguồn, quy mô và thời hạn hợp đồng của tài sản,.), dẫn đến mất mát tài sản hoặc giảm thu nhập của Chi nhánh.
Rủi ro ngoại hối: là rủi ro phát sinh do biến động tỷ giá hối đối. Rủi ro này có thể xảy ra trong tất cả các nghiệp vụ giao dịch liên quan đến ngoại tệ của Chi nhánh như: thanh toán quốc tế; cho vay, huy động vốn bằng ngoại tệ; Mua bán ngoại tệ;.
Rủi ro chính sách: Khi mơi trường chính sách thay đổi và khơng thể dự đốn được trước, thì các chiến lược và kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh cũng sẽ bị phá vỡ. Trong trường hợp này, Chi nhánh không thể chủ động xây dựng được chiến lược kinh doanh một cách phù hợp, kịp thời mà áp dụng các chiến lược
phòng thủ để đối phó với các thách thức chính sách ngắn hạn, khơng đủ nguồn lực để đối phó với rủi ro và các thách thức dài hạn khác.
- Đánh giá rủi ro:
Các loại rủi ro ln được Chi nhánh phân tích, đánh giá cụ thể để có thể có những hàng động kịp thời nhằm ứng phó với rủi ro. Việc phân tích, đánh giá rủi ro được thực hiện thơng qua việc tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến các loại rủi ro.
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro tín dụng:
+ Nguyên nhân khách quan: do môi trường kinh tế không ổn định; do môi trường pháp lý chưa thuận lợi: sự kém hiệu quả của cơ quan pháp luật cấp địa phương, sự thanh tra, kiểm tra, giám sát chưa hiệu quả của Ngân hàng Nhà nước,...
+ Nguyên nhân chủ quan: Do các nguyên nhân từ phía khách hàng vay (sử dụng vốn sai mục đích, khơng có thiện chí trong việc trả nợ vay, khả năng quản lý kinh doanh kém,.); do các nguyên nhân từ phía ngân hàng (lỏng lẻo trong cơng tác kiểm tra nội bộ, thiếu sự quản lý, giám sát sau khi cho vay,.)
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro thanh khoản:
+ Nguyên nhân từ phía tài sản Nợ: để có thể sử dụng được nhiều vốn huy động, Chi nhánh thường giảm dự trữ tiền mặt và tăng dư nợ hoặc đầu tư vào các tài sản dài hạn. Vì thế, khi người gửi tiền có nhu cầu rút tiền, để đáp ứng được nhu cầu thanh toán Chi nhánh buộc phải nhượng bán các tài sản với giá thấp hơn giá thị trường và dẫn đến rủi ro;
+ Ngun nhân từ phía tài sản Có: Rủi ro thanh khoản phát sinh trong trường hợp một số khoản tín dụng đã cấp khơng được hồn trả đúng hạn, các hợp đồng đã ký kết đến hạn giải ngân. Do đó, Chi nhánh buộc phải tìm các nguồn vốn khác để tài trợ như: sử dụng nguồn tiền mặt dự trữ, bán tài sản Có khác hoặc đi vay từ ngân hàng khác dẫn đến tăng chi phí và giảm thu nhập của ngân hàng.
+ Nguyên nhân do Chi nhánh có chiến lược quản trị thanh khoản không phù hợp và kém hiệu quả: dự trữ tiền mặt không đủ cho nhu cầu chi trả,.
+ Nguyên nhân bất thường từ bên ngoài: Các nhân tố tạo ra sự hoảng loạn đối với khách hàng gửi tiền như đạo đức của các cán bộ, người quản lý; các vụ việc xảy ra có dính líu đến pháp luật, .
+ Khơng có sự phù hợp về khối lượng giữa nguồn vốn huy động với việc sử dụng nguồn vốn để cho vay (lãng phí vốn).
+ Do Chi nhánh áp dụng các loại lãi suất khác nhau trong quá trình huy động vốn và cho vay.
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro ngoại hối:
+ Việc tạo ra các trạng thái ngoại tệ Trường, Đoản chính là nguyên nhân gây ra rủi ro ngoại hối cho Chi nhánh. Neu Chi nhánh ở trạng thái ngoại tệ Trường thì khi ngoại tệ tăng giá Chi nhánh sẽ có lãi, ngược lại khi ngoại tệ xuống giá Chi nhánh sẽ bị lỗ. Đây chính là kết quả của việc Chi nhánh thực hiện các giao dịch ngoại tệ phục vụ cho khách hàng và cho chính bản thân mình, hoặc huy động vốn ngoại tệ.
- Một chỉ tiêu cơ bản nữa để đánh giá rủi ro ngoại hối đó là trạng thái ngoại hối. Trạng thái ngoại hối của mỗi loại ngoại tệ là chênh lệch giữa tổng tài sản Có và tổng tài sản Nợ của ngoại tệ bao gồm cả các tài khoản ngoại bảng tương ứng, các khoản mua, bán ngoại tệ giao ngay và có kỳ hạn.
- Phản ứng với rủi ro:
Trên cơ sở xác định, phân tích và đánh giá các rủi ro, hệ thống kiểm soát nội bộ đề xuất các biện pháp nhằm hạn chế và phịng ngừa rủi ro.
+ Đối với rủi ro tín dụng: Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật và các quy định liên quan đến hoạt động tín dụng; Tăng cường kiểm tra, giám sát việc tn thủ các ngun tắc, quy trình tín dụng, thường xun đào tạo cán bộ nhân viên đáp ứng nhu cầu kinh doanh; Xây dựng hệ thống xếp hạng tín nhiệm phù hợp với hoạt động kinh doanh; Thực hiện tốt công việc thu thập thông tin, đánh giá khách hàng và khả năng trả nợ; Tuân thủ các quy định về kiểm sốt rủi ro và bảo mật an tồn hoạt động tín dụng có liên quan; Thực hiện các biện pháp chắc chắn để có thể thu hồi nợ theo quy định của pháp luật; Phân tán rủi ro khoản vay; Bảo hiểm khoản vay; Xây dựng chính sách tín dụng lành mạnh và duy trì các khoản dự phịng để bù đắp rủi ro.
+ Đối với rủi ro thanh khoản: Rủi ro thanh khoản đến từ từ phía tài sản Nợ và tài sản Có. Do đó, để hạn chế rủi ro thanh khoản, Chi nhánh phịng ngừa rủi ro thơng qua việc quản lý hiệu quả cấu trúc tính lỏng tài sản Có và quản lý tốt cấu trúc danh mục tài sản Nợ. Quản lý tài sản Có bằng cách: xác định nhu cầu thanh khoản
hoặc giới hạn dự trữ cho nhu cầu thanh khoản; quản lý quỹ đảm bảo thanh khoản. Quản lý tài sản Nợ theo các cách sau: Đa dạng hóa các nguồn vốn; tăng cường nguồn vốn dài hạn,...
+ Đối với rủi ro lãi suất: Thực hiện các biện pháp vay thương mại (cho vay ngắn hạn), khi lãi suất thị trường thay đổi theo xu hướng tăng thì Chi nhánh nhanh chóng kịp thời tăng lãi suất cho vay; áp dụng chiến lược chủ động trong quản trị rủi ro lãi suất trong trường hợp có thể dự báo được lãi suất trên cơ sở các nhân tố ảnh hưởng; Khi khơng thể dự đốn xu hướng lãi suất trong tương lai, áp dụng chiến lược quản lý thụ động và áp dụng công nghệ bảo hiểm lãi suất; mua bảo hiểm rủi ro lãi suất.
+ Đối với rủi ro ngoại hối: Đa dạng hóa các loại ngoại tệ trong dự trữ và thanh toán; áp dụng kỹ thuật bảo hiểm rủi ro tỷ giá; duy trì trạng thái ngoại hối hợp lý.
2.2.3. Thực trạng hệ thống thông tin và truyền thơng
Tồn bộ hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam sử dụng phần mềm hệ thống kế toán khách hàng và thanh toán IPCAS - Intra-bank Payment and Customer Accounting System. IPCAS là chương trình phần mềm tin học mới được triển khai cho các chi nhánh NHNo&PTNT thuộc dự án Hiện đại hóa Hệ thống thanh tốn và kế toán khách hàng do Ngân hàng Thế giới tài trợ nhằm thực hiện chiến lược hiện đại hóa ngân hàng. IPCAS được sử dụng cho tất cả các bộ phận nghiệp vụ với nhiều chức năng và liên kết chặt chẽ với nhau. Trước khi đăng nhập IPCAS, nhân viên phải nhập 2 lần mật khẩu liên kết với thẻ ID nhân viên. Chi nhánh luôn ưu tiên đặt vấn đề bảo mật thông tin lên hàng đầu: chỉ nhân viên trong bộ phận kĩ thuật mới có quyền sử dụng các chức năng xử lý trên máy chủ. Dựa theo vị trí và chức vụ của từng nhân viên, việc tìm kiếm thơng tin từ hệ thống được phân quyền một cách rõ ràng. Các phịng ban khác chỉ có thể xem và tham khảo thơng tin dưới dạng báo cáo, chỉ các bộ phận nghiệp vụ liên quan mới có khả năng chỉnh sửa, xóa, cập nhật thơng tin; họ cũng phê duyệt và kiểm sốt chặt chẽ việc cập nhật, sửa, xóa thơng tin của các bộ phận nghiệp vụ liên quan. Mỗi cán bộ nhân viên được cấp một máy tính với mã đăng nhập của riêng mình, và mỗi cán bộ chỉ được phép đăng nhập vào một máy tính của mình, nếu muốn đăng nhập và sử dụng máy tính khác thì phải có sự phê duyệt, cho phép của bộ phận điện tốn và Giám đốc.
Hình 2.1. Minh họa hệ thống IPCAS
Hệ thống truyền thông cũng cam kết đáp ứng nhu cầu hoạt động của Chi nhánh và tồn thể cán bộ nhân viên thơng qua việc tổ chức các kênh thông tin nội bộ. Các kênh liên lạc nội bộ này bao gồm: sử dụng điện thoại nội bộ, diễn đàn nội bộ của NHNo&PTNT Việt Nam, các bảng thơng báo, các chương trình trị chuyện và nhắn tin nội bộ, đường dây nóng và các kênh thơng tin dành cho việc liên lạc với bên ngoài, chẳng hạn như: Internet, điện thoại, e-mail, fax, ...
2.2.4. Thực trạng hoạt động kiểm soát
- Kiểm sốt xử lý thơng tin và các nghiệp vụ: Hiện nay, toàn bộ hệ thống của NHNo&PTNT Việt Nam, bao gồm cả Chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên, đều sử dụng phần mềm IPCAS - Hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng - trong hạch toán và xử lý nghiệp vụ. Tất cả dữ liệu và thông tin được lưu trữ và xử lý trực tiếp trên hệ thống. Cán bộ nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống IPCAS tùy theo vị trí, chức vụ hoặc tính chất cơng việc. Kiểm sốt chặt chẽ và phân quyền các nghiệp vụ hạch tốn mới, xóa, sửa thơng tin trên hệ thống. Trước khi đăng nhập vào hệ thống IPCAS, các cán bộ nhân viên phải đăng nhập mã giao dịch, mật khẩu và kết nối với thẻ nhân viên để nhận dạng, hệ thống sẽ tự động ghi lại nhật ký công việc của người dùng.
Dữ liệu được xử lý và kiểm sốt chặt chẽ, đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời và cần thiết cho các bên liên quan, giúp họ có sự phân tích, đánh giá để đưa ra quyết định phù hợp. Vì vậy, để có được thơng tin đáng tin cậy, Chi nhánh đã thực hiện hoạt động kiểm sốt chặt chẽ trong q trình xét duyệt giao dịch. Điều quan trọng nhất là phải kiểm soát chặt chẽ chứng từ, sổ sách làm cơ sở cho các nghiệp vụ phát sinh, tức là kiểm soát dữ liệu đầu vào. Như vậy, việc kiểm soát dữ liệu đầu vào bao gồm: phê duyệt hợp lý các giao dịch và kiểm soát hệ thống hồ sơ, tài liệu.
+ Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ: Agribank chi nhánh huyện Đại Từ Thái Nguyên đã xây dựng quy trình xử lý và phê duyệt nghiệp vụ rõ ràng, chặt chẽ. Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, nhân viên phải đảm bảo có đầy đủ cơ sở về hồ sơ, chứng từ; sau đó thực hiện nhập dữ liệu vào hệ thống, xử lý nghiệp vụ theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo quy định và tất cả các nghiệp vụ đều được kiểm soát viên phê duyệt trực tiếp trên hệ thống. Việc phê duyệt các nghiệp vụ diễn ra theo quy trình như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ: Nhân viên tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng hoặc hồ sơ
nội bộ ngân hàng; kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của hồ sơ theo đúng quy định, quy trình hiện hành. Sau khi đã kiểm tra tính phù hợp của hồ sơ, nhân viên chuyển tồn bộ hồ sơ cho kiểm soát viên kiểm tra lại. Kiểm soát viên đồng ý với hồ sơ tiếp nhận, nhân viên mới thực hiện bước tiếp theo. Nếu kiểm soát viên khơng đồng ý cho hạch tốn phải nêu rõ lý do và đề nghị điều chỉnh, bổ sung hồ sơ cho đầy đủ.