1.4.1. 7 công cụ đểgiải quyết vấn đề chất lƣợng
Không một hoạt động nào, dù quản lý tốt đến đâu, bất cứlúc nào cũng có thể xảy ra nhiều vấn đề cần giải quyết. Kỹ thuật giải quyết vấn đề đã được các nhà quản lý quan tâm. Nói chung, khi với một vấn đề chất lượng nảy sinh, cần giải quyết theo các bước sau :
1/. Xác định rõ vấn đề
- Chỉ rõ tính cấp thiết của vấn đềcần giải quyết. - Nêu ra những vấn đềtài và mục tiêu, khi cần thiết. - Cửngười chịu trách nhiệm chính giải quyết vấn đề.
- Kinh phí hoạt động
- Lên kế hoạch chương trình cải tiến.
2/. Quan sát: Khảo sát vấn đề từ những góc độ khác nhau
- Điều tra cụ thể về thời gian, địa điểm, dạng vấn đề, triệu chứng. - Điều tra từ nhiều góc độ (quan điểm) khác nhau.
- Xuống hiện trường thu thập số liệu cần thiết.
3/. Phân tích
- Nêu giảthuyết (chọn những nguyên nhân chủyếu)
+ Vẽbiểu đồ nhân quả(cần nêu ra hết nguyên nhân có thể liên quan đến vấn đề ) - thu thập kiến thức về nguyên nhân chính.
+ Sử dụng các thông tin thu được qua điều tra và loại những thông tin không liên quan.
+ Đánh dấu trên bản đồ những yếu tốcó thểlà ngun nhân chính. - Xem xét giả thuyết (tìm ra ngun nhân chính)
+ Từ những yếu tố có thể là ngun nhân chính cần đi sâu tìm hiểu điều tra thêm qua thửnghiệm.
+ Quyết định xem cái gì là ngun nhân chính.
4./ Hành động
- Cần phân biệt rõ ràng giữa hành động đểcứu chữa (xử lý triệu chứng) và hành động để loại bỏ nguyên nhân sâu sa (khắc phục).
- Phải đảm bảo hành động khắc phục không làm nảy sinh những vấn đề khác. Nếu chúng lại phải xảy ra thì lại phải có hành động khắc phục.
5./ Khẳng định hiệu quả
- So sánh các biều đồtrước và sau khi xảy ra sựcố.
- Chuyển đổi hiệu quảthành tiền và so sánh với mục tiêu. - Nếu cịn có hiệu quảgì nữa, dù xấu hay tốt cũng liệt kê ra..
Hoạt động tiêu chuẩn hố nhằm duy trì giải pháp đã đạt được, đảm bảo vấn đề đã ngăn ngừa sẽ khơng tái diễn.
- Cần có sự chuẩn bịcần thiết đểtiêu chuẩn hoá những giải pháp đã đựơc khẳng định là có hiệu quả;
- Khi xây dựng thành hiệu quy định, chủtrọng trảlời các câu hỏi: ai đang làm gì, khi nào, ở đâu, phương tiện gì, làm như thế nào?
- Chú trọng đào tạo huấn luyện; - Phân cơng trách nhiệm rõ ràng.
7./ Xem xét vấn đềcịn tồn tại, đánh giá kết quả
Xem xét thủtục giải quyết vấn đềvà lập kếhoạch cho công việc tương lai.
- Xem xét những vấn đề còn lại.
- Lập kế hoạch đểgiải quyết những vấn đề đó.
- Suy nghĩ về những cái hay, cái dở trong hoạt động cải tiến.