6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Các nguyên tắc thiết kế KSNB
Các thủ tục kiểm sốt là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuật nghiệp vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý. Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong q trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau gữa các đơn vị và các nghiệp vụ. Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây:
+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các cơng việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, khơng để trình trạng một số người làm q nhiều việc trong khi một số khác lại khơng có người làm. Theo ngun tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên mơn hóa trong cơng việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
Mục đích của ngun tắc này là khơng để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm sốt được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, cơng việc của người này được kiểm sốt tự động bởi cơng việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm
giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chun mơn của nhân viên.
Ví dụ: Neu Ngân hàng giao tồn bộ cơng tác giao dịch cho một giao dịch
viên từ khâu nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng, kiểm tiền, xong sau đó tạo lệnh hạch tốn lên hệ thống, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền.. .Nếu trong trường hợp giao dịch viên kiểm nhầm số tiền hoặc tạo lệnh hạch tốn sai.. .thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho ngân hàng. Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận.
+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự khơng thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê
chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản....
Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng:
- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện
các
nghiệp vụ đó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
+ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm sốt thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thơng qua việc xây dựng các chính sách
chung
Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho
khách hàng.
- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê
chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ khơng thường xun xảy ra.
Ngồi 3 nguyên tắc chủ đạo trên, để thiết kế hệ thống KSNB, Ngân hàng thương mại cũng cần dựa vào các nguyên tắc bổ sung sau:
+ Nguyên tắc toàn diện: Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều được kiểm soát
bởi hệ thống KSNB, cho dù đó khơng phải là lĩnh vực hoạt động của chính đơn vị. Một hệ thống kiểm sốt nội bộ hiệu quả đòi hỏi rằng những rủi ro trọng yếu ảnh hưởng có hại đến việc hồn thành mục tiêu của ngân hàng phải được nhận biết và đánh giá liên tục. Sự đánh giá này phải bao trùm tất cả các rủi ro trong hoạt động của ngân hàng (đó là, rủi ro tín dụng, rủi ro chính sách quốc gia, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro vận hành, rủi ro pháp lý và rủi ro thương hiệu). Kiểm soát nội bộ cần xem lại những rủi ro chưa được kiểm soát trước đây cũng như mới phát sinh.
+ Nguyên tắc “bốn mắt”: Mọi hoạt động phải được qua kiểm sốt bởi ít nhất 2
người hay còn gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo.
+ Nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chi phí: Một thủ tục kiểm sốt chỉ được thiết kế,
vận hành nếu chi phí của nó nhỏ hơn lợi ích của nó mang lại. Do vậy, mọi hệ thống KSNB phải định lượng được những vùng có rủi ro cao hơn để tăng cường kiểm sốt vùng đó.
+ Chứng từ và sổ sách kế tốn đầy đủ: Chứng từ và sổ sách là những công cụ ,
hình thức mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ảnh và tổng hợp . Đây cũng là một dấu vết kiểm soát quan trong cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát
+ Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: Tài sản có thể được bảo vệ tốt thơng qua hạn
như tiên , các chứng từ Có giả , số sách chứng từ , sử dụng các thiết bị bảo vệ , tổ chức kiểm kê định kì
+ Kiểm tra độc lập: Tiến hành kiểm tra độc lập , riêng rẽ từng khách thể trong q trình kiểm sốt nội bộ Kiểm tra độc lập với mục đích tạo ra mơi trường khách quan , trung thực
+ Phân tích rà sốt: Cần tiến hành thủ tục phân tích , so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau . Tất cả mọi khác biệt đều phải được phân tích làm rõ theo từng chỉ tiêu cụ thể . Tác dụng của nguyên tắc này là giúp mau chóng phát hiện gian lận , sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời đối phó, xử lí.
1.3. Kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng trong ngân hàng thương mại 1.3.1. Mục tiêu và nhiệm vụ kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng
a) Mục tiêu của kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng trong ngân hàng thương mại:
- Đánh giá tính đúng đắn và hiệu quả trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện
nghiệp vụ tín dụng.
- Đảm bảo hoạt động tín dụng trong ngân hàng phải tuân thủ theo các quy định,
quy
trình quy chế mà ban điều hành ngân hàng đã đề ra và tn thủ pháp luật hiện hành
- Chu trình xét duyệt tín dụng, giám sát tín dụng được thực hiện đầy đủ, kịp
thời, có
hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệ thống xử lý.
- Các dữ liệu cần thiết được thu thập, chuyển giao và xử lý một cách đầy đủ,
chính
xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định tín dụng có chất lượng cao.
- Rủi ro trong tín dụng được quản lý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa thất thốt tài sản
và
có dự phịng rủi ro hợp lý. Tài liệu, hồ sơ, các tài sản có liên quan đến nghiệp vụ
Ban giám đốc điều hành thơng suốt, an tồn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng. Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ, Bảo vệ ngân hàng trước những thất thoát tài sản có thể tránh.
Việc KSNB hoạt động tín dụng hướng tới xác định độ tin cậy của các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ cấp tín dụng. Các thơng tin tín dụng có được đảm bảo tính chính xác trước khi được trình duyệt ký và cơng bố. Phát hiện những sơ hở, những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động tín dụng của ngân hàng từ đó đề xuất với Hội đồng quản trị, ban lãnh đạo các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tín dụng của ngân hàng.
Đánh giá tính tuân thủ của nghiệp vụ tín dụng theo đúng pháp luật và các quy chế, quy định của Nhà nước, cũng như các quy định, chế độ, chính sách của Hội đồng quản trị, ban Giám đốc Ngân hàng của cán bộ tín dụng.
Q trình kiểm tra, kiểm sốt đảm bảo phát hiện được những sơ hở, yếu kém trong quá trình thực hiện, các sai phạm do cố tình hoặc do gian lận trong quản lý tín dụng, trong xử lý nghiệp vụ. Từ đó có thể đưa ra những biện pháp phòng ngừa rủi ro nhằm bảo vệ tài sản, nguồn vốn của Ngân hàng và có những giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành kinh doanh cho ngân hàng. Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh của khách hàng cũng như của nhân viên ngân hàng.
1.3.2. Nội dung kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng
Xét một cách tổng quát, hoạt động kiểm soát được hiện qua ba bước chủ yếu sau:
- Một là: Thiết lập các chính sách, quy trình cho những mục tiêu kiểm soát phải
đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhằm: giảm thiểu rủi ro, chống gian lận đem lại an tồn hiệu quả cho hoạt động tín dụng. Các chính sách, quy trình kiểm sốt phải gắn kết với hoạt động tín dụng hàng ngày, và trong quy trình đó đã được cài đặt các chốt kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất: từ việc chấp hành các văn bản pháp quy đến việc ban hành các chính sách, quy chế, quy trình nội bộ phù hợp.
- Hai là: Thực hiện các thủ tục kiểm soát tương ứng với các chính sách đã đề
ra.
Trong đó, vấn đề cần được coi trọng nhất là: mọi thành viên trong ngân hàng cần
phải nhận thức đúng tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, ý thức được trách nhiệm
của mình trong vai trị kiểm soát viên để tuân thủ tuyệt đối những quy định của
pháp luật, của chính sách nội bộ đã đề ra.
- Ba là: Xác minh đánh giá việc thực hiện các chính sách này có được tn thủ
hay
khơng; đồng thời đánh giá sự phù hợp, hiệu quả của các chính sách đó có cần bổ
sung chỉnh sửa hay khơng.
1.3.3. Các nhân tố cấu thành kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng
- Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung trong ngân hàng, nơi mỗi người thực hiện nghĩa vụ kiểm sốt của mình. Mơi trường kiểm sốt gồm mơi trường bên trong và môi trường bên ngồi ngân hàng, có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động, xây dựng và tổ chức kiểm soát thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của ngân hàng. Các nhân tố của mơi trường kiểm sốt thể hiện thái độ, quan điểm, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong ngân hàng. Tại đơn vị, hoạt động kiểm tra kiểm sốt có hiệu quả hay khơng chủ yếu phụ thuộc vào quan điểm quản lý của ngân hàng đó.
Các nhân tố của mơi trường kiểm sốt bao gồm:
+ Đặc thù về quản lý là các quan điểm khác nhau của các nhà quản lý đơn vị đối với BCTC cũng như đối với rủi ro kinh doanh, với việc điều hành hoạt động đơn vị. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực cộng với sự cạnh tranh lành mạnh thì các nhà quản lý này sẽ có xu hướng coi trọng tính trung thực của BCTC,
+ Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng, do ai làm và làm cái gì, liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào, nhằm tạo ra một sự phối hợp trong công việc một cách linh hoạt để đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong một đơn vị sao cho không bị chồng chéo, bỏ trống, tạo khả năng kiểm tra chéo lẫn nhau. Tại một đơn vị, cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần vào việc tạo ra mơi trường kiểm sốt tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới, bắt đầu từ việc ban hành các quyết định, thực hiện triển khai theo các quyết định đó, đến việc giám sát thực hiện các quyết định đó, góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế tốn của đơn vị, tạo lên một mơi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực, sở trường, sự nhiệt huyết của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hồn thành mục tiêu.
+ Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực, thường đề cập đến việc tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, bồi thường và các hành động khắc phục hậu quả. Một tổ chức để tuyển dụng cá nhân dựa trên nền tảng của họ đó là sự giáo dục, kinh nghiệm làm việc trước đây, và các thuộc tính khác có liên quan như sở trường, năng khiếu. Đánh giá hiệu quả nên được tiến hành định kỳ để xem xét việc thực hiện của nhân viên thông qua kết quả thực hiện công việc, hiệu suất làm việc, thái độ trong cơng việc... Đóng góp ý kiến và phản hồi cho nhân viên về cách cải thiện bản thân và phát triển hơn nữa tiềm năng của họ. Đựa ra chế độ thi đua, khen thường rõ ràng đối với những thành viên có cơng, có cống hiến cho sự phát triển của đơn vị.
+ Ủy ban kiểm soát bao gồm Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT, Hội đồng thành viên (HĐTV), Ban kiểm sốt (BKS) khơng kiêm nhiệm chức vụ quản lý là những người am hiểu về lĩnh vực chuyên mơn, kiểm sốt, có nhiệm vụ giám sát sự chấp hành pháp luật, giám sát tiến trình lập BCTC, giám sát tình hình sử dụng vốn của đơn vị.
+ Cơng tác kế hoạch có những sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc về hệ thống kế hoạch bao gồm kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển sản phẩm dịch vụ, kế hoạch mua sắm tài sản, kế hoạch tài chính, kế hoạch nguồn vốn. Cơng tác kế hoạch được đưa ra phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị và được thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc bởi trách nhiệm của từng thành viên thì cơng tác kế hoạch này sẽ trở thành một cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu. Trong quá trình triển khai và thực hiện, các nhà quản lý luôn theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, đánh giá, phân tích các yếu tố có ảnh hưởng đến kế hoạch. Từ đó có thể kịp thời phát hiện những điểm, những mặt bất thường, không phù hợp, đề ra cách xử lý, điều chỉnh kế hoạch.
+ Môi trường bên ngồi gồm mơi trường chính trị, luật pháp, kinh tế, văn hóa xã hội và cơng nghệ. Các nhân tố này khơng thuộc hệ thống kiểm sốt của các nhà quản lý. Nhưng nó có ảnh hưởng đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý. Chính trị là yếu tố đầu tiên nhà quản trị quan tâm để dự báo mức độ an toàn trong hoạt động. Ban hành hệ thống pháp luật chất lượng đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng, buộc đơn vị kinh doanh chân chính, lập hệ thống kiểm sốt có trách nhiệm, tn thủ. Diễn biến kinh tế sẽ cho đơn vị cơ hội và thách thức, ảnh hưởng chiến lược kinh doanh bởi lãi suất, tỷ giá hối đoái buộc đơn vị phải kiểm sốt linh hoạt. Mơi trường văn hố sẽ xác định cách sống, quan hệ đạo đức, lối làm việc. Công nghệ phát triển giúp q trình làm việc nhanh, chính xác hơn, trợ giúp cho q trình kiểm sốt dễ dàng.