6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2. Thực trạng hệ thống KSNB hoạt động tín dụng tại ngân hàng Vietinbank
điểm khác nhau như phòng giao dịch Đinh Tiên Hồng và Phịng giao dịch Quang Trung.
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến cung cấp sản phẩm, dịch vụ thẻ và các dịch vụ ngân hàng điện tử cho các khách hàng. Thực hiện công tác Marketing và hỗ trợ khách hàng về dịch vụ thẻ, dịch vụ ngân hàng điện tử. Triển khai các hoạt động kinh doanh thẻ và dịch vụ ngân hàng điện tử tại chi nhánh; Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm phát triển, nâng cao hiệu quả dịch vụ Thẻ và dịch vụ ngân hàng điện tử tại chi nhánh.
2.2. Thực trạng hệ thống KSNB hoạt động tín dụng tại ngân hàng VietinbankChi nhánh Tam Điệp Chi nhánh Tam Điệp
2.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Bộ máy quản lý tín dụng tại NHTMCP Cơng thương Việt Nam - Chi nhánh Tam Điệp được tổ chức thực hiện dưới sự lãnh đạo, quan sát của GĐ Chi nhánh, theo Công văn 1366/QĐ-HĐQT-NHCT35, ngày 12/2/2011, Về việc ban hành Quy định tạm thời cấp tín dụng đối với khách hàng theo mơ hình mới.
Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm đầu tiên, toàn bộ và cuối cùng trong công tác chỉ đạo, tổ chức thực hiện, triển khai hoạt động tín dụng tại Chi nhánh, quản lý khách hàng, quản lý dòng tiền và việc sử dụng vốn vay; thu hồi nợ; chuyển nợ quá hạn, thực hiện các biện pháp xử lý đối với khách hàng.
Việc nhận định tầm quan trọng của việc nhận dạng, đánh giá và phân tích rủi ro ảnh hưởng tới việc hồn thành kế hoạch kinh doanh của Ban giám đốc vẫn còn tồn tại nhiều điều bất hợp lý, hoạt động và hiệu quả kinh doanh. Qua kết quả phỏng vấn, điều tra, thu thập được 9/16 cán bộ chiếm 56,25% trên tổng sổ lãnh đạo tại Chi nhánh có ý kiến cho rằng vấn đề rủi ro và việc nhận dạng, đánh giá và phân tích rủi ro là cần thiết và cần được quan tâm đối với Chi nhánh. Còn 7/16 chiếm 43,75% cán bộ lãnh đạo tại Chi nhánh còn chưa đưa ra ý kiến và vẫn giữ thái độ trung lập. Nhưng trên thực tế, các đặc điểm cụ thể của ngành ngân hàng có thể tạo ra nhiều rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Một số nhà lãnh đạo quan tâm đến việc đạt được mục tiêu của họ hơn là khám phá cách cải thiện chất lượng dịch vụ, do đó khó có nhiều khách hàng truyền thống. Một số nhà lãnh đạo cải thiện chất lượng dịch vụ, nhưng khơng có cách nào tốt nhất để hồn thành mục tiêu được giao, điều này dẫn đến việc kinh doanh khơng hiệu quả. Có lãnh đạo thì quan tâm đến vấn đề rủi ro nợ xấu nhưng lạì khơng quan tâm đến các loại rủi ro khác. Việc HĐQT chưa chú trọng việc nhận định đánh giá và phân tích rủi ro dẫn đến việc trình bày thủ tục kiểm sốt sẽ khơng được chặt chẽ.
Phòng Khách hàng thực hiện chức năng tín dụng:
+ Thẩm định và đề xuất cấp tín dụng cho khách hàng, bao gồm: Thẩm định khách hàng, hoạt động kinh doanh, tài chính; kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án/dự án/ đề nghị cấp tín dụng của khách hàng; Biện pháp bảo đảm cấp tín dụng.
+ Thẩm định các dự án, hồn thiện hồ sơ trình Trụ sở chính theo phân cấp ủy quyền.
+ Thẩm định TSBĐ, bên bảo đảm và lập Tờ trình thẩm định biện pháp bảo đảm, tham gia định giá/định giá lại TSBĐ.
+ Thường xun phân loại nợ, phân tích nợ q hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục.
+ Cán bộ và Lãnh đạo Phòng khách hàng trực tiếp thẩm định và đề xuất quyết định cấp giới hạn tín dụng cho khách hàng.
+ CBTD thực hiện chấm điểm tín dụng khách hàng theo quy trình chấm điểm và xếp hạng tín dụng khách hàng.
+ CBTD thu thập đúng, chính xác thơng tin, nhập và tạo bản ghi liên quan trên INCAS và phối hợp các bộ phận liên quan để tiến hành thủ tục nhập kho TSBĐ và hồ sơ TSBĐ theo quy định, quy trình nhận bảo đảm hiện hành.
+ CBTD thực hiện cơng tác kiểm tra, giám sát tín dụng theo quy định hiện hành, bao gồm: kiểm tra, giám sát việc sử dụng khoản tín dụng; Kiểm tra, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh tài chính.
Tác giả thấy rằng việc lập kế hoạch được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc vẫn là chỉ mang tính hình thức, chủ yếu dựa trên kết quả của giai đoạn trước, mà khơng lường trước các loại rủi ro có thể ảnh hưởng đến kết quả. Mức độ của các mục tiêu kế hoạch không phù hợp với hiệu quả thực tế mà Chi nhánh thực tế có thể cịn cao hơn. Để có được kết quả của một báo cáo kinh doanh để hoàn thành một kế hoạch được giao, mục tiêu kế hoạch thường thấp hơn hiệu suất thực tế. Khi một người hoặc bộ phận vượt quá kế hoạch đặt ra.
2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Có 2 ngun nhân chính gây ra tổn thất về tài chính là rủi ro tín dụng đã được Chi nhánh nhận dạng rủi ro phát sinh trong HĐTD:
Nguyên nhân trực tiếp là từ chi nhánh, khơng có sự kiểm sốt và giám sát khoản vay tốt, và quy trình tín dụng khơng đủ chặt chẽ trong q trình thẩm định. Chi nhánh khơng đánh giá đầy đủ các điều kiện để vay vốn của khách hàng hiện tại và trong tương lai, HĐTD được soạn thảo theo mơ hình cho từng ngành nhưng không đề cập đến đặc điểm cụ thể của từng khoản vay.
Lý do gián tiếp đến từ một người vay không đáp ứng được các khoản nợ của mình, như đã hứa trong hợp đồng cho vay, do mất hoạt động kinh doanh khiến anh ta không trả được tiền gốc và lãi cho Chi nhánh, trả nợ gốc được chuyển thành quá hạn các khoản nợ, chuyển đổi nợ thành khơng thể kiểm sốt được, dẫn đến việc Chi nhánh không thể thu hồi vốn.
Những biểu hiện của RRTD được nhận dạng đó là:
- Rủi ro xuất phát từ hồ sơ tín dụng khơng đầy đủ, khơng hợp pháp, hợp lệ, lãi đúng
hạn, gốc, gốc đúng hạn cũng không thu lại được.
- RR bắt đầu từ việc không chấp hành đúng/ đầy đủ quy định, quy trình thẩm định
và phê duyệt cấp tín dụng.
- Rủi ro xuất phát từ việc khơng tn thủ đúng/đầy đủ quy định, quy trình hướng
dẫn về thẩm định, định giá TSBĐ; Xác lập giao dịch và kiểm tra TSBĐ. - Rủi ro trong khai báo thơng tin trên hệ thống INCAS khơng chính xác, khơng
khớp đúng với thơng tin trong Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng thế chấp, cầm cố.
- Việc giải ngân còn chưa chuẩn theo đúng quy định, giải ngân sai đối tượng, sai
mục đích.
- Kiểm tra, giám sát sử dụng vốn vay; Thu hồi nợ không đầy đủ, chặt chẽ. - Rủi ro xuất phát từ việc xử lý nợ chưa đúng đúng quy định về cơ cấu nợ, xử
lý rủi
ro nợ xấu, bán nợ, khoanh nợ...
- Phân loại nợ và trích lập dự phịng khơng đầy đủ, khơng đúng quy định cũng
là 1
điều rủi ro trong HĐTD.
CN đã tiến hành đánh giá và xếp hạng các khách hàng đáp ứng các tiêu chí 36
Chi nhánh đã xác định duyên cớ dẫn tới rủi ro thanh toán: nếu Chi nhánh ko cân bằng được vốn đầu tư và tiêu dùng vốn, sử dụng vốn ngắn hạn cho vay dài hạn làm thiếu hụt kinh phí để chi thanh tốn gửi khi q khách rút. Tác hại khiến cho Chi nhánh vỡ nợ. Vì vậy, Ban giám đốc ln phải quan tâm cân đối khả năng thanh tốn bằng việc cân đối tài chính và dùng tài chính cho vay hợp lý, tích cực cơng việc huy động vốn và lớn mạnh dư nợ, ko lấy những vốn đầu tư huy động ngắn hạn đi cho vay trung hạn, dài hạn. Dựa vào việc Phân tích rủi ro thanh tốn tốt mà Chi nhánh luôn đảm bảo được khả năng trả tiền.
2.2.3. Hệ thống thông tin và truyền thơng
Hệ thống chứng từ kế tốn, Chi nhánh dùng chứng từ theo Quyết định số
127/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 01/02/2012 do HĐQT Vietinbank ban hành. Các mẫu chứng từ đồng nhất trên toàn hệ thống của Vietinbank như: giấy nộp tiền, giấy rút tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, phiếu chi,... (Trích dẫn tại Phụ lục số 01) đều được áp dụng vào hệ thống kế tốn. Ngồi ra hệ thống cịn ghi chép đầy đủ thơng tin về khách hàng, địa chỉ, đăng kí kinh doanh. Việc dùng các mẫu này rất dễ sử dụng, đảm bảo theo quy định. Thêm vào đó chứng từ KT trên chứng từ giấy và chứng từ điện tử đều đảm bảo đầy đủ các thông tin như: Tên và số hiệu của chứng từ; Ngày, tháng, năm lập chứng từ; Tên, địa chỉ, số CMT/hộ chiếu, số hiệu tài khoản, ngân hàng phục vụ; Nội dung của nghiệp vụ; số tiền nghiệp vụ ghi bằng chữ và số; đồng thời người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ cũng phải có đủ chữ ký và ghi rõ họ tên. Quan trọng hơn cả là chữ ký mẫu tại ngân hàng và phải ký đúng chữ ký đã đăng ký trên chứng từ giao dịch phải chính xác với chữ kí của khách hàng, cán bộ đó. Mục đích khi tạo chứng từ sẽ giúp ngân hàng có thể xác nhận kiểm soát được sự nhầm lẫn hay hành vì khơng trung thực từ phía KH, CBTD làm giao dịch.
Để tránh được rủi ro do chứng từ bị thất lạc và đồng nhất kịp thời các giao dịch thì khi giao nhận chứng từ kế tốn của NH và KH giữa các bộ phận với nhau phải được theo dõi có dấu xác nhận của cả hai bên. Phải đánh số, chỉn chu, lập thứ tự các chứng từ, đóng thành tệp đầy đủ trước khi lưu trữ để khi phân loại dễ dàng
hơn cho công tác tra cứu. Trưởng bộ phận và Ban lãnh đạo có nhiệm vụ kiểm sốt việc cung cấp, cung ứng các hệ thống chứng từ này.
Tổ chức Ban hành Quy định về chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống Vietinbank là Tổ chức công tác ln chuyển và kiểm sốt chứng từ kế tốn, khi đó:
+ Nhiệm vụ của GDV là phải kiểm tra nội dung, đối chiếu chữ ký, mẫu dấu (nếu có)
trên chứng từ, kiểm sốt tính hợp pháp, khả năng thanh tốn của khách hàng. Ln nhanh chóng và sẵn sàng cập nhật một cách nhanh nhất, dữ liệu đúng nhất với sản phẩm dịch vụ TK hạch toán kế toán đúng theo quy định, đảm bảo chất lượng phản ánh đúng tính chất nghiệp vụ.
+ Sau khi dừng giao dịch của ngày hơm đó, nhiệm vụ của GDV phải liệt kê, trình
bày ra các giao dịch trong ngày. Những giao dịch bị chậm phát sinh. Sau đó, nhiệm vụ của GDV phải xem lại tính đầy đủ, trùng khớp của các nội dung trên chứng từ với các báo cáo đến cuối ngày.
+ Sau khi phát hiện lỗi sai khi kiểm tra trong giao dịch đã thực hiện tại cuối ngày,
GDV phải báo cáo ngay với Ban lãnh đạo để cùng tìm ra hướng giải quyết, khắc phục và cân đối lại.
+ Bắt đầu từ chứng từ gốc sau đó mới sắp đến chứng từ khác, GDV phải điền theo
thứ tự từ một đến hết ở góc bên phải của các chứng từ bằng bút bi màu đỏ. Và sau đó quay lại trang bìa để ghi lại tổng số chứng từ trong ngày.
+ Cán bộ kiểm tra tập hợp chứng từ kế toán, nhận chứng từ, ký nhận bàn giao đầy
đủ sau khi GDV đã đưa lại tập tài liệu của mình.
+ Một lần nữa nhiệm vụ Cán bộ tập hợp chứng từ xem xét lại số lượng, chữ ký, con
dấu quy định trên chứng từ của GDV. Trong trường hợp thiết sót gì, cán bộ phải gộp lại và yêu cầu việc bổ sung nội dung chứng từ từ phía GDV ngay lập tức.
+ Cán bộ kiểm tra, thu gọn, sắp xếp và nộp chứng từ, báo cáo của Phòng để bàn
giao cho Bộ phận hậu kiểm khi chứng từ đã đầy đủ.
+ Trong điều kiện Bộ phận hậu kiểm thấy việc đánh số sắp xếp sai với quy định của
ngân hàng, thì các cán bộ phải tìm GDV hoặc tự có trách nhiệm sắp xếp và kiểm lại lại nộp cho bộ phận hậu kiểm.
+ Như đã nói bên trên thì khi khác nhận giao nhận ln phải có chữ kí ở sổ của cả 2 bên. Việc thực hiện kiểm tra lại nghiệp vụ kế tốn để tránh sai sót sẽ do GĐ ban hành (Quyết định số 2098/QĐ-NHCT10 ngày 26/08/2009).
+ Bộ phận hậu kiểm có nhiệm vụ rất quan trọng khi phải kiểm tra thật kỹ càng lại
tính tuân thủ, tuân theo chế độ chứng từ, việc thực thi, xét duyệt các giao dịch trên máy, trên chứng từ giấy, kiểm soát các tập chứng từ. Đối với các giao dịch phát sinh thì phải kiểm tra tính đúng đắn và hợp lý của nó. Sau đó xem xét và quy chiếu lại tài liệu, chứng từ với các báo cáo khi kết thúc ngày để tìm ra các trường hợp cịn chưa có chứng từ, hay việc hạch tốn khơng đúng như nghiệp vụ của ngân hàng.
+ Kiểm tra, kiểm soát theo phân hệ nghiệp vụ, kiểm soát kế toán tổng hợp. Cán bộ
hậu kiểm phải kiểm soát các chứng từ với báo cáo liệt kê giao dịch của phân hệ nghiệp vụ, bảo đảm đầy đủ các chứng từ theo quy định và kịp thời phát hiện các sai sót phát sinh.
Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản (TK) trong bảng cân đối kế
toán và các TK ngồi bảng cân đối kế tốn, được bố trí thành 8 loại: Các TK trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại (từ loại 1 đến loại 8). Các TK trong bảng cân đối kế tốn và các TK ngồi bảng cân đối kế toán được thiết lập theo hệ thống số thập phân nhiều cấp, từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp V, ký hiệu từ 2 đến 6 chữ số. Các TK cấp I, II, III là những TK tổng hợp do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định làm cơ sở để hạch toán kế toán và lập báo cáo gửi NHNN. Với hoạt động tín dụng, Thống đốc NHNN cho phép Vietinbank lập chi tiết các TK theo dõi hoạt động tín dụng đến TK cấp II trên Bảng cân đối TK kế tốn, kèm theo báo cáo tình hình phân loại nợ gửi NHNN và được sử dụng trực tiếp các tài khoản cấp II do Thống đốc NHNN quy định để hạch toán (Theo Văn bản 5121/NHNN-TCKT ngày 07/07/2009 của Thống đốc NHNN). Các TK cấp V được mở theo yêu cầu hạch toán kế toán của Vietinbank trên cơ sở các TK cấp II, cấp III của NHNN, do TGĐ
Hệ thống TK kế tốn có nhiều TK trung gian được sử dụng để hạch toán chuyển tiếp các giao dịch giữa hai chức năng trong cùng một phân hệ; giữa các phân hệ, giữa các chi nhánh. Các TK này phát sinh số tiền trong ngày và cuối ngày có số dư bằng 0, ví dụ TK 519999 - TK trung gian cho thanh toán bù trừ. Hệ thống TK chi tiết mở chi tiết theo khách hàng, giúp đơn vị có thể kiểm sốt chi tiết được theo từng khách hàng cụ thể, từng loại sản phẩm dịch vụ như loại tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn, tiền vay theo từng loại tiền tệ. Các TK chi tiết sử dụng để giao dịch với khách hàng này được cài đặttrong các phân hệ cụ thể nhằm dễ dàng trong công tác quản lý kiểm sốt. Tùy theo tính chất của từng TK mà nó sẽ được chuyển đổi tương ứng với từng TK kế toán tổng hợp để tổng hợp số liệu trên các sổ kế tốn chi tiết và BCTC.
Tại Chi nhánh ln thực hiện theo các văn bản hướng dẫn của NHNN, Bộ ban ngành, Ban Tài chính - Kế tốn của Vietinbank để cập nhật kịp thời các thay đổi trong hệ thống TK nhằm đảm bảo cơng tác hạch tốn, báo cáo được chính xác, kịp thời, để đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát rủi ro.
Hệ thống TK đáp ứng yêu cầu của KSNB trong việc quản lý thông tin và cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho công tác quản trị điều hành cũng như lập