6. Cấu trúc của Khóa luận
2.3. Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng thương
2.3.3. Các hoạt động kiểm soát
Trong quy trình tín dụng khách hàng doanh nghiệp, Chi nhánh Lý Nam Đế đã xây dựng và thiết lập các hoạt động kiểm soát trong từng giai đoạn của quy trình. Chi nhánh Lý Nam Đế đã sử dụng các hoạt động kiểm sốt thơng dụng như:
+ Phê duyệt
+ Phân chia nhiệm vụ
+ Đánh giá hoạt động + Xử lý thông tin
+ Các kiểm sốt vật chất như: sử dụng khóa tủ tài liệu, hệ thống camera...
2.3.3.1. Giai đoạn thẩm định và phê duyệt tín dụng Khách hàng doanh nghiệp.
Quy trình thẩm định và phê duyệt tín dụng Khách hàng doanh nghiệp tại Chi nhánh Ly Nam Đế bao gồm 4 bước:
Bước 1: Tiếp cận, tìm hiểu, xác định nhu cầu và tư vấn KH do CV
QHKHDN thực hiện.
> Tiếp cận KH có nhu cầu tín dụng, giới thiệu các gói sản phẩm chính sách, tư vấn cho khách hàng.
> Hướng dẫn KH hồn thiện thủ tục hồ sơ theo quy định, tiến hành thu thập các thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho việc đánh giá KH.
❖ Kiểm soát
+ Quy định các chính sách sản phẩm, chính sách tín dụng cụ thể để CV
QHKH có thể tìm kiếm và tiếp cận các KH phù hợp.
+ Xác định rõ trách nhiệm của cán bộ tiếp nhận hồ sơ của khách hàng (CV QHKHDN), bên bảo đảm, hướng dẫn khách hàng, bên bảo đảm cung cấp đầy đủ hồ sơ trung thực, hợp pháp, hợp lệ liên quan đến khách hàng.
Bước 2: Tiếp nhận và thẩm định tín dụng.
a. Tiếp nhận hồ sơ.
CV QHKHDN thực hiện các bước sau:
+ Thu thập thơng tin và các hồ sơ cần thiết từ phía khách hàng. Danh mục hồ sơ tín dụng cần thu thập được quy định theo từng sản phẩm cụ thể, trường hợp sản phẩm cụ thể khơng quy định thì CV QHKHDN thu thập hồ sơ theo dạnh mục hồ sơ tín dụng chung áp dụng cho KHDN ban hành từng thời kì và các hồ sơ khác liên quan (nếu cần thiết).
+ Thực hiện thẩm định, đối chiếu chi tiết giữa bản gốc và bản sao KH cung cấp bảo đảm tính đầy đủ, hợp lệ, chân thực, hợp pháp và nhất quán của hồ sơ theo Quy định về việc ban hành hồ sơ tín dụng hiện hành của MB.
+ Lập danh sách hồ sơ KH đối với những hồ sơ thu thập được theo mẫu
Danh mục hồ sơ tín dụng được ban hành theo quy định về việc ban hành hồ sơ tín dụng hiện hành của MB và lưu trong hồ sơ khách hàng.
+ Kiểm tra hồ sơ vay vốn có tuân thủ các quy định về sản phẩm cho vay và quy định về nhận giá trị TSBĐ của MB.
+ Trường hợp nhu cầu tín dụng của khách hàng không phù hợp với các quy định của pháp luật và các quy định về tín dụng hiện hành của MB, CV QHKHDN báo cáo Trưởng phòng KHDN hoặc Giám đốc chi nhánh để kien ý kiến thực hiện. CV QHKHDN chỉ được từ chối cấp tín dụng khi đã có ý kiến chấp nhận của những người đó, CV QHKHDN sử dụng mẫu Thông báo từ chối cấp tín dụng MB08.QĐ05/CN/TD.
+ Nếu khoản vay có TSBĐ, CV QHKHDN hướng dẫn KH thực hiện các thủ tục thẩm định TSBĐ, thu phí định giá theo quy định (nếu có). Tùy theo loại TSBĐ, CV QHKHDN căn cứ theo quy định về giao quyền phê duyệt định giá TSBĐ ban hành từng thời kì để xác định thẩm quyền định giá. Cụ thể, đối với những TSBĐ thẩm định tại chi nhánh sẽ có một danh mục các loại tài sản mà chi nhánh được phép định giá, cịn một số laoij tài sản sẽ do 1 cơng ty đứng ra định giá: MB AMC. Sau khi tiến hành định giá xong sẽ ra một chứng thư định giá, chứng thư này sẽ đi cùng với đề nghị xét duyệt trình lên phịng Thẩm định tào sản để duyệt.
❖ Kiểm soát
+ Quy định và ban hành Danh mục hồ sơ tín dụng theo từng thời kỳ.
+ Quy định CV QHKHDN phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu các hồ sơ thu được từ KH trước khi tiến hành thẩm định.
+ Quy định CV QHKHDN phải lập danh sách các hồ sơ thu được đảm bảo khơng có sự bỏ sót và thuận tiện trong q trình kiểm tra.
+ Đối chiếu, kiểm tra hồ sơ cho vay thu thập được với các quy định, chính sách về sản phẩm, TSBĐ mà MB ban hành.
+ CV QHKHDN không được phép cố ý từ chối KH mà phải thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt. Điều này đảm bảo CV QHKHDN không đưa ra những quyết định sai lầm dẫn đến bỏ lỡ KH.
+ Hướng dẫn KH tiến hành các thủ tục liên quan tới TSBĐ. Ngồi ra, tại Chi
nhánh có ban hành Danh mục giá cả của các TSBĐ mà MB liên kết với các Doanh nghiệp sản xuất hay bán các loại TSBĐ này như ô tô, phương tiện vận tải, nhà dự án... Đây là căn cứ cho việc định giá các TSBĐ ngay tại chi nhánh mà khơng phải trình lên Hội sở.
b. Thẩm định tín dụng CV QHKHDN thực hiện:
+ CV QHKHDN lựa chọn phương pháp thẩm định KH phù hợp nhất để đảm bảo thẩm định KH triệt để và hiệu quả. Có 3 phương pháp thẩm định chính: điện thoại, chứng từ và thẩm định thực tế. Việc lựa chọn phương pháp thẩm định theo hướng dẫn về thẩm định khoản vay dành cho KHDN, hộ kinh doanh theo từng thời kỳ.
+ Đối với khoản vay có TSBĐ, CV QHKHDN cùng với Giám đốc Chi nhánh/ Trưởng phòng KHDN thực hiện thẩm định thực tế cơ sở SXKD, địa chỉ liên hệ, tình trạng TSBĐ của KH hiện tại như thế nào.
+ Đối với các hồ sơ cấp tín dụng mà cấp phê duyệt tại Hội sở (trừ các trường hợp khoản cấp tín dụng có TSBĐ tương đương tiên), GĐ chi nhánh thực hiện đi thẩm định thực tế. Đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền phê duyệt của Giám đốc Chi nhánh , Giám đốc chi nhánh sẽ xem xét và đưa ra quyết định việc đi thẩm định thực tế hoặc giao cho Trưởng phòng KHDN đi cùng với CV QHKHDN.
+ CV QHKHDN thu thập các thông tin khác liên quan đến đề nghị cấp tín dụng (như thơng tin về tình hình kinh tế, lĩnh vực SXKD, phương án đề nghị tài trợ, TSBĐ.)
+ CV QHKHDN lập phiếu hỏi thông tin từ Trung tâm thông tin tín dụng (CIC tiền vay và COC tài sản đảm bảo, CIC các quan hệ tín dụng pháp nhân), Cục đăng kí giao dịch bảo đảm (nếu cần thiết), thu thập các thông tin từ báo chí, Internet. được sự phê duyệt của Giám đốc Chi nhánh.
+ Sau khi đã hồn tất các cơng việc trên CV QHKHDN tiến hành: - Thẩm định hồ sơ pháp lý KH
- Thẩm định phương án vay.
- Thẩm định năng lực tài chính, năng lực hoạt động kinh doanh của KH.
- Kiểm tra thông tin tín dụng của KH và nhóm KH có liên quan đảm báo việc cấp tín dụng cho KH khơng vượt q các giới hạn quy định của pháp luật và cả MB.
- Thẩm định các nội dung khác theo hướng dẫn của từng sản phẩm tín dụng. - Thực hiện chấm điểm xếp hạng tín dụng KH theo quy định xếp hạng tín dụng nội bộ.
❖ Kiểm soát:
+ Quy định các phương pháp thẩm định KH cụ thể. Cách thức sử dụng linh hoạt từ theo đối tượng KH.
+ Việc thẩm định thực tế TSBĐ phải có cấp lãnh đạo phù hợp đii cùng CV QHKHDN hoặc chứng thư của bên công ty MB AMC.
+ Ngồi các hồ sơ, thơng tin đã thu được từ KH, CV QHKHDN phải tiến hành mua thông tin tại trung tâm thơng tin tín dụng để xem xét tình hình dư nợ tín dụng nhằm đánh giá tình hình tài chính của KH, ngồi ra để đảm bảo TSBĐ của KH đạt tiêu chuẩn theo quy định, CV QHKHDN cũng tiến hành hỏi Cục đăng kí giao dịch bảo đảm để lấy thơng tin.
+ Quy định cụ thể các nội dung mà CV QHKHDN cần thẩm định.
Bước 3: Đề xuất cấp tín dụng
+ CV QHKHDN thực hiện
(i) . Lập tờ trình thẩm định tín dụng.
(ii) . Lập tờ trình bổ sung các biểu mẫu tờ trình thẩm định tín dụng khơng đáp
ứng đủ các cơng tin cần thiết do đặc thù các khoản cấp tín dụng.
(iii) . Thẩm định thông tin, hồ sơ và các nội dung đề xuất cấp tín dụng đảm bảo tuân thủ theo đúng quý định về cấp tín dụng cảu pháp luật và của MB.
(iv) . Nêu rõ tại phần kết luận của tờ trình thẩm định tín dụng: (1) Đồng ý/khơng đồng ý (nêu rõ lý do) đề xuất hạn mức tín dụng đối với KH; (2) các loại sản phẩm có thể cung cấp cho khách hàng (cho vay, cấp hạn mức, bảo lãnh...); (3) chính sách giá, phí và các chính sách KH khác nếu có áp dụng đối với KH; (4) các diều kiện tín dụng để quản lý KH: hạn mức/ món tín dụng, TSBĐ và các điều kiện khác nếu có.
+ CV QHKHDN trình tờ Trình thẩm định tín dụng và tồn bộ hồ sơ tín dụng kèm Danh mục hồ sơ KH lên Trưởng phòng KHDN. Trưởng phòng KHDN kiểm tra lại hồ sơ khách hàng và các thông tin trên tờ trình, ghi ý kiến riêng của mình (nếu có) và chuyển tồn bộ hồ sơ KH cho CV HTTD tại phòng Vận hành.
+ Tại phòng Vận hành, các CV HTTD sẽ kiểm tra hồ sơ tín dụng của Kh xem có đầy đủ, hợp pháp theo quy định của pháp luật và của MB hay không. Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ đầy đủ, phù hợp và hợp pháp CV HTTD sẽ chuyển hồ sơ tín dụng lên Trưởng phịng vận hành kiểm tra và phê duyệt lần cuối cùng trước khi trình lên Giám đốc Chi nhánh.
Giám đốc Chi nhánh thực hiện các bước sau: + Nếu đồng ý cấp tín dụng:
(i) . Giám đốc Chi nhánh thực hiện phê duyệt nếu khoản cấp tín dụng thuộc thẩm quyền.
(ii) Giám đốc chi nhánh ký kiểm sốt và chuyển tồn bộ hồ sơ tín dụng đến các cấp phê duyệt tiếp theo thông qua Phịng tái thẩm định nếu khoản cấp tín dụng thuộc thẩm quyền của Hội sở.
Tái thẩm định khi: Các khoản vay có giá trị lớn từ 3 tỷ trở lên; các khoản vay mà nguồn trả nợ từ hộ kinh doanh (nếu nguồn thu chiếm từ 30% nguồn thu để trả nợ trở lên đối với khoản vay trên 2 tỷ và từ 50% trở lên đối với khaorn vay dưới 2 tỷ), lợi nhuận được chia của Doanh nghiệp; các khoản vay có dấu hiệu giả mạo cần thẩm định thực tế; các trường hợp theo quyết định của cấp ký kiểm soát Báo cáo thẩm định.
+ Nếu khơng đồng ý cấp tín dụng: nêu rõ lý do và chuyển tồn bộ hồ sơ tín dụng cho CV QHKHDN soạn thơng báo từ chối tín dụng.
❖ Kiểm sốt:
+ Quy trình các bước đề xuất cấp tín dụng được quy định cụ thể.
+ Tờ trình thẩm định tín dụng được kiểm tra, thẩm định qua Trưởng phịng KHDN, CV HTTD, Trưởng phòng Vận hành trước khi đưa lên cho Giám đốc ký duyệt.
+ Hồ sơ tín dụng được thẩm định lại tại phịng Vận hành.
+ Quy định các trường hợp được phê duyệt tại Chi nhánh.
+ Hồ sơ tín dụng được phê duyệt tại cấp có thẩm quyền tại Chi nhánh (Giám đốc Chi nhánh).
Bước 4: Đàm phán điều kiện tín dụng.
Tại bước này CV QHKHDN sẽ trực tiếp đàm phán các điều kiện tín dụng với KH:
+ CV QHKHDN thơng báo cho KH về các điều kiện của khoản tín dụng được duyệt theo mẫu Thông báo cho vay (MB04.QĐ05/CN/TD).
+ Trường hợp KH khơng chấp thuận các điều kiện tín dụng được phê duyệt, CV QHKHDN đàm phán lại với KH. Nếu các điều kiện đàm phán phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật cũng như của MB tại từng thời kỳ.
❖ Kiểm sốt:
+ Thơng báo cho Khách hàng được quy định biểu mẫu cụ thể bằng văn bản.
Bước 5: Đề xuất sửa đổi tín dụng.
+ CV QHKHDN lập tờ trình đề xuất sửa đổi tín dụng áp dụng đối với khoản vay thế chấp (theo mẫu BM11.QT07/CN/TD).
+ Tờ trình đề xuất sửa đổi tín dụng được thực hiện theo quy trình như một đề cuất mới.
Kết luận: Nhìn chung có thể thấy Chi nhánh đã xây dựng được quy trình thẩm định và xét duyệt tín dụng với những quy định rõ ràng chụ thể từng bước, có sự phân cơng trách nhiệm rõ ràng tại mỗi bước cho mỗi cán bộ tín dụng. Chính sách khách hàng và chính sách tín dụng, quy định về sản phẩm tín dụng đã được ban hành cụ thế tại MB từng thời kỳ. Có dự cập nhật, sửa đổi thường xuyên cấc văn bản quy chế nội bộ các quy định của NHNN và acsc bộ ngành có liên quan. Vận dụng triệt để nguyên tắc phê duyệt. Hồ sơ tín dụng được kiểm tra qua nhiều lần và phê duyệt bởi người có thẩm quyền (Giám đốc) đảm bảo sai sót trong việc sốt sét, kiểm tra hồ sơ khơng xảy ra, hạn chế tối da khả năng thông đồng giữa CV QHKHDN và KH. Ngoài ra, các mẫu hồ sơ cần thiết, liên quan tới hoạt động tín dụng cũng được ban hành từng thời kì đảm bảo sự thống nhất, đầy đủ các khoản mục trong hồ sơ đồng thời giảm sai sót cũng như khối lượng cơng việc cho cán bộ nhân viên.
2.3.3.2. Giai đoạn hoàn thiện hồ sơ vay vốn.
+ Sau khi có quyết định đồng ý cấp tín dụng của Giám đốc chi nhánh, CV HTTD soạn những hồ sơ còn thiếu theo mẫu đã được quy định. CV HTTD phối hợp với CV QHKHDN.
+ CV QHKHDN hẹn khách hàng tới trụ sở của Chi nhánh hoặc một địa điểm nào đó để tiến hành ký các hợp đồng liên quan.
+ Chủ tài sản tiến hành ký kết hợp đồng thế chấp, đăng ký giao dịch bảo đảm và hoàn thiện thủ tục khác liên quan đến TSBĐ.
+ CV HTTD tiến hành nhập kho TSBĐ tại bộ phận Kho quỹ, sau đó hạch tốn ngoại bảng tăng TSBĐ nhận cầm cố, thế chấp.
+ CV HTTD tiến hành lưu các hồ sơ của KH trên cả file cứng và file mềm.
❖ Kiểm soát
+ Quy định về hình tức cũng như nội dung của các hợp đồng thực hiện với khách hàng: các HĐBĐ. HĐCV phải dưới hình thức văn bản; ban hành các biểu mẫu các hợp đồng, quy định những nội dung bắt buộc trên hợp đồng.
+ Các hồ sơ được CV HTTD soạn thảo phải được sự thơng qua của Trưởng phịng vận hành.
+ Để giảm thiểu rủi ro ở giai đoạn này, sẽ có một CV HTTD của Chi nhánh trực tiếp kiểm tra quá trình ký kết hợp đồng thế chấp và trực tiếp đi đăng kí giao dịch bảo đảm với khách hàng.
+ Thực hiện nhập kho TSBĐ có sự đối chiếu, xác nhận, kiểm tra chéo giữa các bên: khi tiến hành nhập kho hồ sơ TSBĐ phải có mặt của CV HTTD và thủ kho, trên Phiếu nhạp kho phải có chữ ký xác nhận bắt buộc phải có chữ ký của thủ kho.
2.3.3.3. Giai đoạn cấp tín dụng.
+ Sau khi tiếp nhận yêu cầu giải ngân của KH, CV HTTD kiểm tra lại tính hợp lệ và các điều kiện của hồ sơ tín dụng và hồ sơ TSBĐ.
+ Tiếp đó CV HTTD lập Đề nghị giải ngân kiêm khế ước nhận nợ và các hồ sơ liên quan đến việc giải ngân theo mẫu biểu có sẵn và lất chức ký của KH ... Hồ sơ giải ngân phải được phê duyệt bới Giám đóc chi nhánh.
+ Sau đó chuyển Đơn đề nghị giải ngân, Phiếu phê duyệt tín dụng, Ủy nhiệm chi đã được duyệt cho phịng Dịch vụ khách hàng.
+ Tại phịng dịch vụ khách hàng, Kiểm sốt viên sẽ đối chiếu chứng từ giải ngân với các thỏa thuận trong hợp địng tín dụng, quyết định cho vay của Giám đốc chi nhánh đã được CV HTTD đưa lên file HO và các chứng từ cơ sở kèm theo. Sau đó ký chứng từ và hồn thành phê duyệt bút toán giải ngân theo hợp đồng.
+ Cuối cùng chuyển cho bộ phận Kho quỹ giải ngân cho Khahcs hàng nếu giải ngân bằng tiền mặt. Nếu giải ngân bằng chuyển khoản, Kiểm soát viên giao cho Giao dịch viên để chuyển khoản vào tài khoản của Khách hàng.
+ Khi giải ngân bằng tiền mặt cho KH, thủ quyxchi tiền cho KH và vào sổ chi tiết tiền mặt. Nế chuyển khaonr thì gioa dịch viên phải trả lại chứng từ gửi lại chó CV HTTD hoặc CV QHKHDN để bàn giao lại cho KH. Thủ tục giải ngân được thực hiện khi các thủ tục liên quan đến TSBĐ đã hoàn thành và nhập kho các