6. Cấu trúc của Khóa luận
2.3. Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng thương
2.3.4. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
2.3.4.1. Hệ thống thơng tin:
✓ Hệ thống kế tốn tại Chi nhánh Lý Nam Đế bao gồm:
+ Thứ nhất: Hệ thống ghi chép ban đầu
Các chứng từ ban đầu gồm Hợp đồng và phụ lục hợp đồng, khế ước nhận nợ, ủy nhiệm chi, hóa đơn hàng hóa, lệnh chuyển tiền, biên bản bàn giao hàng hóa... Đây là những bản gốc, có đầy đủ căn cứ pháp lý để chứng minh nghiệp vụ giải ngân và các nghiệp vụ khác phát sinh để phản ảnh trên sổ kế toán.
+ Thứ hai: Hệ thống kế toán nhằm tổng hợp, kiểm tra, trao đổi, đối chiếu sự chính xác và đầy đủ của q trình ghi chép vào các tài khoản liên quan.
Hệ thống sổ kế tốn tín dụng gồm có sổ chi tiết các khoản vay của từng khách hàng và sổ tổng hợp tiền vay của Chi nhánh.
+ Thứ ba: Hệ thống báo cáo.
Để phục vụ hoạt động kiểm sốt tín dụng, hệ thống các báo cáo được cập nhật hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và năm qua phần mềm CRA< CRM của MB. Qua đó các thơng tin tài chính, dư nợ, nợ quá hạn... được cập nhật một cách chính xác, kịp thời hạn chế và xử lý kịp thời nợ quá hạn.
Bên cạnh đó có một số văn bản hướng dẫn để thực hiện cơng tác kiểm tốn kế toán trong từng giai đoạn cụ thể như sau: Quy định về lập và ký chứng từ kế toán, quy định về kiểm soát chứng từ giải ngân, quy định về luân chuyển chứng từ.
Chu trình kinh doanh hoạt động tín dụng được quy định cụ thể trong các văn
bản. nội quy về sản phẩm tín dụng, quy trình tín dụng... được MB ban hành từng thời kỳ.
✓ MB sử dụng hệ thống phần mềm Flexcube. Ngày 01/01/2018 Mb đã ksy hợp đồng với Oracle để naag cấp hệ thống Core Banking Flexcube lên phiên bản 12.0.2. Core Bankimg FCC hỗ trợ ngân hàng thực hiện mục tiêu đề ra, giảm chi phí thực hiện và đáp ứng những mong đợi của khách hàng, Core Banking FCC có ưu thế bởi các tiến trình xử lý xuyên suốt, phương pháo xử lý các ngoại lệ một cách thông minh.
Tại chi nhánh Lý Nam Đế hệ thong Core Banking FCC đã đáp ứng yêu cầu của công tác quản trị điều hành, quản trị rủi ro đồng thời tạo nền tảng công nghệ để phát triển các sản phẩm tài chính hiện đại phù hợp với nhu cầu của Khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh của Ngân hàng.
Hệ thống BPM - hệ thống luân chuyển hồ sơ các phương án triển khai, luân chuyển chứng từ giúp các CV QHKHDN và các bộ phận khác chuyển hồ sơ lên HO thẩm định, phê duyệt.
Hệ thống thông tin và công nghệ thông tin của MB phát triển rất đang dạng và hiện đại, hỗ trợ hết mức để thực hiện cơng việc. Bộ phận này được Phịng vận hành giám sát, bảo vệ hợp lý an tồn và có các cơ chế dự phịng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy nổ, hệ thống bị xâm nhập bảo đảm tuân thủ các quy định về an toàn; bảo mật hệ thống công nghệ thông tin và hoạt đông kinh doanh thường xuyên liên tục của Chi nhánh.
2.3.4.2. Trao đổi thông tin:
✓ Trao đổi thông tin từ trên xuống dưới: M-office là hệ thống app điên tử cung cấp các bản tin tổng hợp về các văn bản, quy định nội bộ, chủ trương chính sách của MN và của các cơ quan quản lý nhà nước được gửi mail tới các cấp quản lý của MB trên tồn hệ thống. Các chủ trương và chính sách của MB cũng như của chi nhánh khi được ban hành hoặc sửa đổi bổ sung đều được lãnh đạo các phịng ban gửi mail và thơng báo trực tiếp cho các nhân viên của mình. Vào thứ 6 hàng tuần, Giám đốc chi nhánh tổ chức các cuộc họp tồn chi nhánh để phổ biến các thơng tin từ Hội sở, các chiến lược, chính sách, quy định, quy trình, hướng dẫn
được thực hiện một cách liên tục và được thể hiện qua nhiều hình thức bằng văn bản, bằng thực tiễn, email.
✓ Trao đổi thông tin từ dưới lên trên: Các cán bộ nhân viên phản ánh trực tiếp những ý kiến của mình cho cán bộ lãnh đạo phịng ban bằng các phương pháp: gửi mail, điện thoại, văn bản hoặc giao tiếp trực tiếp.
✓ Các hình thức giao tiếp giữa các nhân viên, các bộ phận trong chi nhánh: Mỗi một cán bộ nhân viên tại Chi nhánh đều có một tài khoản mail nội bộ để truy cập vào hệ thống máy tính của chi nhánh và Lync - phần mềm chat để tác nghiệp nội bộ.
Tại chi nhánh các phòng ban được thiết kế rất gần nhau và khơng có vách ngăn. Điều nay tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin trực tiếp giữa các nhân viên của các phòng ban khác nhau.
Các cán bộ nhân viên cũng có thể liên lạc với nhau thơng qua hệ thống điện thoại cố định nội bộ tại chi nhánh.
Ket luận:
Hệ thống công nghệ thông tin của Chi nhánh khá hiện đại và được cập nhật thường xuyên, hệ thống hạch toán kế toán phù hợp với các chuẩn mực kê toán hiện hành. Việc trai đổi thông tin giữa các cán bộ nhân viên diễn ra xuyên suốt.