6. Cấu trúc của Khóa luận
2.3. Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng thương
2.3.5. Giám sát các kiểm soát
2.3.5.1. Giám sát thường xuyên: Tại Chi nhánh, các cấp lãnh đạo đóng vai tị là
người giám sát chung hoạt động của các cá nhân trong phịng ban của mình. Các cấp lãnh đạo tiến hành thường xuyên việc thực hiện tự kiểm tra, đánh giá bao gồm đánh giá về tính đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của các chốt kiểm sốt trong quy trình tín dụng dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro nhằm xác định các vấn đề cịn tồn tại của hệ thống kiểm sốt nội bộ quy trình nghiệp vụ tín dụng tại chi nhánh. Ngồi ra, lãnh đạo các phịng ban cũng đánh giá kiểm sốt nội bộ tại bộ phận mình thơng qua việc thực hiện các mục tiêu của các cá nhân.
Các lãnh đạo tại chi nhánh ln đơn đóc, nhắc nhở để đảm bảo cán bộ, nhân viên của chi nhánh hiểu được tầm quan trong của kiểm sốt nội bộ; vai trị của từng cá nhan trong quá trình kiểm sốt nội bộ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
được giao và phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình kiểm sốt nội bộ liên quan.
Chi nhánh phối hợp nhiều hình thức kiểm tra, họp bàn giao để báo cáo tiến độ thực hiên các công việc hàng tuần, xét duyệt trực tiếp công việc quan trọng.
Lãnh đạo các phòng ban tại chi nhánh phải báo cáo các kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại đơn vị mình, đề xuất những biện pháp xử lý đối với những tồn tại bất cập (nếu có) gửi Giám đốc chi nhánh định ký hoặc đột xuất. Giám đốc chi nhánh sẽ tổng hợp và gửi cho kiểm soát nội bộ tại Hội sở.
Ngoài ra, quy định các cá nhân ở mỗi một bộ phận thường xuyên hay định kỳ tiến hành, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ được giao. Các cá nhân ở các vị trí nghiệp vụ có liên quan tới nhau thực hiên kiểm soát chéo với nha đảm bảo tất cả đều tuân thủ đúng quy định.
2.3.5.2. Giám sát tách biệt: Giám đốc chi nhánh đóng vai trị cao nhất tại chi
nhánh, đồng thời cũng là người kiểm sốt tồn bộ hoạt động của chi nhánh. Định kỳ, Giám đóc sẽ tiến hành rà sốt, đánh giá một phần hay tồn bộ hoạt động của các bộ phận, từ đó đưa ra những giải pháp cải cách.
Ngồi các cấp kiểm sốt tại chi nhánh, các cấp kiểm soát của Hội sở MB cũng định kỳ kiểm soát việc chấp hành pháp luật và các quy định nội bộ; trưc tiếp kiểm soát các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các chi nhánh. Định kỳ hàng năm, Tổng Giám đốc MB tiến hành tổ chức rà soát, kiểm tra, đánh gia hệ thống kiểm soát nội bộ tại các chi nhánh. Tổng Giám đốc lập báo cáo về kết quả trong đó đề cập tới các rủi ro, nêu tóm tắt các hoạt động chính của chi nhánh, các rủi ro liên quan và các hoạt động kiểm tra, kiểm sốt tại chi nhánh.
Cơng nghệ thơng tin cũng đóng vai trị quan trọng trong cơng tác giám sát các kiểm soát. Đầu ngay làm việc cuối cùng của mỗi tuần, Khối công nghệ thông tin chịu trách nhiệm cập nhật thông tin nhận diện KH từ Flexcube vào cơ sở dữ kiệu của phần mềm XHTDNB, bảo đảm thông tin nhận diện KH trên hệ thống Flexcube đồng nhất với thông tin tương ứng của các khách hàng được CV QHKHDN nhập vào hệ thống XHTDNB và đưa vào danh sách KH cần đồng bộ
CIF trên hệ thống Flexcube phát sinh mới trong tuần.
Bộ phận kiểm toán nội bộ: Tại chi nhánh Lý Nam Đế khơng có bộ phận
kiểm tốn nội bộ. Bộ phận này thuộc Hội sở. Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện chức năng giám sát kiểm soát nội bộ tại chi nhánh định kỳ hoặc đột xuất.
Ket luận: Chi nhánh Lý Nam Đế chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ. Cơ chế
giám sát các hoạt động kiểm soát tại chi nhánh Lý Nam Đế được thực hiện bởi Ban lãnh đạo các phòng ban là chủ yếu. Điều này dễ gây quá tải cho các cán bộ lãnh đạo bởi họ phải giám sát tồn bộ nhân viên trong phịng ban, đồng thời phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, chỉ tiêu KPI được giao. Tuy nhiên, có cơ chế giám sát này, một phần cũng bởi cơ cấu tổ chức của chi nhánh khá đơn giảm và số nhân viên trên mỗi phịng ban là khơng nhiều.