*Cơ cấu tổ chức của Khối Kiểm soát nội bộ
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức Khối Kiểm tra - KSNB ❖ Chức năng của Khối KSNB
- Quản lý toàn diện và hiệu quả trên cơ sở đánh giá và kiến nghị xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát nội bộ tại MB
45
- Tham mưu, tư vấn đối với Tổng Giám đốc thực hiện việc tự kiểm tra, giám sát để đánh giá tính đầy đủ, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại MB.
- Kiểm tra, giám sát, kiểm soát trực tiếp các đơn vị nghiệp vụ về việc tuân thủ qui định của Nhà nước và pháp luật , tuân thủ các quy định nội bộ của MB ban hành từng thời kỳ nhằm phát hiện, ngăn ngừa và kịp thời kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ, hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ góp phần đảm bảo MB hoạt động an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật.
- Thực hiện công tác kiểm tra vụ việc và điều tra nội bộ theo yêu cầu thực tế phát sinh và chỉ đạo của Ban lãnh đạo.
- Là đầu mối đại diện cho MB trên cơ sở phối hợp với các Khối/Phòng ban/Cơ quan/Hội sở trong quá trình tác nghiệp với các cơ quan như: Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Thanh tra Chính phủ, Kiểm tốn độc lập, Kiểm toán nhà nước.
❖ Nhiệm vụ của Khối KSNB
Nhiệm vụ của Phòng Kiểm tra - Kiểm sốt
• Bộ phận Thanh tra - Kiểm tra
- Xây dựng, quản lý và điều phối kế hoạch kiểm tra nội bộ hàng năm của Khối KSNB và các Khối Phòng ban tại Hội sở được thực hiện tại các đơn vị trên tồn hệ thống đảm bảo hiệu quả, khơng chồng chéo
- Xây dựng, quản lý định kỳ hàng năm xem xét điều chỉnh:
(i) Quy trình nội bộ về cơng tác kiểm tra nội bộ, công tác điều tra nội bộ và thanh tra tại MB.
(ii) Cẩm nang thanh tra - kiểm tra nội bộ theo từng thời kỳ đối với hoạt động nghiệp vụ bao gồm nhưng khơng giới hạn sau: Tín dụng - đầu tư; Kế tốn - Kho quỹ; Cơng nghệ thơng tin; Nhân sự - hành chính...
(iii) Qui trình, mẫu biểu và cẩm nang hướng dẫn về công tác điều tra nội bộ. - Tiếp nhận tồn bộ thơng tin khiếu nại, tố cáo liên quan của các cơ quan, cá nhân tại MB và bên ngồi có liên quan đến khách hàng MB, cán bộ nhân viên MB.
46
Thực hiện phân công các đơn vị trong MB xử lý hoặc trực tiếp phối hợp đảm bảo theo quy định của Nhà nước.
- Định kỳ hoặc đột xuất thực hiện tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả kiểm tra nội bộ do bộ phận triển khai trực tiếp, các vụ việc điều tra nội bộ, cơng tác khiếu nại trong kỳ nhằm đánh giá tính hợp lý, hiệu quả của các quy định, quy trình có liên quan tại MB
Bộ phận Giám sát
- Thực hiện công tác giám sát từ xa đối với các hoạt động nghiệp vụ MB trên cơ sở thu thập thông tin thông qua các hệ thống phần mềm quản lý, phần mềm bán hàng và các thông tin khác nhằm cản báo, hạn chế rủi ro xảy ra do việc không tuân thủ.
- Lập các báo cáo, cảnh báo các giao dịch, các nghiệp vụ phát sinh cần lưu ý hoặc rủi ro; chuyển thông tin đến các đơn vị có liên quan.
- Tổ chức, đôn đốc và giám sát hành động khắc phục các kiến nghị của cơ quan thanh tra Ngân hàng Nhà nước; của kiểm tra, kiểm toán nội bộ đồng thời đánh giá tính phù hợp của các hành động khắc phục sau kiểm tra, thanh tra.
Bộ phận Báo cáo tổng hợp
- Định kỳ tối thiểu 1 năm, thực hiện việc đánh giá tính đầy đủ, hiệu lực, hiệu quả của Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của MB và kiến nghị chỉnh sửa, bổ sung, điều chỉnh thay thế... những vấn đề liên quan đến quy trình, quy chế, con người, hệ thống.
- Định kỳ hoặc đột xuất thực hiện tổng hợp, phân tích và báo cáo kết quả tn thủ tồn hệ thống MB, của các Khối, của từng CN/PGD. trên cơ sở kết quả thanh tra và kiểm tra nội bộ, điều tra nội bộ trên toàn hệ thống từng thời kỳ. Đồng thời cảnh báo, đề xuất các biện pháp hạn chế rủi ro và tổn thất MB do việc không tuân thủ
47
- Đầu mối thực hiện phân tích và lập báo cáo tổng hợp theo định kỳ/ đột xuất
gửi trong MB và gửi các cơ quan quản lý bên ngoài.
- Là đầu mối xây dựng phần mềm quản lý hoạt động của Khối, quản lý tồn bộ cơ ở dữ liệu, thơng tin về thanh tra, kiểm tra nội bộ... để xây dựng bảng xếp hạng tuân thủ theo rủi ro nhằm phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch kiểm soát nội bộ hàng năm và các công tác quản lý khác theo yêu cầu.
- Tổng hợp ,đánh giá các ý kiến đề xuất và thực hiện gửi đến các đơn vị có chức năng liên quan trong MB xử lý kịp thời các kiến nghị/ đề xuất của Khối và các Khối/ Phòng ban khác của Hội sở, đơn vị kinh doanh.
- Quản lý và giám sát thực hiện kế hoạch Khối KSNB theo phê duyệt và kế hoạch công việc phát sinh.
Nhiệm vụ của Phịng Kiểm sốt tn thủ Bộ phận Kiểm soát tại Hội sở
-Là đầu mối thực hiện tổ chức và giám sát công tác kiểm soat tuân thủ tại chỗ (gồm Hội sở, Vùng và Chi nhánh) bao gồm xây dựng phương pháp triển khai, quy định nội bộ, cẩm nang kiểm soát tuân thủ trên cơ sở đề xuất của các Bộ phận thuộc Phòng và các Bộ phận khác thuộc khối KSNB và Khối chuyên môn khác.
- Triển khai cơng tác kiểm sốt tn thủ của các Khối/Phịng ban. từ đó phát hiện những tồn tại, sai phạm
- Tổng hợp, phân tích đánh giá kết quả kiểm sốt tn thủ theo chu kỳ, theo vùng miền và theo sản phẩm. định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu
Bộ phận Kiểm soát tại Vùng và Chi nhánh.
- Thực hiện trực tiếp kiểm soát tuân thủ tại Vùng theo các trung tâm tập trung bao gồm Trung tâm Hỗ trợ tín dụng Tập trung; Trung tâm Thẩm định tập trung và Trung tâm quản lý khác theo yêu cầu
48
- Phát hiện những rủi ro, vấn đề phát sinh, các sai phạm của các hoạt động tại
các Trung tâm thuộc Vùng, từ đó có các kiến nghị/ đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro trong công tác tập trung.
- Thực hiện cơng tác kiểm sốt tn thủ tại chi nhánh theo nguyên tắc chọn mẫu theo qui định.
2.3Quy trình Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng tại ngân hàng thương mại cổ phần Quân đội
Quy trình KSNB đối với hoạt động tín dụng tại Ngân hàng TMCP Quân đội được thực hiện qua 4 bước như sau: Đây là quy trình KSNB do Khối Kiểm tra - KSNB qui định đối với mỗi kiểm toán viên nội bộ của MB.
Bước 1: Tổng hợp dữ liệu giám sát
- Căn cứ vào dữ liệu xuất trên Hệ thống, KSV sẽ tiến hành tổng hợp dữ liệu của hồ sơ tín dụng theo mẫu quan sát.
- Tổng hợp dữ liệu được giám sát bao gồm:
• Tổng hợp dữ liệu từ các đơn vị và đối tượng hồ sơ tín dụng được giám sát
• Tổng hợp dữ liệu liên quan đến các báo cáo thực hiện sau kiểm soát nội bộ từ các đối tượng được kiểm tra nội bộ.
Bước 2: Đối chiếu dữ liệu giám sát
- Đối chiếu dữ liệu giám sát.
• Thơng qua việc tổng hợp dữ liệu từ các đơn vị và các đối tượng được giám sát, KSV thực hiện đối chiếu dữ liệu giám sát.
• Và thơng qua việc tổng hợp dữ liệu liên quan đến các báo cáo thực hiện kết luận sau kiểm tra từ các đối tượng được kiểm tra nội bộ được thực hiện đối chiếu dữ liệu quan sát.
• Việc đối chiếu dữ liệu giám sát được thực hiện thường xuyên tùy theo tính chất cơng việc giám sát.
49
• Mục đích của đối chiếu dữ liệu giám tín dụng nhằm đảm bảo, phát hiện kịp thời, chính xác những vi phạm, tồn tại, sai sót trong q trình hoạt động cho vay tín dụng và/ hoặc thực hiện kết luận sau kiểm tra nội bộ của đối tượng giám sát.
• KSV cần làm rõ các vấn đề được phát hiện trong q trình giám sát đối với hoạt động tín dụng và báo cáo Trưởng bộ phận giám sát hoặc TP, PP, GĐ Khối tùy theo mức độ nghiêm trọng của từng vấn đề cụ thể để có sự chỉ đạo kịp thời.
• KSV phải tiến hành làm rõ các nguyên nhân chênh lệch hoặc những vấn đề mà báo cáo của đối tượng giám sát tín dụng chưa trình bày rõ. Kết quả đối chiếu phải được thực hiện chi tiết tại báo cáo giám sát.
• Đối với những phát hiện mang tính chất khác biệt, khơng thường xuyên, những sai sót trọng yếu KSV cần báo cáo Lãnh đạo phòng, Khối kịp thời để có sự chỉ đạo của Lãnh đạo Phịng, Khối trong việc thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 3: Lập báo cáo kết quả giám sát
-Các KSV, TBP, PP, TP cần lập báo cáo giám sát chính xác, kịp thời, đầy đủ, đúng phạm vi nhiệm vụ được giao theo nội dung báo cáo giám sát.Báo cáo giám sát được thực hiện đinh kỳ hoặc đột xuất (nếu có)
-Báo cáo giám sát gồm 2 loại:
• Báo cáo đột xuất: là những vấn đề phát hiện khác biệt của hồ sơ tín dụng, khơng thường xun, những sai sót trọng yếu xảy ra trong quá trình hoạt động của đối tượng giám sát tín dụng. Báo cáo này cần thực hiện ngay sau khi KSV phát hiện được các vấn đề trong q trình giám sát tín dụng. Tùy vào mức độ nghiêm trọng của những phát hiện này mà KSV tiến hành báo cáo cấp Lãnh đạo cho phù hợp để có sự chỉ đạo kip thời.
• Báo cáo định kỳ: Báo cáo 6 tháng đầu năm và Báo cáo năm.
Định kỳ 6 tháng, các thành viên trong Khối từ KSV, TBP, PP, TP lập báo cáo giám sát tín dụng gửi lãnh đạo trực tiếp. Lãnh đạo các Phịng kiểm sốt nội bộ tổng hợp báo cáo Giám đốc khối.Giám đốc khối báo cáo Tổng Giám đốc.
50
Bước 4: Gửi báo cáo kết quả giám sát tín dụng -Gửi báo cáo kết quả giám sát tín dụng:
Tùy vào mức độ kết quả giám sát, báo cáo giám sát tín dụng phải được gửi tới cấp Lãnh đạo phù hợp: TBP, PP, TP, GĐ Khối. Căn cứ vào kết quả giám sát Giám đốc Khối báo cáo Tổng giám đốc những vấn đề trọng yếu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của các đơn vị trong toàn hệ thống ngân hàng Quân đội.
-Phạm vi báo cáo:
• KSV thực hiện báo cáo kết quả giám sát tới TBP phụ trách giám sát khu vực ( Miền Bắc hoặc Miền Nam, Miền Trung, Tây Nguyên)
• TBP phụ trách giám sát khu vực phải gửi báo cáo giám sát tín dụng tới TBP phụ trách giám sát tồn hệ thống và lãnh đạo được phân cơng phụ trách giám sát của Phòng Kiểm sốt nội bộ khu vực và/ hoặc Phịng kiểm sốt nội bộ Hội sở ( đối với khu vực miền Bắc)
• TBP phụ trách giám sát tín dụng toàn hệ thống phải gửi báo cáo giám sát tới Lãnh đạo được phân công phụ trách giám sát của Phịng kiểm sốt nội bộ Hội sở.
• Lãnh đạo được phân cơng phụ trách giám sát của Phịng kiểm sốt nội bộ Khu vực và/ hoặc Phịng kiểm sốt nội bộ Hội sở chịu trách nhiệm kiểm sốt báo cáo giám sát tín dụng của TBP và tổng hợp dữ liệu giám sát trong phạm vi và khu vực được phân giao.
• Giám đốc Khối đánh giá kết quả giám sát theo từng khu vực, toàn hệ thống và báo cáo với Tổng giám đốc về kết quả giám sát tín dụng của Khối trên tồn hệ thống.
• Báo cáo đột xuất được lập với những vấn đề trọng yếu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của các đơn vị trên toàn hệ thống Ngân hàng Quân đội.
• Báo cáo định kỳ: Báo cáo 6 tháng đầu năm và báo cáo năm.
2.4 Đánh giá kết quả kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Quân đội
2.4.1. Kết quả đạt được
51
tâm xây dựng và củng cố. Đây chính là cơ sở quan trọng nhằm thực hiện tốt công tác quản lý rủi ro tín dụng nói chung, từ đó tăng hiệu quả kinh doanh, giữ vững và nâng cao vị thế của chi nhánh trên địa bàn tỉnh
Trước hết, ban lãnh đạo MB đã tạo ra một mơi trường lành mạnh và có hiệu quả cao
✓Ban lãnh đạo ln tn thủ các ngun tắc kiếm sốt nội bộ, thường xun đơn đốc nhân viên thực hiện theo đúng các chính sách tín dụng của Hội sở nhằm hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất.
✓Ban lãnh đạo đưa ra những chuẩn mực đạo đức để cán bộ nhân viên hướng đến và thực hiện, kịp thời khen thưởng các cá nhân xuất sắc có nhiều đóng góp cho chi nhánh.
✓Bộ máy tổ chức cấp tín dụng nói chung và cho vay tín dụng nói riêng được thiết kế hợp lý và hiệu quả cao. Các bộ phận, phòng ban trong chi nhánh đều được phân chia trách nhiệm cụ thể và ln giám sát lẫn nhau.
✓Chính sách nhân sự cũng được ban lãnh đạo quan tâm. Ngân hàng thường tổ chức các buổi tập huấn định kì và khóa tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên mới, thường xuyên tổ chức họp mặt giữa các phòng ban nhằm trao đổi ý kiến và kinh nghiệm công tác. Ngân hàng cũng chú ý quan tâm tới tiền lương, đảm bảo thu nhập cho nhân viên trong công ty.
Hệ thống các quy định liên quan đến tín dụng được xây dựng theo định hướng kiểm soát rủi ro:
Các quy định cụ thể về hoạt động cho vay tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm sốt. Tồn bộ nhân viên QHKHCN, HTTD đều tuân thủ các quy định về an tồn tín dụng, đảm bảo tiền vay, lãi suất cho vay mà MB và NHNN đã đề ra, xem đó là cơ sở để thực hiện việc cho vay an toàn và hiệu quả.
Thủ tục kiểm sốt áp dụng trong quy trình cho vay tại MB khá chặt chẽ
Các thủ tục kiểm soát đều có mặt trong tất cả các bước của quy trình cho vay. Các cán bộ tín dụng ln tn thủ thực hiện các quy trình cho vay, kiểm tra trước và sau khi cho vay.. .thực hiện đầy đủ các bước theo hướng dẫn của quy trình.
52
Nhờ áp dụng các thủ tục kiểm soát một cách chặt chẽ, tỷ lệ nợ xấu và nợ quá hạn luôn ở mức rất thấp ( gần bằng 0%) trong tổng dư nợ tín dụng.
2.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân
• Những tồn tại
Mặc dù hệ thống kiểm sốt nội bộ trong quy trình cho vay của MB đã hoạt động khá tốt, tuy nhiên vẫn có một số vấn đề cần được xem xét như sau:
- Về nhân sự: đội ngũ chun viên tín dụng có tuổi đời cịn khá trẻ nên cịn thiếu kinh nghiệm trong cơng tác. Số lượng cán bộ cịn khá mỏng so với khối lượng công việc phải thực hiện, dẫn đến áp lực trong công việc rất lớn.
- Công tác thu thập thông tin của khách hàng gặp nhiều hạn chế do nguồn thông tin chủ yếu là từ các mối liên hệ của CBQHKHCN
- Công tác kiểm tra, kiểm sốt sau khi cho vay có lúc chưa kịp thời hoặc gặp khó khăn trong việc liên hệ với khách hàng.
về nội dung , quy trình kiểm tốn các dự án tín dụng của Khối Kiểm tra - KSNB vẫn còn nhiều nhược điểm cần được khắc phục.
> Nội dung kiểm toán chưa đầy đủ: Hiện tại nội dung kiểm toán nội bộ tại MB chủ yếu tập trung vào kiểm tốn tn thủ theo các quy trình nghiệp vụ; trong