Mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng đến mơ hình và hiệu quả của KSNB.Hệ thống các thủ tục kiểm sốt có thể được xây dựng tốt nhưng phải cần một mơi trường kiểm sốt tốt thì nó mới phát huy tác dụng. Mơi trường kiểm sốt hiện nay của Ngân hàng Quân đội cần quan tâm tới một số vấn đề như:
3.2.1.1. Nâng cao vai trò của Ban lãnh đạo
Sự hữu hiệu của KSNB trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính chính trực và sự tơn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các q trình kiểm sốt.Để đáp ứng yêu cầu này, những nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản mọi nhân viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạt động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.Đồng thời phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên của Ngân hàng Quân đội phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, KSNB, vai trị của từng cá nhân trong q trình kiểm tra, KSNB có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra, KSNB liên quan. Nhận thức của Ban lãnh đạo về KSNB có vai trị rất lớn trong việc hoạt động có hiệu quả của KSNB. Do cần phải nâng cao nhận thức và vai trò của Ban lãnh đạo trong việc xây dựng, thiết lập vận hành KSNB. Ban lãnh đạo của ngân hàng phải thường xuyên thực hiện việc kiểm sốt các hoạt động của ngân hàng thơng qua các hoạt động sau:
+ Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của KSNB.
+ Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thơng tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn trước khi trình ký duyệt.
56
+ Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý và đặc biệt sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, quyết định của Ban giám đốc ngân hàng.
+ Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của ngân hàng, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành hoạt động của ngân hàng.
3.2.1.2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Thành lập phịng Kiểm tốn nội bộ độc lập với các phòng ban khác của Ngân hàng TMCP Quân đội để thực hiện việc giải quyết khiếu nại tố cáo, xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra các phòng giao dịch MB các huyện, thị xã. Đồng thời kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả, phát hiện những sơ hở, yếu kém và đề xuất các giải pháp cải tiến, hồn thiện hệ thống kế tốn, hệ thống KSNB và toàn bộ các hoạt động của đơn vị.
3.2.1.3. Hồn thiện chính sách nhân sự
Hồn thiện chính sách nhân sự tốt nhằm phát huy tối đa khả năng và nâng cao động lực phấn đấu của cán bộ, nhân viên. Xây dựng các chính sách, quy chế, quy trình, kế hoạch kiểm toán nội bộ cụ thể theo sát với chuẩn mực, đặc biệt là các chế tài, trong đó cần quan tâm đến cơ chế động lực: Lương, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác thỏa đáng để bù đắp áp lực cơng việc đối với kiểm tốn viên nội bộ. Hiện nay trình độ cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát tại Ngân hàng Quân đội chưa đồng đều. Số lượng cán bộ thực sự làm nhiệm vụ kiểm soát ở Ngân hàng Quân đội cịn ít so với nhu cầu. Đa số cán bộ chỉ giỏi về một nghiệp vụ kiểm sốt mà khơng nắm vững tổng thể các hoạt động ngân hàng trong khi bộ máy kiểm tra nội bộ hiện tại của ngân hàng lại tổ chức theo hướng đòi hỏi mọi kiểm tra viên phải nắm vững tất cả các mặt nghiệp vụ của ngân hàng. Đó là điều khơng thể và dẫn đến lãng phí năng lực. Do đó, ngân hàng chưa xây dựng một cơ chế kiểm sốt hữu hiệu và có hệ thống. Trên cơ sở tổ chức lại hệ thống KSNB, các kiểm soát viên nội bộ sẽ được đào tạo theo hướng chun mơn hóa, tập trung vào một mặt nghiệp vụ nhưng vẫn phải có cái nhìn tổng qt và thấy được mối liên hệ giữa các khâu trong quy trình
57
nghiệp vụ, qua đó phục vụ tốt cho cơng tác kiểm toán nội bộ. Đồng thời về mặt nhân sự của phịng kiểm tra kiểm tốn nội bộ, nên tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ kiểm toán viên đảm bảo cả về số lượng và chất lượng để thực hiện chức năng nhiệm vụ mới đảm bảo đạt hiệu quả cao. Phịng kiểm tra kiểm tốn nội bộ cần đưa ra các yêu cầu nhất định về kỹ năng nghiệp vụ để thực hiện cơng việc kiểm tốn cụ thể, trên cơ sở đó xác định chương trình đào tạo cần thiết.Các chương trình đào tạo cần tập trung cả hai lĩnh vực là kỹ năng chuyên môn và kỹ năng ứng xử, giao tiếp.Chế tài thưởng phạt mang tính chất kinh tế là công cụ khá hữu hiệu trong các ngân hàng trên tồn thế giới nhằm khuyến khích nhân viên trong cơng tác nghiệp vụ. Chế tài thưởng phạt cũng có tác dụng trong việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận và sai sót (rủi ro nghiệp vụ) trong ngân hàng, khuyến khích nhân viên tự hồn thiện việc thực hiện nhiệm vụ, có ý thức nhắc nhở và tố giác những hành vi sai phạm trong ngân hàng. Xác lập một cơ chế nghiêm khắc để xem xét, xử lý một cách rõ ràng, minh bạch và công khai trách nhiệm của đơn vị, cá nhân có sai phạm phát hiện hoặc lặp đi lặp lại nhiều lần gây thiệt hại cho ngân hàng. Thông qua các hoạt động xử lý nhằm giáo dục, răn đe, nâng cao trách nhiệm của cán bộ ngân hàng, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động ngân hàng.
3.2.1.4. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội bộ
Xây dựng kế hoạch hoạt động của ngân hàng có vai trị quan trọng trong cơng tác quản lý.Vì trong ngân hàng có nhiều phịng chun mơn nghiệp vụ chức năng nhiệm vụ khác nhau và mỗi phịng này có vai trò khác nhau trong ngân hàng.Nên nhiều khi các bộ phận này không thể thống nhất với nhau trong quá trình quyết định các hoạt động của ngân hàng. Cơng tác kế hoạch sẽ giúp cho quá trình ra quyết định của các bộ phận sẽ theo một quy trình thống nhất, phối hợp với nhau đạt được mục tiêu hoạt động của ngân hàng. Nắm bắt được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nên hàng năm ngân hàng đều xây dựng cho mình kế hoạch hoạt động, tuy nhiên cơng tác này ở đơn vị vẫn còn một số hạn chế. Cần mở rộng đối tượng các thành viên trong ngân hàng tham gia đóng góp ý kiến vào q trình xây dựng kế hoạch của đơn vị. Nhờ đó họ sẽ có được những hiểu biết sâu sắc hơn về
58
ngân hàng, mục tiêu chung của ngân hàng và mục tiêu cần đạt được của bộ phận mình, từ đó các thành viên sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn và sẽ cố gắng hồn thành trách nhiệm của mình. Cần xây dựng các kế hoạch thống nhất từ dài hạn đến ngắn hạn. Trong quá trình thực hiện kế hoạch cần phải được xem xét một cách thường xuyên liên tục, để phát hiện ra những thay đổi trong quá trình thực hiện, tìm ra những nguyên nhân của các phát sinh đó để có những điều chỉnh và bước đi phù hợp đảm bảo cho kế hoạch đi đúng hướng.