2.2 Thực trạng mơi trường kiểm sốt nội bộ tại Ngân hàng TMCP Việt
2.2.5 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Yếu tố thứ 5 cần xem xét khi đánh giá mơi trường kiểm sốt, đó chính là mức độ phân chia quyền hạn và trách nhiệm của các nhân viên. Tại phần này, tác giả xin đánh giá trên hai khía cạnh như sau:
qua khảo sát, VPBank đã tự xây dựng được một quy trình báo cáo kiểm sốt nội bộ nhằm tiếp nhận kịp thời các thông tin từ cấp dưới, định kỳ rà soát các vấn đề để đưa ra những giải pháp kịp thời (câu hỏi số 11 phần 4). Tuy nhiên, ngồi việc xây dựng được quy trình báo cáo thì các nhân viên VPBank cần phải thực hiện nghiêm túc theo
quy trình. Đối với câu hỏi số 12, tồn bộ câu trả lời nhận được đều hoàn toàn đồng ý với việc các nhân viên đều tuân thủ nghiêm ngặt báo cáo kiểm soát nội bộ. Tại VPBank, nguyên tắc “risk owners” được áp dụng, khi đó mỗi nhân viên đều có trách nhiệm báo cáo các rủi ro và vụ việc gian lận xảy ra. Từng bộ phận tại VPBank sẽ có điều phối viên, họ có nhiệm vụ lập báo cáo rủi ro, sau đó gửi lên cho cấp trên thơng qua hệ thống nội bộ. Qua phỏng vấn chuyên sâu, tác giả đã thu thập được một vài quy định của ngân hàng liên quan đến cơng tác lập báo cáo như sau:
• Định kỳ 3 tháng một lần, các điều phối viên sẽ lập các báo cáo kiểm soát nội
bộ để gửi lên trên hội sở. Ngồi ra, các điều phối viên cịn lập báo cáo tồn tại sai phạm gửi lên hội sở sau mỗi 6 tháng một lần.
• Định kỳ 6 tháng một lần, ban quản trị rủi ro hoạt động sẽ tập hợp các báo cáo
lại, trình lên tổng giám đốc.
Bên cạnh các quy định về báo cáo định kỳ, VPBank đã xây dựng các quy định về báo
cáo khẩn cấp. Đối với những vụ việc gây thiệt hại từ 500 triệu đồng trở lên, cần phải báo cáo ngay cho TGĐ trong vịng 4 tiếng đồng hồ. Sau đó, tiến độ xử lý vụ việc cần
được cập nhật, báo cáo liên tục cho TGĐ mỗi 4 tiếng một lần, cho đến khi sự việc được xử lý xong. Ngoài việc các báo cáo được lập và gửi từ dưới lên, kiểm toán nội bộ định kỳ thực hiện các cuộc kiểm tra theo chuyên đề. Việc chủ động đi kiểm tra của khối kiểm toán nội bộ nhằm giảm sự phụ thuộc của công tác quản trị rủi ro vào báo cáo do nhân sự của các phòng ban lập, đồng thời cũng tránh được rủi ro xảy ra do gian lận trên các báo cáo đến từ sự không trung thực của nhân viên.
Thứ hai, cần xem xét mức độ phân chia quyền hạn và trách nhiệm trên mỗi
nhân viên, từ đó đánh giá xem liệu rằng một nhân viên được cấp quá nhiều quyền hạn
hay không. Bởi lẽ, nếu một nhân viên cùng một lúc có nhiều quyền hạn, thì việc thực
hiện gian lận của nhân viên đó sẽ dễ thực hiện hơn. Và nếu phát sinh các vụ việc liên
quan đến rủi ro do nhiều quyền hạn tập trung vào một nhân viên, thì VPBank đã làm gì để xử lý điều đó. Vấn đề này được minh hoạ thơng qua phân tích ba ví dụ sau đây:
• Ví dụ thứ nhất là ví dụ về ngun tắc ba chìa khoá được áp dụng tại VPBank.
Theo lý thuyết, ngun tắc ba chìa khố áp dụng nhằm phân tán để quyền hạn
khơng tập trung vào duy nhất một người. Nguyên tắc này được áp dụng điển hình trong kiểm sốt rủi ro đối với kho quỹ. Khu vực kho tiền bao gồm cửa kho ngoài cùng, kho đệm và kho tiền. Tại VPBank, nhằm tránh rủi ro xảy ra, thay vì để một người cầm cả ba chiếc chìa khố, dựa theo ngun tắc ba chìa khố, mỗi chìa khố của một cửa kho sẽ do một người cầm, bao gồm giám đốc
chi nhánh, trưởng phòng kho quỹ và nhân viên kho quỹ. Chính vì mỗi người chỉ được cầm một chìa khố, hành vi gian lận của cá nhân sẽ khó thực hiện hơn, giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra đối với ngân hàng.
• Ví dụ thứ hai là về một vụ việc gian lận trong quản lý tài khoản tiền gửi thanh
tốn khơng kỳ hạn của khách hàng đã từng xảy ra tại VPBank mà tác giả tìm hiểu được thơng qua quá trình phỏng vấn sâu. Vụ việc diễn ra như sau: tại thời
điểm vụ việc xảy ra, nhân viên quản lý các tài khoản tiền gửi thanh tốn khơng
kỳ hạn của khách hàng đồng thời có quyền truy cập vào hệ thống thông tin dữ
liệu của những tài khoản đó. Nhận thấy những tài khoản treo - những tài khoản
không được khách hàng sử dụng một thời gian dài, vẫn còn số dư, nhân viên đã lợi dụng quyền hạn của mình để truy cập vào dữ liệu của từng tài khoản, đổi số điện thoại và thư điện tử của khách hàng sử dụng khi đăng ký SMS
banking10 thành số điện thoại và thư điện tử của mình. Việc hốn đổi số điện
thoại và thư điện tử nhằm ngăn chặn hệ thống báo tin nhắn tự động về biến động số dư tài khoản cho khách hàng biết. Sau đó, nhân viên này đã chuyển số dư tiền này sang tài khoản của mình.
• Ví dụ thứ ba là ví dụ liên quan đến quy trình tín dụng tại VPBank, mà trong
đó có một vấn đề đã được tác giả đề cập ở mục 2.2.1 - về thẩm định khách hàng. Để có cái nhìn rõ nhất, ví dụ này sẽ phân tích chi tiết về quy trình cho
vay mua oto có tài sản đảm bảo (TSĐB) tại VPBank dành cho khách hàng cá nhân. Các bước trong quy trình được thực hiện như sau:
o Sau khi các cán bộ bán hàng tiếp cận được khách hàng, họ sẽ lấy ảnh
chụp chứng minh thư của khách hàng để tra CIC11, nhằm kiểm tra
thông
tin dư nợ của khách hàng trên Trung tâm thơng tin tín dụng. Nếu hiện tại khách hàng khơng có bất cứ khoản nợ xấu nào, nhưng nếu đang vay
nợ tại tổ chức tín dụng khác với số tiền trên 100 triệu VNĐ thì u cầu khách hàng cung cấp hợp đồng tín dụng. Nếu khách hàng đang có dư nợ, VPBank chỉ hỗ trợ cho vay đối với khách hàng thuộc nhóm 1, nhóm
2 và nhóm 3 (với điều kiện dư nợ nhóm 3 nhỏ hơn 5 triệu đồng và phải
có xác nhận tất tốn).
o Khi khách hàng nằm trong nhóm đối tượng được phép vay tại VPBank,
CV.KHCN tiến hành lập hồ sơ của khách hàng, bao gồm hồ sơ pháp lý (chứng minh thư của vợ, chồng, sổ hộ khẩu, nếu đã kết hơn thì cần giấy
đăng ký kết hơn, nếu chưa thì cần giấy xác nhận độc thân của phường và xã); hồ sơ chứng minh nguồn thu (nếu cá nhân kinh doanh thì cần bảng kê thu nhập, nếu đi làm thì cần bảng lương và hợp đồng lao động);
hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng (hợp đồng mua bán oto, phiếu đặt cọc, hoá đơn thuế giá trị gia tăng) kèm theo đó là đơn đề nghị vay vốn được ký nháy từng trang bởi cá nhân đứng ra vay (nếu kết hơn rồi thì cần ký nháy bởi cả vợ và chồng). Tuy nhiên, không phải khách hàng nào cũng thoả mãn điều kiện theo quy định của VPBank, trong đó phổ biến hơn cả là khơng đáp ứng các điều kiện về hồ sơ chứng minh nguồn
thu. Các cán bộ bán hàng đều muốn tăng dư nợ do doanh số chỉ tiêu. Muốn khách hàng vay được nhiều, các cán bộ bán hàng khai tăng phần thu nhập của khách hàng lên, đặc biệt đối với các trường hợp khách hàng mở cửa hàng kinh doanh riêng. Khi phỏng vấn chuyên sâu đối với
các cán bộ bán hàng, họ nói rằng nhằm nâng xếp hạng tín dụng của
11 Credit information center: trung tâm thơng tin tín dụng
khách hàng cịn có nhiều cách gian lận khác như: thông qua lấy CIC của khách hàng tốt dán đè lên CIC của khách hàng xấu sau đó scan và ký đối chiếu bản gốc; cạo sửa chứng minh thư của khách hàng; làm giả
hồ sơ tài chính. Rủi ro xảy đến đối với ngân hàng do đây là bước mà cán bộ bán hàng không chỉ lập hồ sơ của khách hàng, mà còn tiến hành
thẩm định lần thứ nhất đối với bộ hồ sơ này.
o Sau khi đã thu thập đầy đủ bộ hồ sơ, bộ hồ sơ được chuyển cho nhân
viên hỗ trợ tín dụng. Nhân viên hỗ trợ tín dụng sẽ đẩy hồ sơ lên hệ thống nội bộ của VPBank để thẩm định trên hội sở. Tại mục 2.2.1, khi đánh giá về tính trung thực và giá trị đạo đức, tác giả đã dẫn ra một vụ việc liên quan đến giám đốc chi nhánh cho vay đảo nợ, trong đó đề cập
đến vấn đề giám đốc chi nhánh được cấp thẩm quyền phê duyệt. Sau vụ việc này, VPBank đã nhận thấy việc trao quyền hạn phê duyệt cấp tín dụng cho giám đốc chi nhánh đã mang lại rủi ro cho ngân hàng. Chính vì vậy, ngân hàng đã tách chức năng phê duyệt cấp tín dụng khỏi
giám đốc chi nhánh (giám đốc chi nhánh chỉ chuyên trách bán sản phẩm) và xây dựng mơ hình phê duyệt tập trung tại hội sở.
o Tại hội sở, khi nhận được bộ hồ sơ, các nhân viên sẽ gọi điện cho
khách
hàng để thẩm định lần thứ hai. Lần thẩm định thứ hai giúp kiểm tra lại xem liệu rằng khách hàng có đủ điều kiện vay như những gì ghi trong hồ sơ hay khơng. Nếu sau cuộc điện thoại với khách hàng, nhân viên thẩm định nhận thấy hồ sơ khơng đạt u cầu thì sẽ trả hồ sơ về. Tuy nhiên, để tránh việc bộ hồ sơ bị từ chối, trước khi khách hàng được nhân viên thẩm định gọi điện, các cán bộ bán hàng sẽ gọi điện trước cho khách hàng, và dặn khách hàng những câu hỏi mà họ sẽ được hỏi khi thẩm định, và cách trả lời như thế nào cho đúng. Đây chính là một lỗ hổng trong quy trình mà tác giả nhận thấy nó sẽ mang đến rủi ro cho
ngân hàng.
o Nếu hồ sơ khách hàng được hội sở chấp nhận, ngân hàng sẽ ra thông
hợp khách hàng ở Hà Nội, ngân hàng thực hiện giải ngân theo giấy hẹn.
Còn trong trường hợp khách hàng ở các tỉnh thành khác, ngân hàng thực hiện giải ngân theo giấy đăng ký xe. Khách hàng mang đăng ký xe đến ngân hàng, nhân viên hỗ trợ tín dụng thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm. Trong cả hai trường hợp này, để đảm bảo quyền lợi cho ngân hàng, các cán bộ tín dụng sẽ nhập kho TSĐB trước (nhập kho giấy
hẹn hoặc nhập kho giấy đăng ký xe) rồi tiến hành giải ngân vào tài khoản của hãng xe (hoặc cửa hàng bán xe). Đối với sản phẩm cho vay mua oto có TSĐB cho khách hàng cá nhân, VPBank yêu cầu việc nhập kho TSĐB và giải ngân phải được thực hiện trong cùng một ngày.
o Đối với giai đoạn sau giải ngân, VPBank có quy định về việc gắn trách
nhiệm của cán bộ bán hàng đối với khoản vay mà cán bộ đó đã giải ngân: trong vịng 6 tháng sau khi giải ngân, nếu khách hàng không trả được nợ như theo hợp đồng quy định, đơn vị điều tra gian lận của ngân
hàng sẽ tiến hành điều tra cán bộ. Khi phát hiện bất cứ dấu hiệu gian lận nào, hay khách hàng chậm trả nợ, VPBank sẽ trừ vào tiền thưởng kinh doanh của cán bộ. Đây là quy định giúp hạn chế gian lận của cán bộ khi tiến hành cho khách hàng vay. Tuy nhiên, tác giả thấy thời gian gắn trách nhiệm của cán bộ với khoản vay 6 tháng là không đủ, cần kéo
dài thêm.
Hình 6: Quy trình cấp tín dụng mua oto có TSĐB tại VPBank đối với KHCN
Đưa hồ sơ khách hàng lên
hệ thống
Thơng qua việc phân tích ba ví dụ nói trên, có thể nhận thấy rằng ban quản trị cũng như ban điều hành tại VPBank đều nhận thấy những rủi ro có thể xảy đến nếu như tập trung nhiều quyền hạn vào một nhân viên. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển ngân hàng, các sản phẩm mới xuất hiện thì những quy định về các sản phẩm mới đó vẫn có thể cịn những kẽ hở để cho kẻ xấu lợi dụng. Những kẽ hở này khó có thể nhìn
thấy ngay được mà cần phải có thời gian quan sát trong q trình hoạt động kinh doanh tại ngân hàng. Cũng chính vì vậy mà ngân hàng đã đặt ra các quy định liên quan đến bao cáo định kỳ và báo cáo khẩn cấp.