2.2 THỰC TRẠNG MƠ HÌNH KẾ TOÁN GIAO DỊCH TẠI NGÂNHÀNG
2.2.1.4 Tổ chức giao dịch với khách hàng
• Tổ chức bộ máy giao dịch. + Phịng kế tốn - Ngân quỹ.
Hạch toán tất cả các giao dịch phát sinh (tiền gửi, cho vay, bảo lãnh, chuyển tiền trong nước, mua bán ngoại tệ mặt, thu phí, thẻ, chi trả kiều hối, thực hiện quy trình nhập, xuất và quản lý tài sản đảm bảo trong kho...). Trực tiếp xử lý giao dịch liên quan đến thu chi tiền mặt.
- Giao dịch nội bộ
+ Phịng Kinh doanh ngoại hối.
Xử lý hạch tốn các nghiệp vụ thanh toán quốc tế trực tiếp và kinh doanh ngoại tệ. + Các phòng nghiệp vụ khác.
- Xử lý các nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao, tuân thủ theo quy định
tại các quy trình nghiệp vụ cụ thể.
- Khơng thực hiện hạch tốn kế tốn và thu-chi tiền mặt. + Phịng giao dịch:
- Tổ/Bộ phận Kế tốn hạch toán tất cả các giao dịch phát sinh tại Phịng giao dịch.
- Tổ/Bộ phận tín dụng xử lý các nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công, khơng thực hiện hạch tốn kế tốn và thu chi tiền mặt.
• Tổ chức các quầy giao dịch.
- Tại phòng Kế tốn- Ngân quỹ.
Bố trí quầy giao dịch loại 1, loại 2 phù hợp với thực tế bộ máy tổ chức, trong đó : Quầy giao dịch loại 1 : Bố trí theo cặp.
+Giao dịch viên quỹ chính và thủ quỹ chính. + Giao dịch viên và Thủ quý.
Trong đó, Giao dịch viên quỹ chính/Giao dịch viên trực tiếp xử lý giao dịch, hạch tốn kế tốn; Thủ quỹ chính/Thủ quỹ trực tiếp thu- chi tiền mặt với khách hàng tại quầy
giao dịch.
Quầy giao dịch loại 2 : Là quầy giao dịch bố trí 01 Giao dịch viên phục vụ khách hàng, Giao dịch viên vừa hạch toán kế toán vừa trực tiếp thu - chi tiền mặt với khách hàng.
- Tại phòng kinh doanh ngoại hối: Bố trí quầy phục vụ khách hàng và tổ chức hạch
tốn kế toán trong phạm vi nghiệp vụ theo quy định.
- Tại các phịng nghiệp vụ khác: Bố trí nơi giao dịch để phục vụ khách hàng. Bố trí quầy giao dịch thơng tin khách hàng/thẻ cùng sàn giao dịch với phịng Kế tốn - Ngân quỹ để thuận tiện cho việc kiểm soát, ln chuyển chứng từ)
Phịng giao dịch: Bố trí ít nhất 01 quầy giao dịch loại 1 (giao dịch viên quỹ và thủ quỹ) và một số quầy giao dịch loại 2 phù hợp với thực tế bộ máy tổ chức tại Phịng giao
dịch.
• Trình tự giao dịch.
Trình tự giao dịch với khách hàng phải theo đúng các quy định, quy trình của các nghiệp vụ và tuân thủ các bước sau.
+ Phịng kế tốn Ngân quỹ/phịng kinh doanh ngoại hối/Tổ/Bộ phận Kế toán.
Bước 1 : Tiếp nhận, xử lý nhu cầu của khách hàng hoặc u cầu hạch tốn từ Phịng/Bộ phận nghiệp vụ.
Bước 2 : Kiểm soát, xử lý giao dịch.
Bước 3 : Trả kết quả giao dịch cho khách hàng/Phòng, Bộ phận nghiệp vụ liên quan(nếu có).
+ Các phịng nghiệp vụ khác.
Bước 1 : Tiếp nhận xử lý yêu cầu của khách hàng. Bước 2 : Kiểm soát, xử lý giao dịch.
Bước 3 : Chuyển u cầu hạch tốn cho phịng Kế tốn ngân quỹ/Tổ bộ phận kế toán.
Bước 4 : Nhận, theo dõi kết quả hạch tốn từ phịng Kế tốn Ngân quỹ/Tổ/Bộ phận kế toán.
Căn cứ quy định của Tổng giám đốc về hạn mức giao dịch tiền mặt tối đa được phép tổ chức đối với quầy giao dịch loại 1, loại 2, Giám đốc chi nhánh qui định và bố trí các quầy giao dịch loại 1, loại 2 phù hợp.
Giám đốc chi nhánh quy định hạn mức giao dịch tiền mặt của từng Giao dịch viên
và phải thực hiện niêm yết hạn mức giao dịch tiền mặt tại quầy giao dịch hoặc bố trí cán bộ hướng dẫn khách hàng giao dịch tại quầy giao dịch phù hợp.
Quầy giao dịch loại 1 thực hiện các giao dịch vượt hạn mức giao dịch tiền mặt tối đa được phép tổ chức đối với quầy giao dịch loại 2 và thực hiện các giao dịch trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
Đối với quầy giao dịch loại 1 do Giao dịch viên quỹ chính và Thủ quỹ chính thực hiện :
- Xử lý các giao dịch trên hạn mức giao dịch tiền mặt của các quầy giao dịch loại 1 khác.
- Nhập/Xuất quỹ tiền mặt với các quầy giao dịch khác.
- Thực hiện các giao dịch giao/nhận tiền mặt với Ngân hàng Nhà nước, các chi nhánh Agribank, các Tổ chức tín dụng khác.
• Quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên khi tham gia thực hiện giao dịch. + Giám đốc :
Chỉ đạo chi nhánh thực hiện tổ chức giao dịch hợp lý, an toàn, hiệu quả, đúng quy
định, tuân thủ các quy định và các quy trình nghiệp vụ có liên quan.
Quyết định số lượng quầy giao dịch phù hợp với quy mơ giao dịch, khả năng kiểm
sốt tại các chi nhánh, Phòng giao dịch trực thuộc phù hợp với quy định này.
Quyết định phân công nhiệm vụ cụ thể của các thành viên tham gia giao dịch. Phê
duyệt danh sách, phân quyền giao dịch cho các thành viên tham gia giao dịch trên hệ thống IPCAS theo đề nghị của Trưởng phịng kế tốn và Ngân quỹ.
Quyết định các hạn mức bao gồm hạn mức giao dịch nghiệp vụ, hạn mức giao dịch
tiền mặt và giao dịch qua tài khoản CCA, hạn mức tồn quỹ tiền mặt (bao gồm cả hạn mức tồn quỹ tiền mặt trên các thiết bị giao dịch tự động như ATM, POS...) cho các
thành viên tham gia giao dịch phù hợp với năng lực trình độ, tính chất nghiệp vụ và tình
hình hoạt động tại chi nhánh.
Kiểm sốt các giao dịch, thơng tin trên hệ thống IPCAS để thực hiện các chức năng kiểm tra kiểm soát theo thẩm quyền.
Tổ chức chỉ đạo việc kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định này cũng như các quy định, quy trình trong giao dịch nghiệp vụ cụ thể có liên quan tại các bộ phận giao dịch của chi nhánh.
Chỉ đạo tổ chức kiểm tra định kỳ, đột xuất tồn quỹ tiền mặt của Giao dịch viên, Thủ quỹ chính, Thủ quỹ, ATM đảm bảo khớp đúng giữa số liệu thực tế và số liệu trên hệ thống IPCAS
Kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ và phê duyệt trực tiếp đối với các giao dịch yêu cầu phải qua Giám đốc phê duyệt.
Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và của Agribank nếu vi phạm, gây tổn thất cho Agribank trong quá trình chỉ đạo tổ chức thực hiện giao dịch tại chi nhánh. + Trưởng phịng Kế tốn và Ngân quỹ.
Chỉ đạo giám sát, kiểm tra việc chấp hành nội dung quy định tại văn bản này và các văn bản, quy trình nghiệp vụ liên quan.
Tham mưu đề xuất cho Giám đốc chi nhánh trong việc phân công cụ thể nhiệm vụ, phân quyền cho các thành viên tham gia giao dịch trên hệ thống IPCAS.
Tổ chức chỉ đạo hạch toán kế toán, tổ chức quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định.
Quản lý, đăng ký hạn mức giao dịch của các thành viên tham gia giao dịch.
Kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất quỹ tiền mặt thực tế của Giao dịch viên, Thủ
quỹ chính, Thủ quỹ, tồn quỹ tiền mặt trên các thiết bị giao dịch tự động (ATM, POS...) Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và của Agribank nếu vi phạm, gây tổn thất cho Agribank trong quá trình chỉ đạo tổ chức thực hiện giao dịch tại chi nhánh.
Được quyền truy cập hệ thống IPCAS theo quy định để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được phân cơng.
+ Kiểm sốt viên.
Tn thủ và thực hiện đúng quy định này và các quy định, quy trình nghiệp vụ cụ thể liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Kiểm tra, giám sát thường xuyên việc tuân thủ quy định và việc thực hiện giao dịch của các Giao dịch viên thuộc phạm vi được phân công phụ trách đảm bảo an toàn giao dịch.
Kiểm tra đột xuất hoặc thường xuyên quỹ tiền mặt thực tế của Giao dịch viên thuộc
thẩm quyền phụ trách.
Được quyền truy cập hệ thống giao dịch IPCAS theo quy định để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được phân công.
Kiểm tra, kiểm sốt trực tiếp trên chứng từ giấy và thơng tin đăng nhập trên hệ thống IPCAS đối với các giao dịch do các Giao dịch viên thực hiện trong phạm vi thẩm
quyền được phê duyệt.
Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ và chính xác của chứng từ, nội dung nghiệp vụ giao dịch do mình kiểm sốt, phê duyệt.
Cuối ngày giao dịch kiểm tra, đối chiếu giữa hồ sơ, chứng từ giao dịch thực hiện trong ngày với bảng liệt kê giao dịch của từng giao dịch viên, khớp đúng và ký xác nhận
trên bảng liệt kê giao dịch của Giao dịch viên trong thẩm quyền phụ trách.
Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và của Agribank nếu vi phạm, gây tổn thất cho Agribank trong q trình kiểm sốt các giao dịch nghiệp vụ.
+ Giao dịch viên.
Tuân thủ và thực hiện đúng quy định này và các quy đinh, quy trình trong giao dịch nghiệp vụ cụ thể liên quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Hướng dẫn, giải thích đầy đủ, kịp thời và đúng chế độ cho khách hàng về các quy định, quy trình nghiệp vụ của Agribank liên quan đến giao dịch.
Được quyền truy cập hệ thống giao dịch IPCAS để thực hiện các nhiệm vụ được phân công theo quy định.
Tiếp nhận, xử lý chứng từ giao dịch của khách hàng hoặc của các Phòng/Bộ phận nghiệp vụ trong chi nhánh/phòng giao dịch thuộc phạm vi thẩm quyền và hạn mức được
phân cấp.
Kiểm tra, chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ và chính xác của chứng từ giao dịch, nội dung nghiệp vụ giao dịch do mình thực hiện. Kiểm tra xác thực khách hàng đảm bảo tính khớp đúng giữa chữ ký, dấu (nếu có) trên chứng từ giấy với mẫu đăng ký trên hệ thống IPCAS theo quy định của Agribank.
Nhập thơng tin giao dịch vào chương trình giao dịch IPCAS đảm bảo nội dung dữ
liệu nhập vào hệ thống phải khớp đúng thông tin trên chứng từ giao dịch.
Thực hiện thu - chi tiền mặt, tài sản quý của khách hàng trong hạn mức được giao.
Thực hiện giao dịch nhập/xuất tiền mặt, tài sản quý với bộ phận quỹ, với các Giao dịch viên khác trong chi nhánh theo quy định.
Việc giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, ấn chỉ quan trọng, giấy
tờ có giá và các tài sản khác từ bộ phận quỹ để giao dịch với khách hàng và phải tuân thủ quy định hiện hành của pháp luật và của Agribank.
Quản lý tiền mặt theo đúng quy định hiện hành của pháp luật và của Agribank, thường xuyên đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ sách
kế tốn.
Cuối ngày, sau khi khóa sổ giao dịch, in bảng liệt kê giao dịch; kiểm tra, đối chiếu
các giao dịch (gồm cả các giao dịch hạch toán tự động) do mình đã xử lý hạch tốn trong ngày, đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ giao dịch với các giao dịch trên bảng liệt
kê giao dịch, xác định nguyên nhân và xử lý các sai lệch (nếu có). Thực hiện các cơng việc khác được cấp có thẩm quyền giao.
Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và của Agribank nếu vi phạm, gây tổn thất cho Agribank trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được phân công.
+ Giao dịch viên quỹ chính.
Tuân thủ và thực hiện đúng quy định này và các quy định, quy trình trong giao dịch nghiệp vụ cụ thể liên quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Hướng dẫn, giải thích đầy đủ, kịp thời và đúng chế độ cho khách hàng về các quy định, quy trình nghiệp vụ của Agribank liên quan đến giao dịch.
Được quyền truy cập hệ thống giao dịch IPCAS để thực hiện các nhiệm vụ được phân công theo quy định.
Tiếp nhận, xử lý chứng từ giao dịch của khách hàng hoặc của các Phòng/Bộ phân nghiệp vụ trong chi nhánh thuộc phạm vi thẩm quyền và hạn mức được phân cấp.
Kiểm tra, chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ và chính xác của chứng từ giao dịch, nội dung nghiệp vụ giao dịch do mình thực hiện. Kiểm tra xác thực khách hàng đảm bảo tính khớp đúng giữa chữ ký, dấu (nếu có) trên chứng từ giấy với mẫu đăng ký trên hệ thống IPCAS theo quy định của Agribank.
Nhập thơng tin giao dịch vào chương trình giao dịch IPCAS đảm bảo nội dung dữ
liệu nhập vào hệ thống phải khớp đúng thông tin trên chứng từ. Thực hiện xử lý hạch toán giao dịch xuất/nhập tiền mặt với Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn, các Tổ chức tín dụng khác, các chi nhánh Agribank; với các Giao dịch viên, Giao dịch viên quỹ trong
chi nhánh; với khách hàng theo thẩm quyền và hạn mức được phân cấp. Không trực tiếp thu - chi tiền mặt với khách hàng.
Cuối ngày, sau khi khóa sổ giao dịch, in bảng liệt kê giao dịch; kiểm tra, đối chiếu
các giao dịch do mình đã xử lý hạch tốn trong ngày, xác định nguyên nhân và xử lý các sai lệch (nếu có). Phối hợp với các Thủ quỹ chính kiểm tra đối chiếu số tiền mặt tồn
quỹ thực tế tại bộ phận quỹ với số dư tiền mặt của Giao dịch viên quỹ chính trên hệ thống IPCAS ( Tồn quỹ tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ) phải đảm bảo khớp đúng; in báo cáo giao dịch tiền mặt theo quy định. Tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày, số tiền mặt thực tế tại bộ phận quỹ phải đảm bảo khớp đúng với số dư tài khoản tiền mặt (cash) của
Giao dịch viên quỹ chính trên IPCAS.
Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và của Agribank nếu vi phạm, gây tổn thất cho Agribank trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được phân cơng.
+ Giao dịch viên quỹ.
Tuân thủ và thực hiện đúng quy định này và các quy định, quy trình trong giao dịch nghiệp vụ cụ thể liên quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao,
Hướng dẫn, giải thích đầy đủ, kịp thời và đúng chế độ cho khách hàng về các quy định, quy trình nghiệp vụ của Agribank liên quan đến giao dịch.
Được quyền truy cập hệ thống giao dịch IPCAS để thực hiện các nhiệm vụ được phân công theo quy định.
Tiếp nhận, xử lý chứng từ giao dịch của khách hàng hoặc của các bộ phận nghiệp vụ tại Phòng giao dịch thuộc phạm vi thẩm quyền và hạn mức được phân cấp.
Kiểm tra, chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ và chính xác của chứng từ giao dịch, nội dung nghiệp vụ giao dịch do mình thực hiện. Kiểm tra xác thực khách hàng đảm bảo tính khớp đúng giữa chữ ký, dấu(nếu có) trên chứng từ giấy với mẫu đăng ký trên hệ thống IPCAS theo quy định của Agribank.
Nhập thông tin giao dịch vào chương trình giao dịch IPCAS đảm bảo nội dung dữ liệu nhập vào hệ thống phải khớp đúng thông tin trên chứng từ. Thực hiện xử lý hạch toán giao dịch xuất/nhập tiền mặt, tài sản quý trên IPCAS với Giao dịch viên quỹ chính,
các Giao dịch viên trong Phòng giao dịch/phòng của chi nhánh; với khách hàng theo thẩm quyền và hạn mức được phân cấp.
Không trực tiếp thu - chi tiền mặt với khách hàng.
Cuối ngày, sau khi khóa sổ giao dịch, in bảng liệt kê giao dịch; kiểm tra, đối chiếu
các giao dịch do mình đã xử lý hạch toán trong ngày, xác định nguyên nhân và xử lý các sai lệch (nếu có). Phối hợp với các Thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế tại quỹ với số dư tiền mặt của Giao dịch viên quỹ trên hệ thống IPCAS (Tồn quỹ tiền
mặt tại quỹ nghiệp vụ) phải đảm bảo khớp đúng; in báo cáo giao dịch tiền mặt theo quy
định. Tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày, số tiền mặt thực tế tại bộ phận quỹ phải đảm bảo khớp đúng với số dư tài khoản tiền mặt (cash) của Giao dịch viên quỹ trên IPCAS.
Trường hợp không được phép để tồn quỹ tiền mặt cuối ngày, Giao dịch viên quỹ phải thực hiện xuất số dư tồn quỹ về Giao dịch viên quỹ chính trên hệ thống IPCAS và phối hợp với Thủ quỹ nộp toàn bộ số dư tiền mặt về Thủ quỹ chính.
Thực hiện các cơng việc khác được cấp có thẩm quyền giao.