2.2 THỰC TRẠNG MƠ HÌNH KẾ TOÁN GIAO DỊCH TẠI NGÂNHÀNG
2.2.3.1 Tiếp quỹ đầu ngày, phân phối giao dịch trong ngày và kiểm kê cuối ngày
Tiếp quỹ đầu ngày:
Ban quản lý kho tiền thực hiện mở kho tiền tại chi nhánh.
Các Teller được tiếp quỹ theo hạn mức cho phép từ quỹ chính. Teller viết giấy đề nghị tiếp quỹ (theo mẫu của NHNo & PTNT) dùng làm chứng từ gốc, chuyển bộ phận kiểm soát làm thủ tục tiếp quỹ đầu ngày.
Căn cứ vào giấy đề nghị tiếp quỹ đã được phê duyệt bộ phận quỹ thực hiện tiếp quỹ cho các Teller. Khi tiếp quỹ cả bên giao và bên nhận cần phải ghi chi tiết mệnh giá các loại tiền và số lượng mệnh giá cũng như tổng số tiền tiếp quỹ.
Teller kiểm đếm số lượng theo mệnh giá các loại tiền và số lượng theo mệnh giá cũng như tổng số tiền cần tiếp quỹ.
Sau khi hoàn tất việc giao nhận tiền thực tế, chuyển giấy tiếp quỹ (đã có đầy đủ chữ ký) sang nhân viên được phân công để nhập giữ liệu vào máy.
Chuyển cán bộ phụ trách/ kiểm soát viên phê duyệt để tạo bút tốn: + Nợ TK tiền mặt quỹ Teller
+ Có TK tiền mặt tại quỹ
Trong quá trình giao dịch, nếu số dư tồn quỹ của giao dịch viên vượt hạn múc tồn quỹ trong ngày, giao dich viên thực hiện hoàn phần vượt về bộ phận quỹ và tiếp quỹ bổ sung nếu số dư tồn quỹ không đủ để thực hiện các giao dịch trong hạn mức cho phép. Tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch, số dư tồn quỹ thực tế của giao dịch viên phải khớp đúng với số dư tiền mặt trên sổ kế toán.
Cuối ngày:
Kiểm kê tiền mặt:
Teller kiểm tra lại các giao dịch thu chi tiền mặt trong ngày, kiểm đếm lại số tiền tồn thực tế khớp đúng với hệ thống và nhật ký quỹ để chuyển hồn tiền về quỹ chính theo trình tự quy chế và hướng dẫn về mơ hình kế tốn giao dịch của NHNo & PTNT.
Trường hợp kiểm kê cuối phát hiện thừa (thiếu) quỹ, thực hiện báo cáo lãnh đạo và lập biên bản thừa (thiếu) quỹ.
Sau khi tìm hiểu ngun nhân và có đề xuất phương án xử lý, lập đề nghị gửi hội đồng xử lý thừa (thiếu) quỹ.
Kiểm tra các giao dịch phát sinh và chấm sổ phụ trả khách hàng:
In liệt kê các giao dịch phát sinh do chính mình thực hiện để chấm với các chứng từ về nội dung, số tiền, tài khoản ghi Nợ, Có khớp đúng để lưu chứng từ kế tốn.
Chứng từ và sổ phụ khách hàng phải được đối chiếu kiểm tra chính xác trước khi chuyển sang bàn chăm sóc khách hàng.