2.2 THỰC TRẠNG MƠ HÌNH KẾ TOÁN GIAO DỊCH TẠI NGÂNHÀNG
2.2.3.2 Quytrình các nghiệp vụ trongmơ hình kế tốn giao dịch tại NHNo&PTNT
chi nhánh Đống Đa.
Theo mơ hình kế tốn giao dịch hiện tại, các giao dịch viên sử dụng phần mềm IPCAS thực hiện rất nhiều giao dịch như mở tài khoản mới cho khách hàng, thực hiện thu chi tiền, chuyển khoản, sử dụng ủy nhiệm thu, chi, tiếp nhận hồ sơ từ bên tín dụng và thực hiện giải ngân, tất tốn tài khoản khách hàng, thu lãi cho vay...
Dưới đây là một số quy trình nghiệp vụ khảo sát.
• Mở tài khoản (trường hợp khách hàng giao dịch lần đầu) Sơ đồ 2.5: Sơ đồ mở tài khoản cho khách hàng giao dịch lần đầu
(Nguồn: Hướng dẫn qui trình nghiệp vụ thẻ tại ngân hàng) Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mở tài khoản
GDV nhận hồ sơ yêu cầu từ Phòng dịch vụ marketing, bao gồm: Giấy đề nghị mở tài khoản, chứng từ hạch tốn (nếu có). GDV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ chứng từ
Bước 2: Xử lý giao dịch trên IPCAS:
GDV/TQ thực hiện thu tiền mặt theo quy định về Thu chi tiền mặt với khách hàng.
GDV mở tài khoản cho khách hàng, chuyển hồ sơ chứng từ cho Kiểm soát phê duyệt (nếu cần).
Bước 3: Xử lý, lưu trữ chứng từ
GDV in, ký chứng từ giao dịch; trình ký KSV (nếu có). Lưu chứng từ hạch tốn kèm Giấy đề nghị mở tài khoản) đóng tập Nhật ký chứng từ. GDV in giấy xác nhận mở tài khoản giao dịch giao khách hàng hoặc chuyển đơn vị xử lý nghiệp vụ trả khách hàng.
• Quy trình thu tiền mặt
(Nguồn: Hướng dẫn qui trình thu chi tiền mặt tại ngân hàng) Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu
GDV hướng dẫn khách hàng lập chứng từ nộp tiền theo mẫu in sẵn của Ngân hàng
hoặc tiếp nhận xử lý chứng từ giao dịch của các Phòng/bộ phận nghiệp vụ trong chi nhánh/PGD thuộc phạm vi thẩm quyền và hạn mức được phân cấp.
GDV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; đối chiếu số tiền bằng số, bằng
chữ ghi trên chứng từ phải khớp với số tiền bằng số, bằng chữ ghi trên bảng kê tiền. GDV chuyển chứng từ cho thủ quỹ (đối với quầy loại 1).
Bước 2. Thu tiền
- Đối với quầy giao dịch loại 1:
+ Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu tiền, kiểm tra sự khớp đúng giữa chứng từ và
bảng kê nộp tiền về các nội dung: số tiền bằng số, bằng chữ.
+ Thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng, nhận và kiểm đếm, đóng dấu “Đã thu tiền”, ghi sổ quỹ và ký vào nơi quy định trên chứng từ, chuyển chứng từ cho GDV hạch toán kế toán.
- Đối với quầy giao dịch loại 2: GDV thực hiện nhận, kiểm đếm tiền, đóng dấu “Đã thu tiền” và ký vào nơi quy định trên chứng từ.
Bước 3. Xử lý giao dịch trên hệ thống IPCAS
GDV nhập dữ liệu trên hệ thống IPCAS, ký và chuyển chứng từ cho KSV phê duyệt (nếu nghiệp vụ yêu cầu phải qua kiểm soát).
Bước 4. In, xử lý chứng từ
GDV in chứng từ giao dịch (nếu cần), chuyển chứng từ cho khách hàng ký, đóng dấu “Đã thu tiền” trên chứng từ, chuyển KSV ký chứng từ giao dịch (nếu cần) và trả chứng từ cho khách hàng (liên 2).
• Quy trình chi tiền mặt
(Nguồn: Hướng dẫn qui trình thu chi tiền mặt tại NH) Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu
GDV nhận chứng từ từ khách hàng hoặc chứng từ giao dịch do các Đơn vị xử lý nghiệp vụ chuyển đến và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
Bước 2. Xử lý giao dịch trên hệ thống IPCAS
GDV xử lý giao dịch tại các phân hệ nghiệp vụ thích hợp trên hệ thống IPCAS, in chứng từ giao dịch (nếu cần), ký chứng từ và chuyển KSV phê duyệt (nếu cần). Sau đó GDV chuyển chứng từ cho Thủ quỹ chi tiền (đối với quầy giao dịch loại 1).
Bước 3. Chi tiền
GDV/TQ chuẩn bị tiền đúng với số tiền trên chứng từ, lập bảng kê các loại tiền để chi (TQ ghi sổ quỹ số tiền phải chi cho khách hàng). GDV/TQ chi tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng kiểm đếm lại tiền. Yêu cầu khách hàng ký, ghi rõ họ tên vào chứng từ chi tiền.
Bước 4. In, xử lý chứng từ
GDV in chứng từ giao dịch (nếu cần), chuyển chứng từ cho khách hàng ký, đóng dấu “Đã chi tiền” trên chứng từ, chuyển KSV ký chứng từ giao dịch (nếu cần) và trả chứng từ cho khách hàng (liên 2).
• Giải ngân
Sơ đồ 2.8: Sơ đồ thực hiện giải ngân.
(Nguồn: Hướng dẫn qui trình nghiệp vụ tín dụng ngân hàng) Bước 1. Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giải ngân
GDV tiếp nhận hồ sơ giải ngân từ người xử lý nghiệp vụ và kiểm tra tính hợp pháp,
hợp lệ của hồ sơ giải ngân, đối chiếu thông tin trên hồ sơ với thông tin do Đơn vị xử lý nghiệp vụ đã nhập liệu trên IPCAS.
Bước 2. Xử lý giao dịch giải ngân trên IPCAS.
- GDV nhập dữ liệu trên IPCAS và chuyển toàn bộ hồ sơ giải ngân sang KSV.
Bước 3. Kiểm sốt, duyệt giao dịch giải ngân
KSV kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tính chính xác giữa hồ sơ với thông tin giao dịch trên IPCAS.
- Nếu đúng, thực hiện duyệt giao dịch trên IPCAS và chuyển trả hồ sơ cho GDV. + Nếu giải ngân bằng tiền mặt: GDV thực hiện tiếp Bước 4.
+ Nếu giải ngân bằng chuyển khoản khác Chi nhánh/Ngân hàng: GDV thực hiện tiếp Bước 5.
+ Nếu giải ngân vào tài khoản khách hàng tại Chi nhánh: GDV tiếp Bước 6.
- Nếu không đúng, KSV từ chối duyệt giao dịch trên IPCAS, thông báo lý do, chuyển trả hồ sơ cho GDV và yêu cầu GDV lập lại giao dịch/không thực hiện giao dịch.
Bước 4. Chi tiền mặt
- Việc chi tiền mặt được thực hiện theo quy định về thu-chi tiền mặt. GDV thực hiện tiếp Bước 6.
Bước 5. Chuyển khoản số tiền giải ngân.
GDV thực hiện chuyển khoản số tiền giải ngân theo yêu cầu của khách hàng tại Uỷ nhiệm chi hoặc chuyển Uỷ nhiệm chi cho GDV xử lý nghiệp vụ chuyển tiền.
GDV đóng Chứng từ hạch tốn, Giấy đề nghị vay vốn/Báo cáo đề xuất giải ngân vào tập Nhật ký chứng từ và lưu giữ Hồ sơ vay vốn theo quy định.
• Thu nợ
Sơ đồ 2.9: Sơ đồ thu nợ.
Giao dịch viên Kiểm soát
(Nguồn: Hướng dẫn qui trình nghiệp vụ tín dụng) Bước 1. Tiếp nhận, kiểm tra yêu cầu thu nợ
- Trường hợp GDV tiếp nhận yêu cầu thu nợ từ khách hàng (khách hàng đến giao
dịch trực tiếp, khách hàng chuyển tiền đến để trả nợ). GDV kiểm tra thông tin thu nợ:
+ Đối với những món thu nợ đến hạn theo lịch trả nợ, thu nợ quá hạn, trả nợ trước hạn (trường hợp khách hàng chỉ có một lần nhận nợ), thu nợ XLRR: GDV thực hiện thu nợ và:
o Nếu thu bằng tiền mặt: GDV thực hiện tiếp Bước 2.
o Nếu không thu bằng tiền mặt: GDV thực hiện tiếp Bước 3.
+ Đối với những trường hợp khác, GDV liên hệ với người xử lý nghiệp vụ để xác định việc thu nợ và tiếp tục xử lý như trường hợp tiếp nhận yêu cầu thu nợ từ người xử lý nghiệp vụ.
- Trường hợp GDV tiếp nhận yêu cầu thu nợ từ người xử lý nghiệp vụ.
+ GDV nhận, kiểm tra Tờ trình/Giấy đề nghị thu nợ từ người xử lý nghiệp vụ:
o Đối với những món thu nợ đến hạn theo lịch trả nợ, thu nợ quá hạn, trả nợ trước hạn (trường hợp khách hàng chỉ có một lần nhận nợ), thu nợ XLRR: GDV nhận Giấy đề nghị thu nợ.
o Đối với những trường hợp khác: GDV nhận Tờ trình đề nghị thu nợ. Tờ trình
đề nghị thu nợ phải ghi rõ các trường hợp đặc biệt như thu nợ trước hạn (đối với khách hàng có nhiều lần nhận nợ), thu thêm/thối thu lãi,...
+ GDV thực hiện thu nợ:
o Nếu thu bằng tiền mặt: GDV thực hiện tiếp Bước 2.
o Nếu không thu bằng tiền mặt: GDV thực hiện tiếp Bước 3.
Bước 2. Thu tiền mặt
Việc thu tiền mặt được thực hiện theo quy định về thu-chi tiền mặt.
Bước 3. Xử lý giao dịch thu nợ trên IPCAS.
Nhập dữ liệu trên IPCAS. Nếu giao dịch thu nợ thực hiện trong hạn mức nghiệp vụ của GDV. Chuyển Bước 5.
Bước 4. Kiểm soát, duyệt giao dịch thu nợ.
KSV kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tính chính xác giữa hồ sơ với thơng tin giao dịch trên IPCAS.
Neu đúng, thực hiện duyệt giao dịch trên IPCAS và chuyển trả hồ sơ cho GDV thực hiện tiếp Bước 5. Nếu không đúng, KSV từ chối duyệt giao dịch trên IPCAS, thông báo lý do, chuyển trả hồ sơ cho GDV và yêu cầu GDV lập lại giao dịch/không thực hiện giao dịch.
Bước 5. Xử lý chứng từ
GDV in, ký chứng từ giao dịch và chuyển KSV ký chứng từ giao dịch (nếu duyệt). GDV đóng Liên 1 Chứng từ giao dịch cùng Tờ trình/Giấy đề nghị thu nợ (nếu có) vào tập Nhật ký chứng từ. Trả khách hàng Liên 2 Chứng từ giao dịch.
• Tất tốn khoản vay
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ tất toán khoản vay.
Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu tất toán khoản vay
GDV tiếp nhận yêu cầu tất toán khoản vay từ khách hàng (khách hàng đến giao dịch trực tiếp, khách hàng chuyển tiền đến để trả nợ) hoặc tiếp nhận Giấy đề nghị thu nợ từ người xử lý nghiệp vụ.
+ Nếu thu bằng tiền mặt: GDV thực hiện tiếp Bước 2.
+ Nếu không thu bằng tiền mặt: GDV thực hiện tiếp Bước 3.
Bước 2. Thu tiền mặt
Việc thu tiền mặt được thực hiện theo quy định về thu-chi tiền mặt.
Bước 3. Xử lý giao dịch tất toán khoản vay trên IPCAS.
GDV nhập dữ liệu trên IPCAS, lưu ý thu đủ nợ lãi quá hạn chưa thu trước đó (nếu có). + Nếu giao dịch thu nợ thực hiện trong hạn mức nghiệp vụ của GDV. Chuyển Bước
5.
+ Nếu giao dịch có các yếu tố phải qua KSV duyệt. Chuyển Bước 4.
Bước 4. Kiểm soát, duyệt giao dịch thu nợ.
KSV kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tính chính xác giữa hồ sơ với thơng tin giao dịch trên IPCAS.
Nếu đúng, thực hiện duyệt giao dịch trên IPCAS và chuyển trả hồ sơ cho GDV thực hiện tiếp Bước 5. Nếu không đúng, KSV từ chối duyệt giao dịch trên IPCAS, thông báo lý do, chuyển trả hồ sơ cho GDV và yêu cầu GDV lập lại giao dịch/không thực hiện giao dịch.
Bước 5. Xử lý hồ sơ, chứng từ
GDV in, ký chứng từ giao dịch, Bảng kê lịch sử thu nợ và chuyển KSV ký. Trả khách hàng Liên 2 Chứng từ giao dịch. GDV đóng Liên 1 Chứng từ giao dịch, Tờ trình/Giấy đề nghị thu nợ (nếu có) vào tập Nhật ký chứng từ.
2.2.4 Tính hợp lí của mơ hình kế tốn giao dịch Ngân hàng nơng nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Đống Đa.
2.2.4.1 Kết quả hoạt động tài chính kế tốn và ngân quỹ
• Kết quả tài chính
Chênh lệch thu - chi chưa lương đến 31/12/2013 là -66,8 tỷ đồng. Trong đó tổng thu tài chính thực tế năm 2013 là 207.158 triệu đồng, giảm 69.432 triệu đồng so với 31/12/2012.
Tổng chi phí năm 2013 là: 294.749 triệu đồng bằng 93% so với thực hiện năm 2012 là 315.717 triệu đồng; nguyên nhân là lãi suất tiền gửi giảm và đơn vị thực hiện tiết kiệm một số khoản chi phí theo định hướng chung năm 2013 của Agribank và của Chính phủ.
• Cơng tác ngân quỹ:
Tổng thu tiền mặt VNĐ: 11.429 tỷ đồng, giảm 197 tỷ đồng so với 2012, trong đó nhận tiếp quỹ của TTDVNQ 5.025 tỷ đồng. Tổng chi tiền mặt VNĐ là 11.449 tỷ đồng, giảm 179 tỷ đồng so với 2012. Tổng thu tiền mặt USD (quy đổi các ngoại tệ khác ra USD) 10.6 triệu USD, tăng/giảm 4,1 (triệu USD) so với 2012. Tổng chi tiền mặt USD (quy đổi các ngoại tệ khác ra USD) 10.6triệu USD, giảm 1,1 (triệu USD) so với 2012.
Tổng số phòng giao dịch của tồn chi nhánh: 08 phịng, trong đó số phịng giao dịch được để tồn quỹ 08 phòng Lượng tiền mặt cho phép tồn quỹ của phòng giao dịch cao nhất 600 triệu đồng, thấp nhất 400 triệu đồng.
Tổng số món trả tiền thừa cho khách hàng 39 món, số tiền trả thừa 263,7 triệu đồng. Cán bộ trả tiền thừa nhiều trong năm Lê Thu Hiền trả lại 7 món trị giá: 115 triệu đồng.Tổng số tiền giả đã thu giữ trong năm là 15 tờ, số tiền 2.540.000 VNĐ, trong đó chi tiết từng mệnh giá các loại thu giữ số tờ: Loại 500.000 đ là 2 tờ, loại 200.000 đ là 5 tờ, loại 100.000đ là 4 tờ. loại 50.000đ là 2 tờ, loại 20.000đ là 2 tờ.
NHNo&PTNT chi nhánh Đống Đa đã có một sự đầu tư rất lớn vào cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc trang thiết bị cơng nghệ cao để đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, lắp đặt các thiết bị đảm bảo an toàn để giám sát các hoạt động giao dịch tại chi nhánh, tại các quầy giao dịch. Mỗi quầy giao dịch, GDV được trang bị máy tính nối mạng với nhau, chỉ được sử dụng khi dùng thẻ ngân hàng của chính GDV đó, một máy kiểm đến tiền, một máy in chứng từ, tài liệu, một két đựng tiền. Sàn giao dịch được trang bị camera nhằm giám sát hoạt động giao dịch tránh sự nhầm lẫn sai sót cho cả khách hàng và giao dịch viên. Trước chi nhánh có đặt máy ATM phục vụ khách hàng có nhu cầu rút tiền, xem thơng tin tài khoản, chuyển tiền.
Tuy nhiên, bên cạnh đó, về trình độ cơng nghệ của ngân hàng cịn có những bất cập như: Khi áp dụng IPCAS, thi thoảng IPCAS bị chậm hoặc lỗi, treo máy.Có khi là máy photo bị hỏng, hết mực in, kẹt giấy.
2.2.4.3 về thời gian giao dịch.
Thời gian giao dịch từ lúc áp dụng mơ hình một cửa với hệ thống IPCAS, mọi thao tác hoàn toàn dùng trên máy, thời gian được rút ngắn hơn nhiều so với trước kia.
Trước khi áp dụng Mơ hình kế tốn giao dịch 1 cửa Sau khi áp dụng Mơ hình kế tốn giao dịch một cửa Khi áp dụng Mơ hình kế tốn giao dịch theo quyết định 149/QĐ- NHNN
Thời gian giao dịch
(phút) 14-16 9-11 10-13
Trước khi áp dụng mơ hình
kế tốn giao dịch một cửa
Sau khi áp dụng mơ hình kế tốn giao dịch một cửa
Biểu đồ 2.3 : So sánh thời gian giao dịch của Agribank với các Ngân hàng khác sau cải tiến mơ hình kế tốn giao dịch năm 2011.
Đơn vị : Phút So sánh thời gian giao dịch của Agribank với các Ngân hàng
khác sau cải tiến mơ hình giao dịch năm 2011
■ Gửi TK ■ Rút TK
(Nguồn : Báo cáo diễn đàn năng suất chất lượng năm 2011)
Biểu đồ trên cho thấy sau khi áp dụng mơ hình kế tốn giao dịch mới, thời gian giao dịch của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Agribank đã được cải thiện đáng kể. Thời gian giao dịch gửi tiết kiệm trung bình là gần 12 phút. Thời gian giao dịch rút tiết kiệm trung bình gần 9 phút.
Tuy nhiên từ lúc áp dụng mơ hình kế tốn giao dịch theo quyết định 149/QĐ- NHNN thì thời gian giao dịch có kéo dài hơn một chút so với mơ hình một cửa ban đầu. Đây là do việc áp dụng khơng triệt để mơ hình kế tốn giao dịch một cửa. Theo mơ hình kế toán giao dịch hiện tại, khách hàng phải giao dịch với quầy giao dịch loại 1, khi giao dịch với quầy này khách hàng không chỉ phải giao dịch với mỗi giao dịch với mỗi một giao dịch viên như trước nữa mà khách hàng phải giao dịch với cả thủ quỹ nữa, việc này làm mất thời gian của khách hàng khi chuyển chứng từ từ giao dịch viên sang thủ quỹ, chờ thủ quỹ kiểm đến, thu chi tiền. Đặc biệt trong những lúc mà lượng khách hàng có nhu cầu giao dịch đơng, thời gian khách hàng sẽ phải chờ ngày càng lớn. Khơng chỉ thế cả chi nhánh có 15 Giao dịch viên mà có 2 kiểm sốt viên, bởi vậy kiểm soát viên phải kiểm duyệt chứng từ nhiều, thời gian kiểm duyệt lâu. Giao dịch viên phải di chuyển để chuyển chứng từ và nhận chứng từ làm tăng thời gian giao dịch.
Bảng 2.3 : Thời gian giao dịch trung bình trên một khách hàng (phút).
(Nguồn : Số liệu thống kê NHNo&PTNT chi nhánh Đống Đa)
2.2.4.4 về khối lượng giao dịch :
Đây là tiêu chí thể hiện số lượng khách hàng thực hiện giao dịch với ngân hàng. Bảng 2.4 : Khối lượng giao dịch trung bình/ngày của NHNo&PTNT chi nhánh
Đống Đa.
(Nguồn : Số liệu thống kê NHNo&PTNT chi nhánh Đống Đa)
Từ trước khi áp dụng mơ hình kế tốn giao dịch một cửa, chi nhánh chỉ giao dịch khoảng 60-70 bút toán một ngày. Khối lượng giao dịch ít do thời gian giao dịch lâu, khách hàng phải qua nhiều khâu, nhiều cửa mới hoàn thành được một giao dịch.