2 .1Khái quát về Ngân hàng TMCPÁ Châu
2.2.1 Kiểm sốt trong quy trình nghiệp vụ
Kiểm sốt trong quy trình nghiệp vụ nghiệp vụ được thực hiện bởi các cán bộ trực tiếp tham gia trong quá trình thực hiện nghiệp vụ - là một khâu khơng thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ. Việc kiểm sốt được thực hiện trên cơ sở các kiểm soát viên phê duyệt các giao dịch theo các cấp độ trong quy trình, kiểm sốt viên thường là các trưởng phó phịng nghiệp vụ (tùy từng trường hợp có thể có thêm các cán bộ của bộ phận thẩm định độc lập). Kiểm soát viên được quyền phê duyệt theo sự ủy quyền của Tổng giám đốc (Giám đốc); thực hiện kiểm sốt thơng qua việc kiểm tra trên hồ sơ chứng từ, đối chiếu giữa hồ sơ giấy với hồ sơ khai báo trên máy tính, thực hiện phê duyệt trên hồ sơ giấy và đặt lệnh phê duyệt trên hệ thống. Mọi nghiệp vụ đều phải qua phê duyệt mới có thể tiếp tục tiến hành các bước tiếp theo.
2.2.2 Kiểm sốt độc lập với quy trình nghiệp vụ
Kiểm sốt độc lập với quy trình nghiệp vụ được thực hiện bởi các kiểm tra viên chuyên trách hoặc cán bộ kiểm toán nội bộ; hoạt động kiểm soát được thực hiện bằng hai phương pháp như sau:
Một là, hoạt động giám sát từ xa được thực hiện thường xuyên liên tục hàng
tháng, quý, năm. Nội dung chính của phương pháp này là kiểm sốt thơng qua các thông tin báo cáo định kỳ, và thực hiện giám sát qua hệ thống mạng vi tính nhằm: Giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về hoạt động kinh doanh của ngân hàng, giám sát việc chấp hành các chỉ tiêu về antoàn vốn theo quy định của pháp luật của NHNN trong từng thời kỳ. Dựa trên báo cáo giám sát về hoạt động tín dụng của từng khu vực, của toàn hệ thống, Giám đốc Khối KSNB báo cáo những sai phạm và chất lượng tín dụng tại các chi nhánh cho Tổng Giám đốc. Trên cơ sở đó Tổng Giám đốc sẽ đưa ra quyết định về việc thành lập Đoàn kiểm tra nội bộ xuống kiểm tra trực tiếp tình hình tín dụng tại chi nhánh có sai phạm lớn hoặc chất lượng tín dụng thấp để khẳng định sát thực hơn nữa về hoạt động tín dụng tại chi nhánh.
Bên cạnh đó, Khối KSNB cịn thực hiện giám sát việc chỉnh sửa sau các đợt kiểm tra của tất cả các đồn kiểm tra nội bộ nhằm đánh giá tình trạng khắc phục các sai phạm đã được phát hiện của chi nhánh. Bộ phận giám sát có trách nhiệm giám sát đến cuối cùng rằng tất cả các khoản mục đã được xử lý và cũng có được các báo cáo định kỳ vế tiến trình thực hiện nếu cần thiết cho đến khi đạt được kết quả. Các ý kiến phản hồi của cấp quản lý các đơn vị được kiểm tra, các báo cáo về tiến trình thực hiện và chứng nhận cuối cùng cần được gửi về Khối KSNB phù hợp với chương trình kiểm tra.
Hai là, Kiểm tra trực tiếp (Kiểm tra tại chỗ): là phương pháp các kiểm tra viên
của bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ chuyên trách hoặc của cán bộ kiểm toán nội bộ tiến hành kiểm tra đột xuất hay định kỳ theo kế hoạch. Nhiệm vụ chủ yếu là kiểm tra đánh giá tính hiệu lực hiệu quả của việc chấp hành các cơ chế, quy chế, quy trình nghiệp vụ:
- Kiểm tra đánh giá cơ chế chính sách nội bộ ban hành đã phù hợp với các quy
định của pháp luật, của NHNN, đã đáp ứng được mục tiêu đề ra của ACB và có tính khả thi cao phù hợp với điều kiện của ACB hay chưa để có những kiến nghị sủa đổi bổ sung cho phù hợp.
- Kiểm tra sự tuân thủ các quy định của pháp luật, của NHNN và các quy định
nội bộ của ACB trong lĩnh vực tín dụng. Thủ tục kiểm tra cơ bảnđược thực hiện như sau:
+ Kiểm tra hồ sơ vay vốn: Kiểm tra viên đối chiếu với các quy định, kiểm tra tính đầy đủ hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ vay vốn. Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn và thẩm định trên hồ sơ tín dụng, đối chiếu các yếu tố giữa hồ sơ giấy và hồ sơ khai báo trên máy để phát hiện ra những trường hợp như cơ cấu lại nợ nhưng khơng chuyển nhóm phù hơp, cho vay đảo nợ ...
+ Kiểm tra quá trình xét duyệt cho vay: kiểm tra trình tự xét duyệt đối chiếu với quy trình, tìm hiểu quan điểm, ý kiến của từng thành viên, từng cấp đối với từng trường hợp vượt thẩm quyền. Kiểm tra việc chấp hành giới hạn tín dụng.
+ Kiểm tra q trình giải ngân: Kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp của các hồ sơ tờ trình, khế ước, các bảng kê, hợp đồng.Kiểm tra sự phù hợp của việc xác định lịch giải ngân, định kỳ hạn nợ, cơ cấu lại nợ.
+ Kiểm tra việc sử dụng vốn vay, quản lý vốn vay và đôn đốc thu hồi nợ: Kiểm tra xem cán bộ tín dụng có kiểm tra được khách hàng đã sử dụng vốn vay đúng mục đích xin vay hay khơng. Cán bộ tín dụng có bám sát nắm bắt được tình hình hoạt động, năng lực tài chính của khách hàng, có biện pháp để quản lý được nguồn thu để thu nợ đúng hạn
Việc thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại chi nhánh về cơ bản là tuân thủ quy chế, qui trình, nghiệp vụ đã ban hành ở cả 3 giai đoạn: trước khi cho vay, trong khi cho vay và sau khi cho vay, tuy nhiên qua kiểm tra trực tiếp vẫn còn phát hiện một số lỗi ở dạng sau:
- Hồ sơ pháp lý tài chính thiếu, chưa đầy đủ, khơng cập nhật hoặc thiếu tính pháp
lý. Đối với hồ sơ vay vốn của khách hàng cá nhân, giấy tờ thường thiếu như bản sao chứng minh nhân dân của khách hàng xin vay, hộ khẩu của vợ (chồng) của người xin vay, xác nhận của chủ doanh nghiệp nơi cá nhân làm việc (trường hợp vay lương)... Đối với hồ sơ vay vốn của khách hàng doanh nghiệp, giấy tờ thường thiếu như điều lệ doanh nghiệp, báo cáo tài chính, biên bản họp HĐTV/HĐQT, giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay, giấy tờ chứng minh nguồn trả nợ.
- Nhập dữ liệu vào hệ thống khơng đầy đủ, khơng đúng do đó giữa hồ sơ giấy
không khớp đúng với hồ sơ trên máy.
- Tài sản đảm bảo chưa đầy đủ hồ sơ pháp lý, định giá khơng có căn cứ, định giá
cao hơn quy định, một số trường hợp cao hơn nhiều lần, không thực hiện đánh giá lại giá trị định kỳ theo quy định.
- Người quyết định cho vay đồng thời là người thẩm định TSĐB, mức đảm bảo
tài sản thế chấp chưa đúng quy định, không mua bảo hiểm đối với tài sản thế chấp, không đăng ký giao dịch bảo đảm.
- Việc tìm hiểu thơng tin về quan hệ tín dụng của khách hàng qua CIC chưa được
thực hiện đầy đủ.
- Không thực hiện chấm điểm, xếp hạng khách hàng; không thẩm định rủi ro độc
lập theo qui định, điều kiện vay vốn của khách hàng chưa đảm bảo.
- Thẩm định sai do khơng phân tích đánh giá đúng các chỉ tiêu tài chính. Áp
dụng phương thức cho vay khơng phù hợp với đối tượng vay vốn; Cho vay thời gian dài hơn yêu cầu của khách hàng.
Thẩm định cho vay trung dài hạn khơng tính tốn các chỉ tiêu như suất đầu tư, hiệu quả đầu tư, thẩm định chưa đầy đủ theo quy định thẩm định cho vay dự án đầu tư của ACB, đối với khoản cho vay dự án cán bộ tín dụng chưa xem xét dịng tiền và các chỉ tiêu tài chính để chứng minh cho tính khả thi của dự án đầu tư và khả năng thu hồi vốn của Ngân hàng.
- Cho vay khách hàng vượt thẩm quyền theo quy định của ACB.
- Thiếu chứng từ hoá đơn làm căn cứ giải ngân, chứng từ hố đơn khơng phù hợp
với đối tượng giải ngân, sử dụng cùng hoá đơn làm căn cứ giải ngân cho nhiều giấy nhận nợ, có trường hợp lập hồ sơ khống giả mạo để rút tiền vay.
- Phân loại nợ chưa chính xác, chưa tuân thủ quy định về phân loại nợ, trích lập
dự phịng rủi ro thiếu.
- Các vi phạm liên quan đến quá trình giải ngân:
+ Khơng lập báo cáo kiểm sốt hồ sơ hoặc báo cáo kiểm soát hồ sơ chưa phản ánh đúng thực trạng hồ sơ trước giải ngân.
+ Sử dụng vốn vay chưa đúng mục đích hoặc chưa cung cấp đủ chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay hoặc đối tượng cho vay không đúng quy định.
+ Chưa có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn trả nợ để đảm bảo khả năng trả nợ cho khoản vay.
+ Chưa hoàn thiện TSĐB trước giải ngân: chưa nhập kho và/hoặc nhập hệ thống tin học ngân hàng kịp thời.
- Kiểm tra sử dụng vốn của khách hàng sau khi cho vay sơ sài, mang tính hình thức, thiếu căn cứ để kiểm tra, không xác định được trạng thái của vốn vay (tài sản, cơng nợ), khơng có các chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay nhưng vẫn kết luận sử dụng vốn vay đúng mục đích, thậm chí khơng kiểm tra sử dụng vốn vay.
- Cán bộ tín dụng khơng thực hiện phân tích, đánh giá lại định kỳ tình hình tài chính, khả năng trả nợ của khách hàng theo quy định, khơng phân tích đảm bảo nợ vay.
2.2.3 Thực trạng các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng khách
hàng cá nhân tại Ngân hàng thương mại Cổ phần Ả Châu
Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ nằm chung trong Kiểm soát nội bộ của tồn Ngân hàng nên đều có thể sử dụng chung cho cả hai đối tượng khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp.
2.2.3.1 Mơi trường kiểm sốt
> Quan điểm về rủi ro tín dụng và quản lý rủi ro tín dụng của Ban lãnh đạo Ngân hàng ACB
Trong những năm vừa qua, Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt ln ý thức rất rõ tầm quan
trọng của rủi ro tín dụng, là rủi ro quan trọng nhất trong các loại hình rủi ro tài chính. Tuy nhiên, bên cạnh nhận thức sâu sắc của Ban lãnh đạo Ngân hàng về vai trị của KSNB thì cịn một số chi nhánh chưa nhận thức đúng về cơng tác kiểm tra, cịn che dấu khuyết điểm, chưa tạo điều kiện để kiểm soát nội bộ thực hiện nhiệm vụ kiểm sốt hoặc gây căng thẳng trong khi thơng qua biên bản kiểm tra. Một số lãnh đạo chi nhánh chưa thực sự quan tâm đến cơng tác kiểm sốt thể hiện trong việc chưa nghiêm túc xem xét chỉnh sửa các kiến nghị kiểm tra việc khắc phục sai sót về thực hiện cơ chế, quy chế; xử lý kỷ luật cán bộ có sai pham khơng đến nơi đến chốn, thực hiện qua loa đại khái, có nơi có lúc lãnh đạo bảo vệ cán bộ thiếu khách quan như bao che cho cán bộ có sai sót trong một số vụ việc, có chi nhánh cịn có biểu hiện đề phịng đối với
+ Bên cạnh đó, ACB đặc biệt chú trọng cơng tác đào tạo bổ sung kiến thức, nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ nhân viên để từ đó đáp ứng tốt nhu cầu hoạt động ngân hàng, định hướng phát triển kinh doanh của Ngân hàng. ACB cịn chủ động thực hiện cơng tác quy hoạch cán bộ, đào tạo bổ sung nâng cao kiến thức cho người lao động để hồn thành tốt cơng việc và phát triển tương lai.
+ Đội ngũ nhân sự thực hiện nghiệp vụ tín dụng gồm có cán bộ quan hệ khách hàng, cán bộ thẩm định, cán bộ hỗ trợ vẫn còn một bộ phận chưa đáp ứng về chất lượng, kinh nghiệm cũng như trình độ nghiệp vụ so với sự gia tăng nhanh chóng về quy mô dư nợ, mức độ đa dạng của hoạt động tín dụng.
+ ACB đang phải đối mặt với tình hình nhân sự biến động nhiều, với tỷ lệ nghỉ việc, điều chuyển và tuyển mới gia tăng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí đào tạo và chất lượng dịch vụ của ACB.
• Chính sách sách đãi ngộ tài chính (dành cho nhân viên chính thức):
+Lương ( Lương của CV QHKH gồm lương cố định cộng lương theo chỉ tiêu; lương của CV HTTD thường chỉ bao gồm lương cố định không bị áp đặt chỉ tiêu ).
+Phụ cấp: Phụ cấp trang điểm (dành cho CBNV nữ), phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe/đi lại, phụ cấp điện thoại, phụ cấp độc hại.
+Chế độ phúc lợi: tặng quà hoặc tiền cho CBNV nhân ngày lễ, tết (Ngày Quốc tế lao động, ngày Quốc Khánh, Tết Nguyên Đán, Tết Dương lịch, ngày Quốc tế Phụ nữ, Ngày phụ nữ Việt Nam, Ngày thành lập Ngân hàng, ngày sinh nhật CBNV, Tết trung thu dành cho con của CBNV,...).
+Lương kinh doanh: là phần thưởng trên phần hiệu quả cho nhóm nhân viên trực tiếp kinh doanh theo chỉ tiêu được giao hàng tháng, hàng quý.
+Thưởng hiệu quả năm: Trả thưởng hàng năm cho CBNV theo kết quả kinh doanh của Chi nhánh và đánh giá hiệu quả làm việc của CBNV. Tại Hoàn Kiếm việc đánh giá hiệu quả làm việc của CBNV được thực hiện thông qua đánh giá thơng qua kết quả làm việc của CBNV đó, đánh giá của cấp lãnh đạo và đánh giá chéo giữa các CBNV.
Thực tế cho thấy, cuối năm 2016 vừa qua các CBNV xếp loại đánh giá hiệu quả làm việc loại I được thưởng cuối năm lên tới 6 tháng lương, loại II là 3 tháng lương, loại III là 1 tháng lương.
> Chính sách đãi ngộ phi tài chính (dành cho CBNV chính thức)
+Chương trình chăm sóc sức khỏe định kỳ và đặc biệt (AON Care); +Chương trình nghỉ mát năm.
+ Chế độ nghỉ phép: 12 ngày, 14 ngày, 16 ngày, hoặc 18 ngày tùy từng cấp CBNV. Ngồi ra, các tổ chức Cơng đồn, Đồn thanh niên, Nhóm hoạt động tình nguyện Hearts to Hearts và các nhóm thành viên khác được tổ chức và hoạt động thường xun. Các chương trình sinh hoạt đồn thể được tổ chức ngoài giờ làm việc
xuyên được tổ chức và nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình của CBNV. - Sự tham gia của Ban quản trị:
Tổng Giám đốc (Giám Đốc Chi nhánh) và các lãnh đạo phịng ban đóng vai trị là Ban quản trị. Tổng Giám đốc (Giám đốc Chi nhánh) là người đứng đầu trong bộ máy quản trị. Tổng Giám đốc (Giám đốc Chi nhánh) là người ký phê duyệt cuối cùng cho mọi khoản tín dụng và các lãnh đạo phịng ban là các cấp phê duyệt trước khi trình lên Tổng Giám đốc (Giám đốc Chi nhánh). Các cấp lãnh đạo tại các phòng ban với vai trị vừa là người kiểm sốt, đánh giá năng lực đồng thời vừa là người hướng dẫn, chỉ bảo cho các thành viên trong bộ phận của mình khi có những khúc mắc, tình huống khó khăn trong cơng việc. Các cuộc họp phịng ban thường xun được diễn ra để ban lãnh đạo phổ biến những mặt tích cực, tiêu cực cũng như những mục tiêu để phấn đấu trong hoạt động tại phịng ban. Ngồi ra, những cuộc trao đổi cá nhân giữa lãnh đạo phòng với các nhân viên cũng diễn ra hết sức thường xuyên.
- Cam kết về năng lực:
Các cán bộ nhân viên tại các Chi nhánh được tuyển dụng thơng qua quy trình tuyển dụng của ACB và được điều chuyển từ Hội Sở về.Tuy đa số đội ngũ cán bộ nhân viên tại các chi nhánh còn khá non trẻ nhưng đây là những con người đầy nhiệt huyết với công việc, và tất cả đều phải trải qua một q trình tuyển dụng cơng khai, minh bạch và khắc nghiệt để có thể trở thành một thành viên của ACB.Ngồi ra, ACB cũng tổ chức các cuộc thi nghiệp vụ định kỳ và đột xuất trên tồn hệ thống để đảm bảo trình độ của mỗi cán bộ nhân viên trong ngân hàng đều đáp ứng được nhu cầu công việc. Đây cũng là tiền đề để thăng tiến cho những ai có thành tích cao trong cuộc thi. Điều này tạo ra ý thức luôn luôn học hỏi, trau dồi kinh nghiệm nghiệp vụ cũng như tầm hiểu biết của bản thân trong mỗi nhân viên.
- Triết lý và phong cách điều hành của BGĐ:
Thứ nhất, quan điểm về vai trò của hoạt động tín dụng: Hoạt động tín dụng cá nhân
là hoạt động kinh doanh chủ yếu mang lại lợi nhuận, bên cạnh đó cịn là nền tảng giúp phát triển các hoạt động khác của ACB . Trong giai đoạn hiện tại, toàn hệ thống ACB