2 .1Khái quát về Ngân hàng TMCPÁ Châu
3.2.2Giải pháp hoàn thiện
3.2.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng lớn đến q trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ có khả năng phát huy hiệu quả, hạn chế những nhược điểm còn tồn tại của các thủ tục kiểm soát và làm cho chúng chỉ cịn là hình thức. Để tạo một mơi trường kiểm sốt tốt, trước hết cần:
+ Nâng cao tình trạng trung thực và các giá trị đạo đức của toàn thể Ban lãnh đạo cũng như nhân viên thông qua việc xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong Chi nhánh.
+ Ban lãnh đạo và Giám đốc cần phải cư xử đúng đắn, làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ theo các chuẩn mực, phổ biến các quy chế đến tồn thể nhân viên.
+ Khi triển khai chính sách tín dụng mới của ACB, ban lãnh đạo cần truyền đạt đến từng bộ phận, cá nhân sao cho hiểu đúng, hiểu rõ để có thể thực hiện nghiệp vụ một cách tốt nhất.
+ Đảm bảo năng lực và nâng cao chất lượng nhân sự cho tồn thể nhân viên có được kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, nắm được việc phân định rõ rãng về quyền hạn trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong đơn vị.
+ Ngân hàng nên thường xuyên tổ chức các buổi chuyên môn để trao đổi kinh nghiệm liên quan đến nghiệp vụ tín dụng, qua đó rút ra các bài học cho các cán bộ từ ngay những chia sẽ thực tế trong quá trình làm việc và cách giải quyết.
+ Luôn cập nhật đến tất cả các nhân viên các quy định về nghiệp vụ và phát luật mới nhất một cách đầy đủ.
+ Giám đốc cùng lãnh đạo các phịng ban cần tiến hành rà sốt, sắp xếp lại cán bộ để có kế hoạch tiến hành đào tạo bồi dưỡng thơng qua các bài thi nghiệp vụ đột xuất, định kì.
+ Cần xây dựng bộ quy tắc đạo đứcnghề nghiệp nhằm hạn chế hành vi trái với đạo đức nghề nghiệp gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và hình ảnh của Chi nhánh cũng như thiệt hại cho khách hàng.
+ Thêm vào đó, Ngân hàng nên có thêm những chương trình khen thưởng, đãi ngộ và phúc lợi phù hợp để đảm bảo ghi nhận những đóng gió của nhân viên và khích lệ sự cố gắng ở các nhân sự mới.
+ Dù các hoạt động kiểm soát khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản như: nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc mắt,...
3.2.2.2 Giải pháp hồn thiện Kiểm sốt nội bộ trong việc ngăn ngừa , kiểm sốt, quản lý rủi ro tín dụng
Hiện tại ACB đã xây dựng hệ thống đánh giá tín dụng tiêu chuẩn để làm cơ sở ra quyết định tín dụng. Tuy nhiên, hệ thống chấm điểm tín dụng trong nhiều trường hợp chưa đánh giá đúng tình hình của Khách hàng vay vốn. Vì vậy, địi hỏi hiện nay là ACB cần hồn thiện hệ thống đánh giá, chấm điểm tín dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động tín dụng của mình. Hệ thống đánh giá tín dụng sẽ đánh giá khoản vay và khách hàng vay trên các yếu tố định lượng và định tính. Mỗi yếu tố sẽ có thang điểm tuỳ theo sự đánh giá về mức độ rủi ro. Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở thống nhất để ra quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay trên tồn hệ thống Ngân hàng. Bên cạnh đó, để việc đánh giá, chấm điểm tín dụng được chính xác, cần phải có sự kiểm tra, đánh giá của cán bộ tín dụng bởi cấp có thẩm quyền.
b. Hồn thiện quy trình tín dụng nhằm hạn chế rủi ro
- Tiếp tục hồn thiện quy trình cho vay chung đối với khách hàng là cá nhân. Hiện nay, ACB đã ban hành quy trình tín dụng cá nhân, trong đó có 2 phần: phần tổng quan về quy trình để nêu lên có bao nhiêu bước và những nội dung cơ bản của từng bước phải thực hiện. Phần này giúp các cán bộ có cái nhìn tổng quan đối với quy trình và nắm được phần cốt lõi của công việc. Tiếp đến là phần những quy định cụ thể của quy trình: trong phần này sẽ nêu chi tiết của từng bước: tuần tự các công việc cần phải thực hiện và những cán bộ nào chịu trách nhiệm thao tác thực hiện các công việc trong bước đó. Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tế vẫn còn những điểm chưa thực sự phù hợp nên cần tiếp thu và hồn thiện nhằm đảm bảo quy trình vận hành chuẩn xác và đảm bảo quản lý rủi ro.
- Không nên gắn chế độ cụ thể vào các quy trình nghiệp vụ bởi lẽ quy trình chỉ nên chỉ dẫn đưa ra các bước, các công việc cụ thể tuần tự phải thực hiện trong quá trình thao tác nghiệp vụ và khi thực hiện đến cơng việc nào trong quy trình thì cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện cơng việc đó phải tn thủ đúng các quy định của chế độ hiện hành.
- Trong quy chế quy trình tín dụng phải có những quy định cụ thể, rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của bộ phận quản lý rủi ro độc lập sao cho hoạt động này phải có ý nghĩa như “phản biện” đối với ý kiến của phịng tín dụng. Trong ý kiến kết luận của cán bộ quản lý rủi ro phải nêu rõ có đồng ý hay khơng đồng ý với ý kiến của phịng tín dụng, lý do tại sao nếu không đồng ý để nâng cao trách nhiệm của cán bộ quản lý rủi ro vào kết quả công việc của họ.
- ACB cần thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo rà soát, xây dựng các sơ đồ quy trình nghiệp vụ, tạo cẩm nang hướng dẫn chi tiết cho từng vị trí chức danh trong quy trình tín dụng. Qua đó, giúp cho ngân hàng phát hiện ra những rủi ro tiềm ẩn trong việc thực hiện quy trình, xác định, đánh giá tính phù hợp của các chốt kiểm sốt đang được thiết kế, từ đó sửa đổi, bổ sung thêm các chốt kiểm soát theo hướng tăng cường khả năng hỗ trợ tự động từ hệ thống, giảm thiểu rủi ro đã xác định về mức độ chấp nhận được. Bên cạnh đó, cần triển khai các cuộc kiểm tra nội bộ quy trình song
song với việc thiết lập kênh báo cáo sự cố từ cấp cơ sở đến cấp trung ương nhằm phát hiện kịp thời và khắc phục những tồn tại trong q trình tác nghiệp tín dụng.
3.2.2.3 Hoạt động kiểm sốt
Để đảm bảo mọi cán bộ tín dụng đều nắm rõ các quy định, hướng dẫn trong quy trình tín dụng Chi nhánh nên tổ chức các buổi hội thảo xây dựng các sơ đồ quy trình nghiệp vụ nhằm chuẩn hóa các quy trình hoạt động, hướng dẫn chi tết đến các nhân viên. Qua quá trình lập sơ đồ quy trình nghiệp vụ sẽ giúp phát triển các rủi ro tiềm ẩn trong thực hiện quy trình, xác định đánh giá tính phù hợp của các chốt kiểm sốt đang được thiết kế, từ đó sửa đổi bổ sung các chốt kiểm soát theo hướng tăng cường khả năng hỗ trợ. Ngồi ra, cịn để xác định các rủi ro có mức rủi ro Cao hoặc Trung bình cần được đề xuất các biện pháp kiểm soát bổ sung hoặc thay thế các chốt kiểm sốt hiện có.
Trong các giai đoạn của quy trình tín dụng, các hoạt động kiểm soát cần được bổ sung và hoàn thiện hơn nữa, cụ thể như sau:
■ Tại giai đoạn thẩm định và phê duyệt tín dụng khách hàng cá nhân:
+ Quy định các CV QHKHCN phải trực tiếp gặp KH để thu thập hồ sơ.
+ Quy định chặt chẽ hơn về việc thẩm định phương án sử dụng vốn của KH bởi các cán bộ nhân viên rất ít lưu tâm hoặc bỏ qua không đánh giá kỹ lưỡng mà đồng ý luôn với phương án sử dụng vốn của KH.
+ Tăng cường giải pháp hạn chế sự gian lận, thiếu trung thực và các sai phạm nghiệp vụ của cán bộ tín dụng như mối quan hệ giữa CV QHKHCN và KH cần được điều tra làm rõ khi có bất cứ một dấu hiệu nào cho thấy sự thông đồng giữa KH và CV QHKHCN; kiểm tra đột xuất, định kỳ việc thu thập hồ sơ khách hàng của CV QHKHCN.
+ Nâng cao công tác thẩm định TSĐB: Khi nhận tài sản đảm bảo cần dựa trên các tài sản có độ an tồn cao, nên đặt mức cho vay tùy theo từng loại tài sản đảm bảo, đặc biệt cần chú ý các tài sản dễ giảm sút giá trị, rủi ro thanh khoản cao. Quy định và theo dõi về việc kiểm tra đánh giá lại thường xuyên về tài sản đảm bảo và định lại mức cho vay trên tài sản đảm bảo phù hợp theo từng thời kỳ; Nhân viên thẩm định tài sản phải có trách nhiệm xác minh đầy đủ tính pháp lý của người vay và tài sản đảm bảo. Trong trường hợp khơng có đầy đủ năng lực hiểu biết chuyên môn, nhân viên thẩm định cần tham vấn những cán bộ có chun mơn tại Chi nhánh hoặc xin ý kiến Lãnh đạo để giải quyết.
+ Các cán bộ tín dụng phải nghiêm chỉnh chấp hành, thực hiện theo các quy định của ACB. Các cấp thẩm định, phê duyệt tín dụng phải ln có tinh thần cảnh giác trong mọi trường hợp, tiến hành thẩm định chặt chẽ không nên tin tưởng tuyệt đối vào năng lực của bất kỳ một cán bộ tín dụng nào.
+ Khi có sự chuyển giao hồ sơ giữa các bộ phận tín dụng từ cán bộ tín dụng này sang cán bộ tín dụng khác, cần phải có một bản bàn giao cơng việc trong đó có báo cáo về lịch sử quan hệ tín dụng với khách hàng và cập nhật thông tin mới nhất về khách
hàng. Đối với các khoản vay lớn hoặc phức tạp, cần thiết cán bộ tín dụng cũ và mới phải có một cuộc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng trước khi bàn giao.
■ Tại giai đoạn hoàn thiện hồ sơ vay vốn:
+ Quy định địa điểm cụ thể (tại trụ sở của Chi nhánh ) để tiến hành ký kết hợp đồng, đồng thời phải có ít nhất 2 cán bộ tín dụng khi đi ký kết hợp đồng (CV QHKHCN và CV HTTD)
+ Định kỳ, thường xuyên hay đột xuất kiểm tra việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ của các CV HTTD.
+Sau khi hồn tất thủ tục cơng chứng thế chấp, cầm cố tài sản và đăng ký giao dịch đảm bảo thì phải kiểm tra lại nội dung công chứng, đăng ký do cơ quan công chứng và đăng ký xác nhận bằng cách đối chiếu với các chứng từ có liên quan.
+ Cán bộ hỗ trợ tín dụng có trách nhiệm về tính đúng đắn của bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận sở hữu, giấy chứng nhận sở hữu cơng trình và các giấy tờ khác về quyền sử dụng và sở hữu tài sản thông qua biên nhận với khách hàng.
■ Tại giai đoạn giải ngân:
+ Trước khi tiến hành thủ tục giải ngân, kiểm sốt viên tín dụng hoặc cấp xét duyệt giải ngân phải kiểm tra lại các nội dung cần phải hoàn tất trước khi giải ngân đã được thực hiện đầy đủ chưa thông qua bảng liệt kê danh mục cần kiểm tra được quy định cụ thể. Nếu hồ sơ yêu cầu cần bổ sung, chứng từ trước khi giải ngân thì nhân viên dịch vụ tín dụng cần phải bổ sung đầy đủ trước khi giải ngân. Trường hợp bổ sung sau thì nhân viên tín dụng cần có sổ theo dõi và kịp thời bổ sung đầy đủ.
+ Điều tra, làm rõ các nguyên nhân dẫn đến việc KH nợ chứng từ trước khi giải ngân và có các biện pháp dự phịng phù hợp khi cho Kh nợ chứng từ.
+ Khi giải ngân bằng chuyển khoản, cần quy định sự có mặt của KH để đảm bảo tính minh bạch, đúng đắn. Trong trường hợp, KH không thể tới được thì sau khi chuyển khoản cần liên lạc lại ngay với KH để thông báo và scan chứng từ chuyển cho KH qua các phương tiện truyền thông như mail, zalo, facebook,... để KH xác nhận lại tính đúng đắn của chứng từ. Sau đó, lưu trữ chứng từ một cách khoa học để trả lại cho KH sau này.
■ Tại giai đoạn giám sát sau cho vay:
+ Quy định về thời gian giám sát tín dụng định kỳ ngắn hơn và linh hoạt hơn (khoảng 3 tháng, hoặc khi phát hiện ra có dấu hiệu khơng ổn thì nên định kỳ giám sát 1 tháng 1 lần) Ngoài ra, ban lãnh đạo cần thiết lập nhiều hơn các hoạt động kiểm soát tổng quát.
+ Tăng cường kiểm soát việc theo dõi sau khi cho vay và giám sát chặt chẽ các khoản vay. Ngân hàng nên thực hiện kiểm tra đột xuất, định kỳ các hồ sơ tín dụng đã
Việc giám sát khoản vay sau khi giải ngân phải được thực hiện hàng tháng, hàng quý, hàng sáu tháng tùy theo tính chất hồ sơ và phải lập biên bản kiểm tra đầy đủ. Nội dung biên bản kiểm tra phải thể hiện đầy đủ tình hình hiện tại của khách hàng, tránh tình trạng thực hiện qua loa đối phó tình thế.
+ Trong trường hợp cán bộ tín dụng phải phụ trách nhiều khách hàng dẫn đến khi kiểm tra thường xuyên tất cả các khách hàng mà mình quản lý, Chi nhánh nên phân loại khách hàng để dễ ra mức độ theo dõi, giám sát hợp lý.
■ Tại giai đoạn xử lý nợ có vấn đề:
+ Ban lãnh đạo cần thẩm định lại tính đúng đắn, phù hợp của các thông tin trên Báo cáo của CV QHKHCN thông qua việc liên lạc gián tiếp hay trực tiếp KH.
+ Luôn chuẩn bị các phương án dự phịng để thu thập, xác nhận thơng tin khi cần thiết mà khơng có sự hợp tác từ KH như liên lac với các đối tác của KH, hàng xóm, hay người thân, bạn bè của Kll,...
■ Tại giai đoạn thanh lý hợp đồng: Tăng cường các giải pháp quản lý và xử lý
các khoản nợ xấu qua biện pháp nâng cao chất lượng hoạt động thu hồi nợ quá hạn: Chi nhánh nên kiến nghị lên Hội sở thành lập tổ chuyên trách thu hồi, xử lý nợ quá hạn với một đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ chun mơn được đào tạp cơ bản về luật chuyên xử lý về nợ. Bộ phận xử lý nợ phải thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý về tiến độ xử lý các khoản nợ xấu, giải thích rõ nguyên nhân chưa xử lý được và đánh giá khả năng thu hồi của các khoản nợ xấu.
Ngồi các hoạt động kiểm sốt trong từng giai đoạn của quy trình, Chi nhánh cần đề ra một số biện pháp chung để ngăn chặn các sai sót xuất phát từ các cán bộ tín dụng như: quy định trách nhiệm về bồi thường vật chất nếu gây thiệt hại cho Chi nhánh do cố tình sai phạm hoặc vi phạm các nguyên tắc nghiệp vụ; xử lý nghiêm minh các trường
hợp sai phạm có chủ ý của nhân viên tín dụng.
Hơn thế nữa, Chi nhánh cũng cần tăng cường các giải pháp ngăn ngừa các hành vi lừa đảo của khách hàng. Trên thực tế tại Chi nhánh các hành vi lừa đảo có chủ đích của khách hàng nếu có thì đều do có sự tiếp tay của cán bộ Chi nhánh. Tuy nhiên vẫn có những khoản vay mà Chi nhánh khơng phát hiện được sự lừa đảo của khách hàng. Để khắc phục tình trạng này, Chi nhánh cần thực hiện một số biện pháp sau”
(i) .Xác định rõ thân nhân của khách hàng ngay trong quá trình tiếp xúc và thẩm định.
(ii) .Thận trọng với các khách hàng mới và cũng khơng vì q tin tưởng những khách hàng đã có uy tín trong qun hệ tín dụng với ngân hàng mà bỏ qua các nguyên tắc, nghiệp vụ cơ bản.
(iii) .Thực hiện hệ thống kiểm soát chặt chẽ trước, trong và sau khi cho vay. (iv) .Ngưng giải ngân hoặc thu hồi nợ trước hạn nếu phát hiện có bất kỳ dấu hiệu gian dối nào của khách hàng.
3.2.2.4 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Hiện nay, ACB đang sử dụng các hệ thống tra cứu thông tin khách hàng như CIC, .., tuy nhiên, những thông tin này cung cấp chủ yếu các sự kiện trong quá khứ ( lịch sử tín dụng, lịch sử trả nợ vay, giá trị khoản vay, tình hình trả nợ có đúng hạn...) mà chưa cùng các thông tin phản ánh hiện tại cũng như xu hướng tương lai ( như biên động thị trường, ngành nghề liên quan đến khách hàng và nhân tố ảnh hướng đến việc