6. Kết cấu đề tài
2.2. Thực trạng kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng KHDN tạ
2.2.4. Thực trạng hoạt động kiểm soát
*Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Agribank Sở Giao dịch không cho phép nhân viên độc lập giải quyết mọi mặt của
nghiệp vụ từ khi hình thành đến kết thúc. Mỗi thành viên chỉ thực hiện một giai đoạn nào đó trong quy trình nghiệp vụ đồng thời kiểm sốt lẫn nhau. Mỗi bộ phận đều tách bạch giữa chức năng kho quỹ bảo đảm tài sản với chức năng kế toán, phê chuẩn nghiệp vụ.
*Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và nghiệp vụ
Phịng tín dụng Agribank Sở Giao dịch kiểm sốt rất chặt chẽ và an toàn hệ thống
chứng từ và sổ sách. Các chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng và được lập ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh. Các nghiệp vụ này được phê chuẩn trong phạm vi giới
hạn cho phép từ ban điều hành. Cấp trên ban hành trác chính sách phê chuẩn chung cho tồn NH, từng Chi nhánh. Đối với nghiệp vụ không thường xuyên hay thường xuyên nhưng vượt mức giới hạn cho phép thì phải được phê chuẩn cụ thể bởi cấp cao hơn.
*Kiểm soát tài sản vật chất
Các loại sổ sách, tài sản, con dấu tại Agribank Sở Giao dịch đều được kiểm soát một cách chặt chẽ và an toàn bằng cách sử dụng két sắt có khóa được kiểm sốt rất nghiêm ngặt và ủy quyền cho thủ quỹ nắm giữ một chìa khóa, một chìa sơ cua để giám đốc chi nhánh năm giữ, và một chìa gửi ở Kho bạc Nhà nước. Tài sản trong két luôn được kiểm kê trước và sau ngày làm việc. Tiền mặt, giấy tờ có giá trị và con dấu là những tài sản chính của NH nên hoạt động kiểm soát vật chất được quy định rất rõ ràng,
chặt chẽ và được tuân thủ nghiêm túc nhằm tránh tình trạng thất thoát.
*Kiểm tra KSNB độc lập
Agribank Sở Giao dịch thành lập riêng Ban kiểm tra - kiểm soát nội bộ (thuộc phịng kiểm sốt) độc lập hồn tồn với các bộ phận, phịng ban khác. Kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các bộ phận trong hệ thống ngân hàng Agribank Sở Giao
dịch là nhiệm vụ của Ban. Cụ thể, Ban kiểm soát sự tuân thủ luật pháp, các quy định pháp lý của ngành ngân hàng và các quy chế, thể hiện quy trình cấp tín dụng của Agribank Sở Giao dịch. Qua đó, Ban Kiểm tra - kiểm sốt nội bộ đưa ra nhận xét về chất lượng quản lý, hoạt động của từng đơn vị cũng như đề xuất khắc phục các yếu tố hạn chế đề đề phòng rủi ro.
*Phân tích rà sốt lại việc thực hiện
Phịng tín dụng tại Agribank Sở Giao dịch lập báo cáo tình hình hoạt động định kỳ với những số liệu thực tế để so sánh, đối chiếu với số liệu kế hoạch. Từ đó, đánh giá hoạt động tín dụng có hiệu quả khơng để tìm ra những ngun nhân chính gây ra rủi ro để kịp thời khắc phục hoặc thay đổi kế hoạch, chính sách tín dụng phù hợp.
*Mơ hình tổ chức kiểm sốt nội bộ
Giám đốc ngân hàng cần hiểu rõ vai trị kiểm sốt rủi ro tín dụng bằng cách thiết lập các chính sách quản lý rủi ro tín dụng tại ngân hàng và thực hiện kiểm soát thường xuyên các kế hoạch, chính sách này. Hội đồng quản trị và ban quản lý của Agribank đặt ra mục tiêu tăng trưởng tín dụng rõ ràng cho mỗi kỳ hoạt động và phổ biến chính sách tăng trưởng tín dụng đến các CBTD.
Ban Giám đốc của ngân hàng ln chú trọng đến việc hồn thiện chính sách tín dụng và quy trình tín dụng, phổ biến đầy đủ, kịp thời đến từng đối tượng có liên quan.
Ngân hàng thiết lập bộ phận riêng để quản lý rủi ro tín dụng thường xuyên, tách biệt với bộ phận giám sát tổng thể các nhân tố và tính hiệu quả của danh mục đầu tư tín dụng.
*Thiết lập hệ thống quy trình tín dụng chặt chẽ
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, quy định của Nhà nước và quy định riêng của ngân hàng, mỗi NHTM cần thiết kế quy trình tín dụng phù hợp, đảm bảo sự liên hồn, phối hợp nghiệp vụ. Khi quy trình tín dụng được xây dựng hợp lý, ngân hàng sẽ tổ chức bộ máy hoạt động mà trong đó nhiệm vụ, chức năng của các phịng ban được phân cơng rõ ràng, minh bạch. Ngân hàng thiết lập các thủ tục hành chính tuân thủ quy định của pháp luật và bảo đảm an toàn trong q trình hoạt động kinh doanh. Nhờ có quy trình tín dụng như một sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ tín dụng thống nhất cho tồn ngân hàng, nhân viên cán bộ thực hiện nghiệp vụ sẽ có khả năng nắm được vai trị, vị trí và trách nhiệm của mình trong cơng việc.
Và cuối cùng, quy trình tín dụng chính là cơ sở để kiểm sốt q trình cấp tín
dụng và điều hành chính sách tín dụng của ngân hàng, giúp nhà quản trị có thể phát hiện
ra những khâu cần điều chỉnh và kiểm sốt được rủi ro khi cấp tín dụng.
*Thiết kế kiểm sốt nội bộ tín dụng và quản lý rủi ro tín dụng hiệu quả
Trong các doanh nghiệp, rủi ro được hiểu là tất cả những khả năng xấu có thể xảy ra phát sinh từ một sự cố nào đó cũng như hậu quả của nó tác động tới hoạt động của doanh nghiệp. Có nhiều loại rủi ro bên trong và ngồi doanh nghiệp và nó thường được phân loại bằng các nhóm chính là rủi ro chiến lược, rủi ro hoạt động, rủi ro tài chính,..
Theo VSA, định nghĩa về quản lý rủi ro doanh nghiệp “là một quy trình được
thiết lập bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các cán bộ có liên quan khác áp dụng trong q trình xây dựng chiến lược doanh nghiệp thực hiện xác định những sự việc có khả năng xảy ra làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp đồng thời quản lý rủi ro trong phạm vi cho phép nhằm đưa ra mức độ đảm bảo trong việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.” Tóm lại, có thể thấy quản lý rủi ro là chức năng quan trọng trong kiểm soát
nội
bộ và KSNB được coi là có hiệu quả khi yếu tố đánh giá và kiểm soát rủi ro được thiết lập và hoạt động một cách chặt chẽ.
Sơ đồ 2.5: Quy trình KSNB hoạt động tín dụng KHDN tại Agribank Sở Giao dịch
(Nguồn: Agribank Sở Giao dịch, 2021)
*Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình tín dụng KHDN tại Chi nhánh Agribank Sở Giao dịch
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn:
• Giai đoạn này tồn tại những rủi ro có thể xảy ra như KH chưa nắm rõ quy trình tín dụng, thơng tin KH cung cấp chưa chính xác, CBTD chưa xem xét kỹ hồ sơ pháp lý, hồ sơ dự án của KH, CBTD biết thơng tin sai lệch, thiếu sót nhưng vẫn chấp nhận hồ sơ của KH, vì mục đích cá nhân một số CBTD đồng ý những khoản vay nằm ngoài khả năng trả nợ của KH.
• Để ngăn ngừa rủi ro, nhân viên NH cần tuân thủ quy định của Agribank Việt Nam liên quan đến điều kiện vay vốn đối với KHDN trong Điều 7 Quyết định 666, CBTD khi tiếp nhận hồ sơ của KH cần kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ và đối chiếu với hồ sơ gốc nếu có nhằm đảm bảo sự hợp lý về thơng tin giữa các hồ sơ.
Ví dụ:
Ngày 03/11/2020, ông Phan Việt Hải, đại diện pháp luật cho Công ty TNHH Xây dựng Cơ điện và Nội thất Hải Hà đã vay vốn kinh doanh tại Chi nhánh Agribank Sở Giao dịch. Dựa vào quyết định 666, CBTD sẽ kiểm tra điều kiện vay vốn của KH sau khi tiếp nhận hồ sơ vay vốn của Ông Hải. Nếu thấy khách hàng đủ điều kiện vay vốn, CBTD tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp pháp của thơng tin trên hồ sơ cho vay mà KH cung cấp. Trong đó bao gồm giấy đề nghị vay vốn, kế hoạch hoạt động kinh doanh năm 2020-2021, báo cáo kinh tế kỹ thuật của dự án,..
- Phân tích và thẩm định tín dụng:
• Giai đoạn này tồn tại những rủi ro có thể xảy ra như việc CBTD chưa đánh giá đầy đủ thông tin KH, phương án sản xuất, đầu tư, tài sản đảm bảo, CBTD chưa có cơ sở để quyết định hạn mức tín dụng dẫn tới thời hạn tín dụng và lãi suất chưa phù hợp, CBTD cịn thiếu kinh nghiệm để thẩm định tín dụng
• Để ngăn ngừa rủi ro, CBTD cần tuân theo nội dung “Hướng dẫn phân tích thẩm
định phương án SXKD/ dự án đầu tư” và “Hướng dẫn phân tích về tư cách và năng lực pháp lý, năng lực điều hành, năng lực quản lý SXKD của KH” theo quy định chung của NH Agribank Việt Nam, Giám đốc quy định mức thẩm định
băng văn bản và phổ biến cho Phó Giám đốc, trưởng phịng tín dụng và CBTD, Trưởng phịng tín dụng cần xem lại tất cả các bộ hồ sơ vay vốn, thẩm định tín dụng của CBTD và đưa ra ý kiến quyết định cấp tín dụng.
Ví dụ:
CBTD cần phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau khi kiểm tra hồ sơ vay vốn của KH để thẩm định năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự của khách hàng vay vốn, thẩm định tình hình tài chính và kết quả hoạt động SXKD của DN dựa vào báo cáo tài chính 2 năm trước liền kề của DN, bảng cân đối tài khoản và kết quả SXKD năm có lãi so với năm trước liền kề.
❖ CBTD đã thẩm định tín dụng dựa trên các chỉ tiêu đánh giá tài chính như sau: Khả năng thanh tốn và sự ổn định: Hệ số tự tài trợ = 0,69 lần, hệ số thanh toán ngắn hạn = 2,5 lần, hệ số thanh toán nhanh = 0,25 lần.
Năng lực hoạt động: Vịng quay vốn lưu động bình qn = 1,95 vịng, vịng quay khoản phải thu bình qn = 5,8 vịng, vịng quay tồn kho = 3,35 vịng
Nhóm chỉ tiêu lợi nhuận: Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu = 0,002, tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tài sản = 0,005, tỷ suất trước thuế trên vốn chủ sở hữu = 0,0055.
Cơng ty khơng có quan hệ tín dụng với các tổ chức tín dụng khác. Cơng ty đạt mức xếp hạng tín dụng loại B.
∙÷ CBTD đánh giá cơng ty hoạt động SXKD ổn định, có hiệu quả, lợi nhuận năm 2020
mặc dù thấp hơn năm 2019 nhưng vẫn ở mức dương, doanh thu năm sau cao hơn năm trước, quy mơ SXKD và tình hình tài chính có xu hướng mở rộng, tăng trưởng
tốt.
÷ Kết luận: Cơng ty đủ điều kiện vay vốn.
❖ Thẩm định phương án sản xuất kinh doanh: dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh
năm 2020-2021 và Tổng nhu cầu vốn và phương án vốn.
❖ Thẩm định tính khả thi của phương án SXKD: các cơng trình xây dựng của cơng ty
có khách hàng lâu năm có uy tín, ngun vật liệu sử dụng trong sản xuất chủ yếu từ các đại lý ở trong nước, máy móc thiết bị xây dựng sử dụng phục vụ hoạt động SXKD khơng bị hỏng hóc, hao mịn.
❖ Thẩm định hiệu quả kinh tế và khả năng trả nợ: Tổng doanh thu: 5.886.437.000 đồng.
Tổng chi phí: 5.105.327.284 đồng. Lợi nhuận trước thuế: 435.147.025 đồng. Thuế thu nhập doanh nghiệp: 99.777.839 đồng. Lợi nhuận sau thuế: 335.369.186 đồng.
❖ Thẩm định bảo đảm tiền vay: gồm nhà ở có giá trị 1 tỷ đồng và quyền sử dụng đất có giá trị 665.500.000 đồng
Tất cả các loại tài sản trên đều có đủ giấy tờ chứng minh hợp lệ khơng có sự tranh chấp tài sản, có giá trị thị trường cao và khả năng chuyển nhượng nhanh chóng -> CBTD đánh giá cơng ty hoạt động hiệu quả tuy nhiên vẫn tồn tại những rủi ro có thể xảy ra từ các tác động bên ngoài như sự biến động của nền kinh tế.
CBTD tiến hành lập báo cáo thẩm định tín dụng bằng kết quả, thơng tin đã thu thập được rồi trình lên Trưởng phịng tín dụng để xác nhận và đưa ra ý kiến về việc cho vay. Báo cáo đề xuất tín dụng là 900 triệu đồng cùng với các giấy tờ liên quan được CBTD và Trưởng phịng tín dụng ký và trình lên Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt.
- Quyết định, phê duyệt tín dụng
• Giai đoạn này tồn tại những rủi ro có thể xảy ra như Giám đốc Chi nhánh hoặc nhân viên được ủy quyền chưa tuân thủ quy định thẩm quyền dẫn đến sai sót trong phê duyệt, chưa có sự kiểm tra lại trước khi phê duyệt dẫn đến việc cho vay
quá hạn mức tín dụng cho phép
• Để ngăn ngừa rủi ro trong giai đoạn phê duyệt, nhân viên NH cần tuân thủ những
thủ tục kiểm soát về thẩm quyền phê duyệt của các cấp khác nhau, tín đầy đủ của
văn bản, chữ ký xác nhận trước khi phê duyệt, quy định về hạn mức tín dụng của
Chi nhánh và về danh mục các hàng hóa, dịch vụ cấm bn bán, sản xuất.
Ví dụ:
Trưởng phịng tín dụng rà sốt lại hồ sơ vay vốn dựa trên báo cáo thẩm định tín dụng do
CBTD lập vào ngày 04/11/2020, ký nếu như thấy hồ sơ hợp lệ, đầy đủ rồi trình lên Giám
đốc Chi nhánh hoặc nhân viên được ủy quyền để tiến hành phê duyệt. - Trước khi giải ngân
• Giai đoạn này tồn tại những rủi ro như việc CBTD gửi nhầm thơng báo tín dụng sai sót tới KH hoặc gửi nhầm KH, thông tin được soạn thảo không khớp với điều
kiện đã phê duyệt, từ chối KH tiềm năng, cấp tín dụng cho KH có rủi ro nợ xấu cao, TSĐB chưa được đăng ký giao dịch.
• Để ngăn ngừa rủi ro xảy ra, CBTD cần có sự đồng ý của các phòng ban liên quan
trước khi thỏa thuận cho vay, kiểm tra lại thơng báo tín dụng gửi đến KH một cách độc lập, rà sốt lại hợp đồng tín dụng xem đã có đủ chữ ký xác nhận chưa, ban hành những quy định liên quan đến ký kết giao dịch TSĐB, quy định rõ mẫu
HĐTD và sửa đổi, bổ sung HĐTD, Trưởng phịng tín dụng cần phải kiểm tra lại các HĐTD, hợp đồng bảo đảm tiền vay xem nếu thiếu sót thì cần yêu cầu CBTD
bổ sung, nếu HĐTD riêng lẻ thì cần đóng dấu giáp lai.
Ví dụ:
- Giải ngân
• Giai đoạn này tồn tại những rủi ro có thể xảy ra như các chứng từ giải ngân không
đầy đủ để làm căn cứ; khơng đảm bảo tính hợp pháp; khoản giải ngân khơng chính xác; quy trình giải ngân khơng được tiến hành đúng quy định về cách thức và thời gian, chưa có xác nhận của các bên liên quan
• Để ngăn ngừa rủi ro xảy ra, trong thủ tục kiểm soát cần thực hiện đúng dựa vào đề xuất giải ngân đã được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền; nhân viên giải ngân bộ phận kế tốn - ngân quỹ cần tiến hành cơng việc theo các chứng từ giải ngân, tùy từng trường hợp khác nhau mà có những quy định liên quan đến nội dung, cách thức giải ngân rõ ràng bằng văn bản, nhân viên cần tiến hành giải ngân theo
quy định của NH; đối với từng CBTD cần có quy định thẩm quyền giải ngân bằng văn bản và chỉ giải ngân những khoản thuộc thẩm quyền phê duyệt; yêu cầu
khách hàng ký giấy nhận nợ trước khi giải ngân. - Giám sát tình hình sử dụng vốn vay
• Q trình này tồn tại những rủi ro như việc CBTD không phát hiện được vốn vay
khơng được sử dụng đúng mục đích như đã cam kết trong hợp đồng; trường hợp KH không trả được nợ nhưng TSĐB lại bị mất giá hoặc tổn thất; CBTD không chặt chẽ theo dõi nợ vay; KH mất khả năng thanh tốn,
• Để ngăn ngừa rủi ro, CBTD cần kiểm tra định kỳ, đột xuất 100% với các khoản vay theo nội dung “Kiểm tra, giám sát khoản vay” do NH đã quy định; CBTD cần tiến hành chấm điểm và xếp hạng KH định kỳ nhằm kịp thời phát hiện sự sụt
giảm khả năng thanh tốn của KH từ đó có biện pháp giảm thiểu rủi ro như yêu