6. Kết cấu đề tài
2.2. Thực trạng kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng KHDN tạ
2.2.5. Thực trạng thông tin và truyền thông
Để có thể đạt được mục tiêu đề ra, NH thường xuyên cập nhật hệ thống thông tin
kế tốn, xây dựng hệ thống thơng tin đảm bảo tính hữu ích và bảo mật, phổ cập đến toàn
bộ nhân viên cán bộ trong Chi nhánh.
Các chỉ thị, mệnh lệnh của các cấp lãnh đạo được thực hiện bằng văn bản và phổ
biến đến từng phòng ban, nhân viên giúp từng thành viên biết được nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của mình để có thể thực hiện tốt cơng việc. Cùng với đó cơng tác bảo mật thơng tin, dữ liệu cũng được đảm bảo. Mỗi CBTD đều có một tài khoản, mật khẩu riêng
trên hệ thống và chỉ có nhân viên, những người có phận sự mới được truy cập thông tin,
sử dụng các thơng tin đúng mục đích. Đồng thời, hệ thống phần mềm ứng dụng cũng được nhân viên công nghệ thông tin của Agribank Sở Giao dịch thường xuyên cập nhật,
thay đổi để phù hợp với công tác quản lý, đảm bảo an ninh hoạt động.
Hiện nay, công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi từ giai đoạn quản lý đến giai đoạn giao dịch, chăm sóc KH. Tất cả các chi nhánh, phịng giao dịch, trụ sở của
Agribank Sở Giao dịch đều có hệ thống mạng nội bộ với Phịng thơng tin - điện tốn. Đây chính là đường truyền chun dùng, riêng biệt có chức năng kết nối với các đơn vị khác nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh. Các tên miền NH cũng đã được đăng ký đầy đủ để phục vụ hoạt động kinh doanh cùng với hệ thống e-mail và website. Việc truyền thông các quy định, hướng dẫn thường được chỉ đạo bằng văn bản gửi xuống các Chi nhánh khác.
2.2.6. Thực trạng giám sát, kiểm sốt
Cán bộ tín dụng Agribank Sở Giao dịch thường xuyên tiếp nhận các ý kiến đóng góp trực tiếp hoặc thơng qua e-mail từ phía khách hàng nhằm khơng ngừng nâng cao hiệu quả, chất lượng dịch vụ. NH cũng thường xuyên thực hiện các biện pháp giám sát để phát hiện các biến động bất thường và có hướng giải quyết nhanh chóng, hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất. Đặc biệt, phòng kiểm tra - kiểm sốt nội bộ ln hoạt động độc lập, tách biệt với các phòng ban khác và có quyền hạn khá rộng là được kiểm tra các hồ sơ, chứng từ và bất cứ tài liệu nào liên quan đến nội bộ NH khi thực hiện kiểm tra thực tế. Định kỳ, phịng kiểm sốt thường thực hiện các cuộc kiểm tra đối với các Chi nhánh, phòng giao dịch để xem xét việc thực hiện các quy định, hướng dẫn, đánh giá kết quả hoạt động, phân tích những thuận lợi, khó khăn trong cơng tác để từ đó đề xuất giải pháp thiết thực giúp NH phát triển tốt hơn.
Nhằm đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch trong chính sách và quy định, ban Kiểm tốn nội bộ thường xuyên tổ chức kiểm toán hoạt động của đơn vị theo hình thức: - Kiểm tốn theo đồn tại các đơn vị theo kế hoạch kiểm toán hàng năm. KTV của
khu vực được phân công sẽ chọn ra các mẫu hồ sơ, chứng từ ngẫu nhiên hoặc tất cả để tiến hành kiểm tra, phát hiện nếu có sai phạm.
- Kiểm tốn đột xuất tại một chi nhánh, phòng giao dịch hoặc đơn vị khi phát hiện
có dấu hiện sai phạm, nghi vấn rủi ro xảy ra.
- Thơng qua các tiêu chí kiểm tra dựa trên dữ liệu cập nhật của hệ thống ngân hàng,
kiểm toán nội bộ tiền hành giám sát từ xa các hoạt động tín dụng hàng ngày.
Hoạt động kiểm sốt của Kiểm toán nội bộ đã bao trùm hầu hết các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tín dụng và hoạt động này được duy trì thường và liên tục với tần suất kiểm tra hàng ngày, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hệ thống tín dụng của ngân hàng.
Việc kiểm tra giám sát được thực hiện thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình
khách hàng sử dụng vốn vay cho đến khi thu hồi hết nợ gốc lãi và phí của khoản vay. Được thực hiện lần đầu chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ ngày giải ngân, cán bộ tín dụng phải kiểm tra việc sử dụng vốn vay và tài sản đảm bảo tiền vay và thực hiện theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ.
- Thứ nhất, kiểm tra việc sử dụng vốn vay, tình hình trả nợ, kiểm sốt nội dung thẩm
định điều kiện cho vay và thỏa thuận theo HĐTD
- Thứ hai, giám sát tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính và khả năng trả
nợ ngân hàng
- Thứ ba, theo dõi chấm điểm, xếp hạng khách hàng trên hệ thống xếp hạng tín dụng
nội bộ và diễn biến trạng thái khoản vay theo nhóm nợ của Agribank (theo sơ đồ mục
2.1)
2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt tín dụng khách hàng doanh nghiệp tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - chi nhánh Sở Giao dịch
2.3.1. Ưu điểm của KSNB hoạt động tín dụng tại Chi nhánh
Ban lãnh đạo Chi nhánh ln quan tâm và đề cao tới công tác KSNB hoạt động tín dụng nhằm phát hiện và ngăn ngừa rủi ro. Là Trụ sở chính của Ngân hàng Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, Chi nhánh đã ban hành nhiều chính sách, quy định, các nội quy chi tiết rõ ràng nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ tín dụng.
Có phân cơng nhiệm vụ trong Ban giám đốc Chi nhánh bằng văn bản, thực hiện phân công ủy quyền theo đúng quy định, phân công cơng tác cho từng cán bộ tín dụng phụ trách địa bàn cho vay và thực hiện luân chuyển theo quy định.
Ban lãnh đạo Chi nhánh đề cao ý thức, trách nhiệm của mình trong vai trị
quản lý, có khen thưởng kỷ luật rõ ràng tạo động lực giúp cán bộ hoàn thành nhiệm vụ. Hoạt động tín dụng giữ vai trị chủ đạo trong hoạt động của ngân hàng vì vậy đội ngũ cán bộ tín dụng luôn được cử đi đào tạo tại lớp do trung tâm đào tạo của Agribank mở và do Chi nhánh sắp xếp để cán bộ quản lý đào tạo nâng cao trình độ quản lý rủi ro tín dụng
Ban lãnh đạo bao gồm những người có năng lực, vì vậy Ban giám đốc thường xuyên
tổ chức các buổi kiểm tra nghiệp vụ đặc biệt nghiệp vụ tín dụng. Ban giám đốc thường xuyên giám sát và nhắc nhở nhân viên trong việc theo dõi, phân tích, dự đốn phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong q trình cấp tín dụng để Chi nhánh kịp thời đưa ra các biện pháp phòng ngừa, khắc phục rủi ro.
Chi nhánh đã áp dụng hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ do Agribank xây dựng tạo
với đặc thù hoạt động và cơ cấu tín dụng của Agribank, NH xây dựng bộ chỉ tiêu tài chính và phi tài chính để chấm điểm khách hàng doanh nghiệp. Ứng với mỗi ngành có một bộ chỉ tiêu chấm điểm khách hàng doanh nghiệp. Mỗi bộ chỉ tiêu gồm 60 chỉ tiêu: 15 chỉ tiêu tài chính và 43 chỉ tiêu phi tài chính.
Chi nhánh thực hiện đúng theo quy trình cấp tín dụng mà Agribank ban hành, hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản đảm bảo của khách hàng được khóa và lưu giữ cẩn thận theo đúng quy trình xử lý.
Quy định rõ các cán bộ kiểm soát phê duyệt ở các khâu của quy trình cấp tín dụng phải đúng thẩm quyền. Chi nhánh có thực hiện ủy quyền phê duyệt quyết định vay bằng
văn bản của cấp trên cho cấp dưới khi cần thiết theo yêu cầu công việc.
Lên kế hoạch kiểm tra được thực hiện một cách chi tiết từ việc xây dựng chương trình kế hoạch kiểm tra, thời gian dự kiến kiểm tra, chọn mẫu hồ sơ tín dụng nào cần kiểm tra, thành phần tham gia kiểm tra.
Việc kiểm tra được thực hiện một cách nghiêm túc theo đúng đề cương kiểm tra kiểm toán của Ban kiểm soát, của Chi nhánh và đưa ra các sai sót cần bổ sung và khắc phục. Sau khi kết thúc kiểm tra thì bộ phận kiểm tra kiểm sốt nội bộ của Chi nhánh sẽ tổng hợp lại kết quả kiểm tra báo cáo Ban giám đốc và theo dõi kết quả xử lý thiếu sót của Chi nhánh.
Ngồi ra cịn có sự giám sát từ xa của Ban kiểm sốt nội bộ của TSC, của phịng kiểm tra kiểm soát nội bộ của chi nhánh thông qua việc truy xuất khai thác dữ liệu trên hệ thống IPCAS từ đó phân tích, đánh giá phát hiện những dấu hiệu bất thường, vi phạm
quy định của pháp luật, của Agribank. Hệ thống này của Agribank đã cho phép khai thác
các báo cáo, dữ liệu thông tin khách hàng giữa các bộ phận, chi nhánh với nhau. Nguy cơ rủi ro hay thơng tin cần làm rõ được trình lên với Ban lãnh đạo tiến hành kiểm tra trực tiếp làm rõ thêm thông tin nhằm phục vụ việc giám sát nội bộ hiệu quả.
Hiện tại Chi nhánh có web nội bộ riêng và forum nhân viên của hệ thống Agribank
cho tất cả các nhân viên trong Chi nhánh nơi chia sẻ kiến thức, quy trình, quy định nội bộ giúp nhân viên cập nhật được văn bản, quy định mới của ngân hàng cũng như tránh các rủi ro trong quá trình thực hiện nghiệp vụ mà đồng nghiệp mắc phải.
Bên cạnh đó thì Chi nhánh đã phát huy những sáng kiến cá nhân trong Chi nhánh cùng với phịng Điện tốn viết một số chương trình tin học hóa các quy trình hoạt động tín dụng tại Chi nhánh, hiện tại có chương trình FileMaker Pro để hỗ trợ bộ phận tín
dụng soạn thảo hợp đồng tín dụng, tạo báo cáo thẩm định, đảm bảo hồ sơ đúng quy trình
tránh sai sót.
2.3.2. Nhược điểm - ngun nhânMột số hạn chế trong mơi trường kiểm sốt: Một số hạn chế trong mơi trường kiểm sốt:
Chi nhánh còn bất cập về cơ cấu tổ chức và bộ máy quản trị, điều hành. Nguyên nhân chính khiến cho cơng tác quản lý và trao đổi thông tin kém hiệu quả giữa các bộ phận là do sự chồng chéo, chưa phân định rõ giữa các nhiệm vụ, sự bất hợp lý của bộ máy tổ chức.
Do hoạt động tín dụng là hoạt động kinh doanh chủ yếu đối với NHTM và đem lại nhiều lợi nhuận nhất nên cũng chứa đựng nhiều rủi ro nhất, giả dụ khi CBTD có ý định thơng đồng với khách hàng vay vốn. Khi tiến hành thẩm định các biện pháp đảm bảo tiền vay, việc định giá TSBĐ sẽ có sự chênh lệch trong những trường hợp CBTD vi phạm, khiến cho thẩm định giá trị TSĐB cao hơn giá trị thực, KH vay nhiều hơn giá trị của tài sản. Chi nhánh đã đặt chỉ tiêu tăng trưởng dư nợ cao lên các CBTD dẫn đến tình trạng CBTD vì thành tích ngắn hạn mà bỏ qua việc đánh giá rủi ro dài hạn, khơng phân tích đến chất lượng tín dụng và khơng thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy trình nghiệp
vụ.
Chất lượng nguồn nhân lực cịn hạn chế so với yêu cầu của thời kỳ mới, cơ cấu CBTD chưa phù hợp với khối lượng KH hiện tại.
❖ Nguyên nhân
- Chưa nhận thức rõ trách nhiệm giảm thiểu rủi ro thuộc CBTD là người tiếp xúc KH và cũng là người quản lý KH trong suốt thời gian KH có quan hệ tín dụng với NH. Cơng tác đào tạo chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu thực tế, nhân viên mới vào làm
chủ yếu học theo cách làm của nhân viên cũ mà cách làm này chưa hẳn là thực hiện theo đúng quy định.
- Nhân viên cấp dưới chưa nắm bắt rõ chiến lược dài hạn nên khả năng nhận dạng, đánh giá rủi ro hạn chế dẫn đến các sáng kiến đóng góp cho ngành trong tương lai bị
giới hạn.
- Chính sách thu hút cán bộ trình độ cao tại chi nhánh chưa rõ ràng, chưa có sự
khác biệt so với năng lực thực hiện. Chi nhánh chỉ chú trọng đến các sự việc đã xảy
ra trong quá khứ gây ra tổn thất cho NH mà chưa chú trọng đến các rủi ro tiềm ẩn, khi rủi ro xảy ra thì NH mới đưa ra những đánh giá và các biện pháp phòng ngừa.
Nguồn thơng tin chấm điểm và xếp hạng tín dụng chưa đáng tin cậy do BCTC của doanh nghiệp chưa bắt buộc kiểm toán.
Hạn chế trong cơng tác giám sát, kiểm tra kiểm sốt nội bộ
Thời gian lên kế hoạch, lập đề cương kiểm tra, phê duyệt kế hoạch kiểm tra, thành lập đồn kiểm tra mất nhiều thời gian.
Cơng tác kiểm tra nội bộ hiện nay cịn nặng về hình thức, chỉ khi Chi nhánh có xảy
ra sai sót nào đó thì khi đó mới tập trung tiến hành kiểm tra. Cơng tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ chưa thực hiện được việc đưa ra những rủi ro có thể xảy ra chủ yếu phát hiện
những sai sót, vi phạm về việc tn thủ.
Cơng tác chấn chỉnh sau thanh tra, kiểm tra của Chi nhánh còn chậm, chưa kịp thời,
xử lý chưa nghiêm đặc biệt chưa có cơ chế xử lý đối với các trường hợp khơng chỉnh sửa theo kết luận của thanh tra, đồn kiểm tra.
Phịng kiểm tra kiểm sốt của Chi nhánh có một cán bộ đồng thời kiêm trưởng phịng vì vậy hạn chế trong việc giám sát thường xuyên tại hội sở Chi nhánh và tại các Chi nhánh cấp III, các PGD trực thuộc
❖ Nguyên nhân
- Agribank chủ yếu chỉ thực hiện phương pháp kiểm tra truyền thống nên kết quả của các cuộc KTKS về tín dụng chỉ xuất hiện những vi phạm về mặt tuân thủ mà không phát hiện được những thiếu sót, rủi ro tiềm tàng trong các khoản vay, đặc biệt khi ngân hàng chưa xây dựng quy trình kiểm tra chặt chẽ, chưa có phần mềm riêng về giám sát nội bộ.
- Việc NH thu thập thông tin liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, môi trường kinh tế của doanh nghiệp, về các văn bản pháp luật mới được ban hành, tình hình lạm phát trên thị trường trong và ngồi nước cịn hạn chế, chưa được thực hiện một cách thường
xun, khoa học và có tính hệ thống.
- Năng lực thẩm định của CBTD còn hạn chế, lười biếng thu thập thơng tin về KH, có khi hồn tồn dựa trên tài liệu do KH cung cấp, thiếu sự xác minh lại thơng tin, thiếu sự phân tích tính hợp lý của thơng tin nên tờ trình thẩm định KH thường được trình bày một cách sn sẻ theo khn mẫu có sẵn, chứa đựng những thơng tin có lợi cho KH, khơng nêu được những điểm trọng yếu để dẫn đến quyết định cấp tín dụng phù hợp.
- CBTD thực hiện thẩm định TSĐB khơng theo thủ tục, tiến độ, không tuân thủ việc định giá TSĐB, vi phạm nguyên tắc quản lý, kiểm tra giám sát TSĐB.
Hạn chế về thông tin và truyền thông
- Thông tin cho cấp lãnh đạo đơi khi chưa chính xác, chưa chỉ rõ trọng tâm xuất dữ liệu báo cáo còn đơn giản chưa nhấn mạnh những chỉ tiêu quan trọng để ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả của khoản tín dụng đã cấp. Sự truyền đạt thơng tin trong tồn hệ thống và ngay cả trong Chi nhánh cũng chưa hiệu quả.
- Thiếu sự trao đổi thông tin giữa các cấp lãnh đạo trong nội bộ NH. Những vấn đề tồn tại chưa được báo cáo lên cấp trên kịp thời. Một loạt các sai sót xảy ra do các nhân viên liên quan chưa có kinh nghiệm hoặc hiểu sai các chính sách của NH
- Cổng thông tin nội bộ cịn bất cập: chưa cập nhật tình hình kinh tế xã hội mới nhất về các lĩnh vực cho vay của ngân hàng để nhân viên có cơ sở phân tích tín dụng, CBTD chủ yếu dựa vào kết quả tra cứu CIC (Trung Tâm Thơng Tin Tín Dụng) nên khả năng độ chính xác kết quả phân tích tín dụng khơng cao.
- Mặc dù đã áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong xử lý nghiệp vụ tín dụng