1.3.1. Cấu hình hệ thống và nguyên tắc chung
Hệ thống khởi tạo khoản vay thương mại SMLC hoạt động trên trình duyệt WEB. Người dùng chỉ có thể truy cập vào SMLC trên máy tính có kết nối với mạng
12
nội bộ của BIDV. Hệ thống được thiết kế theo các tab thơng tin. Màn hình sẽ xuất hiện các tab tương ứng khi người dùng bấm vào các biểu tượng chức năng. Khi người dùng bấm vào các tab thì các tab con tương ứng sẽ xuất hiện (là các nội dung nhỏ bên trong của tab).
1.3.2. Người dùng hệ thống
Các cán bộ liên quan đến nghiệp vụ tín dụng sẽ được cấp ID đăng nhập (trùng với mã cán bộ) và mật khẩu để sử dụng SMLC. Tùy thuộc vào vi trí và chức vụ, cán bộ sẽ được cấp vai trò người dùng khác nhau.
1.3.3. Luồng cơng việc hồn chỉnh của hệ thống:
SMLC có đầy đủ các chức năng để hỗ trợ người dùng các cấp từ khâu thu thập, thẩm định, kiểm sốt và phê duyệt tín dụng, thơng báo cấp tín dụng theo quy định của BIDV. Sơ đồ sau biểu diễn trình tự các bước từ khởi tạo khách hàng đến khi đệ trình Hồ sơ đề xuất cấp tín dụng (CAS).
Hình 1.3: Sơ đồ luồng cơng việc hồn chỉnh của hệ thống SMLC
Sau khi tiếp nhận yêu cầu cấp tín dụng của doanh nghiệp, Chuyên viên quan hệ khách hàng sẽ thu thập các thơng tin quan trọng của khách hàng. Sau đó sẽ khởi tạo khách hàng trên hệ thống, thiết lập nhóm nợ cho khách hàng, nhập đầy đủ thơng tin vào các tab chính: Demographic-Thơng tin chung; C2C-khai báo thơng tin về các mối quan hệ với các khách hàng khác (nếu có). Call Report - Báo cáo làm việc với khách hàng: là các bản ghi đề xuất làm việc/ghi nhận lại quá trình làm việc giữa Ngân hàng và khách hàng, bao gồm cả trước, trong và sau khi cấp tín dụng cho khách hàng. Mục đích của Báo cáo làm việc với khách hàng có thể là đề xuất làm việc với khách hàng hoặc báo cáo về tình hình tiếp cận khách hàng, ghi nhận về nhu cầu cấp tín dụng cho khác hàng, các buổi làm việc đàm phán với khách hàng về khoản cấp tín dụng, kiểm tra mục đích sử dụng vốn, kiểm tra hoạt động kinh doanh, kiểm tra tài sản bảo đảm. Báo cáo làm việc với khách hàng sẽ có q trình khởi tạo và phê duyệt. Bên cạnh đó là các tab bổ sung thơng tin như tab Business - Hoạt động kinh doanh của khách hàng là nơi người dùng khai báo các thông tin lên quan đến hoạt động kinh doanh của khách hàng, tab thông tin Other Bankers là nơi khai báo, lưu trữ thơng tin quan hệ tín dụng với các tổ chức tín dụng khác.
Bước 2: Phân tích Tài chính khách hàng
Sau khi đánh giá phưng án vay vốn ở bước 2 được các cấp có thẩm quyền thơng qua, chuyên viên quan hệ khách hàng tiến hành phân tích tài chính qua tab Financial Statements. Màn hình Báo cáo tài chính sẽ hiển thị thơng tin tài chính chi tiết lấy từ Optimist. Optimist là hệ thống quản lý các số liệu báo cáo tài chính, xếp hạng tín dụng, các tài liệu đính kèm về hoạt động kinh doanh của khách hàng,. được liên kết với hệ thống SMLC. Chuyên viên quan hệ khách hàng sẽ tiếng hành tạo mới tài liệu tài chính của khách hàng trong Optimist bằng cách truy cập Optimist qua hyperlink trong tab Financial Statements, sau đó sẽ tiến hành nhập liệu báo cáo tài chính, thẩm định số liệu, tạo báo cáo tài chính dự phịng, phân tích xu hướng tài chính khách hàng, tạo biểu đồ strategy tóm tắt về hoạt động tài chính của doanh nghiệp dựa trên nhu cầu phân tích từng thời kỳ của BIDV, quản lý điều kiện đối với khách hàng, tạo báo cáo phục vụ phê duyệt tín dụng, đánh giá định kỳ khách hàng và tư vấn khách hàng.. Sau khi hồn tất, có thể xem tất cả các thơng tin về tài chính của khách hàng qua tab Financial Statements của khách hàng. Việc phân
15
tích tài chính khách hàng góp phần giúp ngân hàng đưa ra quyết định có cấp tín dụng hay khơng. Nếu tất cả điều kiện khách hàng đều đáp ứng thì sẽ chuyển qua bước tiếp theo: đề xuất khoản cấp tín dụng.
Bước 3: Đề xuất khoản cấp tín dụng
Đề xuất khoản cấp tín dụng hay được gọi là facility, trong đó, chuyên viên quan hệ khách hàng sẽ thiết lập và cấu trúc các khoản vay theo nhu cầu tín dụng của khách hàng. Trong hệ thống SMLC sẽ được thiết lập các loại facility theo chính sách của BIDV theo từng thời kỳ, hiện nay các loại facility có sẵn trong hệ thống là: Cho vay, Tài trợ thương mại, Ngân quỹ, Thẻ tín dụng, Thấu chi. Mỗi facility sẽ có các trường và các khối dữ liệu đã được xác định trước trong mô đun Quản trị Hệ thống. Sau khi khởi tạo khoản cấp tín dụng, chuyên viên quan hệ khách hàng sẽ tiến hàng thiết lập Tài sản đảm bảo.
Bước 4: Đề xuất Tài sản đảm bảo
Tài sản thế chấp và bảo lãnh có thể coi như yếu tố giảm thiểu rủi ro tín dụng cho ngân hàng khi tiếp nhận yêu cầu của người vay và là điều kiện đầu tiên của ngân hàng khi phê duyệt một hồ so tín dụng. Ví dụ, tài sản thế chấp là điều kiện đầu tiên trong khoản vay, trong đó tài sản của doanh nghiệp là tài sản thế chấp hữu hình và đảm bảo của giám đốc cơng ty, là khoản hỗ trợ bổ sung trong khoản vay. Tất cả tài sản đảm bảo (tài sản, xe cộ, cầm cố hàng hoá ...), bảo lãnh và các tài liệu hỗ trợ phi vật thể sẽ được gọi là "Collateral". Tất cả các danh mục tài sản thế chấp, các loại, các loại phụ được cung cấp trong SMLC là: bất động sản (đất công nghiệp, đất ở, đất trống, đất nông nghiệp); động sản (máy bay, vàng, máy móc thiết bị, phưong tiện giao thơng, tàu thuyền); tiền (tiền gửi, tiền mặt); bảo lãnh (bảo lãnh ngân hàng, bảo lãnh cơng ty, bảo lãnh chính phủ, bảo lãnh cá nhân. thư tín dụng dự phịng); chứng khốn khả mại (Trái phiếu, Cổ phiếu, Quỹ );...
Sau khi cập nhật tài sản đảm bảo, chuyên viên quan hệ khách hàng sẽ chuyển đến bước tiếp theo.
Bước 5: Xep hạng tín dụng
Khi đã hoàn thiện các thủ tục cần thiết về thiết lập khoản vay và tài sản đảm bảo, chuyên viên quan hệ khách hàng tiến hành xếp hạng khoản vay của khách hàng dựa theo mơ hình phù hợp. Sau đó lựa chọn loại hồ so cấp tín dụng CAS độc lập là
Bank (Local) hoặc Fully Cash Backed/0% Risk Facility. CAS thuộc luồng Fully Cash Backed/0% Risk Facility áp dụng đối với các khoản tín dụng được đảm bảo 100% tiền gửi tại BIDV, sổ tiết kiệm, GTCG (trừ cổ phiếu) do BIDV phát hành hoặc các khoản tín dụng được xác định là khơng có rủi ro (trọng số rủi ro = 0). CAS thuộc luồng Bank (Local) áp dụng đối với các khoản tín dụng thông thường. Sau khi đã khởi tạo xong Hồ sơ tín dụng, hệ thống sẽ chuyển đến màn hình CAS Summary trong tab CAS, lập báo cáo đề xuất tín dụng.
Bước 6: Lập báo cáo đề xuất tín dụng
Sau khi hồn tất bước tạo CAS tại bước 6, hệ thống điều hướng đến tab CAS Summary:
Main Customer Facility Collateral Eligibility Rating
: - i _ 7 I
Hình 1.5: Giao diện thanh tác vụ CAS Summary trong hệ thống
Người dùng khai báo đầy đủ thơng tin tại các khối thì tiến hành lưu thơng tin. Sau khi lưu thành cơng thì hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ các tab con của CAS, đồng thời hiển thị số CAS và trạng thái CAS:
Main Customer Facility Collateral Eligibility Rating CAS
Fadlity Collateral Terms & Conditions Documentation Notes Comments Appendices Exec Summary
Hình 1.6: Giao diện thanh tác vụ các tab con của CAS
Chuyên viên soạn thảo CAS sẽ kiểm tra thông tin của Khoản vay tại tab Facility, Tài sản đảm bảo tại tab Collateral, cung cấp thông tin chi tiết tại các tab Terms & Conditions (điều khoản & điều kiện); Documentation (tài liệu tín dụng) cần áp dụng, sau đó, CAS sẵn sàng cho việc đệ trình phê duyệt. Hệ thống SMLC hỗ trợ đầy đủ các chức năng cho quá trình đệ trình, kiểm sốt, phê duyệt hồ sơ tín dụng, lưu trữ và đồng bộ dữ liệu vào Core banking.
Bước 7: Quy trình phê duyệt CAS
Sau khi hồn thiện các thủ tục cần thiết, người dùng tiến hành đệ trình CAS để có được sự chấp thuận hay từ chối từ các cấp có thẩm quyền và giải pháp phân cấp thẩm quyền sẽ nằm trong quy trình này. Quy trình được mơ tả cụ thể trong phần 1.4.
Bước 8: Thơng báo cấp tín dụng
1.1. Quy trình phê duyệt CAS
1.4.1. Bảng mơ tả tổng qt về quy trình thực hiện
Bảng 1.1: Bảng mơ tả tổng quát quy trình phê duyệt CAS
Đối tượng thực hiện: người dùng hệ thống
Điều kiện bắt đầu: CAS ở trạng thái draft/draft appeal
Thông tin đầu vào: nhân viên khởi tạo CAS nhấn nút “submit” CAS trong trang đệ trình
Ket quả đầu ra: CAS được các cấp thông qua chờ cập nhập vào Core Banking hoặc bị từ chối
Noi sử dụng: Hệ thống SMLC
Tần suất: Khi CAS cần được sự chấp thuận hoặc hủy bỏ của các cấp trên Quy tắc:
- Chỉ người có vai trị là Business Unit Members - thành viên nhóm nghiệp vụ (phụ thuộc vào các thiết lập tại chức năng “Function Access Profile” trong Security Administrator) mới có thể nộp hồ so.
- Trước khi nộp CAS, người sử dụng phải xác nhận CAS. Sau khi xác nhận thành công, hệ thống nhắc nhở thông báo "Validation successfully!"
- Với mỗi thay đổi liên quan đến CAS đều phải refresh lại vào CAS
- Hệ thống sẽ kiểm tra rằng khơng có deactivated Facility/Collateral (Facility/Collateral dừng hoạt động). Nếu có bất kỳ một Facility ngừng hoạt động nào mà vi phạm thời gian ân hạn cho phép, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và việc nộp hồ so sẽ không được cho phép.
-Khi người dùng bấm vào nút “Submit” tại màn hình “Cas Submission” hệ thống sẽ thực hiện các kiểm tra sau:
a) Đối với lần đệ trình CAS đầu tiên, thẩm quyền phê duyệt của tất cả Người phê duyệt tín dụng được liệt kê không thấp hon thẩm quyền phê duyệt của Người đệ trình CAS. Người phê duyệt tín dụng sẽ được liệt kê dựa trên thẩm quyền phê duyệt xắp xếp theo thứ tự tăng dần (ví dụ: Người phê duyệt 1: Mức 10, Người phê
17
Thơng báo cấp tín dụng (Letter of Offer - viết tắt là LO) là thông báo gửi cho khách hàng để lấy quyết định (khách hàng đồng ý hay từ chối) sau khi CAS được các cấp có thẩm quyền đồng ý phê duyệt. Luồng này bao gồm: Tạo LO, đệ trình - phê duyệt LO và ghi nhận quyết định của khách hàng. người dùng tiến hành thông báo cấp tín dụng qua tab Post approval trên màn hình thanh cơng cụ CAS > Post approval > Letter of Offer (CAS > Sau phê duyệt > Thơng báo cấp tín dụng).
STT mẫu, hình ảnh liên quan HĐ1 Người soạn thảo CAS
Nhấn nút “submit” trong trang đệ trình CAS
HĐ2
Hệ thống Hiển thị 1 cấp phê duyệt và một drop downlist người dùng cùng chi nhánh với người doạn thảo CAS để lựa chọn bắt đầu luồng phê duyệt:
HĐ3
Người soạn
thảo CAS Thêm hoặc xóa nhiều cấp phê duyệt (Approver)trong trang đệ trình bằng nút “+”, “-” Hình 1.8
HĐ4 Hệ thống
-TH1: Nếu người dùng nhấn “+” để thêm
Approver, hiển thị Approver kèm 1 dropdown list gồm các user cùng chi nhánh với user soạn thảo CAS, số thứ tự ngay sau Appover kế trước kèm nút
“”
.
18 duyệt 2: Mức 20, ...)
b) Đối với CAS đã được đệ trình, thẩm quyền phê duyệt của người phê duyệt tiếp theo không thể thấp hơn người phê duyệt hiện tại.
- Bất kỳ “thành viên nhóm nghiệp vụ” nào trong cùng cấu trúc nhóm với Primary Officer hoặc Secondary Officer có thể cập nhật thơng tin khách hàng và thực hiện các giao dịch (giao dịch CAS, LO, Báo cáo cuộc gọi, v.v...). Quyền truy cập để khởi tạo CAS được điều chỉnh bởi sự kết hợp của các thuộc tính được quy đinh trong văn bản hướng dẫn sử dụng hệ thống.
1.4.1. Bảng mơ tả chi tiết các bước thực hiện quy trình
-TH2: Nếu người dùng nhấn “-” để loại bỏ Approver, thực hiện xóa Approver và dropdown list tương ứng trên màn hình.
Chuyển HĐ5.
HĐ5 Người soạnthảo CAS
Lựa chọn 1 người dùng cụ thể ở mỗi cấp trong danh sách dropdown list thả xuống trong trang đệ
trình. Hình 1.9
HĐ6 Người soạnthảo CAS Nhấn nút “Submit” tại màn hình “CasSubmission”
HĐ7 Hệ thống
Định tuyến CAS đến người đầu tiên trong danh sách phê duyệt tín dụng. HĐ8 Người phê duyệt cấp 1 Xem xét CAS:
-TH1: return CAS, lựa chọn lý do return và note nội dung cần chỉnh sửa, chuyển HĐ9
-TH2: decline CAS, lựa chọn lý do decline và note
chi tiết nội dung hủy bỏ CAS, chuyển HĐ9
-TH3: lựa chọn người phê duyệt khác cùng trong cấp, submit CAS,chuyển HĐ9
-TH4: approval CAS, chuyển HĐ9
Hình 1.10
HĐ9 Hệ thống
-TH1: nếu người phê duyệt cấp 1 return hoặc decline CAS, hệ thống định tuyến CAS trở lại cho người soạn thảo, chuyển HĐ10
-TH2: nếu người phê duyệt cấp 1 submit CAS, hệ thống kiểm tra nếu trùng với user đang phê duyệt sẽ báo lỗi, nếu không định tuyến CAS lên người phê duyệt đã chọn, chuyển HĐ11
-TH3: nếu người phê duyệt cấp 1 approval CAS, chuyển HĐ13
HĐ1 0
Người soạn thảo CAS
-TH1: Với CAS return, người soạn thảo chỉnh lại những điểm cần sửa theo ý kiến của người phê
lại CAS hoặc kháng nghị yêu cầu phê duyệt lại, quay lại HĐ1 HĐ1 1 Người phê duyệt cấp thứ 1+n Xem xét CAS:
-TH1: lựa chọn lý do return và note nội dung cần chỉnh sửa, nhấn nút “return” CAS, chuyển HĐ12. -TH2: lựa chọn lý do decline và note chi tiết nội dung hủy bỏ CAS, nhấn nút “decline” CAS, chuyển HĐ12
-TH3: lựa chọn người phê duyệt khác cùng trong cấp thứ 1+n, nhấn nút “submit” CAS, chuyển
HĐ12.
-TH4: approval CAS, chuyển HĐ12.
HĐ1
2 Hệ thống
-TH1: nếu người phê duyệt cấp 1+n return hoặc decline CAS, hệ thống định tuyến CAS trở lại cho người soạn thảo, chuyển HĐ10.
-TH2: nếu người phê duyệt cấp 1+n submit CAS, hệ thống kiểm tra nếu trùng với user đang phê duyệt sẽ báo lỗi, nếu không định tuyến CAS lên người phê duyệt đã chọn.
-TH3: nếu người phê duyệt cấp thứ 1+n approval CAS, chuyển HĐ13.
HĐ1
3 Hệ thống
Sau khi người phê duyệt nhấn “Approval”:
-TH1: Nếu còn cấp phê duyệt tiếp theo, hệ thống định tuyến CAS lên người phê duyệt đó, chuyển
HĐ11.
-TH2: Nếu người phê duyệt là cuối cùng trong danh sách người phê duyệt, kết thúc quá trình phê duyệt CAS.
a) Màn hình giao diện trong trang đệ trình
Hình 1.7: Màn hình giao diện trong trang đệ trình
b) Lựa chọn 1 người dùng cụ thể ở mỗi cấp trong danh sách dropdown list thả xuống trong trang đệ trình.
Submit for Credit Approval
I UrgentCAS
Approver 1 ∙ φ
(Credit Approver) Đặng Ngọc Linh Trang (155401) I Relationship manager (990) Approver 2 ãâ
(Credit Approver) BÙỈ Minh Trang (41971) I Leaders of RM Division (Branch. HO)∕Sub Branch (990)
Nguyên Xuân Duong (151274) I Board of Directors (990)
Approver 3 ãâ (Credit Approver)
Hình 1.8: Chọn câp phê duyệt trong trang đệ trình
c) Các nút lựa chọn của người phê duyệt sau khi xem xét CAS
Hình 1.9. Các nút lựa chọn trên trang đệ trình
23
1.5. Tổng quan yêu cầu người dùng
1.5.1. Nguyên nhân phát sinh yêu cầu
Ngân hàng BIDV hiện đang sử dựng hệ thống khởi tạo và quản lý khoản vay của Công ty TNHH hệ thống thơng tin FIS trong các nghiệp vụ tín dụng của mình. Các cán bộ của ngân hàng sử dụng hệ thống qua trình duyệt Web có kết nối với mạng nội bộ của ngân hàng.
Các bước từ khởi tạo, đệ trình, đánh giá và kiểm soát rủi ro,... cán bộ ngân hàng đều có thể thưc hiện trên hệ thống. Tuy nhiên, có một vấn đề là khi cán bộ ngân hàng muốn đệ trình hồ sơ lên các cấp kiểm sốt và phê duyệt tín dụng thì sẽ phải tự chọn số lượng cấp đệ trình. Bên cạnh đó, ở mỗi cấp đệ trình, hệ thống hiển thị toàn bộ người trong chi nhánh khiến việc lựa chọn các cấp gây khó khăn, mất thời gian, dễ chọn sai người phê duyệt.
Từ những khó khăn đó, BIDV đã liên hệ với công ty và gửi yêu cầu: “Khi đệ trình thì hệ thống phải tự đưa ra số cấp phê duyệt và những người có thẩm quỷền tương ứng”. Từ u cầu đó, đề tài “Phân tích giải pháp cải tiến phân cấp thẩm