Đối tượng thực hiện: người dùng hệ thống
Điều kiện bắt đầu: CAS ở trạng thái draft/draft appeal
Thông tin đầu vào: nhân viên khởi tạo CAS nhấn nút “submit” CAS trong trang đệ trình
Ket quả đầu ra: CAS được các cấp thông qua chờ cập nhập vào Core Banking hoặc bị từ chối
Noi sử dụng: Hệ thống SMLC
Tần suất: Khi CAS cần được sự chấp thuận hoặc hủy bỏ của các cấp trên Quy tắc:
- Chỉ người có vai trị là Business Unit Members - thành viên nhóm nghiệp vụ (phụ thuộc vào các thiết lập tại chức năng “Function Access Profile” trong Security Administrator) mới có thể nộp hồ so.
- Trước khi nộp CAS, người sử dụng phải xác nhận CAS. Sau khi xác nhận thành công, hệ thống nhắc nhở thông báo "Validation successfully!"
- Với mỗi thay đổi liên quan đến CAS đều phải refresh lại vào CAS
- Hệ thống sẽ kiểm tra rằng khơng có deactivated Facility/Collateral (Facility/Collateral dừng hoạt động). Nếu có bất kỳ một Facility ngừng hoạt động nào mà vi phạm thời gian ân hạn cho phép, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và việc nộp hồ so sẽ không được cho phép.
-Khi người dùng bấm vào nút “Submit” tại màn hình “Cas Submission” hệ thống sẽ thực hiện các kiểm tra sau:
a) Đối với lần đệ trình CAS đầu tiên, thẩm quyền phê duyệt của tất cả Người phê duyệt tín dụng được liệt kê không thấp hon thẩm quyền phê duyệt của Người đệ trình CAS. Người phê duyệt tín dụng sẽ được liệt kê dựa trên thẩm quyền phê duyệt xắp xếp theo thứ tự tăng dần (ví dụ: Người phê duyệt 1: Mức 10, Người phê
17
Thơng báo cấp tín dụng (Letter of Offer - viết tắt là LO) là thông báo gửi cho khách hàng để lấy quyết định (khách hàng đồng ý hay từ chối) sau khi CAS được các cấp có thẩm quyền đồng ý phê duyệt. Luồng này bao gồm: Tạo LO, đệ trình - phê duyệt LO và ghi nhận quyết định của khách hàng. người dùng tiến hành thơng báo cấp tín dụng qua tab Post approval trên màn hình thanh cơng cụ CAS > Post approval > Letter of Offer (CAS > Sau phê duyệt > Thơng báo cấp tín dụng).
STT mẫu, hình ảnh liên quan HĐ1 Người soạn thảo CAS
Nhấn nút “submit” trong trang đệ trình CAS
HĐ2
Hệ thống Hiển thị 1 cấp phê duyệt và một drop downlist người dùng cùng chi nhánh với người doạn thảo CAS để lựa chọn bắt đầu luồng phê duyệt:
HĐ3
Người soạn
thảo CAS Thêm hoặc xóa nhiều cấp phê duyệt (Approver)trong trang đệ trình bằng nút “+”, “-” Hình 1.8
HĐ4 Hệ thống
-TH1: Nếu người dùng nhấn “+” để thêm
Approver, hiển thị Approver kèm 1 dropdown list gồm các user cùng chi nhánh với user soạn thảo CAS, số thứ tự ngay sau Appover kế trước kèm nút
“”
.
18 duyệt 2: Mức 20, ...)
b) Đối với CAS đã được đệ trình, thẩm quyền phê duyệt của người phê duyệt tiếp theo không thể thấp hơn người phê duyệt hiện tại.
- Bất kỳ “thành viên nhóm nghiệp vụ” nào trong cùng cấu trúc nhóm với Primary Officer hoặc Secondary Officer có thể cập nhật thơng tin khách hàng và thực hiện các giao dịch (giao dịch CAS, LO, Báo cáo cuộc gọi, v.v...). Quyền truy cập để khởi tạo CAS được điều chỉnh bởi sự kết hợp của các thuộc tính được quy đinh trong văn bản hướng dẫn sử dụng hệ thống.
1.4.1. Bảng mô tả chi tiết các bước thực hiện quy trình
-TH2: Nếu người dùng nhấn “-” để loại bỏ Approver, thực hiện xóa Approver và dropdown list tương ứng trên màn hình.
Chuyển HĐ5.
HĐ5 Người soạnthảo CAS
Lựa chọn 1 người dùng cụ thể ở mỗi cấp trong danh sách dropdown list thả xuống trong trang đệ
trình. Hình 1.9
HĐ6 Người soạnthảo CAS Nhấn nút “Submit” tại màn hình “CasSubmission”
HĐ7 Hệ thống
Định tuyến CAS đến người đầu tiên trong danh sách phê duyệt tín dụng. HĐ8 Người phê duyệt cấp 1 Xem xét CAS:
-TH1: return CAS, lựa chọn lý do return và note nội dung cần chỉnh sửa, chuyển HĐ9
-TH2: decline CAS, lựa chọn lý do decline và note
chi tiết nội dung hủy bỏ CAS, chuyển HĐ9
-TH3: lựa chọn người phê duyệt khác cùng trong cấp, submit CAS,chuyển HĐ9
-TH4: approval CAS, chuyển HĐ9
Hình 1.10
HĐ9 Hệ thống
-TH1: nếu người phê duyệt cấp 1 return hoặc decline CAS, hệ thống định tuyến CAS trở lại cho người soạn thảo, chuyển HĐ10
-TH2: nếu người phê duyệt cấp 1 submit CAS, hệ thống kiểm tra nếu trùng với user đang phê duyệt sẽ báo lỗi, nếu không định tuyến CAS lên người phê duyệt đã chọn, chuyển HĐ11
-TH3: nếu người phê duyệt cấp 1 approval CAS, chuyển HĐ13
HĐ1 0
Người soạn thảo CAS
-TH1: Với CAS return, người soạn thảo chỉnh lại những điểm cần sửa theo ý kiến của người phê
lại CAS hoặc kháng nghị yêu cầu phê duyệt lại, quay lại HĐ1 HĐ1 1 Người phê duyệt cấp thứ 1+n Xem xét CAS:
-TH1: lựa chọn lý do return và note nội dung cần chỉnh sửa, nhấn nút “return” CAS, chuyển HĐ12. -TH2: lựa chọn lý do decline và note chi tiết nội dung hủy bỏ CAS, nhấn nút “decline” CAS, chuyển HĐ12
-TH3: lựa chọn người phê duyệt khác cùng trong cấp thứ 1+n, nhấn nút “submit” CAS, chuyển
HĐ12.
-TH4: approval CAS, chuyển HĐ12.
HĐ1
2 Hệ thống
-TH1: nếu người phê duyệt cấp 1+n return hoặc decline CAS, hệ thống định tuyến CAS trở lại cho người soạn thảo, chuyển HĐ10.
-TH2: nếu người phê duyệt cấp 1+n submit CAS, hệ thống kiểm tra nếu trùng với user đang phê duyệt sẽ báo lỗi, nếu không định tuyến CAS lên người phê duyệt đã chọn.
-TH3: nếu người phê duyệt cấp thứ 1+n approval CAS, chuyển HĐ13.
HĐ1
3 Hệ thống
Sau khi người phê duyệt nhấn “Approval”:
-TH1: Nếu còn cấp phê duyệt tiếp theo, hệ thống định tuyến CAS lên người phê duyệt đó, chuyển
HĐ11.
-TH2: Nếu người phê duyệt là cuối cùng trong danh sách người phê duyệt, kết thúc quá trình phê duyệt CAS.
a) Màn hình giao diện trong trang đệ trình
Hình 1.7: Màn hình giao diện trong trang đệ trình
b) Lựa chọn 1 người dùng cụ thể ở mỗi cấp trong danh sách dropdown list thả xuống trong trang đệ trình.
Submit for Credit Approval
I UrgentCAS
Approver 1 ∙ φ
(Credit Approver) Đặng Ngọc Linh Trang (155401) I Relationship manager (990) Approver 2 ãâ
(Credit Approver) BÙỈ Minh Trang (41971) I Leaders of RM Division (Branch. HO)∕Sub Branch (990)
Nguyên Xuân Duong (151274) I Board of Directors (990)
Approver 3 ãâ (Credit Approver)
Hình 1.8: Chọn câp phê duyệt trong trang đệ trình
c) Các nút lựa chọn của người phê duyệt sau khi xem xét CAS
Hình 1.9. Các nút lựa chọn trên trang đệ trình
23
1.5. Tổng quan yêu cầu người dùng
1.5.1. Nguyên nhân phát sinh yêu cầu
Ngân hàng BIDV hiện đang sử dựng hệ thống khởi tạo và quản lý khoản vay của Công ty TNHH hệ thống thông tin FIS trong các nghiệp vụ tín dụng của mình. Các cán bộ của ngân hàng sử dụng hệ thống qua trình duyệt Web có kết nối với mạng nội bộ của ngân hàng.
Các bước từ khởi tạo, đệ trình, đánh giá và kiểm sốt rủi ro,... cán bộ ngân hàng đều có thể thưc hiện trên hệ thống. Tuy nhiên, có một vấn đề là khi cán bộ ngân hàng muốn đệ trình hồ sơ lên các cấp kiểm sốt và phê duyệt tín dụng thì sẽ phải tự chọn số lượng cấp đệ trình. Bên cạnh đó, ở mỗi cấp đệ trình, hệ thống hiển thị tồn bộ người trong chi nhánh khiến việc lựa chọn các cấp gây khó khăn, mất thời gian, dễ chọn sai người phê duyệt.
Từ những khó khăn đó, BIDV đã liên hệ với cơng ty và gửi yêu cầu: “Khi đệ trình thì hệ thống phải tự đưa ra số cấp phê duyệt và những người có thẩm quỷền tương ứng”. Từ u cầu đó, đề tài “Phân tích giải pháp cải tiến phân cấp thẩm quyền” trong hệ thống khởi tạo và quản lý khoản vay của ngân hàng BIDV ra đời.
1.5.2. Nội dung yêu cầu và vai trò của đề tài
Nội dung: Hiện nay, hệ thống khởi tạo và quản lý tín dụng khơng tự đưa ra số
cấp phê duyệt và những cán bộ có thẩm quyền tương ứng. Việc cải tiến phân cấp thẩm quyền của đề tài nhằm giải quyết vấn đề trên. Khi đó, người dùng sẽ khơng thể tác động vào số lượng các cấp phê duyệt mà hệ thống đưa ra, những cấp người dùng liên quan sẽ được chọn lọc hiển thị tương ứng cấp phê duyệt phải đệ trình.
Vai trị của đề tài: Nhằm giải quyết được những khó khăn của khách hàng khi
thao tác trên hệ thống, phịng ngừa rủi ro tín dụng khi người dùng có thể khơng nắm được hết các bộ các cấp phê duyệt của ngân hàng hoặc xảy ra các gian lận tín dụng. Kèm với đó, người dùng sẽ thao tác đệ trình trên hệ thống nhanh hơn, tiết kiệm thao tác và thời gian.
1.5.3. Nhận xét quy trình hiện tại
Hiện nay, hệ thống SMLC đã đáp ứng hầu hết tất cả các yêu cầu nghiệp vụ phía Ngân hàng BIDV đề ra.
- Ưu điểm:
Hệ thống giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng, từ khâu xử lý thông tin khách hàng, phân tích tài chính, đề xuất khoản tín dụng và tài sản bảo đảm, cho đến tạo lập báo cáo đề xuất tín dụng, thiết lập điều kiện điều khoản, chứng từ, lập báo cáo phân tích, giải chấp một phần khoản vay, tài sản bảo đảm, xử lý luồng phê duyệt CAS. Do đó, hệ thống giúp Ngân hàng giảm tải những công việc cồng kềnh như tạo lập, cập nhật và lưu trữ hồ sơ khách hàng, chỉnh sửa điều khoản điều kiện liên quan đến khoản vay, tài sản đảm bảo, giảm số lượng hồ sơ giấy phải lưu trữ, bảo quản. Bên cạnh đó, thời gian xử lý các cơng đoạn cho vay sẽ được rút ngắn hơn, đây là điều rất quan trọng vì liên quan đến nhu cầu huy động vốn của doanh nghiệp và cũng tạo lợi thế cạnh tranh cho ngân hàng. Bên cạnh đó, hệ thống giúp mình bạch hóa quy trình xử lý tín dụng, giảm thiểu mất mát hồ sơ, rút ngắn thời gian truy vấn dữ liệu,...
- Hạn chế:
Trong quá trình phê duyệt khoản vay, module phân cấp thẩm quyền cịn đang khơng hợp lý, việc đệ trình lên cấp trên cịn phụ thuộc vào người soạn thảo CAS. Trong khi, điều này phải được hệ thống kiểm tra điều kiện của Facilities, Collateral hay một số yếu tố trong hồ sơ khách hàng,... để đưa ra số cấp phê duyệt và cấp phê duyệt có thẩm quyền một cách chính xác theo những quy tắc nghiệp vụ của BIDV.
Nhận thấy hạn chế trên, chương tiếp theo tác giả sẽ đi làm rõ thực trạng module phân cấp thẩm quyền trong hệ thống SMLC và phân tích giải pháp đưa ra.
KẾT LUẬN CHƯƠNG I
Chương 1 trình bày về các nội dung: giới thiệu về đơn vị thực tập FIS và ngân hàng BIDV, đồng thời mô tả tổng quan hệ thống Hỗ trợ khởi tạo và phê duyệt khoản vay SmartLender, tổng quan cấu hình SMLC, tổng quan quy trình phê duyệt hồ sơ tín dụng và nêu lên yêu cầu người dùng.
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG PHÂN CẤP THẢM QUYỀN TRONG HỆ THƠNG SMLC
2.1. Mơ hình quy trình phê duyệt hồ sơ tín dụng tại BIDV áp dụng trên
SMLC
Quy trình phê duyệt của hệ thống SMLC gồm 6 luồng và 3 giai đoạn chính: giai đoạn đề xuất, giai đoạn kiểm sốt và cuối cùng là giai đoạn ra quyết định tín dụng. Giai đoạn đề xuất gồm luồng đề xuất. Giai đoạn kiểm soát gồm các luồng: luồng kiểm soát khâu đề xuất, luồng thẩm định rủi ro, luồng kiểm soát TĐRR. Giai đoạn ra quyết định tín dụng gồm các luồng: cấp phê duyệt là cá nhân, cấp phê duyệt là hội đồng trong đó, cấp phê duyệt cuối cùng của hồ sơ tín dụng là 1 trong 2 cấp phê duyệt tùy theo tiêu chí điều kiện quy định về khoản tín dụng tại ngân hàng. Mỗi luồng hệ thống sẽ tương ứng với từng cấp phê duyệt, số cấp mà hồ sơ tín dụng trình lên phụ thuộc vào quy định và chức năng nhiệm vụ của cán bộ ngân hàng trong luồng phê duyệt tín dụng thực tế.
Quy trình phê duyệt của hệ thống SMLC được mơ hình hóa ở hình dưới đây:
Bước Nơi thực hiện
1.1. Khởi tạo/cập nhật thơng tin KH/ nhóm KHLQ
Customer, Group
1. Chuyên viên phòng Quản lý khách hàng(QLKH)_Chi nhánh 2. Lãnh đạo phòng QLKH_Chi nhánh
3. Chun viên phịng QLKH_Hội sở chính 4. Lãnh đạo phịng QLKH_Hội sở chính
b)
Luồng Kiểm soát khâu đề xuất
1. Lãnh đạo Phịng QLKH_Chi nhánh 2. Phó giám đốc phụ trách QLKH 3. Giám đốc Chi nhánh
4. Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo ban QLKH_Hội sở chính
5. Phó Tổng giám đốc phụ trách Khách hàng doanh nghiệp(KHDN)
c)
Luồng Thẩm định rủi ro
1. Chuyên viên Quản lý Rủi ro(QLRR)_Chi nhánh 2. Lãnh đạo Phòng QLRR_Chi nhánh
3. Chuyên viên Ban QLRR Tín dụng
4. Lãnh đạo phịng QLRR Tín dụng_Hội sở chính
d)
Luồng kiểm sốt khâu Thẩm định rủi ro
1. Lãnh đạo Phịng QLRR_Chi nhánh 2. Phó giám đốc QLRR_Chi nhánh
3. Giám đốc/Phó giám đốc Ban QLRR Tín dụng
e)
Cấp phê duyêt là cá nhân
1. Phó giám đốc phụ trách QLKH 2. Phó giám đốc chi nhánh
4. Giám đốc/Phó giám đốc Ban QLRR Tín dụng 5. Phó Tổng giám đốc QLRR Tín dụng
6. Tổng giám đốc
26 2. Hội đồng Cơ cấu nợ Cơ sở
3. Hội đồng tín dụng Trung Ương 4. Hội đồng Cơ cấu nợ Trung Ương 5. Hội đồng Quản trị
2.1.2. Các bước thực hiện phê duyệt hồ sơ tín dụngBước 1: Lập Báo cáo đề xuất, nhập liệu Bước 1: Lập Báo cáo đề xuất, nhập liệu
1.2. Đánh giá sơ bộ KH thông qua bộ câu
hỏi Eligibility
1.3. Sàng lọc KH Customer/Screening
1.4. Tạo/Cập nhật điều khoản tín dụng Facility
1.5. Tạo/Cập nhật TSBĐ Collateral
1.6. Tạo hồ sơ Tín dụng Rating, CAS
1.7. Tạo/Cập nhật Điều kiện & Điều khoản Tín dụng
CAS/Terms and Conditions
1.8. Tạo/Cập nhật Danh mục Hồ sơ tín
dụng CAS/Documentations
1.9. Tải biểu mẫu BCĐX từ hệ thống, bổ sung thông tin BCĐX, tải lên hệ thống
thống (Các tab thông tin chi tiết thuộc Thơng
tin khách hàng; Nhóm khách hàng; Hồ sơ tín
dụng)
Riêng tab Documentation, cần kiểm soát danh mục hồ sơ và tài liệu đính kèm.
2.2. Kiểm sốt nội dung báo cáo đề xuất
được đính kèm trên hệ thống. CAS/Executive Summary
Bước Nơi thực hiện
3.1. Rà sốt các màn hình do bộ phận đề xuất nhập
CAS
3.2. Kiểm tra nội dung BCĐX được đính kèm vào hệ thống
CAS/Executive Summary
27 Bước 2: Kiểm sốt BCĐX, thơng tin nhập liệu
Bảng 2.2: Bảng mô tả chi tiết Bước 2
Bước 3: Kiểm sốt BCĐX, thơng tin nhập liệu đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định
Bước Nơi thực hiện 3’.1. Nếu ý kiến của cấp phê duyệt liên quan đến nội
dung TĐRR, cán bộ chuyển sang Bước 4, bổ sung /chỉnh
sửa thông tin theo ý kiến của cấp phê duyệt
AM-Risk
3’.2. Trong trường hợp cần thiết, cán bộ soạn thảo chi tiết
ý kiến và trả hồ sơ về cho bộ phận đề xuất để hoàn thiện
Approval Memo- Risk;
Return CAS
Bước Nơi thực hiện
4.1. Nhập ý kiến tại các tab Ý kiến TĐRR- Khồn tín dụng; ý kiến TĐRR-Tài sản bảo đảm; bổ sung/chỉnh sửa điều kiện tín dụng tại tab Điều khoản & Điều kiện
Approval Memo-Risk-Fac; Approval Memo-Risk-Coll; CAS/Terms & Conditions
4.2. Tải biểu mẫu báo cáo TĐRR từ hệ
thống, bổ sung thông tin và tải lên hệ thống CAS/Executive Summary;Approval Memo-Risk-Attachment Bước 3’: Nghiên cứu ý kiến của cấp phê duyệt
Bảng 2.4: Bảng mô tả chi tiết Bước 3’
Bước 4: Lập Báo cáo Thẩm định Rủi ro, Nhập ý kiến Thẩm định Rủi ro
5.2. Đọc nội dung BCĐX được đính kèm vào hệ thống
CAS/Executive Summary
5.3. Kiêm soát nội dung báo cáo Thẩm định rủi ro
Approval Memo-Risk
5.4. Chỉnh sửa thông tin tại các tab Ý kiến Thẩm định rủi ro-Khoản tín dụng; Ý kiến Thẩm định rủi ro-Tài sản đảm bảo; Bổ sung/chỉnh sửa điều kiện tín dụng tại tab Điều khoản & Điều kiện
Approval Memo-Risk-Fac; Approval Memo-Risk-Coll; CAS/Term & Conditions
29 Bước 5: Kiêm sốt báo cáo thơng tin nhập liệu
Bước Nơi thực hiện
6.1. Rà sốt các màn hình CAS
6.2. Đọc nội dung báo cáo đề xuất được đính