23
1.5. Tổng quan yêu cầu người dùng
1.5.1. Nguyên nhân phát sinh yêu cầu
Ngân hàng BIDV hiện đang sử dựng hệ thống khởi tạo và quản lý khoản vay của Công ty TNHH hệ thống thông tin FIS trong các nghiệp vụ tín dụng của mình. Các cán bộ của ngân hàng sử dụng hệ thống qua trình duyệt Web có kết nối với mạng nội bộ của ngân hàng.
Các bước từ khởi tạo, đệ trình, đánh giá và kiểm sốt rủi ro,... cán bộ ngân hàng đều có thể thưc hiện trên hệ thống. Tuy nhiên, có một vấn đề là khi cán bộ ngân hàng muốn đệ trình hồ sơ lên các cấp kiểm sốt và phê duyệt tín dụng thì sẽ phải tự chọn số lượng cấp đệ trình. Bên cạnh đó, ở mỗi cấp đệ trình, hệ thống hiển thị tồn bộ người trong chi nhánh khiến việc lựa chọn các cấp gây khó khăn, mất thời gian, dễ chọn sai người phê duyệt.
Từ những khó khăn đó, BIDV đã liên hệ với cơng ty và gửi yêu cầu: “Khi đệ trình thì hệ thống phải tự đưa ra số cấp phê duyệt và những người có thẩm quỷền tương ứng”. Từ u cầu đó, đề tài “Phân tích giải pháp cải tiến phân cấp thẩm quyền” trong hệ thống khởi tạo và quản lý khoản vay của ngân hàng BIDV ra đời.
1.5.2. Nội dung yêu cầu và vai trò của đề tài
Nội dung: Hiện nay, hệ thống khởi tạo và quản lý tín dụng khơng tự đưa ra số
cấp phê duyệt và những cán bộ có thẩm quyền tương ứng. Việc cải tiến phân cấp thẩm quyền của đề tài nhằm giải quyết vấn đề trên. Khi đó, người dùng sẽ khơng thể tác động vào số lượng các cấp phê duyệt mà hệ thống đưa ra, những cấp người dùng liên quan sẽ được chọn lọc hiển thị tương ứng cấp phê duyệt phải đệ trình.
Vai trị của đề tài: Nhằm giải quyết được những khó khăn của khách hàng khi
thao tác trên hệ thống, phịng ngừa rủi ro tín dụng khi người dùng có thể khơng nắm được hết các bộ các cấp phê duyệt của ngân hàng hoặc xảy ra các gian lận tín dụng. Kèm với đó, người dùng sẽ thao tác đệ trình trên hệ thống nhanh hơn, tiết kiệm thao tác và thời gian.
1.5.3. Nhận xét quy trình hiện tại
Hiện nay, hệ thống SMLC đã đáp ứng hầu hết tất cả các yêu cầu nghiệp vụ phía Ngân hàng BIDV đề ra.
- Ưu điểm:
Hệ thống giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng, từ khâu xử lý thông tin khách hàng, phân tích tài chính, đề xuất khoản tín dụng và tài sản bảo đảm, cho đến tạo lập báo cáo đề xuất tín dụng, thiết lập điều kiện điều khoản, chứng từ, lập báo cáo phân tích, giải chấp một phần khoản vay, tài sản bảo đảm, xử lý luồng phê duyệt CAS. Do đó, hệ thống giúp Ngân hàng giảm tải những công việc cồng kềnh như tạo lập, cập nhật và lưu trữ hồ sơ khách hàng, chỉnh sửa điều khoản điều kiện liên quan đến khoản vay, tài sản đảm bảo, giảm số lượng hồ sơ giấy phải lưu trữ, bảo quản. Bên cạnh đó, thời gian xử lý các cơng đoạn cho vay sẽ được rút ngắn hơn, đây là điều rất quan trọng vì liên quan đến nhu cầu huy động vốn của doanh nghiệp và cũng tạo lợi thế cạnh tranh cho ngân hàng. Bên cạnh đó, hệ thống giúp mình bạch hóa quy trình xử lý tín dụng, giảm thiểu mất mát hồ sơ, rút ngắn thời gian truy vấn dữ liệu,...
- Hạn chế:
Trong quá trình phê duyệt khoản vay, module phân cấp thẩm quyền cịn đang khơng hợp lý, việc đệ trình lên cấp trên cịn phụ thuộc vào người soạn thảo CAS. Trong khi, điều này phải được hệ thống kiểm tra điều kiện của Facilities, Collateral hay một số yếu tố trong hồ sơ khách hàng,... để đưa ra số cấp phê duyệt và cấp phê duyệt có thẩm quyền một cách chính xác theo những quy tắc nghiệp vụ của BIDV.
Nhận thấy hạn chế trên, chương tiếp theo tác giả sẽ đi làm rõ thực trạng module phân cấp thẩm quyền trong hệ thống SMLC và phân tích giải pháp đưa ra.
KẾT LUẬN CHƯƠNG I
Chương 1 trình bày về các nội dung: giới thiệu về đơn vị thực tập FIS và ngân hàng BIDV, đồng thời mô tả tổng quan hệ thống Hỗ trợ khởi tạo và phê duyệt khoản vay SmartLender, tổng quan cấu hình SMLC, tổng quan quy trình phê duyệt hồ sơ tín dụng và nêu lên yêu cầu người dùng.
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG PHÂN CẤP THẢM QUYỀN TRONG HỆ THƠNG SMLC
2.1. Mơ hình quy trình phê duyệt hồ sơ tín dụng tại BIDV áp dụng trên
SMLC
Quy trình phê duyệt của hệ thống SMLC gồm 6 luồng và 3 giai đoạn chính: giai đoạn đề xuất, giai đoạn kiểm sốt và cuối cùng là giai đoạn ra quyết định tín dụng. Giai đoạn đề xuất gồm luồng đề xuất. Giai đoạn kiểm soát gồm các luồng: luồng kiểm soát khâu đề xuất, luồng thẩm định rủi ro, luồng kiểm soát TĐRR. Giai đoạn ra quyết định tín dụng gồm các luồng: cấp phê duyệt là cá nhân, cấp phê duyệt là hội đồng trong đó, cấp phê duyệt cuối cùng của hồ sơ tín dụng là 1 trong 2 cấp phê duyệt tùy theo tiêu chí điều kiện quy định về khoản tín dụng tại ngân hàng. Mỗi luồng hệ thống sẽ tương ứng với từng cấp phê duyệt, số cấp mà hồ sơ tín dụng trình lên phụ thuộc vào quy định và chức năng nhiệm vụ của cán bộ ngân hàng trong luồng phê duyệt tín dụng thực tế.
Quy trình phê duyệt của hệ thống SMLC được mơ hình hóa ở hình dưới đây:
Bước Nơi thực hiện
1.1. Khởi tạo/cập nhật thơng tin KH/ nhóm KHLQ
Customer, Group
1. Chuyên viên phòng Quản lý khách hàng(QLKH)_Chi nhánh 2. Lãnh đạo phòng QLKH_Chi nhánh
3. Chun viên phịng QLKH_Hội sở chính 4. Lãnh đạo phịng QLKH_Hội sở chính
b)
Luồng Kiểm soát khâu đề xuất
1. Lãnh đạo Phịng QLKH_Chi nhánh 2. Phó giám đốc phụ trách QLKH 3. Giám đốc Chi nhánh
4. Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo ban QLKH_Hội sở chính
5. Phó Tổng giám đốc phụ trách Khách hàng doanh nghiệp(KHDN)
c)
Luồng Thẩm định rủi ro
1. Chuyên viên Quản lý Rủi ro(QLRR)_Chi nhánh 2. Lãnh đạo Phòng QLRR_Chi nhánh
3. Chuyên viên Ban QLRR Tín dụng
4. Lãnh đạo phịng QLRR Tín dụng_Hội sở chính
d)
Luồng kiểm sốt khâu Thẩm định rủi ro
1. Lãnh đạo Phịng QLRR_Chi nhánh 2. Phó giám đốc QLRR_Chi nhánh
3. Giám đốc/Phó giám đốc Ban QLRR Tín dụng
e)
Cấp phê duyêt là cá nhân
1. Phó giám đốc phụ trách QLKH 2. Phó giám đốc chi nhánh
4. Giám đốc/Phó giám đốc Ban QLRR Tín dụng 5. Phó Tổng giám đốc QLRR Tín dụng
6. Tổng giám đốc
26 2. Hội đồng Cơ cấu nợ Cơ sở
3. Hội đồng tín dụng Trung Ương 4. Hội đồng Cơ cấu nợ Trung Ương 5. Hội đồng Quản trị
2.1.2. Các bước thực hiện phê duyệt hồ sơ tín dụngBước 1: Lập Báo cáo đề xuất, nhập liệu Bước 1: Lập Báo cáo đề xuất, nhập liệu
1.2. Đánh giá sơ bộ KH thông qua bộ câu
hỏi Eligibility
1.3. Sàng lọc KH Customer/Screening
1.4. Tạo/Cập nhật điều khoản tín dụng Facility
1.5. Tạo/Cập nhật TSBĐ Collateral
1.6. Tạo hồ sơ Tín dụng Rating, CAS
1.7. Tạo/Cập nhật Điều kiện & Điều khoản Tín dụng
CAS/Terms and Conditions
1.8. Tạo/Cập nhật Danh mục Hồ sơ tín
dụng CAS/Documentations
1.9. Tải biểu mẫu BCĐX từ hệ thống, bổ sung thông tin BCĐX, tải lên hệ thống
thống (Các tab thông tin chi tiết thuộc Thơng
tin khách hàng; Nhóm khách hàng; Hồ sơ tín
dụng)
Riêng tab Documentation, cần kiểm soát danh mục hồ sơ và tài liệu đính kèm.
2.2. Kiểm sốt nội dung báo cáo đề xuất
được đính kèm trên hệ thống. CAS/Executive Summary
Bước Nơi thực hiện
3.1. Rà sốt các màn hình do bộ phận đề xuất nhập
CAS
3.2. Kiểm tra nội dung BCĐX được đính kèm vào hệ thống
CAS/Executive Summary
27 Bước 2: Kiểm sốt BCĐX, thơng tin nhập liệu
Bảng 2.2: Bảng mô tả chi tiết Bước 2
Bước 3: Kiểm sốt BCĐX, thơng tin nhập liệu đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định
Bước Nơi thực hiện 3’.1. Nếu ý kiến của cấp phê duyệt liên quan đến nội
dung TĐRR, cán bộ chuyển sang Bước 4, bổ sung /chỉnh
sửa thông tin theo ý kiến của cấp phê duyệt
AM-Risk
3’.2. Trong trường hợp cần thiết, cán bộ soạn thảo chi tiết
ý kiến và trả hồ sơ về cho bộ phận đề xuất để hoàn thiện
Approval Memo- Risk;
Return CAS
Bước Nơi thực hiện
4.1. Nhập ý kiến tại các tab Ý kiến TĐRR- Khồn tín dụng; ý kiến TĐRR-Tài sản bảo đảm; bổ sung/chỉnh sửa điều kiện tín dụng tại tab Điều khoản & Điều kiện
Approval Memo-Risk-Fac; Approval Memo-Risk-Coll; CAS/Terms & Conditions
4.2. Tải biểu mẫu báo cáo TĐRR từ hệ
thống, bổ sung thông tin và tải lên hệ thống CAS/Executive Summary;Approval Memo-Risk-Attachment Bước 3’: Nghiên cứu ý kiến của cấp phê duyệt
Bảng 2.4: Bảng mô tả chi tiết Bước 3’
Bước 4: Lập Báo cáo Thẩm định Rủi ro, Nhập ý kiến Thẩm định Rủi ro
5.2. Đọc nội dung BCĐX được đính kèm vào hệ thống
CAS/Executive Summary
5.3. Kiêm soát nội dung báo cáo Thẩm định rủi ro
Approval Memo-Risk
5.4. Chỉnh sửa thông tin tại các tab Ý kiến Thẩm định rủi ro-Khoản tín dụng; Ý kiến Thẩm định rủi ro-Tài sản đảm bảo; Bổ sung/chỉnh sửa điều kiện tín dụng tại tab Điều khoản & Điều kiện
Approval Memo-Risk-Fac; Approval Memo-Risk-Coll; CAS/Term & Conditions
29 Bước 5: Kiêm sốt báo cáo thơng tin nhập liệu
Bước Nơi thực hiện
6.1. Rà sốt các màn hình CAS
6.2. Đọc nội dung báo cáo đề xuất được đính
kèm vào hệ thống
CAS/Executive Summary
6.3. Đọc nội dung báo cáo thẩm định rủi ro được đính kèm vào hệ thống
Approval Memo-Risk
6.4. Nhập ý kiến tại tab Ý kiến Phê duyệt- Khoản tín dụng; Ý kiến Phê duyệt-Tài sản đảm bảo; bổ sung/chỉnh sửa điều kiện tín dụng tại tab Điều khoản & Điều kiện
Approval Memo-Credit Approver- Fac;
Approval Memo-Credit Approver- Coll;
CAS/Term & Conditions Bước 6: Xét duyệt_Cấp phê duyệt là cá nhân
mẫu
xin ý kiến, biên bản họp, quyết định phê duyệt từ hệ thống. Hoàn thiện và xin ý kiến các thành viên bên ngoài hệ thống
7.2. Tải Biên bản họp/Quyết định của Hội đồng lên hệ thống
CAS/Documentation
7.3. Căn cứ ý kiến phê duyệt của Hội đồng, nhập ý kiến cuối cùng tại các tab Ý kiến phê
duyệt- Khoản Tín dụng; Ý kiến phê duyệt - Tài sản đảm bảo; Điều khoản & Điều kiên
Approval Memo-CA-Fac; Approval Memo-CA-Coll; CAS/Term & Conditions
31 Bước 7: Xét duyệt_Cấp phê duyệt là Hội đồng
Bước 8: Đơn vị kinh doanh nhận hồ sơ phê duyệt
2.2. Module phân cấp thẩm quyền trong hệ thống SMLC
Phân cấp thẩm quyền phê duyệt tín dụng là xác định những cấp, bộ phận chịu trách nhiệm thẩm tra tính chính xác của hồ sơ tín dụng, quyền phán quyết tín dụng và chịu trách nhiệm pháp lý khi xảy ra rủi ro tín dụng. Quyền phán quyết tín dụng được phân bổ cho những cấp bậc cán bộ có đủ kinh nghiệm, khả năng phán xét và tính nhất quán cần thiết để đánh giá chuẩn xác mức độ rủi ro và lợi ích liên quan khi phê duyệt một giao dịch tín dụng hoặc một chương trình tín dụng.
2.2.1. Mơ tả hoạt động
Module phân cấp thẩm quyền là một module nằm trong quá trình phê duyệt hồ sơ tín dụng, có chức năng đưa ra cấp có thẩm quyền phê duyệt được hệ thống khởi chạy sau khi người dùng u cầu đệ trình CAS. Module có thể định tuyến luồng
là Approver 1, khi kích chọn, hệ thống sẽ hiển thị một danh sách bao gồm những user ở tất cả các cấp cùng chi nhánh với user đệ trình CAS.Người soạn thảo CAS kích chọn thêm cấp Approver bằng nút “+”, hệ thống sẽ hiển thị bấy nhiêu cấp, kèm thêm dấu “-” để loại bỏ cấp.
Submit for Crrdlt Approval
Dùng dâu “+” để thêm nhiêu cãp 2 ∙ Q rrdá ¼P∣W'∣W> M)∏ner 3 * Q ..trdil Au ∣M1∣ MWI P⅛∙∙M∙ Sβl∙κ* Cornarents Dùng dâu đẽ loại bỏ cãp dã thêm
Hình 2.2: Màn hình giao diện khi người dùng cập nhật câp phê duyệt
Tiếp theo, lựa chọn user ở mỗi cấp Approver, nhập nội dung comments và
Hình 2.3: Màn hình giao diện khi người dùng chọn cấp phê duyệt
nhấn “submit”.
Sau khi nhấn Submit, hệ thống sẽ định tuyến CAS lên cấp Approver 1 trong danh sách cấp phê duyệt đã chọn. CAS sau khi được submit thì sẽ ở mục chờ phê duyệt của ApproverT Màn hình phê duyệt của Approvalt như hình dưới:
Hình 2.4: Màn hình giao diện của Approverl trong trang đệ trình
Approver1 có thể thêm, xóa các Approver hiện tại, chọn lại user trong các Approver.
hệ thống thực hiện định tuyến CAS đến user trong Approver hiện tại.
Nếu Approver1 nhấn “Approve”, hệ thống chuyển CAS đến Approver2.
Nếu Approver1 nhấn “return”/”decline”/”enquiry”, hệ thống định tuyến CAS trở lại người soạn thảo CAS.
Chỉ có Approver cuối cùng trong danh sách đệ trình có quyền phán quyết tối cao đối với CAS. Ở trường hợp này thì Approver3 có là cấp cuối cùng và là cấp cao nhất, khi Approver3 nhấn “Approve” thì CAS được phê duyệt thành cơng, kết thúc q trình phê duyệt. Bên cạnh đó, Approvers có thể thao tác các nút khác giống như các cấp Approver dưới như trả lại, từ chối hoặc submit CAS lên cấp phê duyệt cùng cấp hoặc cấp cao hơn nó.
Submit
Hình 2.5: Màn hình phê duyệt của Approver3
2.2.2. Ngun tắc hoạt động
Với cơ chế module phê duyệt hiện tại, người dùng kiểm sốt hồn tồn q trình định tuyến CAS. Mỗi CAS sẽ có lộ trình định tuyến riêng theo lựa chọn của người dùng. Người dùng có thể thêm nhiều Reviewer và người phê duyệt một cách
thủ cơng. Tại CAS, trên trang đệ trình, hệ thống sẽ hiển thị danh sách Reviewer như sau để lựa chọn bắt đầu luồng phê duyệt. Neu người soạn thảo là RM, hệ thống sẽ hiển thị danh sách Reviewer trong cấu trúc nhóm của RM tới Sector Head và tất cả người phê duyệt bao gồm Người phê duyệt tín dụng, Chuyên gia ngành, Hội đồng tín dụng (Thư ký) và Exco (Thư ký).
Neu người soạn thảo là CA, hệ thống sẽ hiển thị danh sách người kiểm sốt trong cấu trúc nhóm của CA và tất cả người phê duyệt bao gồm Người phê duyệt tín dụng, Chuyên gia ngành, ban QLRRTD và Hội đồng quản trị. Người dùng có thể cập nhật/xóa người phê duyệt mà họ đã thêm vào một cách thủ công.
Tất cả người phê duyệt trong luồng được RM xác định một cách thủ công đều có thể: chọn lại người phê duyệt cùng cấp độ để có thể phê duyệt thay anh ta, chọn lại/cập nhật người phê duyệt ke tiep trong luồng phê duyệt. Ví dụ: có thể thêm/cập nhật/xóa bỏ các cấp kế tiếp.
2.2.3. Vai trị
Module nằm trong quy trình phê duyệt hồ sơ tín dụng khách hàng, có chức năng hiển thị cấp phê duyệt, lọc và hiển thị trong dropdown list những user trong cùng một chi nhánh với người soạn thảo để chọn lựa khi đệ trình CAS.
2.2.4. Đánh giá module phân cấp thẩm quyền
Ưu điểm
Hệ thống hiển thị tất cả các cán bộ trong các role cùng nhóm chi nhánh với người đệ trình, khơng gây tình trạng đệ trình sai chi nhánh, phù hợp với quy định chính sách của BIDV. Bên cạnh đó, người soạn thảo CAS và các thành viên cùng nhóm có quyền đệ trình CAS để xem xét phê duyệt, thuận tiện cho người dùng khi người phụ trách chính của CAS khơng thể tiếp tục xử lý CAS thì những người cùng nhóm có thể tiếp tục kế thừa để giải quyết CAS đó. Mặt khác, người dùng có thể chủ động trong lựa chọn các cấp có thẩm quyền trong hệ thống, dễ dàng thêm sửa xóa các cấp Approver và hệ thống khơng có giới hạn về số cấp thẩm quyền mà CAS
thế/có thẩm quyền, trả lại CAS, từ chối cấp tín dụng, yêu cầu bổ sung hồ sơ chứng từ, chấp thuận yêu cầu phê duyệt... Giao diện đơn giản, dễ hiểu, các nút chức năng