CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.4. Hệthống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại
1.4.1. Hệthống các báo cáo dự toán
1.4.1.1. Khái niệm của dự toán
Dự toán là những dự kiến, những phối hợp chi tiết chỉ rõ cách huy động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và được biểu diễn bằng một hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị.
Dự toán phải được gắn liền với điều kiện về thời gian cụ thể trong tương lai, do vậy dự toán thường được lập theo tháng, quý, năm.
1.4.1.2. Tác dụng của dự toán
Các doanh nghiệp dù hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì việc lập dự tốn sản xuất kinh doanh vẫn là cơng việc quan trọng hàng đầu. Dự tốn giúp các nhà qu ản trị có được nhiều thời gian để hoạch định chiến lược kinh doanh trước khi hoạt động của doanh nghiệp bắt đầu. Khi các mục tiêu đã được xác lập các nhà quản trị sẽ đánh giá được kết quả thực hiện với kế hoạch đưa ra và kiểm soát được sự phát sinh nguồn lực trong doanh nghiệp. Do đó, dự tốn có ý nghĩa quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, được thể hiện qua những điểm sau:
- Xác định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp làm căn cứ đánh giá việc thực hiện kế hoạch sau này. Bản dự tốn đã cụ thể hóa kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành con số cụ thể. Việc so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch đề ra, nhà quản trị sẽ dễ dàng thấy được bộ phận nào trong doanh nghiệp khơng hồn thành chỉ tiêu đề ra, từ đó tìm hiểu ngun nhân vì sao hoạt động của bộ phận khơng hiệu quả và có biện pháp hữu hiệu để khắc phục. Ngoài ra từ việc xây dựng mục tiêu, xác định các điều kiện để đảm bảo để đạt được các mục tiêu đặt ra.
- Kết hợp hoạt động của toàn doanh nghiệp bằng các kế hoạch hoạt động của các bộ phận phối hợp nhịp nhàng đạt mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp thường có những quyền hạn, năng lực riêng khác nhau. Q trình lập dự tốn đã tăng cường dự hợp tác, tham gia trao đổi công việc giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Nhờ đó dự tốn đảm bảo hoạt động của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của tồn doanh nghiệp.
- Dự tốn giúp các nhà quản trị phát hiện điểm mạnh, điểm yếu từ đó sẽ có những cơ sở phân tích, lường trước được khó khăn trước khi chúng xảy ra để có những biện pháp đúng đắn khắc phục kịp thời.
- Dự toán là cơ sở xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các cấp quản trị doanh nghiệp. Qua kết quả thực hiện so với dự toán sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận cũng như nhà quản lý bộ phân. Từ đó sẽ có mức thưởng, phạt theo quy định dựa trên kế quả thực hiện dự toán của các bộ phận. Dự toán là bức tranh tổng thể về hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, thơng qua dự tốn các nhà quản trị sẽ có trách nhiệm hơn trong cơng tác quản lý của mình.
1.4.1.3. Hệ thống dự toán hàng năm của một doanh nghiệp thương mại
Bản thân mỗi một doanh nghiệp đều đặt ra những mục tiêu mà doanh nghiệp của mình cần đạt được. Để đạt được những mục tiêu đã đề ra đó thì doanh nghiệp cần phải thực hiện theo các bước và cơng việc cụ thể của mình. Đối với một doanh nghiệp thuộc loại hình thương mại để đạt được mục tiêu lợi nhuận ngày càng cao thông qua hoạt động mua bán hàng hố thì hệ thống dự tốn của nó sẽ bao gồm những nội dung và trình từ lập thể hiện ở sơ đồ sau:
Dự toán tiêu thụ Dự toán sản xuất Dự toán CPBH, CPQL Dự toán hàng tồn kho Dự toán giá vốn hàng bán Dự toán tiền D ự t o á n B C K Q K D
toán bảng
CĐKT
Sơ đồ 1.2: Dự tốn sản xuất kinh doanh
Nguồn:Giáo trình Kế tốn quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
- Dự toán doanh thu tiêu thụ:
là dự toán quyết định được lập đầu tiên và sẽ là căn cứ để lập các dự toán tiếp theo. Khi lập dự toán thường dựa vào những cơ sở sau:
+ Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của kỳ trước, nhằm xác định giới hạn hoạt động của doanh nghiệp.
+ Dự toán tiêu thụ kỳ trước.
+ Căn cứ vào kết quả nghiên cứu nhu cầu thị trường về sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào thị phần tiêu thụ của đối thủ cạnh tranh
+ Căn cứ vào các chương trình quảng cáo, khuyến mại.
+ Căn cứ thu nhập dự kiến trong tương lai.
+ Căn cứ chính sách, chế độ của Nhà nước…
Dự toán tiêu thụ = Sản lượng x đơn giá bán dự kiến
Bảng 1.1: Ví dụ về dự toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm (ĐVT: đồng) TT Chỉ tiêu 1 Số lượng SP tiêu thụ(SP) 2 Giá bán đơn vị sản phẩm
3 Doanh thu tiêu thu
sản phẩm (3=1x2)
4 Các khoản giảm
trừ doanh thu
5 Doanh thu thuần
(5=3-4)
Nguồn:Giáo trình Kế tốn quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
- Dự toán thu tiền bán hàng: là dự toán xác định các phương thức và
khả năng thu tiền hàng.Nó là căn cứ để xác định luồng tiền thu dự kiến và tình hình cơng nợ sẽ phát sinh trong q trình bán hàng.Dự tốn này được lập trên cơ sở dự tốn doanh thu, thơng tin thực tế và dự báo về các đối tượng mua hàng cũng như những quy định về thanh toán của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thuộc loại hình kinh doanh bán lẻ do đặc điểm kinh doanh là bán
- Dự toán mua hàng và tồn kho: Dự toán này được lập dựa trên dự
toán doanh thu để xác định giá trị cũng như lượng hàng hoá cần phải mua vào và tồn kho cần thiết để đảm bảo thực hiện các mục tiêu doanh thu đề ra một cách thuận lợi. Khi lập dự toán này cần phải chú ý đến định mức tồn trữ, quy trình mua hàng của doanh nghiệp cũng như xem xét đến các yếu tố chi phí đặt hàng, lưu kho, vận chuyển cũng như sự biến động của thị trường.
Sản lượng sp cần mua = Sản lượng tiêu thu dự kiến + Sản lượng tồn cuốikỳ - Sản lượng tồn đầu
Bảng1.2: Ví dụ về dự tốn mua hàng(ĐVT: SP) TT Chỉ tiêu 1 Số lượng SP tiêu thụ 2 Số lượng SP tồn cuối kỳ 3 Số lượng SP tồn đầu kỳ 4 Sản lượng SP cần sản xuất (4=1+2-3)
Nguồn:Giáo trình Kế tốn quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
- Dự toán giá vốn hàng bán: được lập dựa trên dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng. Khi lập dự toán này cần chú ý đến phương pháp xác định giá hàng tồn kho. Dự toán này sẽ là cơ sở để xác định dự toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Giá vốn hàng bán = Sản lượng sp cần mua x đơn giá đơn vị sản phẩm Bảng1.3:Ví dụ về dự tốn giá vốn hàng bán(ĐVT: đồng) TT Chỉ tiêu 1 Số lượng SP tiêu thụ 2 Định mức chi phí sản xuất 3 Giá vốn hàng bán
- Dự tốn thanh tốn tiền mua hàng: Trên cơ sở dự toán mua hàng và
tồn kho được lập ở trên, dự toán thanh toán tiền mua hàng để xác định khả năng và tiến độ thanh tốn từ đó tính được luồng tiền dự kiến chi để thanh tốn cho các khoản cơng nợ phát sinh do q trình thu mua hàng hố và dự trữ tồn kho.Khi lập dự toán này cần chú ý đến quy trình thanh tốn, khả năng thanh
tốn của doanh nghiệp cũng như chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để cân đối cho phù hợp.
- Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là
các dự tốn cho các khoản chi phí ước tính sẽ phát sinh trong kỳ kế hoạch ở lĩnh vực bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
+ Chi phí bán hàng: ước tính được dựa trên dự tốn doanh thu, chính sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp.Nó là những chi phí sẽ phát sinh trong q trình bán hàng hố và là cơ sở để xác định luồng tiền dự kiến chi cho hoạt động này.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: dự kiến sẽ phát sinh nhằm phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp cũng sẽ là căn cứ để xác định luồng tiền chi ra cho hoạt động này.Dự toán này được lập trên cơ sở mục tiêu hoạt động và doanh thu của doanh nghiệp, các định mức có liên quan cũng như các dự toán hoạt động khác.Lưu ý khi xây dựng dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những điều kiện và khả năng tiết kiệm chi phí đối với hai loại khoản mục chi phí này.
Bảng 1.4: Ví dụ về dự tốn CPBH và CPQL doanh nghiệp
TT Chỉ tiêu 1 Số lượng SP tiêu thụ 2 Biến phí bán hàng và quản lý đơn vị sp (sp) 3 Tổng biến phí bán hàng và quản lý (=1x2)
TT Chỉ tiêu
quản lý(đồng) -Lương nhân viên -Chi quảng cáo -Bảo hiểm tài sản -Thuê văn phịng, Siêu thị Tổng chi phí bán 5 hàng và quản lý doanh nghiệp(đồng) 6 Chi bán hàng và QLDN không bằng tiền (đồng) 7 CPBH và QLDN bằng tiền(đồng)
Nguồn:Giáo trình Kế tốn quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
- Dự toán cân đối thu chi tiền:dự toán này được lập trên cơ sở các dự
toán thu tiền bán hàng, dự toán thanh toán tiền mua hàng, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.Mục đích của dự tốn này là nhằm cân đối các khoản thu chi trong kỳ kế hoạch, nhu cầu dự trữ cuối kỳ từ đó có thể xác định được nhu cầu vay vốn phát sinh nếu có hoặc đầu tư ngắn hạn để cân đối tốt nhất kế hoạch thu chi của doanh nghiệp.
- Dự toán kết quả kinh doanh: nhằm xác định kết quả kinh doanh của
doanh nghiệp dự kiến trong kỳ kế hoạch.Dự toán này được lập dựa trên cơ sở các bảng dự toán doanh thu, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán mua hàng và tồn kho, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, các bảng dự tốn khác và dựa trên những quy định về chế độ quản lý tài chính, kế tốn cũng như thuế hiện hành. Đây là một tài liệu làm cơ sở so sánh đánh giá quá trình thực hiện sau này của doanh nghiệp.
- Dự toán bảng cân đối kế toán: Dự toán này được lập từ các bảng dự
toán kể trên nhằm cân đối tài sản của doanh nghiệp, xác định tổng số tài sản cần thiết và các nguồn hình thành của chúng nhằm đảm bảo nhu cầu vốn để thực hiện được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra và cần phải đạt được.
Để đạt được hiệu quả khi xây dựng dự toán ngân sách thì hệ thống các dự tốn ngân sách thì hệ thống các dự tốn kể trên cần được thực hiện ở mọi cấp trong doanh nghiệp theo nguyên tắc xây dựng từ cấp cơ sở đến cấp quản lý cao nhất dựa trên mục tiêu chiến lược đã xác định và khả năng của từng cấp cơ sở.
Bảng 1.5: Dự toán bảng cân đối kế toán(ĐVT: đồng) Tài sản A.Tài sản ngắn hạn 1.Tiền mặt 2.Phải thu KH 3.Nguyên vật liệu 4.Thành phẩm B.Tài sản dài hạn 1.Nhà xưởng 2.Máy móc, thiết bị 3.Hao mịn TSCĐ Tổng tài sản
Nguồn:Giáo trình Kế tốn quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
1.4.1.4. Định mức chi phí
Định mức chi phí là những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa liên quan đến việc sản xuất và kinh doanh một đơn vị sản phẩm, dịch vụ ở điều kiện nhất định.
Định mức chi phí được hiểu là chi phí đơn vị ước tính được sử dụng làm tiêu chuẩn cho việc thực hiện của yếu tố chi phí.
Định mức chi phí là căn cứ để xây dựng dự toán sản xuất kinh doanh. Định mức chi phí và dự tốn cùng giống nhau là ước tính hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai.Nếu định mức chi phí được xây dựng để xác định chi phí tiêu hao cho sản xuất một sản phẩm thì dự tốn được xây dựng trên tổng sản lượng sản phẩm của từng bộ phận và tồn doanh nghiệp. Do đó định mức và dự tốn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, định mức chi phí là cơ sở để xây dựng dự tốn. Nếu định mức chi phí khơng được xây dựng chính xác thì dự tốn của doanh nghiệp cũng khơng có tính khả thi.Dự tốn là cơ sở đánh giá, kiểm tra xem xét định mức đã được xây dựng hợp lý hay chưa từ đó có những biện pháp hồn thiện định mức trong tương lai.
Định mức chi phí có ý nghĩa quan trọng trong cơng tác quản lý, giúp các nhà quản trị ước tính trước sự biến độ chi phí trong tương lai, chủ động trong việc định hướng phát triển, sử dụng điều kiện sản xuất một cách tối ưu. Căn cứ vào định mức chi phí các bộ phận thực hiện tốt trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí.
Các loại định mức chi phí trong doanh nghiệp:
- Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp
- Định mức chi phí sản xuất chung.
- Định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, định mức chi phí chủ yếu là Định mức chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp