CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
3.4. Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị
3.4.1. Một số yêu cầu trong việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Đảm bảo thơng tin trong báo cáo kế tốn quản trị phải: Hữu ích, cập nhật, đầy đủ, chính xác và tin cậy, dễ hiểu và minh bạch, có thể so sánh và phân tích được.
*Hữu ích: Báo cáo kế tốn quản trị phải mang lại được lợi ích thiết thực giúp cho các nhà quản trị có thể ra được những quyết định cụ thể chứ không chỉ đơn thuần là các mặt hoạt động của Trung tâm.
*Cập nhật: Thông tin trên các báo cáo phải được cập nhật một cách thường xuyên và liên tục nhằm phản ánh mọi biến động đáp ứng được yêu cầu quản lý.
*Đầy đủ: Báo cáo kế toán quản trị phải cung cấp được đầy đủ thông tin cần thiết cho các nhà quản trị doanh nghiệp phù hợp với các cấp quản lý không dư thừa đồng thời cũng khơng thể thiếu thơng tin.
*Chính xác và tin cậy: Các thơng tin cung cấp trên các báo cáo kế tốn quản trị cần phải hướng đến độ chính xác, có cơ sở tin cậy cao.
*Dễ hiểu và minh bạch:Các thông tin cung cấp phải được truyền đạt sao cho dễ đọc và có thể hiểu một cách nhanh chóng, thơng tin phải minh bạch.
*Có thể so sánh và phân tích được: Thơng tin trên báo cáo kế tốn quản trị phải đảm bảo tính đồng nhất trong tính tốn, từ đó có thể dễ dàng trong việc phân tích, so sánh theo yêu cầu của nhà quản lý.
*Hài hịa giữa lợi ích và chi phí: Báo cáo kế tốn qu ản trị phải mang lại lợi ích và hiệu quả cao với chi phí bỏ ra hợp lý.
3.4.2. Xây dựng các Trung tâm trách nhiệm tại Trung tâm bán lẻ
*Xây dựng các trung tâm trách nhiệm gắn trách nhiệm cụ thể với các nhà quản lý trong doanh nghiệp:
Mục tiêu:Các Trung tâm trách nhiệm được xây dựng sẽ giúp cho việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị có thể thực hiện được một cách khá dễ dàng nhằm hướng các bộ phận và cá nhân đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Đối với Trung tâm bán lẻ, xuất phát từ vai trò quan trọng của kế tốn trách nhiệm đồng thời từ mơ hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Trung tâm, cần phải lập các Trung tâm như sau:
*Trung tâm doanh thu: Phòng Kinh doanh.Phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm về doanh thu tại phịng mình và của từng ngành hàng. Việc này Trung tâm bán lẻ đã bắt đầu khốn doanh thu cho Phịng Kinh doanh tuy nhiên chưa biết đó là Trung tâm doanh thu.
*Trung tâm lợi nhuận: Các Siêu thị. Mỗi Siêu thị trực thuộc Trung tâm bán lẻ sẽ là một Trung tâm lợi nhuận vì nó phải chịu trách nhiệm về cả doanh thu và cả chi phí phát sinh tại Siêu thị mình. Với tổng số 172 Siêu thị hiện có, Trung tâm bán lẻ sẽ có 172 trung tâm lợi nhuận.
*Trung tâm đầu tư: Trung tâm bán lẻ. Tại Trung tâm bán lẻ, việc quyết định đầu tư và chịu trách nhiệm về hiệu quả đầu tư là Giám đốc Trung tâm, do vậy Trung tâm chỉ có 1 trung tâm đầu tư duy nhất.
*Trung tâm chi phí: Các phịng ban của Trung tâm bán lẻ. Cấc Trung tâm chi phí được lập cho những bộ phận cụ thể của Trung tâm thực hiện các nghiệp vụ đáp ứng cho yêu cầu kinh doanh nhưng không tạo ra thu nhập một cách trực tiếp bao gồm: 18 phòng ban trực thuộc Trung tâm.
Với các Trung tâm trách nhiệm đã được xác lập ở trên đây, việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý trong Trung tâm bán lẻ cụ thể là các trưởng phịng ban, trưởng Siêu thị có thể được thực hiện một cách khá dễ dàng. Và thơng qua đó sẽ hướng các bộ phận và cá nhân thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
3.4.3. Tổ chức bộ máy báo cáo và phân tích kế tốn quản trị
Trung tâm bán lẻ với hệ thống 172Siêu thị và 18 phịng ban là một hệ thống lớn, vì vậy việc lập báo cáo kế tốn quản trị là vơ cùng quản trọng và địi hỏi sự chi tiết, tỷ mỉ. Do vậy, cần thiết phải thành lập một bộ phận kế toán quản trị trong phịng Tài chính (Ban Kế tốn quản trị) bao gồm ít nhất 4 nhân sự:
2 nhân sự báo cáo, phân tích, cảnh báo các báo cáo doanh thu – chi phí – lợi nhuận
1 nhân sự báo cáo, phân tích, cảnh bảo báo cáo hàng tồn kho
1 nhân sự báo cáo, phân tích các loại báo cáo quản trị khác.
Các nhân sự được lựa chọn vào vị trí nhân viên kế tốn quản trị phải đảm bảo các tiêu chuẩn:
Phải hiểu hệ thống để có thể đưa ra các phân tích đúng đắn có ích cho hệ thống.
Phải có kinh nghiệm làm cơng tác kế toán, nắm chắc các quy định tại Luật Kế tốn. Người này sẽ có trách nhiệm tuân thủ các quy định pháp
luật về kế tốn, thực hiện các cơng việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn theo yêu cầu của lãnh đạodoanh nghiệp.
Trung thực khách quan trong việc truyền đạt thông tin.
Đồng thời Trung tâm phải có chính sách đào tạo thường xun nhằm nâng cao tay nghề cho nhân viên kế tốn nói chung và kế tốn quản trị
nói riêng và có chính sách đãi ngộ xứng đáng.
3.4.4. Tăng cường ứng dụng CNTT cho kế toán quản trị
Việc sửdụng riêng lẻ nhiều phần mềm để lấy dữ liệu như Trung tâm bán lẻ hiện tại gây nhiều khó khăn và bất tiện cho cơng tác kếtốn quản trị, hiện tại muốn có được các báo cáo quản trị cần phải lấy tại 4 phần mềm Phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán DSS, phần mềm cơ sở dữ liệu dịch vụ và trang thongtinnhansu.Do đó để chun nghiệp cơng tác làm báo cáo, doanh nghiệp nên tích hợp các phần mềm trên và hệ thống hóa báo cáo trên 1 phần mềm (tránh trường hợp phải làm thủ cơng). Hiện tại các doanh nghiệp nước ngồi hoặc một số doanh nghiệp lớn trong nước đã sử dụng hệ thống ERP chuyên nghiệp, với hệ thống này mọi báo cáo, phân tích dữ liệu, cơng đoạn thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận sẽ chỉ làm trên 1 hệ thống, các báo cáo cũng chiết xuất từ hệ thống này, rất nhanh chóng và thuận lợi, phục vụ được u cầu chính xác, nhanh chóng, thuận lợi trong việc cung cấp thơng tin.
3.4.5. Hồn thiện hệ thống báo cáo kế tốn quản trị
Bản chất hệ thống báo cáo kế toán quản trị là phục vụ việc ra quyết định cho nhà lãnh đạo. Trong đó có loại báo cáo phục vụ chuyên sâu cho việc ra quyết đinh, có loại báo cáo phục vụ cho cơng tác đánh giá tình hình, trách nhiệm của nhà quản lý 3.4.5.1. Hoàn thiện hệ thống báo cáo phục vụ ra quyết định
Mục đích: Các báo cáo này phục vụ chuyên sâu cho việc ra quyết định đã nêu ở trên.
a) Quyết định về công tác nhập hàng
Bảng theo tình hình dự trữ hàng hóa
Mục tiêu: Tình hình dự trữ hàng hố cũng ảnh hưởng đến nhu cầu luân chuyển vốn cũng như tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu dự trữ hàng hóa
quá cao sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn và tốn kém chi phí lưu trữ cũng như hàng hố dễ hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng. Ngược lại nếu dự trữ khơng đủ thì sẽ ảnh hưởng đến kinh doanh cụ thể là doanh số và lợi nhuận.
Cơ sở và cách lập: Việc lập báo cáo và tính tốn lượng hàng dự trữ phải được theo dõi thường xuyên:
Lượng hàng dự trữ tại DN = Tổng sản lượng kho + tuyến/tổng sản lượng bán trong tháng.
Tại doanh nghiệp hiện đang mặc định tỷ lệ dự trữ bình quân của ngành hàng điện thoại là 1 tháng bán hàng; máy tính là 1,5 tháng bán hàng, kít cào 1,5 tháng bán hàng, phụ kiện 2 tháng bán hàng.
Nội dung: Bao gồm lượng hàng thực tế trong kho và trên tuyến Siêu thị; Lượng hàng bán thực tế trong tháng, lượng hàng dự trữ theo quy định từ đó tính ra lượng hàng cần nhập bổ sung, thơng báo loại hàng: EOL hay đang bán chạy, hay hàng ra hàng chậm...
Tần suất báo cáo: Tuần/Tháng/Quý, theo phục lục 3.1 đính kèm.
Bảng theo dõi kế hoạch nhập hàng, cấp hàng cho Siêu thị
Mục tiêu: Với việc xác lập tiến độ nhập hàng, cấp hàng, doanh nghiệp sẽ theo dõi được tình hình thực hiện của bộ phận mua hàng phịng CLKD, nhờ vậy có những điều chỉnh kịp thời khi tiến độ bị trễ. Đây cũng là khâu quan trọng để xác định doanh thu trong tháng đó của doanh nghiệp.
Nội dung: Bao gồm sản lượng dự kiến nhập, thời gian hàng về theo kế hoạch, thời gian và sản lượng thực tế từ đó đánh giá, cảnh báo tình hình hàng hóa thừa thiếu cho Siêu thị
Tần suất báo cáo: Ngày/Tuần/Tháng/Quý, theo phục lục 3.2 đính kèm.
b) Quyết định về chính sách giá
Mục tiêu: Điều chỉnh giá bán đảm bảo 3 yếu tố: Lợi nhuận gộp theo quy định (ví dụ Samsung 10%, Noname: 18%,...); tương đương đối thủ (trừ trường hợp đối thủ nhỏ, cắt lỗ); Đảm bảo theo quy định của các Hãng.
Nội dung: Giá vốn của từng model, lợi nhuận gộp quy định cho từng ngành hàng, giá đối thủ, giá tối thiểu, tối đa Hãng quy định từ đó tính ra giá bán của Trung tâm.
Tần suất báo cáo: Ngày/Tuần/Tháng/Quý hoặc khi cần thay đổi, theo phục lục 3.3 đính kèm.
c) Quyết định phát triển kênh
Báo cáo mở mới Siêu thị
Mục đích: Hiện tại Trung tâm bán lẻ đã xây dựng các tiêu chí để xác định địa điểm mở mới Siêu thị, đồng thời cũng có bảng tính hiệu quả cho Siêu thị mở mới. Tuy nhiên khi xây dựng hiệu quả Siêu thị để làm căn cứ có thuê hay khơng thì chưa khảo sát số liệu cụ thể dẫn đến việc mở mới đến nay đều đánh giá sai kỳ vọng của các vị trí mở mới này. Việc xây dựng biểu mẫu này nhằm xác định kỹ doanh thu kỳ vọng cho Siêu thị mở mới, đảm bảo Siêu thị khi mở ra kinh doanh hiệu quả. Báo cáo hiệu quả vẫn giữ nguyên theo cấu trúc báo cáo vẫn làm tại Trung tâm.
Nội dung báo cáo: Bao gồm các yếu tố lý tính của vị trí (vị trí, mặt tiền, diện tích); yếu tố định tính (dân số, thuê bao, dung lượng thị trường, doanh thu của đối thủ trong khu vực) từ đó mới xác định được doanh thu kỳ vọng của Siêu thị. Tần suất
báo cáo: Khi có vị trí mở mới theo mẫu 3.4 đính kèm.
Báo cáo phân tích doanh thu hịa vốn từ đó giao chỉ tiêu cho Siêu thị đảm bảo mức lợi nhuận đặt ra
Mục tiêu và cách lập báo cáo: Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp kinh doanh có lợi nhuận. Muốn vậy thì các nhà quản trị phải xác định được mức doanh thu cần thiết đủ để trang trải tồn bộ chi phí phát sinh. Muốn vậy cần phải xác định được mức doanh thu với khối lượng sản phẩm cần đạt được để vừa đủ bù đắp hết các chi phí đã bỏ ra tức là đạt được mức hòa vốn. Đối với doanh nghiệp bán lẻ cần xác định doanh thu hòa vốn chung của Trung tâm và doanh thu hòa vốn riêng của từng Siêu thị.
+ Đối với doanh thu hòa vốn của Siêu thị do Siêu thị trưởng tự tính tốn hàng tháng.
+ Đối với doanh thu hòa vốn của cả doanh nghiệp do phịng Tài chính tính tốn và báo cáo Giám đốc.
+ Kế hoạch: Căn cứ vào mục tiêu của Trung tâm về lợi nhuận, năm 2014 đặt mục tiêu 1,6% lợi nhuận.
+ Thực hiện: Trên cơ sở doanh thu, giá vốn và chi phí thực hiện hàng tháng của Siêu thị đó để tính tốn.
+ Cần phân chia các loại chi phí thành 2 loại: CP có thể kiểm sốt và CP khơng thể kiểm soát để tác động để tăng doanh thu, hướng tới điểm hịa vốn:
Chi phí khơng thể kiểm sốt: CP phân bổ, CP thuê nhà, chi phí
lương của nhân viên
Chi phí có thể kiểm sốt: Chi phí hoạt động, chi phí MKT, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí truyền thơng.
Tần suất báo cáo: Hàng quý, năm, theo phụ lục 3.5 đính kèm.
Báo cáo ngừng kinh doanh Siêu thị
Mục đích: Đánh giá tồn diện các mặt của một Siêu thị từ đó có những hành động cho Siêu thị đó (ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh nhưng thay thế Siêu thị,...)
Nội dung báo cáo: Bao gồm yêu tố lý tính (nhân sự, vị trí, hoạt động CSKH,...), yếu tố định tính: doanh thu có dấu hiệu tăng khơng, lợi nhuận có dấu hiệu tăng khơng, đã làm chương trình xúc tiến chưa...
Tần suất báo cáo: hàng tháng hoặc khi có vị trí cần báo cáo, theo mẫu 3.6 đính kèm.
d) Quyết định chính sách xúc tiến bán hàng
Báo cáo khảo sát thị trường
Mục đích: Xây dựng các chính sách xúc tiến bán hàng phù hợp với từng thị trường, từng loại khách hàng.
Nội dung báo cáo: Đánh giá tình hình thị trường của Siêu thị cần xây dựng chính sách xúc tiến bán hàng từ đó xác định sản phẩm, cách thức truyền thông cho phù hợp.
Tần suất báo cáo: Hàng tháng hoặc khi có vị trí cần báo cáo, theo mẫu 3.7 đính kèm.
e) Quyết định xây dựng cơ chế chính sách khuyến khích nhân viên
Mục đích: Thu thập thơng tin về tình hình bán hàng hiện tại: Hàng nào EOL, hàng nào chậm bán, theo mục tiêu của doanh nghiệp cần phải ra hàng hết trong 1
tháng, 15 ngày... , ngồi việc xây dựng chính sách giá bán theo mục (b) ở trên, cần xây dựng chính sách khuyến khích nhân viên (trên cơ sở trích % trên lợi nhuận gộp để thưởng Incentive), đề xuất thưởng từ 1-1,5% phần LNG.
Tần suất thực hiện: Ngay khi có mặt hàng cần thúc đẩy bán.
f) Quyết định cân đối nguồn thu chi
Bao gồm các loại báo cáo dự toán nguồn thu chi của doanh nghiệp hàng tháng, tỷ lệ nộp tiền hàng, doanh thu dự kiến hàng tháng để cân đối thu chi, từ đó xác định cần vay hay cần tiết kiệm khoản nào để đảm bảo lợi nhuận của Trung tâm.
Báo cáo dự toán doanh thu
Về cơ bản, báo cáo dự toán doanh thu tháng, quý, năm đã đáp ứng được nhu cầu thông tin điều hành tại Trung tâm bán lẻ. Do vậy không cần bổ sung thêm. Tuy nhiên cần thống nhất lại quy trình thực hiện xây dựng dự toán doanh thu:
Đối với các dự tốn doanh thu, để đảm bảo chính xác và tin cậy, dự tốn phải được lập từ cấp cơ sở lập lên, sau đó Phịng Kế hoạch tổng hợp chung. Ban Giám đốc sẽ là người phê duyệt dự toán đã được lập. Khi đã được duyệt, các phịng ban trong Trung tâm phải có trách nhiệm thực hiện nó để đạt được mục tiêu chung.
Bộ phận cơ sở lập lên dự tốn doanh thu bao gồm Phịng Chiến lược kinh doanh và phòng Điều hành bán hàng.
+ Phịng Chiến lược kinh doanh lập dự tốn doanh thu theo từng ngành hàng.
+ Phòng Điều hành bán hàng phối hợp với Trưởng Siêu thị lập dự toán doanh thu theo từng Siêu thị.
+ Phòng Kế hoạch đững giữa phân tích các điều kiện đảm bảo từ đó đưa ra dự toán doanh thu phù hợp.
Cơ sở lập dự toán doanh thu: Dự toán doanh thu được lập dựa trên:
+ Doanh thu ước thực hiện của kỳ hiện hành (tháng, quý, năm)
+ Mục tiêu doanh thu mà doanh nghiệp cần đạt.
+ Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ dự toán, kế hoạch mở mới Siêu thị, doanh thu kỳ vọng của Siêu thị mở mới,
+ Các yếu tố khách quan: môi trường kinh tế, xã hội, mùa vụ, đối thủ cạnh tranh….
Báo cáo dự toán giá vốn hàng bán
Dự toán giá vốn hàng bán sẽ được tập hợp từ các ngành hàng, từ các Trung tâm lợi nhuận là các Siêu thị tương ứng với dự toán doanh thu ở trên.
Bộ phận lập dự tốn: Phịng Chiến lược kinh doanh và Phòng Điều hành bán hàng
+ Phịng Chiến lược kinh doanh lập dự tốn giá vốn theo từng ngành hàng, từng Hãng lớn.
+ Phòng Điều hành bán hàng phối hợp với Trưởng Siêu thị lập dự toán giá vốn theo từng Siêu thị.
+ Phịng Tài chính là người tổng hợp chung dự toán giá vốn của doanh nghiệp.
+ Dự toán doanh thu đã được lập
+ Lịch sử quá khứ các tháng, năm trước đây.