CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.4. Hệthống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại
1.4.2. Hệthống báo cáo trách nhiệm
Hệ thống báo cáo thực hiện trong kế toán quản trị chủ yếu thực hiện dưới dạng báo cáo trách nhiệm. Để tìm hiểu về hệ thống báo cáo trách nhiệm trước hết ta tìm hiểu về trung tâm trách nhiệm:
1.4.2.1. Các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà nhà quản lý của nó chịu trách nhiệm đối với kết quả hoạt động của chính bộ phận do mình phụ trách. Trong một doanh nghiệp có 4 loại trung tâm trách nhiệm là:
- Trung tâm doanh thu: Trung tâm doanh thu thường phát sinh tại các
bộ phận bán hàng như Siêu thị, Siêu thị, phòng kinh doanh… Trung tâm trách nhiệm doanh thu gắn với trách nhiệm của các Siêu thị trưởng, trưởng bộ phận bán hàng, trưởng phòng kinh doanh. Mục tiêu của trung tâm doanh thu là tối đa hóa doanh thu trên các thị trường. Đầu vào của Trung tâm doanh thu đó là số lượng và chất lượng hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ chuẩn bị mang đi tiêu thụ. Đầu ra của Trung tâm đó là các chỉ tiêu doanh thu bán hàng, tổng số tiền thu về thể hiện bằng thước đo giá trị.
- Trung tâm chi phí:là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện việc chi
tiêu cho kinh doanh.Kết quả hoạt động của nó được xác định bởi mức thực hiện và dư toán của các khoản chi phí có liên quan. Được xếp vào loại trung tâm này là các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp.
- Trung tâm lợi nhuận: là bộ phận chịu trách nhiệm cả về chi phí lẫn
doanh thu.Lợi nhuận chính là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí thực hiện trong kỳ.Kết quả hoạt động của trung tâm này được đánh giá trên cơ sở mức lợi nhuận mà từng trung tâm đạt được so với dự toán đã đề ra. Các bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp, Phịng Tài chính, Phịng Kinh doanh được xếp vào loại trung tâm trách nhiệm này.
- Trung tâm đầu tư:là bộ phận mà ngoài việc chịu trách nhiệm về
doanh thu, chi phí, lợi nhuận thì nó cịn phải chịu trách nhiệm về vốn đầu tư để tạo ra lợi nhuận đó.Việc đánh giá kết quả hoạt động và trách nhiệm của trung tâm đầu tư được thực hiện trên mức lợi nhuận đạt được và mối quan hệ giữa lợi nhuận và vốn đầu tư bỏ ra để đạt được mức lợi nhuận đó.
1.4.2.2. Đánh giá kết quả và hiệu quả của Trung tâm trách nhiệm
Kết quả và hiệu quả hoạt động của mỗi trung tâm trách nhiệm được tổng hợp trên các báo cáo kết quả. Báo cáo trình bày một cách hệ thống các chỉ tiêu dự toán và thực tế của mỗi trung tâm. Như trung tâm chi phí tập trung các chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự tốn, trung tâm doanh thu phản ánh tình hình kinh doanh so với các chỉ tiêu doanh số đề ra.
Báo cáo kết quả chú trọng vào việc thực hiện các dự tốn và phân tích chênh lệch. Vì thế để so sánh đánh giá các khoản chênh lệch một cách phù hợp, đúng đắn, kế toán trách nhiệm cần sử dụng dự toán linh hoạt nhằm cung cấp một mức chuẩn cho việc so sánh, đánh giá tình hình thực hiện dự tốn doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
1.4.2.3. Các báo cáo trách nhiệm của doanh nghiệp thương mại
Kế toán quản trị trung tâm trách nhiệm rất cần thiết đối với các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại nhằm kiểm soát và đánh giá được kết quả hoạt động của các bộ phận, cá nhân trực thuộc. Hệ thống báo cáo trách nhiệm được thiết lập để so sánh các chỉ tiêu đã dự toán với kết quả thực hiện của các bộ phận và các biến động được xác định sẽ là căn cứ cho sự đánh giá sự quản lý của các nhà quản trị
a) Đối với trung tâm chi phí
Báo cáo trách nhiệm về chi phí của các bộ phận giúp xác định được mức độ hồn thành dự tốn chi phí một cách chính xác nhằm giúp cho các nhà quản trị có cơ sở đánh giá việc hồn thành nhiệm vụ của các bộ phận và có thể đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí trong hoạt động kinh doanh.
Các chi phí được xác định trong báo cáo chi phí trong doanh nghiệp thương mại là:
-Báo cáo thực hiện chi phí so với dự tốn: Báo cáo bao gồm dự tốn chi phí, thực hiện chi phí trong tháng, quý, năm đó và tỷ lệ % thực hiện. Báo cáo cho một bức tranh toàn diện về các khoản chi của Trung tâm, từ đó nhận biết được chi phí nào đang sử dụng vượt so với kế hoạch từ đó có giải pháp điều chỉnh cho tháng sau.
-Báo cáo chi tiết về giá vốn hàng bán: Đây là báo cáo chi tiết về giá vốn của hàng hóa. Giá vốn ảnh hưởng đến lợi nhuận gộp của Trung tâm, giá vốn càng thấp thì lợi nhuận gộp càng cao, do vậy các doanh nghiệp đều cần thiết phải theo dõi tình hình thực hiện giá vốn, từ đó để điều chỉnh giá mua cho phù hợp.
-Báo cáo chi tiết về chi phí bán hàng: Báo cáo chi tiết về chi phí bán hàng cho doanh nghiệp nhìn thấy các chi phí phục vụ bán hàng của doanh nghiệp như thế nào, qua đó sẽ điều chỉnh cao hoặc thấp hơn để phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
-Báo cáo chi tiết về chi phí quản lý doanh nghiệp: Báo cáo cung cấp thông tin về chi phí quản lý cho doanh nghiệp, từ đó để biết đang sử dụng chi phí cao hay thấp, chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí khơng thực tiếp tạo ra doanh thu, do vậy chi phí này càng thấp càng tốt.
b) Đối với trung tâm doanh thu
Báo cáo theo doanh thu có thể tiếp cận nhiều cách khác nhau. Doanh thu có thể phân chia theo phạm vi hay mức độ hoạt động, theo khu vực tiêu thụ, từng loại sản phẩm, dây chuyền sản xuất, thời gian tiêu thụ. Mục đích chính của việc phân chia này là giúp các nhà quản lý thấy rõ được mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu và lợi nhuận ở từng mức hoạt động hay từng phạm vi kinh doanh khác nhau. Từ đó các nhà quản lý này đưa ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh như mở rộng thị trường, chấm dứt hoạt động của một bộ phận nào đó, duy trì hoạt động như ban đầu, tiếp tục đầu tư…
c) Đối với Trung tâm lợi nhuận
Báo cáo kế toán trách nhiệm về lợi nhuận hay báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp cho nhà quản trị cơ sở để đánh giá hoạt động của các bộ phận cũng như toàn bộ doanh nghiệp một cách chính xác thơng qua chỉ tiêu lợi nhuận thực hiện, từ đó nhằm giúp doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định phù hợp cho từng bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp của mình.
d)Đối với Trung tâm đầu tư
Báo cáo trách nhiệm về đầu tư của các trung tâm thì ngồi việc xác định được mức lợi nhuận thực hiện được nó cịn cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tư vào từng trung tâm.Thành quả của các trung tâm đầu tư thường được đánh giá bằng việc sử dụng các thước đo:
- Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI - Return on Investments): là tỷ số giữa lợi nhuận bộ phận và vốn sử dụng bình quân (tài sản được đầu tư) của bộ phận đó.
ROI = Thu nhập bộ phận/Vốn sử dụng bình qn
- Lợi nhuận còn lại:là phần còn lại của lợi nhuận hoạt động sau khi trừ đi lợi nhuận mong muốn tối thiểu từ tài sản hoạt động của trung tâm đầu tư.
RI = Thu nhập hiện tại – Thu nhập mong muốn
= (ROI hiện tại - ROI mong muốn) x Vốn bình qn
Sự vận động thơng tin trong hệ thống báo cáo kế tốn trách nhiệm như sau: Trình tự báo cáo thơng tin trong hệ thống kế toán trách nhiệm bắt đầu từ cấp quản trị thấp nhất trong tổ chức cho đến cấp cao nhất trong tổ chức.Mức độ chi tiết giảm dần theo sự gia tăng của các cấp quản lý trong tổ chức. Mỗi nhà quản trị trong tổ chức nhận được báo cáo của chính bộ phận mình quản lý và báo cáo của bộ phận dưới quyền.Bằng cách này, nhà quản trị có thể đánh giá được hiệu quả cơng việc của bộ phận mình và bộ phận trực thuộc.
Bảng 1.6: Tính tồn ROI của Trung tâm đầu tư TT
1 Lợi nhuận (tỷ đồng)
2 Doanh thu (tỷ đồng)
3 Vốn đầu tư (tỷ đồng)
4 Lãi trên doanh thu (1/2)
5 Hệ số quay vịng tài sản (2/3)
6 ROI (4x5 = 1/3)
Nguồn:Giáo trình Kế tốn quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
1.4.3. Báo cáo thực hiện
1.4.3.1. Báo cáo hàng tồn kho
-Báo cáo này được lập nhằm mục đích đưa ra được nhu cầu sản xuất, mua vào, nhu cầu bán ra, sử dụng sản phẩm hàng hóa trong kỳ về mặt số lượng và giá trị. Từ các số liệu trên so sánh với kế hoạch để xác định biến động như thế nào, xác định số lượng tồn kho cuối kỳ. Sau khi xác định được các chỉ tiêu của báo cáo, đưa ra các đánh giá và những biện pháp nhằm khắc phục tình hình cụ thể nhằm tạo cho doanh nghiệp tránh được tình trạng dự trữ quá nhiều làm ứ đọng vốn hoặc tồn quá ít so với nhu cầu, làm khan hiếm hàng hóa.
-Đối với các doanh nghiệp thương mại, những báo cáo này được lập để theo dõi tình hình hàng tồn kho, giá trị tồn kho tại doanh nghiệp từ đó phát hiện những rủi ro tiềm ẩn trong việc ứ đọng vốn tại các doanh nghiệp. Các báo cáo hàng tồn kho được mô tả chi tiết theo từng mặt hàng, từng sản phẩm xác định lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ (kỳ tính theo ngày, tuần, tháng). Từ các số liệu này, các doanh nghiệp thương mại sẽ biết được hàng nào cần mua bổ sung, hàng nào cần bán nhanh để tránh tình trạng ứ đọng vốn.
-Các loại báo cáo tồn kho trong doanh nghiệp thương mại là:
+ Báo cáo nhập xuất tồn
+ Báo cáo hàng khó bán, hàng tồn quá hạn
+ Báo cáo hàng tồn khác ảnh hưởng đến chi phí: báo cáo hàng lỗi hỏng, …
1.4.3.2. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
-Những báo cáo này thường tiềm ẩn tình hình rủi ro trong kinh doanh. Nếu doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn hay chiếm dụng vốn của doanh nghiệp khác thì đều khơng tốt. Vì vậy, loại báo cáo này thường được lập chi tiết theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán nhằm cung cấp cho quản trị doanh nghiệp những thơng tin càng chi tiết bao nhiêu thì càng tốt.
- Báo cáo tình hình nợ theo thời hạn nợ và khách hàng có thể được lập để theo dõi tình hình nợ phải trả và tình hình nợ phải thu của doanh nghiệp.
-Báo cáo tình hình nợ phải trả được lập nhằm làm rõ các khoản nợ để làm rõ những nguyên nhân tồn đọng của các khoản nợ phải trả để từ đó tìm các biện pháp thúc đẩy q trình thanh tốn nợ theo đúng thời hạn, góp phần làm lành mạnh hóa tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
-Báo cáo các khoản nợ phải thu được lập để xác định rõ những khoản nợ của khách hàng, tránh tình trạng để các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
-Căn cứ để tính các chỉ tiêu trên báo cáo các khoản phải trả và các khoản phải thu là sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ phải trả và phải thu của từng khách hàng, thời gian nợ, tình hình thanh tốn… Từ các số liệu trên báo cáo, nhà quản trị
đưa ra những đánh giá tình hình nợ và có những giải pháp tích cực thúc đẩy q trình thanh tốn và thu hồi vốn bị chiếm dụng.
1.4.3.3. Báo cáo tiến độ sản xuất
- Báo cáo tiến độ sản xuất của doanh nghiệp được lập cho từng phân xưởng để theo dõi tình hình sản xuất từng loại sản phẩm.
-Căn cứ để tính các chỉ tiêu trong báo cáo tiến độ sản xuất là số liệu về số lượng, chi phí sản xuất của từng loại sản phẩm theo kế hoạch và q trình thực hiện. Từ các chỉ tiêu đó tính tốn mức độ chênh lệch để đưa ra các nhận xét và kiến nghị cụ thể.
-Trong doanh nghiệp thương mại, báo cáo tiến độ sản xuất chính là các báo cáo tiến độ nhập hàng về kho, tiến độ cấp hàng, tiến độ phát triển Siêu thị mới.
1.4.4. Báo cáo phân tích
1.4.4.1. Báo cáo phân tích kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
- Đây là báo cáo mà kế toán quản trị thường dùng nhiều nhất để phân tích giữa các kỳ với nhau, giữa các bộ phận khác nhau trong cùng một doanh nghiệp về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp đạt được trong một kỳ.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ cung cấp các số liệu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng bộ phận hay lĩnh vực kinh doanh đã thực hiện được trong kỳ, có thể theo tháng, quý hoặc năm của doanh nghiệp.
- Để lập được báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cần căn cứ vào các số liệu đã được thực hiện trong sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết theo dõi các loại chi phí đã thực hiện trong kỳ.
1.4.4.2. Báo cáo phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp
- Báo cáo phân tích thường được lập vào cuối năm tài chính dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm qua. Báo cáo được lập nhằm mục đích phân tích tình hình tài chính của cơng ty, đưa ra những điểm đáng lưu ý, các nguyên nhân còn tồn tại cần khắc phục.
- Đối với các doanh nghiệp, các nhà quản trị doanh nghiệp dựa vào việc phân tích tài chính doanh nghiệp để nhận biết và đánh giá khả năng tiềm lực
của doanh nghiệp, tình hình vốn liếng, cơng nợ, thu chi tài chính để ra những quyết định cần thiết.
- Để lập được báo cáo này, các nhà quản trị dựa vào các sơ liệu của các báo cáo tài chính doanh nghiệp như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, sau đó lựa chọn các yếu tố quan trọng nhất, những vấn đề còn tồn tại, yếu kém của doanh nghiệp để đánh giá, đưa ra giải pháp khắc phục.
1.4.4.3. Báo cáo phân tích tình hình sử dụng lao động
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp được lập dưới nhiều góc độ khác nhau. Có thể lập báo cáo về tình hình sử dụng lao động, số lượng lao động, thời gian lao động… hoặc có thể lập báo cáo sử dụng lao động cho từng bộ phận, từng phân xưởng sản xuất hoặc cho tồn bộ doanh nghiệp.
- Căn cứ để tính các chỉ tiêu trong báo cáo tình hình sử dụng lao động là các kế hoạch về số công, đơn giá của công nhân để sản xuất từng loại sản phẩm ở các phân xưởng sản xuất và sổ theo dõi chi tiết về số công, đơn giá của công nhân để sản xuất từng loại sản phẩm trong quá trình thực hiện. Sau đó tính tốn so với kế hoạch thì từng hình thực hiện đạt đến mức nào. Từ các kết quả đó đưa ra những nhận xét nguyên nhân và đề ra các kiến nghị cụ thể.
- Đối với doanh nghiệp thương mại, việc phân tích tình hình sử dụng lao động là rất quan trọng, báo cáo cho biết sử dụng nhân sự có hiệu quả hay khơng, có Siêu thị nào thiếu người khơng, có ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh hay khơng từ đó đưa ra các quyết định nhân sự. Các yếu tố cần quan tâm trong báo cáo phân tích tình hình sử dụng lao động như sau:
+ Báo cáo tình hình lao động: tổng lao động, cơ cấu lao động theo giới tính, theo độ tuổi, theo trình độ, theo khối trực tiếp, gián tiếp.
+ Báo cáo năng suất lao động, thu nhập bình quân của người lao động, so sánh sức tăng của thu nhập lao động với sức tăng của năng suất lao động, so sánh sức tăng của thu nhập trong khối gián tiếp và khối trực tiếp…
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH ÁP DỤNG BÁO CÁO KẾ TỐN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH– TÌNH HUỐNG TẠI TRUNG TÂM BÁN LẺ -