CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
2.2. Thực trạng áp dụng báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp
2.2.4. Hệthống báo cáo thực hiện
Bắt đầu chú trọng đến công tác báo cáo phục vụ công tác điều hành và ra quyết định tuy nhiên các báo cáo đang rời rạc và chưa rõ khái niệm báo cáo kế toán quản trị cụ thể các loại báo cáo đang được sử dụng như sau:
2.2.4.1. Báo cáo nhập xuất tồn
-Mục tiêu: Báo cáo nhập xuất tồn là báo cáo cơ bản nhất và quan trọng nhất trong việc theo dõi tình hình hàng hóa tại kho và Siêu thị, nhờ theo dõi báo cáo này hàng ngày, doanh nghiệp sẽ kiểm sốt được tình trạng hàng hóa tại kho vào Siêu thị, và thực trạng kinh doanh tại Siêu thị.
-Cơ sở lập báo cáo:
+ Tại kho: Căn cứ vào số lượng hàng thực tế xuất đi trong ngày cho các
+ Tại Siêu thị: Căn cứ vào số lượng hàng thực tế xuất ra quầy và số lượng thực tế xuất bán cho khách hàng.
- Nội dung báo cáo:
+ Tại Kho: Bao gồm số lượng hàng tồn đầu kỳ, lượng hàng xuất khỏi kho hàng ngày, lượng hàng tồn cuối kỳ.
+ Tại Siêu thị: Bao gồm số lượng hàng trong kho Siêu thị, số lượng hàng tại quầy, số lượng hàng xuất bán trong ngày,…
-Bộ phận thực hiện: Kho, Siêu thị
-Tần suất thực hiện: Hàng ngày, ngay khi phát sinh giao dịch (theo phụ lục 2.8 đính kèm).
2.2.4.2. Báo cáo chi tiết về kiểm kê hàng hóa
-Mục tiêu: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại bán lẻ nên việc kiểm sốt hàng hóa cần phải ln được các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm đến. Việc kiểm kê phải được thực hiện một cách định kỳ hàng quý hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý. Báo cáo này giúp các nhà quản trị nắm được số lượng và giá trị hàng hóa thực tế vào từng thời điểm kiểm kê, từ đó nắm được tình hình hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng.
-Cơ sở và cách lập: Báo cáo được lập trên cơ sở kết quả kiểm kê của doanh nghiệp. Nó được lập theo từng Siêu thị, kho và tổng hợp tồn doanh nghiệp. Báo cáo có thể chi tiết theo từng mã hàng hóa hoặc được tổng hợp theo từng nhóm ngành hàng hoặc từng ngành hàng theo số thực tế, số kiểm kê và tính ra chênh lệch thừa thiếu phát hiện được qua kiểm kê.
-Tần suất báo cáo: Báo cáo được lập định kỳ hàng tháng, quý hoặc đột xuất ngay sau những đợt kiểm kê (theo phụ lục 2.9 đính kèm).
2.2.4.3. Báo cáo theo dõi hàng tồn kho và hàng trên tuyến
- Mục tiêu: Báo cáo theo dõi hàng tồn kho VT và trên tuyến nhằm mục đích kiểm sốt tỷ lệ hàng tồn giữa 2 kênh, đảm bảo mức dự trữ hiệu quả nhất trong từng thời kỳ.
-Cơ sở lập báo cáo: Căn cứ vào số lượng hàng thực tế trong kho và lượng hàng thực tế đã xuất lên tuyến để xác định. Tùy từng thời điểm nhất định mà tỷ lệ hàng tồn kho/hàng trên tuyến là khác nhau nhưng tối thiểu tỷ lệ này là 60/40.
- Nội dung báo cáo: Bao gồm tổng lượng hàng trong kho của từng ngành hàng: Điện thoại, Iphone, máy tính, máy tính bảng, phụ kiện, kít cào và tổng lượng hàng trên kênh của các ngành hàng đó; tỷ lệ so sánh giữa hàng tồn kho và hàng trên kênh.
-Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch.
-Tần suất thực hiện: Hàng tuần (theo phụ lục 2.10 đính kèm)
2.2.4.4. Báo cáo kiểm soát hàng tồn quá hạn
- Mục tiêu: Báo cáo hàng tồn quá hạn nhằm kiểm soát các sản phẩm tồn quá 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày để từ đó có các quyết định xả hàng kịp thời tránh hiện tượng trơi bảo hành hoặc hàng hóa khơng đảm bảo chất lượng.
-Cơ sở lập báo cáo: Căn cứ vào ngày nhập kho của hàng hóa tính đến thời điểm lấy báo cáo, cảnh bảo đối với những hàng hóa có thời gian trên 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày.
-Nội dung báo cáo: Báo cáo hàng tồn quá hạn bao gồm: tổng số hàng tồn trên kênh, hàng tồn trong kho, tổng số hàng tồn quá hạn 30 ngày, hàng tồn quá hạn 60 ngày, hàng tồn quá hạn 90 ngày, tỷ lệ hàng tồn quá hạn trên tổng số hàng tồn.
-Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch
-Tần suất thực hiện: Hàng ngày (theo phụ lục 2.11 đính kèm)
-Việc này giúp nhà quản lý kịp thời ra quyết định điều hành xả hàng tồn đảm bảo đúng quy định KPI. Ở Trung tâm bán lẻ, chỉ số này chưa được chú ý để điều hành triệt để, dẫn đến chỉ số hàng tồn quá hạn luôn vượt quá chỉ số KPI Công ty giao.
2.2.4.5. Báo cáo cơng nợ tại Siêu thị
-Mục đích: Việc này giúp nhà quản lý theo dõi được tiến độ nộp tiền hàng của từng đơn vị, kiểm sốt được số cơng nợ quá hạn để kịp thời đưa giải pháp thu hồi những cơng nợ q hạn (nếu có). Ở Trung tâm bán lẻ, chỉ số này được duy trì khá tốt (đều ở mức >=99%).
-Nội dung báo cáo bao gồm doanh thu thực tế phát sinh trong ngày, hàng đổi trả trong ngày, hàng trả góp, hàng trả qua POS, tiền nộp về tài khoản, tỷ lệ nộp tiền ngày, tỷ lệ nộp tiền lũy kế tháng.
-Bộ phận lập báo cáo: Phịng Tài chính
-Tần suất thực hiện: Hàng ngày (theo phụ lục 2.12 đính kèm)
2.2.4.6. Báo cáo phát triển kênh
Báo cáo tiến độ phát triển kênh được thực hiện hàng ngày. Với mục tiêu mở rộng không ngừng đến năm 2015 trở thành chuỗi bán lẻ lớn nhất Việt Nam. Báo cáo phát triển kênh mới được các nhà lãnh đạo yêu cầu phòng Kế hoạch lập và báo cáo nhà quản lý hàng tuần.
-Nội dung báo cáo bao gồm: Tiến độ tím kiếm vị trí mới, tiến độ thi cơng các vị trí mới, tiến độ khai trương các Siêu thị mới...
-Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch
-Tần suất thực hiện: Phát sinh trong từng giai đoạn (Theo phục lục 2.13 đính kèm).
-Với việc báo cáo tiến độ phát triển kênh, sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được tiến độ mở mới, đôn đốc và kịp thời giải quyết các chậm trễ, đảm bảo việc khai trương Siêu thị diễn ra đúng kế hoạch. Từ tháng 6 năm 2013, mục tiêu mỗi tuần Trung tâm bán lẻ sẽ mở mới trung bình 5 Siêu thị.