Bước 1: Tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ chứng từ.
1. Đối với các khoản chi theo hình thức rút dự tốn tại KBNN: đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi đến KBNN các tài liệu, chứng từ dưới đây:
a. Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự tốn năm được cấp có thẩm quyền giao;
- Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (Đối với khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai mươi triệu đồng trở lên); Trường hợp khoản chi phải thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu thì đơn vị gửi thêm: Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhàthầu;
Khách hàng (Kế toán
viên) Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán viên
Giám đốc
Trung tâm thanh toán
- Ngoài ra các đơn vị gửi cho KBNN Quy chế chi tiêu nội bộ và / hoặc Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền (Đối với đơn vị sự nghiệp công lập)
b. Hồ sơ tạm ứng bao gồm:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự tốn (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN kiểm soát Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng theo quy định được phép chi bằng tiền mặt;
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Giấy rút dự tốn (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm sốt;
+ Đối với những khoản chi khơng có hợp đồng và đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: Trường hợp Giấy rút dự tốn (tạm ứng) khơng thể hiện được hết nội dung tạm ứng, đơn vị kê khai rõ nội dung tạm ứng trên Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng .
c. Hồ sơ thanh toán tạm ứng gồm:
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ đối với từng nội dung chi được quy định.
d. Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
Giấy rút dự toán (thanh toán); kèm theo Bảng kê chứng từ thanh tốn đối với những khoản chi khơng có hợp đồng và đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng; Ngoài các tài liệu trên, tuỳ theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ theo quy định.
2. Kiểm soát chi từ Tài khoản tiền gửi (TKTG) của đơn vị sử dụng ngân sách: Cơ quan KBNN căn cứ vào văn bản pháp lý quy định nguồn hình thành và cơ chế sử dụng kinh phí củaTKTG đó để thực hiện kiểm sốt chi.
3. Đối với hình thức chi theo lệnh chi tiền của cơ quan tài chính: hồ sơ thanh tốn là lệnh chi tiền của cơ quan tài chính. Đối với hồ sơ liên quan đến từng khoản chi bằng lệnh chi tiền, đơn vị gửi hồ sơ cho cơ quan tài chính, cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm soát các điều kiện chi theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và lưu giữ hồ sơ chứng từ chi bằng hình thức lệnh chi tiền.
4. Thời hạn xử lý hồ sơ: thời hạn xử lý hồ sơ được tính từ thời điểm cán bộ kiểm soát
chi ngân sách nhà nước của KBNN nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi theo quy định đến khi xử lý thanh toán xong cho khách hàng, được quy định cụ thể như sau:
- Đối với các khoản tạm ứng và thanh toán trực tiếp: thời hạn xử lý tối đa hai ngày làm việc.
- Đối với các khoản thanh toán tạm ứng: thời hạn xử lý tối đa là ba ngày làm việc. Bước 2: Xử lý hồ sơ chứng từ.
a. Nội dung Kiểm soát các khoản chi thường xuyên thực hiện kiểm soát hồ sơ của đơn vị theo các nội dung sau:
- Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán ngân sách nhà nước, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự tốn ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự tốn của đơn vị cịn đủ để chi;
- Kiểm tra, kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi. Kiểm tra, đối chiếu mẫu dấu, chữ ký của đơn vị sử dụng Ngân sách với mẫu dấu và chữ ký đăng ký giao dịch tại KBNN;
- Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước docơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước, KBNN căn cứ vào dự toán ngân sách nhà nước đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm
soát.
Căn cứ vào nhu cầu chi và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi hồ sơ thanh toán theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư
161/2012/TT-BTC gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát,
thanh toán. Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách theo quy định tại Điều 8 của Thông tư 161/2012/TT-BTC, nếu đủ điều kiện theo quy định, thì thực hiện chi trả trực tiếp cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách. Khi thực hiện chi trả theo hình thức rút dự tốn từ Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước thực hiện chi cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đảm bảo các khoản chi đáp ứng các điều kiện chi ngân sách nhà nước theo quy định và hạch toán theo đúng quy định của mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.
c. Quy trình chi trả theo hình thức lệnh chi tiền:
Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm sốt nội dung, tính chất và kiểm sốt hồ sơ chứng từ của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện thanh toán chi trả ngân sách theo quy định; ra lệnh chi tiền gửi Kho bạc Nhà nước để chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách. Kho bạc Nhà nước thực hiện xuất quỹ ngân sách và chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
d. Phương thức chi trả các khoản chi ngân sách nhà nước: Việc chi trả kinh phí ngân sách nhà nước cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước được thực hiện theo nguyên tắc thanh toán trực tiếp từ Kho bạc Nhà nước cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các khoản chi chưa có điều kiện thực hiện việc chi trả trực tiếp, Kho bạc Nhà nước tạm ứng hoặc thanh toán cho đối tượng thụ hưởng qua đơn vị sử dụng ngân sách. Các phương thứcchi trả cụ thể như sau:
- Tạm ứng: Tạm ứng bằng tiền mặt, tạm ứng bằng chuyển khoản: Kiểm soát đúng nội dung được tạm ứng cho các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước
- Thanh toán trực tiếp: Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngân sách trực tiếp
cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước hoặc cho người cung cấp hàng hóa dịch vụ khi cơng việc đã hồn thành, có đủ các hồ sơ chứng từ thanh tốn trực tiếp.
- Tạm cấp kinh phí ngân sách
Tạm cấp kinh phí thực hiện trong trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán ngân
sách nhà nước chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, Cơ quan tài chính và Kho bạc Nhà nước thực hiện tạm cấp kinh phí ngân sách nhà nước cho các nhiệm vụ chi. Mức tạm cấp hàng tháng tối đa khơng vượt q mức chi bình qn 1 tháng của năm trước. Sau khi dự tốn được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao, Kho bạc Nhà nước thực hiện giảm trừ khoản tạm cấp.
- Chi ứng trước dự toán cho năm sau: Căn cứ vào quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Kho bạc Nhà nước thực hiện chi ứng trước cho đơn vị sử dụng ngân sách. Thực hiện việc thu hồi vốn ứng trước theo dự toán thu hồi của cơ quan phân bổ dự toán ngân sách nhà nước.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) Kiểm tra và ký chứng từ. Bước 4: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra, ký chứng từ.
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
Bước 6: Lưu hồ sơ kiểm soát chi tại KBNN và trả tài liệu, chứng từ cho đơn vị. Bước 7:Thanh toán tiền mặt tại KBNN:
Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ đã ký đầy đủ cho thủ quỹ, thủ quỹ kiểm tra trên hệ thống chi tiền mặt cho khách hàng theo đúng quy trình chi TM. Cuối ngày thủ quỹ trả lại chứng từ đã chi tiền, khách hàng đã ký cho cán bộ KSC.
* Việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi thường xuyên tại tổ kế toán
- Theo quy định tại Khoản 2, Điều 6 Chương II Quyết định 858/QĐ-KBNN ngày
15/10/2014 về việc ban hành quy chế bảo quản lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành Tabmis quy định về lưu trữ các tài liệu
khác.
2.4.2 Kết quả cơng tác kiểm sốt chi qua Kho bạc Nhà nước Văn Quan từ năm 2013 đến năm 2016
Trong các năm từ 2013 đến 2016, Kho bạc Nhà nước Văn Quan – Lạng Sơn đã thực hiện kiểm soát chi NSNN chặt chẽ có hiệu quả cao, hướng dẫn các đơn vị thụ hưởng ngân sách thực hiện đúng quy trình, đúng nguyên tắc, định mức, chế độ quy định. Đôn
đốc các đơn vị sử dụng ngân sách, thực hiện kiểm soát chi thường xuyên ngay từ khâu tiếp nhận dự tốn đến q trình giải ngân ln đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc, quy trình, thủ tục.
Với 03-04 kế toán viên phụ trách các đơn vị với khối lượng chứng từ phát sinh trung
bình hơn 500 chứng từ/1tháng và chỉ phát sinh dồndập vào chu kỳ đầu và cuối tháng,
nên khối lượng công việc phải giải quyết trong 1 ngày là rất lớn. Chi tiết xem bảng
tổng hợp số lượng chứng từ phát sinh của kế toán viên qua từng năm như bảng 2.5
Bảng 2.5 Tổng hợp chứng từ phát sinh của kế toán viên
STT Kế toán viên Tổng số bút toán
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Ngọc Thị Thu Sang 7.852 7.645 6.019 6.127
2 Nông Cao Thượng 6.849 7.258 6.254 4.726
3 Đồng Thị Ánh Tuyết 8.524 8.625 6.756 7.252
4 Đinh Mai Lan 4.728 5.831
Tổng cộng 23.225 23.528 23.757 23.936
Nguồn: BC Thống kê tình hình hoạtđộng kế tốn KBNN văn Quan, 2016
Như vậy kế toán viên vừa thực hiện Kiểm soát chi và nhập máy hạch toán các bút toán chi thường xuyên và nhập máy các bút toán Kiểm sốt chi đầu tư do Tổ Tổng hợp hành chính kiểm sốt chi chuyển xuống, vì vậy áp lực giải quyết cơng việc trong ngày
là khơng hề nhỏ địi hỏi sự cố gắng nỗ lực của từng kế tốn viên trong việc hồn thành nhiệm vụ của mình.
Thơng qua cơng tác kiểm sốt chi NSNN qua KBNN Văn Quan đã chấn chỉnh nhiều sai phạm trong chi tiêu của đơn vị sử dụng ngân sách; phát hiện nhiều cơ chế chính sách quy trình nghiệp vụ chưa phù hợp, bất hợp lý trong quản lý NSNN dẫn đến tình trạng thất thốt, tham nhũng ngân sách nhà nước; chưa tạo sự chủ động và điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sử dụng ngân sách đến giao dịch; phát hiện nhiều định mức tiêu chuẩn chi tiêu còn lạc hậu, hoặc chưa có như định mức chi lễ kỷ niệm, lễ hội, định mức tiếp khách ...; một số khoản chi không chấp hành chế độ thanh tốn khơng dùng tiền mặt
Qua q trình kiểm sốt chi KBNN Văn Quan đã từ chối hàng chục món chi khơng đủ điều kiện chi và và trả lại hàng trăm hồ sơ chứng từ bị sai, thiếu về thủ tục đồng thời hướng dẫn đơn vị về hoàn thiện lại để đảm bảo các khoản chi đề hợp lệ, hợp pháp. Chi tiết như bảng 2.6
Bảng 2.6 Kết quả thực hiện kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Văn Quan – Lạng Sơn giai đoạn 2013-2016
Năm
Số từ chối thanh
tốn
Số trả lại đơn vị hồn thiện lại chứng từ
Số
món
trong đó, nguyên nhân
Số món Số tiền(triệu đồng) Khơng có trong dự tốn được giao Hạch toán sai MLNS Sai chế độ tiêu chuẩn định mức Sai các yếu tố trên chứng từ ( bằng chữ bằng số..) Thiếu hồ sơ thủ tục, không logic về thờigian.. 2013 15 356 307 15 84 46 97 65 2014 16 322 302 14 85 55 86 62 2015 12 242 276 15 93 48 75 45 2016 9 674 243 10 57 52 66 58 Tổng cộng 51 1594 1128 54 319 201 324 230
Nguồn:Báo cáo tổng kết KBNN Văn Quan, 2016
Trong chi thường xuyên, đã đẩy mạnh giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước; quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập; giao cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm. Qua đó đã giúp các đơn vị chủ động trong việc sử dụng kinh phí NSNN được giaomột cách hiệu quả.
Tuy nhiên khi được giao tính tự chủ càng cao thì hiệu quả sử dụng NSNN càng phụ thuộc vào Thủ trưởng đơn vị sử dụng Ngân sách. Vì vậy cơng tác kiểm tra, thẩm tra dự tốn, thẩm định quyết tốn, kiểm tốn có vai trị hết sức quan trọng.
Tổng hợp so sánh tổng số chứng từ phát sinh, số chứng từ hợp lệ và số chứng từ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ thủ tục hồ sơ chứng từ và bị từ chối minh họa bằng biểu đồ, như