CÂU TRẢ LỜI Yếu kém TT CÂU HỎI Có Khơng Quan trọng Thứ yếu GHI CHÚ 1 Đơn vị có tách bộ phận mua hàng, nhận hàng, giao hàng vào kho khơng?
2 Mọi nghiệp vụ mua hàng có lập đơn đặt hàng không?
3
Mọi nghiệp vụ mua hàng có được dựa trên yêu cầu hay đề nghị mua hàng không?
4
Đơn vị có phân chia trách nhiệm giữa người quản lý sổ sách với người bảo quản hàng tồn kho khơng?
5 Mọi u cầu mua hàng có được sự chấp nhận của giám đốc hay không? 6 Khi xuất nhập kho có sự ký duyệt
của giám đốc hay không?
7 Các chứng từ có được đánh dấu, ký duyệt, xác nhận rõ ràng khơng?
8
Mọi nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho có được lập chứng từ đầy đủ hay không?
chế độ xử phạt nếu gian lận xảy ra? 10 Cuối tháng có tiến hành kiểm kê lại
hàng tồn kho khơng?
11 Có tiến hành kiểm kê kho định kỳ khơng?
12 Có tiến hành kiểm kê kho bất thường không?
13 Khi nhập kho có bộ phận giám sát khơng?
14 Kế tốn có mở sổ theo dõi theo dõi chi tiết cho từng vật tư hay không? 15 Bộ phận mua hàng có độc lập với
bộ phận xét duyệt mua hàng khơng?
16
Có thường xun đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết với kế tốn tổng hợp khơng?
1.2.4. Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho
1.2.4.1. Đặc điểm của hàng tồn kho
Trong doanh nghiệp hàng tồn kho thường được đánh giá là một khoản mục trọng yếu và có rủi ro tiềm tàng cao. Vì những lý do :
- Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong t ài sản của đơn vị, những sai phạm trên khoản mục hàng tồn kho dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí v à kết quả kinh doanh.
- Số lượng và chuẩn loại của hàng tồn kho phong phú, số nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và với giá trị lớn và liên quan đến nhiều loại chứng từ nên việc quản lý và ghi chép hàng tồn kho rất phức tạp.
- Giá trị hàng tồn kho dễ bị thay đổi (thường bị giảm do những nguyên nhân khách quan). Do đó liên quan đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra.
- Hàng tồn kho được bố trí phân tán ở nhiều nơi, nhiều bộ phận. Sự tiếp xúc tài sản dưới nhiều dạng khác nhau, do đó việc kiểm sốt trở n ên phức tạp, gặp nhiều khó khăn.
1.2.4.2. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ
- Kiểm soát nội bộ ngăn ngừa mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí tài sản. - Đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng các khoản mục h àng tồn kho, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra l iên tục.
- Duy trì giá trị tồn kho đối với từng loại hợp lý.
- Kiểm sốt chi phí liên quan đến hàng tồn kho ở mức độ hợp lý.
1.2.4.3. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm - Nhân viên phải có đủ năng lực và liêm chính
- Kiểm sốt q trình vận động vật chất của hàng tồn kho - Xây dựng hệ thống định mức hợp lý
- Kiểm sốt q trình vận động chi phí liên quan đến hàng tồn kho - Ghi chép chính xác, hợp lý
- Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách
1.2.4.4. Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho.
- Phân chia trách nhiệm: áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm nhằm ngăn chặn gian lận.
- Chính sách mua hàng: bao gồm chính sách về đặt hàng, giá cả và chất lượng hàng mua, về việc lựa chọn nhà cung cấp … cần hành thành các chính sách bằng văn bản chính thức để đảm bảo việc mua h àng nằm trong tầm kiểm soát của Ban Giám Đốc.
- Thủ tục kiểm sốt việc mua hàng: mỗi khi có nhu cầu cung ứng hàng, các bộ phận có liên quan sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng.
Để đảm bảo việc mua hàng là phù hợp với nhu cầu của từng bộ phận, phiếu đề nghị mua hàng thường phải được trưởng bộ phận đề xuất xem xét và ký đề nghị.
- Lập đơn đặt hàng: căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, sau đó tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi nhà cung cấp.
- Kiểm soát việc nhận hàng: để ngăn ngừa gian lận, phải phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho hàng và phịng kế tốn,và điều quan trọng là phải kiểm soát chặt chẽ khi nhận hàng cho đến khi chuyển hàng vào kho.
- Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho: Từ khi nhận hàng về, lưu giữ cho đến khi xuất ra để sản xuất, do đó cần phải xác lập quy trình bảo quản tồn trữ giảm hao hụt, không bị mất phẩm chất. Đồng thời phải duy trì mức tồn kho hợp lý.
- Kiểm sốt q trình sản xuất sản phẩm: cần phải hạn chế việc tiếp xúc với nguyên liệu, thành phẩm, bán thàng phẩm trong giai đoạn chế biến tại phân x ưởng. Đồng thời theo dõi quá trình giao nhận vật tư để sản xuất sản phẩm.
- Kiểm soát kho thành phẩm: cần phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng sản phẩm, nguyên liệu từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất kho mhằm hạn chế sai phạm gian lận xảy ra, đồng thời có biện pháp xử lý kịp thời.
- Kiểm sốt q trình tiêu thụ
- Kiểm soát hàng tồn kho và xử lý chênh lệch: mỗi năm kiểm kê ít nhất một lần, do người có năng lực trách nhiệm thực hiện, nhằm xử lý chêch lệch kịp thời.
- Kiểm sốt q trình ghi chép hàng tồn kho: cần phải mở sổ theo dõi chi tiết cho quá trình nhập xuất hàng tồn kho. Cuối kỳ thực hiện kiểm kê đối chiếu sổ sách.